Что делать с налогами, если сотрудники уехали за границу

Если сотрудник переехал за границу, работать с ним по трудовому договору опасно: можно получить штраф. Нормы трудового законодательства работают только на территории РФ, поэтому нельзя и дальше работать по трудовому договору. Рассказываем, может ли сотрудник работать за границей, как лучше его оформить и сколько налогов платить.

Вот таблица. Она поможет быстро понять, как платить налоги за уехавших сотрудников. Место работы — это место выполнения трудовых обязанностей в договоре.

Сотрудник, который находится на территории России не меньше 183 дней за последние 12 месяцев, — налоговый резидент. С него удерживают НДФЛ по ставке 13%. Если сотрудник провел в другом государстве 183 дня в течение 12 месяцев подряд, он становится нерезидентом. Он платит НДФЛ по ставке 30%. Но есть нюансы.

! Если сотрудник уехал в другую страну, на страховые взносы это не повлияет. Их нужно платить в зависимости от типа оформления.

Чтобы не получить штраф от налоговой, надо выбрать один из 5 вариантов оформления работников. У каждого есть свои риски.

Если сотрудник работает удаленно за границей и компания заключала с ним договор ГПХ, необязательно что-то менять. Можно оставить договор ГПХ, но лучше в дополнительном соглашении указать в договоре новую страну проживания работника. В таком случае компания перестает быть налоговым агентом и не должна удерживать НДФЛ с работника.

Если в договоре остается Россия, работодатель должен перечислять налог в бюджет страны. Если работник остается налоговым резидентом РФ, нужно удержать 13%. Если перестал быть резидентом, удерживают 30% и пересчитывают по этой ставке налог за весь год.

Если сотрудник работает удаленно за границей, НДФЛ удерживать не нужно, так как в договоре указали место проживания — другая страна. Работник сам должен заплатить НДФЛ, если он не потеряет статус налогового резидента РФ. Если работник проведет 183 дня за границей, он потеряет статус налогового резидента РФ и больше не платит НДФЛ в РФ.

Недостатки. Если до переезда сотрудник работал по трудовому договору, заключать договор гражданско-правового характера не стоит: налоговая может посчитать это нарушением — подменой трудовых отношений.

Вот так может выглядеть дополнительное соглашение. Только вместо трудового договора укажите договор ГПХ.

Если дистанционный сотрудник уехал за границу, он не может работать удаленно на российскую компанию. Но есть исключения. Например, у Казахстана и России есть соглашение: трудовая деятельность регулируется правом государства трудоустройства, то есть Россией. В таком случае можно заключать трудовой договор с сотрудником за границей.

Поэтому прежде чем заключить договор, лучше изучить соглашение России и той страны, в которую переехал работник — есть ли оно вообще и что в нем написано.

Работодатель не должен платить НДФЛ — тут та же история, как и с ГПХ — все решает место выполнения трудовых обязанностей в договоре. Сотрудник на удаленке за границей сам платит налог. Пока остается налоговым резидентом — 13%. Когда пробудет за рубежом 183 дня — не должен платить налоги в РФ.

Так выглядит фрагмент трудового договора с местом работы сотрудника за границей.

Недостатки. У компании должно быть обоснование, что с работником нужен именно такой вид договора. Иначе, если в компанию придет налоговая или инспекция по труду, могут быть вопросы.

С 2023 года ситуация может измениться. Министерство финансов разработало поправки в Налоговый кодекс, которые касаются дистанционных сотрудников, работающих из-за рубежа. Теперь работники, которые потеряли статус налогового резидента все равно должны платить НДФЛ в РФ, причем по ставке 30%.

Если в трудовом договоре указано, что работа разъездная, можно оформить загранкомандировку. Для этого нужно издать приказ и выдать служебное задание, в котором указать срок и цель командировки.

Сотрудника можно отправить в другую страну хоть на 3 года, так как ограничений по срокам нет. С целью сложнее — это должно быть задание для работника, которое соответствует виду деятельности компании.

С налогами тут просто: компания продолжает платить НДФЛ 13%, а если сотрудник будет в командировке больше 183 дней, то переходит на ставку 30%. Страховые взносы за сотрудника не изменятся.

Недостатки. Такое оформление дорого стоит, так как нужно оплатить жилье сотрудника и командировочные.

Можно расторгнуть трудовые отношения с работником, а потом попросить его оформить ИП на УСН и снова заключить договор ГПХ. Заказчику это выгодно: не надо следить за статусом работника, ИП будет сам оплачивать платить налоги и отвечать перед ФНС.

Недостатки. Нужно чтобы отношения между компанией и ИП не были похожи на трудовые. Иначе это будет похоже на подмену трудовых отношений, а это уже угрожает вагоном проблем — от штрафов до недоимок. Лучше, если у ИП будет не один заказчик.

Если большая часть сотрудников переехала за границу, есть смысл открыть ИП или новую фирму в другой стране, например, в Казахстане. И там уже нанимать сотрудников от имени нового предприятия. Тогда можно спокойно отправлять зарплату работникам, которые уехали из России — сначала на счет новой компании, а с нее — сотрудникам.

Недостатки. Нужно соблюдать закон о валютном регулировании, там много подводных камней. А еще из-за санкций правила постоянно меняются, за этим надо следить.

Есть несколько вариантов как платить сотруднику за границей. Вот, куда можно перечислять деньги.

На российскую карту МИР. Платежная система МИР работает в нескольких странах: Казахстан, Армения, Вьетнам, Узбекистан и еще в паре стран. Если сотрудник уехал в одну из этих стран, можно перечислять деньги на российскую карту. Хотя бывает и так, что карту российского банка после переезда заблокировали, тогда подойдут следующие варианты.

На счет в банке другой страны. Если российскую карту заблокируют, можно отправлять деньги на иностранный счет. Открыть счет в другой стране бывает сложно. А еще банк компании не должен быть в санкционных списках.

На счет близкого человека сотрудника. Можно отправлять зарплату родственнику или другу, для этого даже не нужно оформлять доверенность. Но работник должен написать заявление и указать реквизиты человека, которому будут перечислять его зарплату. Еще нужно составить допсоглашение и платежное поручение. А сотрудник и его близкий уже как-то разберуться.

На электронный кошелек. В ТК РФ не запрещено переводить зарплату сотрудникам на электронный кошелек.

Через систему денежных переводов. Здесь высокие комиссии, такие системы есть не во всех странах.

1. Если сотрудник оформлен по договору ГПХ, после переезда лучше указать новую страну проживания в дополнительном соглашении. То же самое стоит сделать и для трудового договора
   
2. Если в трудовом договоре указано, что работа разъездная, можно оформить загранкомандировку. Ограничений по срокам нет, но нужно указать цель командировки, связанную с видом деятельности компании
3. Сотрудник может открыть ИП на УСН, а компания заключит с ним договор ГПХ. А еще российская фирма может открыть ИП или новую фирму за границей
4. Если по договору место работы — Россия, после переезда налоги удерживает работодатель. Пока работник остается налоговым резидентом — 13% НДФЛ. Как только он становится нерезидентом, ставка увеличивается до 30% и налоги за весь год нужно пересчитать по этой ставке
5. Если по договору место работы — другое государство, работник платит налоги сам. Пока резидент — в российский бюджет, как только становится нерезидентом — перестает платить налоги в российский бюджет