Как организовать управление бизнесом из-за границы и удаленно

Как организовать управление бизнесом из-за границы и удаленно

811
Время чтения: 8 минут
Содержание

В декабре 2022 год мы провели исследование и выяснили, что примерно 20% наших клиентов-предпринимателей переехали в другие страны. А бизнес оставили в России. Сейчас так тоже можно, закрываться необязательно. Рассказываю, как организовать управление бизнесом удаленно, зачем нужна электронная подпись и как получать деньги за границей. 

Управляйте делами из-за границы
OkoCRM поможет. Контролируйте продажи, ставьте задачи, следите за переписками и звонками. Автоматизируйте бизнес из любой страны.
Как это работает

Шаг 1. Назначить заместителя

Полностью руководить бизнесом из-за границы сложно. Если вдруг надо съездить на производство, проконтролировать запуск новой линии, или сходить в суд, нужен помощник. Надёжный человечек на месте, который будет курировать работу компании.

Лучше сделать замом сотрудника, который в курсе процесса работы фирмы и не будет несколько месяцев вникать в суть. Он сможет работать сразу.

Но на 100% доверить бизнес нельзя даже помощнику. Чтобы все контролировать, есть OkoCRM — система, которая помогает управлять продажами удаленно

Конфуций
Философ, использовал OkoCRM

А чтобы не было неприятностей, лучше перестраховаться — сделать УКЭП и подписывать электронные документы из любой точки мира. Ещё не стоит делать генеральную доверенность. Об этом дальше.

Шаг 2. Сделать доверенность

Сейчас можно онлайн подписывать документы и без доверенности. Но она нужна для других случаев. Например, чтобы получить деньги вместо руководителя или сходить на суд, если поставщик сильно накосячил. Тут есть 2 варианта.

1. Генеральная доверенность. Представитель сможет делать вообще всё вместо предпринимателя: сдавать налоговую декларацию, оформлять сотрудников на работу, заключать сделки. Плюс такой доверенности — можно обойтись без электронной подписи, так как представитель сможет делать всё сам. Минус — представитель может обмануть предпринимателя и вообще забрать бизнес себе.

Скачать шаблон можно здесь →

2. Специальная доверенность. Такая доверенность нужна, чтобы представитель совершал по ней одни и те же действия. Например, представлял компанию в суде или подписывал накладные. Она даёт меньше полномочий, но и меньше шансов организовать схему обмана.

Скачать шаблон можно здесь →

Необязательно составлять доверенность на кого-то из сотрудников. Можно оформить на брата или троюродную бабушку. На того, кому готовы доверить свои дела.

Шаг 3. Оформить УКЭП

Усиленная квалификационная электронная подпись поможет вести дела из-за границы: подписывать договоры, акты, декларации. Везде, где нужна подпись предпринимателя, ее можно поставить в виде электронной УКЭП. Лучше оформить ее еще до переезда. Потом не получится даже по генеральной доверенности — нужно прийти в налоговую лично.

Электронная подпись — файл с зашифрованной информацией о предпринимателе. Её невозможно подделать, поэтому УКЭП используют для подписания документов. Чтобы получить УКЭП нужно:

1. Подать заявление. Вот бланк заявления, его можно подать в бумажном виде в отделении налоговой — это бесплатно, или в доверенном удостоверяющем центре — это платно. В электронном формате — через личный кабинет налогоплательщика для физлиц и для ИП.

2. Записаться на приём. Получить УКЭП можно только лично, никакие генеральные доверенности тут не помогут. Поэтому записываемся и собираем документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, ОГРН, ИНН компании и документ, чтобы подтвердить, что вы директор фирмы.

3. Купить носитель. Электронную подпись записывают на специальный защищенный носитель — токен. Выглядит как обычная флешка, но запаролен, чтобы защитить УКЭП. Если получаете подпись через налоговую, токен нужно принести с собой. В удостоверяющем центре его выдадут. Отдельно купить носитель можно хоть на Яндекс.Маркете, хоть на Вайлдберриз, но лучше у проверенных продавцов — в удостоверяющем центре. И сразу надо проверить сертификат токена.

4. Пойти в налоговую. Взять документы и токен, чтобы получить подпись. Если продаёте алкоголь, предупредите об этом в налоговой. Подпись должна подходить для ЕГАИС — системы контроля оборота алкоголя.

