Не дороже чашки кофе? Сколько на самом деле стоит CRM

Бизнес решил внедрить CRM-систему. Посмотрел цену на сайте, а когда дело дошло до покупки, сумма выросла в 20 раз. Это не развод, а типичная ситуация. На самом деле CRM никогда не стоит столько, сколько указано на сайте. Точнее, стоит — но это лишь одна из составляющих. А их десятки.

Если хотите спланировать бюджет и не вылететь в трубу, читайте статью. Рассказываю, сколько стоит CRM, к каким расходам готовиться и реально ли сэкономить.

✅ Функциональность. Что объединяет разные CRM — все они имеют модуль продаж. В нем работают со сделками, создают карточки клиентов, раздают задачи менеджерам. Можно автоматизировать вагон работы с клиентами и базами данных.

В OkoCRM в модуле с продажами есть все необходимое: воронка продаж, сделки, карточки клиентов, аналитика, задачи, счета.

Но есть нюанс. Среднему и крупному бизнесу этого мало, им нужны дополнительные модули: склад, кассовый учет, управление проектами. Набор модулей в конкретной CRM разный, но есть закономерность. Чем больше модулей, тем выше цена.

→ Мораль. Покупать CRM под задачи бизнеса. Если нужны только продажи — брать что попроще и дешевле. Если вести склад и заниматься маркетингом — подороже. Не надо брать CRM с функциональностью, которая не пригодится. Пользоваться не будете, а заплатите больше, чем можно было.

✅Дополнения. Бывает, что внутри CRM только модуль с продажами, и больше ничего. Бизнес сомневается: кажется, функционал слабоват, нормально не поработаешь. Но менеджер успокаивает: «Прикрутим виджеты, и норм!».

По началу ничего не смущает. Виджеты — по-другому дополнения — у вендора есть на все: работу со складом, маркетинг, бизнес-процессы, телефонию. Но когда менеджер выкатывает финальную сумму, она во много раз выше, чем была в прайс-листе. Причина — цена за дополнения в два-три раза дороже, чем за саму CRM.

Главная хитрость дополнений: без них CRM кажется дешевой, а с ними цена вырастает в 2-3 раза.

→ Мораль. Если нужны дополнения, выбирайте CRM, в которых они вшиты. То есть это часть системы, прикручивать ничего не надо. Вот как OkoCRM — у нас весь функционал доступен и без доплат. Никаких скрытых платежей и доплат за дополнения (дополнения — не интеграции, у последних может быть платно).

Если решили покупать CRM с дополнениями, проверьте, какая на них цена. Например, условный виджет «Склад» стоит 500 ₽ за одного сотрудника, а за десятерых уже и 5000 ₽. Это в 10 раз дороже, а платить надо ежемесячно. За год набежит ого-го сколько.

✅ Лицензия. Бывает облачная и коробочная. В каждом случае цена считается по-разному.

Облачная. Это система, которую не надо скачивать и устанавливать. С ней работаете через браузер, а подключаетесь с любого девайса. За облачные CRM платите по подписке. Деньги вносите помесячно, а если сразу за квартал, полгода или год — будет скидка.

Внимательно: цены облачные вендоры, как правило, указывают за пользователя.

Плюсы помесячной подписки:

• Все готово к работе. Не нужно закупать сервера, обустраивать под них помещения, нанимать спецов, чтобы все настроили. Получается приличная экономия
• Есть скидки. Если заплатите вперед за несколько месяцев, будет дешевле. Например, OkoCRM дает скидку 15% при оплате полгода и 30% — за год
• Ниже зарплатные траты. Обновлением и исправлением ошибок CRM занимается вендор. Вам не надо нанимать собственных айтишников

Коробочная. Разово платите за лицензию, а CRM устанавливаете на личный сервер. Цена рассчитывается от количества пользователей, которые будут с системой работать.

