Prince2 — методология управления проектами

Для управления проектами в зависимости от сферы деятельности и специфики задач используют разные методы. Один из вариантов — PRINCE2. Этот метод возник почти 40 лет назад, со временем его доработали, чтобы сделать более универсальным.

В статье рассказываем, что такое методология управления проектами PRINCE2, кому она подходит и как её внедрить.

PRINCE2 — Projects In Controlled Environments — расшифровывается как «проекты в контролируемых средах». В основе метода лежат 7 принципов:

1. Обоснованное продолжение проекта — каждый этап должен оправдывать затраты
2. Обучение на опыте — анализ прошлых ошибок и успехов
3. Определённые роли и обязанности — распределение зон ответственности
4. Контроль по стадиям — проект делится на этапы с промежуточными итогами
5. Контроль по исключениям — делегирование полномочий
6. Фокус на продукте — результат важнее процесса
7. Адаптация к среде проекта — подстройка метода под специфику задачи

Также PRINCE2 состоит из 7 процессов — от запуска до закрытия проекта, и 7 практик или тем, которые нужно учитывать на всех этапах. Например, риски, качество, планы, прогресс.

У метода есть три уровня управления в команде и уровень руководства компании или программы. Особенности каждого уровня:

1. Руководство компании. Находится вне проекта. Обычно это источник инициатив, которые позже могут стать проектом. Руководство ставит задачи и описывает требования к продукту.
2. Управляющий совет. Задача — принимать ключевые решения, выделять ресурсы и делегировать полномочия на уровень ниже.
3. Менеджер проекта. Задачи: обеспечить создание продукта, планирование и контроль реализации проекта.
4. Менеджер команды. Задача: обеспечить создание отдельных продуктов, промежуточных результатов и всего продукта.

В России нет инструментов, которые предназначены именно для метода PRINCE2. Но есть продукты, которые помогут закрыть часть потребностей команд. Например, если решите использовать PRINCE2 и Agile, то вам понадобятся канбан-доски, чтобы вести спринты. Для этого можно использовать OkoCRM, где есть модуль «Проекты» с канбан-досками для контроля спринтов, сроков и работы с задачами.

Ещё в OkoCRM можно хранить документы, отчёты, экономическое обоснование, инструкции для сотрудников в базе знаний. Туда же можно загрузить документ с распределением ролей. В базе знаний можно хранить любую важную информацию по проекту. В OkoCRM также есть командный чат, в котором можно обсуждать задачи и рабочие моменты.

Для контроля сроков можно использовать диаграммы Ганта. Например, в сервисе GanttPRO можно построить график всех этапов. На диаграмме будет видно, когда начинается и заканчивается каждая стадия, кто за неё отвечает и какие задачи нужно выполнить.

PRINCE2 — методология управления проектами, которая описывает схему контроля каждого этапа работы. Цифра 2 указывает на то, что изначальный метод доработали и усовершенствовали.

Методология возникла в 1989 году в Великобритании, когда Центральное агентство по вычислительной технике и телекоммуникациям разработало её для администрирования IT‑проектов в госсекторе. В 1996 году появилась новая версия метода, которую назвали PRINCE2. Этот вариант стал более универсальным. Его адаптировали для проектов любого типа: строительства, производства и т. д.

В основе метода лежат 7 принципов:

1. Обоснованное продолжение — каждый этап должен оправдывать затраты
2. Обучение на опыте — анализ прошлых ошибок и успехов
3. Определённые роли и обязанности — распределение зон ответственности
4. Контроль по стадиям — проект делится на этапы с промежуточными итогами
5. Контроль по исключениям — делегирование полномочий
6. Фокус на продукте — результат важнее процесса
7. Адаптация к среде проекта — подстройка метода под специфику задачи

Также метод PRINCE2 состоит из 7 процессов — от запуска до закрытия проекта, и 7 практик или тем, которые нужно учитывать на всех этапах. Например, риски, качество, планы, прогресс.

Чтобы было понятно, как работает метод, нужно начать с азов.

Что такое проект в рамках метода. Это временная организация, которую создают с целью предоставления одного или нескольких бизнес-продуктов в соответствии с экономическим обоснованием.