5. Загрузить УКЭП на компьютер. Чтобы пользоваться электронной подписью, на компьютер надо установить программу «КриптоПро». Здесь можно скачать программу и почитать инструкцию, как установить сертификат подписи.

Шаг 4. Составить инструкции и KPI

Каждый сотрудник должен знать, что делать, когда что-то пошло не так. Вдруг выключат свет или покупатель потребует директора. Лучше составить простые инструкции в виде чек-листов для всей команды и отдельно — для заместителя.

KPI — показатель того, как работают сотрудники. Например, сколько продаж сделали продавцы, сколько сделок с поставщиками заключил менеджер или сколько документов оформил бухгалтер. Нужно прописать KPI для каждого отдела и сотрудника — так будет проще оценивать, справляются ли они со своими обязанностями.

Вы же не думаете верить сотрудникам наслово? Проверять выполнение KPI помогает OkoCRM — система автоматизации бизнеса и управления продажами.

Пифагор
Математик, тестировал OkoCRM

KPI от плана отличается тем, что в него могут входить качественные показатели. Например, продавцам надо сделать 100 продаж смартфонов и получить 0 негативных отзывов на Яндекс.Картах.

Раз в месяц надо оценивать KPI сотрудников, руководитель может делать это сам или сделать обязанностью своего заместителя. А вот оценивать KPI заместителя в любом случае надо лично.

Подробно про KPI писали здесь →

Шаг 5. Внедрить CRM-систему для контроля сотрудников, продаж и финансов

CRM-система нужна не только для работы с клиентами и увеличения продаж. Программа помогает организовать дистанционное управление компанией, чтобы контролировать бизнес из любой страны мира. В CRM предприниматель видит внутрянку, как будто никуда и не уезжал из офиса.

OkoCRM поможет контролировать 3 главных направления работы в компании.

1. Продажи. В OkoCRM каждая сделка на виду. А ещё видно сколько денег приносит каждый менеджер, какой у него средний чек и конверсия продаж. Все переписки и записи разговоров с клиентами лежат в карточках сделок, а не на телефоне у менеджеров. Это удобно и для руководителя, и для заместителя: можно в любой момент посмотреть, как продавцы общаются с покупателями.

Это раздел «Сделки» с воронкой продаж и сделками. Внутри карточек данные клиентов, переписки, записи разговоров, задачи, документы.

Это раздел «Аналитика», во вкладке «Менеджеры» можно посмотреть статистику продаж по каждому менеджеру. Во вкладке «Воронки» — статистику по воронке продаж.

Как работать со сделками в CRM →

2. Проекты и задачи. В OkoCRM можно ставить задачи по каждой сделке и смотреть, как быстро сотрудники их выполняют, не затягивают ли сроки. А ещё есть раздел «Проекты», где можно ставить и контролировать задачи вне продаж: по маркетингу, бухучёту, снабжению и чему угодно. Тут можно разложить объёмную задачу на молекулы. Руководителю будет легко контролировать, как работает вся компания: бухгалтер, аналитики, заместитель, отдел кадров.

Так выглядит раздел «Проекты». Здесь любую цель можно разбить на этапы и задачи.

Подробнее про задачи в CRM-системе →

3. Деньги. В OkoCRM можно вести приходы и расходы. Например, добавляем эквайринг Тинькофф и CRM автоматом вносит в раздел «Счёт» деньги, которые упали на банковский счёт. А зарплаты сотрудникам или налоги, оплаченные через интернет-банкинг, автоматом занесёт в расходы. Тут не получится «забыть записать» прибыль или внести в расходы несуществующую закупку. Всё прозрачно.

В разделе «Счёт» всё понятно: сколько заработали и куда потратили.

О том, как работать со счетами в CRM, писали здесь →

А ещё CRM — инструмент для защиты клиентской базы. Здесь можно настроить доступы для отдельных лиц: кому-то разрешить просматривать контакты клиентов, кому-то запретить. Причём даже если скрыть от менеджеров номера телефонов клиентов, они смогут им звонить прямо из CRM. Вот такая магия.

В 1771 году мне пришлось на 4 года уехать в Лондон, а питейный откуп оставить без своего генерала, даже помощников не было. Хорошо, что у меня была OkoCRM. С ней контролировать бизнес из-за границы — балдёж.