Кажется, будто это выгоднее: бизнес тратится раз. Но по факту нет. Платить придется еще и за:

1. Собственные сервера. Систему нельзя поставить на обычный комп, нужен сервер. Цены за него начинаются от 150 тысяч ₽. Можно и арендовать, будет дешевле. В среднем 1000 ₽ в месяц
2. Айтишников. Если сервер купили, надо, чтобы его кто-то обновлял, следил за ПО, настраивал безопасность. Нанимают айтишника, а это — зарплатные расходы
3. Интеграторов. Вендоры редко устанавливают CRM сами. Обычно это делают посредники, то есть интеграторы. Их услуги начинаются от 100 тысяч ₽, но могут достигать и 500 тысяч ₽
4. Обновления. Исправляют баги, добавляют новые инструменты, упрощают интерфейс. За обновления ежегодно списывается отдельная сумма. У одной знаменитой CRM это порядка 30 тысяч ₽. Обновления можно и не покупать, но со временем система начнет глючить

→ Мораль. Если нет бюджета на сервера, айтишников и интеграторов, выбирайте облачную CRM и не заморачивайтесь. Платить будете только подписку.

Если решили брать коробочную, можно сэкономить на серверах. Не покупать их, а арендовать у хостинг-провайдера. Плюс искать вендора, который установит CRM сам, без посредников.

✅ Количество пользователей. Чем больше сотрудников будет работать с CRM, тем выше цена. Причем считают не только менеджеров в отделе продаж, а и руководителей, кладовщиков, секретарей, маркетологов, которые будут заходить в учетки.

→ Мораль. Особо сэкономить тут не получится, но есть пара хитростей:

• Присмотритесь к CRM с конкурентными лицензиями. Их сотрудники используют по очереди. Например, часть сотрудников работает в CRM утром, а часть под теми же аккаунтами вечером
• Если сотрудников много, платите оптом: за год или два. Вендор даст скидку, и вы немного сэкономите

✅ Внедрение. Вендоры редко устанавливают коробочные CRM сами. Этим занимаются посредники, то есть интеграторы. Внедрение CRM-системы у них недешевое — цена от 100 тысяч ₽ и выше.

Экономить на интеграторах смысла нет. Если купить систему и поковыряться в ней самостоятельно, рискуете отложить старт работы на длинный срок. Плюс придется платить за обращения в техпоодержку, а она не всегда бесплатная.

→ Мораль. Чтобы не платить за интеграторов, выбирайте облачную CRM. Устанавливать не надо, плюс она уже настроена. Открываете и работаете.

Второй вариант — найти вендора, который установит систему сам. По цене дешевле, чем через посредников. Например, мы ставим OkoCRM своими силами. Пишите, договоримся. =)

✅Поддержка. Бывает трех типов:

1. Так себе бесплатная. Вы пишите оператору, а он отвечает по 2-3 дня. Все это время работа стоит, продажи не идут
2. Приоритетная за деньги. Пишите оператору, и он сразу принимается за решение проблемы. Проблемы решаются за часы
3. Бесплатная и нормальная. Вот как у нас в OkoCRM. Не отпустим без решения, даже если у вас задача по алгебре

Можно работать без поддержки, если в штате свой айтишник, а CRM — коробочная. Если система облачная, без поддержки не обойтись.

→ Мораль. Тут как сэкономить: либо согласиться на бесплатную, но долгую поддержку. Либо приоритетную, но за деньги. Ну, или выбрать OkoCRM — у нас с этим хорошо. Совсем без поддержки трудно: будет тормозить на каждой ерунде.

Обратите внимание на наличие у вендора баз знаний, обучающих роликов, инструкций. У OkoCRM все это есть. Если возник вопрос, поискать ответ для начала можно самостоятельно.

В OkoCRM инструкции и видеоуроки помогают разобраться с основными настройками без участия техпоодержки. Но если надо — наш саппорт всегда на связи.

✅ Удаленный доступ. Дает возможность запускать систему не с ярлыка на рабочем столе, а через браузер. Так сотрудники могут подключаться к ЦРМ-ке хоть из дома, хоть на даче, хоть из-за границы.

Так работают все облачные CRM, а вот для коробочных веб-версия может быть платной.

→ Мораль. Если нужна веб-версия, а платить за нее не хочется, выбирайте облачную систему.

✅ Обучение. Помогает сотрудникам не ковыряться в интерфейсе CRM месяцами, а быстро начать работать. Цена за обучение у вендоров разная. Кто-то берет за часы, кто-то за день, кто-то сразу за месяц. Тут сравниваете, что выгоднее.

→ Мораль. Сэкономить на обучение почти нереально, но без него не обойтись. Единственное, что можно, это сравнить цены у вендоров и выбрать вариант подешевле. Вот мы, например, все делаем комплексно и по одной цене — чтобы вы не переплачивали.

✅ Доработки. Помогают индивидуально настроить CRM под конкретный бизнес. Например, компания ставит зарубежную систему, а документооборот у нее российский. Надо адаптировать, поскольку изначально CRM не заточена под законодательство РФ. Это и будет доработка.

Поручить доработку можете своему айтишнику, но не факт, что у него получится. Надо хорошо разбираться в CRM, чтобы все настроить. Поэтому часто заказывают у вендора.

→ Мораль. Если решили платить за доработки, есть два способа — платить почасово или за весь проект.

• Почасово подходит небольшим компаниям. Разработчики допилят CRM за сутки-двое
• Проектно. Подходит крупному бизнесу. Стоимость за проект выгоднее, чем за час работы. Вдруг придется допиливать какую-то фичу, которую забыли учесть на старте. Не придется оплачивать ее отдельно

Кажется: зачем платить, если есть бесплатные CRM. Звучит логично, но есть подвох: работать в таких CRM нехорошо.

❌ Ограниченная функциональность. Раздел со сделками, базой клиентов и задачами в бесплатной CRM будет, а вот настройки автоматизации и интеграции могут отсутствовать. Всю работу менеджеры будут выполнять руками.

❌ Отсутствие поддержки. Ошибки будет исправлять собственный айтишник, а разбираться с интерфейсом и опциями сотрудникам придется методом тыка.

❌ Нет интеграций. Систему не получится связать с популярными платформами типа Вконтакте или Телеграм. Придется использовать мэшап-сервисы, который соединяют различные приложения между собой, а это — деньги.

❌ Плохая защита. Бесплатные CRM не имеют надежной защиты от хакерских атак и утечки данных. Риск, что злоумышленники умыкнут платежные данные или телефоны клиенты, во много раз выше.

❌ Отсутствие обновлений. Бесплатная ЦРМ-ка не приносит разработчикам денег, поэтому им неинтересно обновлять и докручивать ее. Обновления в бесплатных системах редкость. Часто интерфейс выглядят отсталым или годами работает с одними и теми же ошибками.

Мораль. Бесплатная CRM — миф. Чтобы нормально продавать и заниматься, маркетингом, вести складской учет, за систему придется платить. Затраты на CRM окупятся грамотным функционалом, автоматизацией и удобным интерфейсом.

Сильно сэкономить на покупке CRM не получится, а вот немного — очень может быть. Что надо:

• Оплатить полгода, год. Вендор даст скидку, если заплатите вперед. В среднем 15-30%. Не так мало
• Проверить, за что можно не платить первый год. Некоторые вендоры не берут деньги в течение первого года за веб-версию или техподдержку. Это снижает нагрузку на бюджет
• Использовать конкурентные лицензии. Это лицензии, которыми могут по очереди пользоваться сотрудники. Если под одной учеткой работают менеджер Коля и кладовщик Петя, бизнес экономит
• Попросить скидку. Например, в честь праздника или просто так. За спрос денег не берут, а у вас есть шанс сэкономить

1. Ошибка заложить бюджет на CRM по прайсу, который вендор опубликовал на сайте. После проектного исследования цена возрастет в 2-3 раза
   
2. Прежде чем заказать CRM, прикиньте стоимость. Она складывается из функциональности. Чем больше в ней модулей, тем выше цена
3. Если модулей нет, но вендор предлагает заменить их дополнениями, это повысит цену в несколько раз
4. По разному стоят лицензии. Если берете облачную, будете платить ежемесячную подписку, зато сэкономите на серверах. Если коробочную — купите лицензию разово, но каждый ежегодно будете покупать обновления, плюс обслуживать собственные сервера
5. Чем больше пользователей будет работать в системе, тем в принципе выше будет цена. Если купили коробочную CRM, выложите еще интегратору за внедрение CRM стоимость порядка 100 тысяч ₽
6. Отдельно придется платить за приоритетную поддержку и веб-версию коробочной системы. Стоят денег доработки и обучение сотрудников
7. Не стоит работать в бесплатной CRM: в ней мало инструментов, ненадежная защита от хакерских угроз, баги и ошибки. Только замучаетесь