Признаки проекта:

• есть начало и окончание
• есть организация — группа людей, которая взаимодействует между собой для создания продукта
• проект — средство внедрения изменений в отличии от регулярной процессной деятельности
• проекты предполагают кросс-функциональное взаимодействие разных команд и отделов, внешних подрядчиков
• проект уникальный — новая команда, условия, внешние факторы или результат

Жизненный цикл в рамках метода. В PRINCE2 есть несколько стадий проекта:

1. Предпроект. На этой стадии важно убедиться, что поставленную задачу можно выполнить. Например, что есть ресурсы и навыки, возможность создать продукт и это экономически обосновано, соответствует стратегии компании
2. Стадия инициации. Здесь нужно детально спланировать проект, найти на него деньги, выбрать средства контроля по выполнению проекта
3. Последующие стадии. Следующих стадий может быть несколько, всё зависит от особенностей проекта. В процессе разрабатывают продукт в соответствии с требованиями, которые определили на стадии инициации
4. Финальная стадия. На этом этапе продолжают создавать продукт, а в конце стадии обеспечивают приёмку продукта, передачу его в операционное управление, подводят уроки, фиксируют опыт, закрывают проект
5. Постпроект. Это стадия получения выгод от тех продуктов, которые создали. Допустим, в компании реализовали внутренний проект по оптимизации бизнес-процессов. В итоге сотрудники тратят меньше времени на согласование документов

Уровни управления в PRINCE2. Есть три уровня администрирования в команде и уровень руководства компании или программы.

Особенности каждого уровня:

1. Руководство компании. Находится вне проекта. Обычно это источник инициатив, которые позже могут стать проектом. Руководство ставит задачи и описывает требования к продукту
2. Управляющий совет. Задачи: принимать ключевые решения, выделять ресурсы и делегировать полномочия на уровень ниже
3. Менеджер проекта. Задачи: обеспечить создание продукта, планирование и контроль реализации проекта
4. Менеджер команды. Задача: обеспечить создание отдельных продуктов, промежуточных результатов и всего продукта

В итоге метод PRINCE2 помогает организовать проект так, чтобы:

• все участники понимали свои задачи и зоны ответственности
• работа шла поэтапно — с промежуточными контрольными точками
• можно было заранее определить риски
• команда эффективно использовала ресурсы: время, деньги
• бизнес-цели проекта оставались в фокусе на всех этапах

Формула 7–7–7 отражает три фундаментальных блока: 7 принципов, 7 процессов и 7 практик или тем. Каждый блок задаёт свои правила работы — вместе они создают целостную систему управления проектами.

7 принципов. Это правила, которые работают на протяжении всего проекта. Например, «Обоснованное продолжение проекта» — на каждом этапе проверяют: оправдывает ли он затраты. Или правило «Обучение на опыте» означает, что команда изучает ошибки и успехи прошлых проектов.

7 практик или тем. Это аспекты, которые нужно постоянно проверять. Например, качество, планы, риски.

7 процессов. Это действия, направленные на получение результата. Например, запуск, доставка продукта, закрытие проекта.

Есть правила, которые работают на протяжении всего проекта и их нельзя менять.

Особенности каждого правила:

1. Обоснованное продолжение проекта. На каждом этапе проверяют: оправдывает ли он затраты. Если выгода сомнительна, его могут закрыть. Допустим, в процессе создания онлайн‑школы видят, что затраты на платформу вдвое превысили план, а учеников мало. Руководители решают остановить работу
2. Обучение команды на опыте. Это значит, что команда изучает ошибки и успехи прошлых проектов. Например, после провала запуска мобильного приложения команда выясняет, что не протестировали процесс регистрации в приложении на пользователях. В новом проекте этот этап добавляют в план
3. Определение ролей и обязанностей. В PRINCE2 строго распределяют зоны ответственности, чтобы было понятно, кто за что отвечает
4. Контроль по стадиям. Проект делят на этапы, в конце каждого нужно получить конкретный результат. Допустим, разработка сайта происходит так: анализ → дизайн → вёрстка → тестирование → запуск. После каждого этапа есть контрольная точка
5. Контроль по исключениям. Есть допустимые отклонения, которые прописывают на этапе инициации проекта. Например, сколько денег можно потратить сверх запланированной суммы или можно ли сдвинуть срок сдачи проекта
6. Фокус на продукте. Главное — результат, а не процесс
7. Адаптация к среде проекта. Метод подстраивают под специфику задачи. Например, для разработки выбирают инструменты вроде CRM-системы, которые помогут контролировать сроки и выстроить командное взаимодействие

Это зоны внимания, их учитывают на каждом этапе, в каждом действии команды:

1. Бизнес‑обоснование. Постоянно проверяют, остаётся ли проект выгодным. Допустим, при строительстве дороги создают документ с экономическим обоснованием и прописывают бюджет
2. Организация. Прописывают структуру команды и обязанности, чтобы роли сотрудников не дублировались. Часто для этого используют матрицу RACI
3. Качество. В документе описывают стандарты качества, на каждом этапе по ним сверяют продукт
4. Планы. Составляют общий план, графики этапов и команд
5. Риски. Команда просчитывает вероятность возникновения угроз и готовит план действий
6. Изменения. Любые изменения проходят через согласования, руководители оценивают их влияние на продукт, ресурсы, экономическое обоснование
7. Прогресс. Постоянно сравнивают планируемые и фактические показатели, чтобы вовремя заметить расхождения

Процессы — последовательность действий, от появления идеи до закрытия проекта:

1. Запуск. На этом этапе ставят цели, продумывают роли, готовят экономическое обоснование
2. Инициация. Составляют детальный план, продумывают сроки, бюджет, выбирают инструменты контроля
3. Руководство. Руководители принимают стратегические решения, например, продумывают исключения
4. Контроль стадий. Отслеживают прогресс, решают проблемы, контролируют достижение нужного результата
5. Контроль доставки продукта. Контролируют, чтобы команда выполняла поставленные задачи
6. Управление границами стадий. Сравнивают план с результатом этапа, обычно это происходит ближе к финалу
7. Закрытие проекта. Тестируют итоговый результат, передают заказчику, анализируют ошибки

Сравним особенности двух методов:

1. Структура. В PRINCE2 — жёсткая, с детальными планами и документами. В Agile — гибкая, планы меняют по ходу работы
2. Сроки и бюджет. В PRINCE2 они зафиксированы заранее. В Agile их могут корректировать: главное — ценность для пользователя
3. Результаты. В PRINCE2 команда сфокусирована на итоговом продукте и результате, прописанном в документах. В Agile все сфокусированы на постепенной поставке полезных частей продукта
4. Отчёты. В PRINCE2 много формальной документации, в Agile документов минимум
5. Команда. В методе PRINCE2 роли строго распределены, в Agile участники могут выполнять разные задачи
6. Изменения. В PRINCE2 их согласовывают долго: нужно оценить влияние на бюджет и сроки. В Agile изменения приветствуются — их внедряют в следующую итерацию

Интеграция PRINCE2 + Agile — это возможность взять лучшее из двух методов: структуру и контроль PRINCE2 плюс гибкость и скорость Agile. Такой вариант подходит для проектов, где нужно и соблюдать строгие требования, и быстро адаптироваться к изменениям. Обычно это касается разработки продуктов.

В гибридной модели метод PRINCE2 задаёт направление: цели проекта, бюджет, роли команды, контрольные точки и отчётность, стандарты. С помощью Agile разбивают этапы работ на короткие итерации — спринты, что позволяет быстро тестировать идеи и вносить правки.

Получается система, где есть контроль рисков и бюджета, как в PRINCE2, но сохраняется возможность менять приоритеты и функционал по ходу работы, как в Agile.

Как это работает на практике. В начале работают по правилам метода PRINCE2:

• определяют бизнес‑обоснование
• назначают роли
• прописывают бюджет, сроки, исключения, стандарты качества
• составляют план, прописывают основные этапы работы

Дальше этапы работы над продуктом разбивают на спринты, обычно они длятся 2–4 недели. В каждом спринте команда:

• выбирает часть функционала для разработки
• ставит конкретные задачи
• выполняет работу
• показывает результат заказчику
• получает обратную связь и вносит правки

После каждого спринта есть контрольные точки по PRINCE2. На них сверяют фактические затраты с планируемыми, проверяют, укладывается ли команда в сроки, оценивают риски. И в итоге решают, продолжать ли проект или менять стратегию.

1. Подготовьте экономическое обоснование

Сформулируйте цели и ожидаемые результаты, составьте финансовый и организационный планы, техническое обоснование. Рассчитайте срок окупаемости проекта, IRR — внутреннюю норму доходности, NVP — чистую приведённую стоимость.

2. Обучите команду основам PRINCE2

Учебные центры разработали курсы и тренинги по методу PRINCE2. Тренеры обучают правилам, процессам и темам PRINCE2, учат использовать инструменты и техники инициации, планирования, контроля. Некоторые центры адаптируют обучение под потребности компании и специфику отрасли.

3. Выстройте контроль

Продумайте, как будете контролировать результаты, по каким характеристикам станете их оценивать. Запланируйте встречи руководителей, на которых они будут принимать стратегические решения вроде стоит ли скорректировать стандарты или бюджет, стоит ли продолжать проект.

4. Обучайте команду на опыте предыдущих проектов

После завершения первого проекта по PRINCE2 проведите разбор. Соберите команду и ответьте на простые вопросы: что сработало хорошо, что мешало, как улучшить процессы в следующий раз. Зафиксируйте выводы в коротком гайде, закрепите его в базе знаний для будущих проектов.

В России нет решений, которые предназначены именно для PRINCE2. Но есть продукты, которые помогут закрыть часть потребностей команд. Например, если решите использовать методы PRINCE2 и Agile, то вам понадобятся канбан-доски, чтобы вести спринты.

Для этого можно использовать OkoCRM, где есть модуль «Проекты» с канбан-досками для контроля спринтов, сроков и работы с задачами.

Ещё в OkoCRM можно хранить документы, отчёты, экономическое обоснование, инструкции для сотрудников в базе знаний. Туда же можно загрузить документ с распределением ролей. В базе знаний можно хранить любую важную информацию по проекту. В OkoCRM также есть командный чат, в котором можно обсуждать задачи и рабочие моменты.

Для контроля сроков можно использовать диаграммы Ганта. Например, в сервисе GanttPRO можно построить график всех этапов. На диаграмме будет видно, когда начинается и заканчивается каждая стадия, кто за неё отвечает и какие задачи нужно выполнить. 

PRINCE2 — Projects In Controlled Environments — расшифровывается как «проекты в контролируемых средах». В основе метода — три фундаментальных блока: 7 принципов, 7 процессов и 7 практик или тем. Каждый блок задаёт свои правила работы — вместе они создают целостную систему управления проектами.

• 7 принципов. Это правила, которые работают на протяжении всего проекта. Например, есть правило «Обоснованное продолжение». На каждом этапе проверяют: оправдывает ли он затраты. Или правило «Обучение на опыте» означает, что команда изучает ошибки и успехи прошлых проектов
• 7 практик или тем. Это аспекты, которые нужно постоянно проверять. Например, качество, планы, риски
• 7 процессов. Это действия, направленные на получение результата. Например, запуск, доставка продукта, закрытие проекта

Что такое PRINCE2

PRINCE2 — Projects In Controlled Environments — расшифровывается как «проекты в контролируемых средах». Это методология управления проектами, которая описывает схему контроля каждого этапа работы.

Цифра 2 указывает на то, что метод доработали и усовершенствовали. Второй вариант стал более универсальным. Его адаптировали для проектов любого типа: строительства, производства и т. д.

В основе метода лежат 7 принципов, например, «Обоснованное продолжение проекта». На каждом этапе проверяют: оправдывает ли он затраты. Или правило «Обучение на опыте» означает, что команда изучает ошибки и успехи прошлых проектов.

Также метод PRINCE2 состоит из 7 процессов — от запуска до закрытия проекта, и 7 практик или тем, которые нужно учитывать на всех этапах. Например, риски, качество, планы, прогресс.

Можно ли совмещать PRINCE2 и Agile

Да, методы можно совмещать. В этом случае PRINCE2 задаёт направление: цели, бюджет, роли команды, контрольные точки и отчётность. С помощью Agile разбивают этапы работ на короткие итерации — спринты, что позволяет быстро тестировать идеи и вносить правки.

Получается система, где есть чёткое управление рисками и бюджетом, как в PRINCE2, но сохраняется возможность менять приоритеты и функционал по ходу работы, как в Agile.

Какие инструменты используют для PRINCE2 и Agile

В России нет решений, которые предназначены именно для метода PRINCE2. Но есть продукты, которые помогут закрыть часть потребностей команд.

1. OkoCRM. Модуль «Проекты» с канбан-досками используют для контроля спринтов и сроков, работы с задачами. Ещё в OkoCRM можно хранить документы, отчёты, экономическое обоснование, инструкции для сотрудников, любую важную информацию по проекту в базе знаний. Есть командный чат, в котором можно обсуждать задачи и рабочие моменты.
2. GanttPRO. Для управления стадиями проекта и контроля сроков можно использовать диаграммы Ганта. Например, в сервисе можно построить график всех этапов. На диаграмме будет видно, когда начинается и заканчивается каждая стадия, кто за неё отвечает и какие задачи нужно выполнить.