Пётр Данилович Ларин
Купец, вёл бизнес в OkoCRM

Шаг 6. Наладить документооборот

Перед отъездом надо отучить сотрудников хранить документы на своём компьютере. Документы можно грузить в облако или в CRM-систему. Тогда руководитель сможет посмотреть нужный договор или акт в любое время и не ждать, пока его кто-то скинет.

Обычно в облаке создают кучу папок, чтобы разложить все документы: поставщики, продажи, бухучёт, закупка, доверенности, приказы. В этих папках ещё по 10 папок и найти нужный документ — та ещё задача.

Лучше хранить документы в CRM. Например, договоры и счета на оплату лежат в карточках сделок. Нужен договор с Петровым А. И. → открываем карточку Петрова и находим в ней документ. А налоговые декларации лежат в разделе «Проекты» во вкладке «Налоги за 2022».

В CRM документы можно разложить по клиентам, задачам, проектам. Так их удобно искать и к ним всегда есть доступ.

Подробно о том, как CRM помогает автоматизировать документооборот и заполнять документы, писали здесь →

Шаг 7. Перенести общение в онлайн

Если раньше руководитель общался с сотрудниками лично, теперь надо переходить на онлайн. Управление бизнесом удаленно — не проблема, если проводить планёрки в Zoom, а общаться — в командных чатах. Тут надо выбрать удобные сервисы. Есть несколько вариантов.

✍️ Для собраний: Zoom, Google Meet, Яндекс Телемост, Skype.

✍️ Для общения: Telegram, WhatsApp, Яндекс. Мессенджер, Google Messages.

А ещё свой командный чат есть в OkoCRM. Пока что он на тестировании, но, возможно, когда вы это читаете, командный чат уже полноценно работает. Уточните этот вопрос в техподдержке.

Автоматизируйте продажи в OkoCRM
Каналы продаж, чаты с клиентами в мессенджерах и соцсетях, заявки, задачи и дедлайны, звонки, аналитика, документы — в одном окне браузера.
Как это работает

Шаг 8. Открыть счёт за границей и сообщить в налоговую

Нельзя открыть счёт за границей и переводить на него деньги с российского. Но можно сделать карту UnionPay или KoronaPay, и переводить деньги на карту. Или открыть счёт в качестве физлица.

Если открыли иносчёт, надо сообщить в налоговую. Можно в электронном формате в личном кабинете или через представителя — тут нужна доверенность. На это есть месяц, потом — штраф.

Если что, вот форма уведомления.

А ещё если закроете счёт или поменяете реквизиты, тоже надо отчитаться. Также нужно сообщать в налоговую о движении денег на карте или на счету. ИП — раз в год, физлицу — раз в квартал. Заполнить отчёт можно в личном кабинете на сайте налоговой.

Заходим в раздел «Каталог обращений» → выбираем «Информировать о счете в иностранном банке» → «Отчет о движении средств по счету».

Коротко: как управлять бизнесом на расстоянии

  1. Выбрать заместителя и передать часть работы ему
  2. На заместителя, другого сотрудника или родственника можно оформить доверенность
  3. Чтобы подписывать документы и вести налоговый учёт из другой страны, нужно оформить УКЭП — электронную подпись
  4. Подготовить сотрудников: прописать инструкции для экстренных случаев. А ещё поставить KPI и следить за их выполнением. Выберите программы, в которых будете общаться с командой. Когда ведёшь бизнес с управлением удаленно, нужен чат и программа для видеоконференций
  5. Чтобы контролировать сотрудников и финансы, будто вы никуда и не уезжали, нужна CRM система. В ней видно всё: кто чем занят, как общается с клиентами, как долго выполняет задачи. А ещё программа автоматом фиксирует прибыль и расходы, чтобы никто не смог обмануть руководителя
  6. Когда переедите за границу, нужно сделать карту или открыть счёт на физлицо. А ещё надо отчитаться об этом в налоговую в течение месяца и сдавать отчёты о движении средств на счету
Поможем настроить OkoCRM правильно
Организуем внедрение CRM как надо. Проанализируем бизнес, построим и автоматизируем воронки, настроим систему под ключ и обучим сотрудников работать.
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен