Работа над любым проектом состоит из определенной последовательности. Вот как называются данные этапы проекта: инициации, планирования, реализации, мониторинга и завершения. Они помогают команде структурировать свою работу и не увязнуть в согласованиях, ошибках и суете. Подробно рассказали, как разбить проект на этапы и что при этом важно учесть.
Что такое жизненный цикл проекта
Жизненный цикл — это последовательность этапов, через которые проходит любой проект: от идеи до финала. Принято выделять пять основных этапов проекта: инициация, планирования, реализация, мониторинг и завершение.
Разделение на этапы помогает управлять проектом и контролировать его на протяжении всей работы. Например, если на этапе «Планирование» не хватает исполнителей, можно сразу решить проблему, и только потом приступить к реализации. Меньше нервов исполнители потратят непосредственно в ходе работы.
Этапы из которых состоит проект
Сколько этапов проекта организовать, решает руководитель или ответственный менеджер. Мы разберем пять основных:
- инициацию
- планирование
- реализацию
- мониторинг
- завершение
1 этап. «Инициация проекта»
Первый этап жизненного цикла. Он помогает определить цель проекта. То есть какой результат покажет команде и начальству, что проект выполнен как нужно. Также инициация помогает оценить ресурсы, которые понадобятся на этапе «Реализация».
Определение целей и задач
На данном шаге команда разбирается, зачем запускать проект и какого результата ей нужно добиться в конце. Это и есть цель. Пример цели — увеличить прибыль бизнеса на 20%.
Задача — это конкретные шаги, которые нужно выполнить для достижения целей. Например, для бизнеса, который хочет увеличить прибыль, задачи могут быть такими:
- сократить издержки
- найти поставщиков с более низкими ценами
- запустить рекламу в интернете и привлечь новую клиентуру
- перенести продажи из таблиц в CRM-систему
Оценка ресурсов и рисков
На этом шаге анализируют необходимые для выполнения проекта ресурсы. К ресурсам относятся деньги, время, исполнители, доступы, специальное оборудование и материалы. Все это подбивается, считается, планируется и обеспечивается ответственными участниками команды.
Также команда оценивает проблемы, которые могут возникнуть в ходе работы над проектом. Например, бизнесу, который стремиться увеличить прибыль, может помешать рост цен у поставщиков. Чтобы обойти препятствие, компания может заранее заключить с поставщиками долгосрочные контракты без возможности корректировки.
2 этап. «Планирование проекта»
На этом этапе команда:
- разбирается, как выполнить проект так, чтобы он достиг цели
- раскладывает крупные задачи на мелкие
- подсчитывает, чего и сколько понадобится для выполнения каждой задачи, и распределяет между ними ресурсы
Разработка плана
План проекта — это подробный документ, который описывает объем, цели, результаты, сроки выполнения, необходимые ресурсы и потенциальные риски. План помогает команде увидеть, как будет происходить работа над проектом, кто из участников и когда подключается, какие задачи выполняет.
Как описать этапы проекта, решает руководитель. Он может собрать схему в Miro, С построить табличку в Excel или собрать канбан-доску в таск-менеджере.
Так выглядит канбан-доска в OkoCRM с этапами по проекту.
Распределение задач и ресурсов
После того как план собран, нужно еще раз проверить, правильно ли распределены задачи по исполнителям. Дело в том, что план — документ, с которым люди работают ежедневно. Из него они должны четко видеть, кто какую задачу выполняет, что для этого нужно, к кому обращаться по вопросам, от кого брать вводные данные. Если с этим накосячить, люди запутаются.
Также на данном этапе нужно:
- тщательно рассчитать все необходимые расходы для выполнения проекта
- установить дедлайны для всего проекта и его этапов
- выбрать цифры и метрики для оценки успешности проекта
С задачами для сотрудников также удобно работать на канбан-доске. У каждой задачи может быть своя карточка, внутри которой детали и комментарии для каждого из сотрудников.
Так выглядит карточка задачи в OkoCRM.
3 этап. Реализация проекта
На этом этапе ответственный проект-менеджер презентует план команде, после чего все приступают к работе. Каждый занимается своими задачами согласно плану. Например, маркетологи запускают рекламную кампанию, а менеджеры отдела продаж позванивают клиентов.
Если возникают трудности или проект отклоняется от плана, команда находит решения и устраняет проблемы. Обычно, по уже прописанным сценариям из плана.
4 этап. Мониторинг и контроль
Команда и проект-менеджер постоянно обмениваются информацией о ходе работы. Например, отчитываются на командных созвонах или заполняют еженедельные отчеты. В итоге вся команда понимает, как движется работа, и оперативно реагирует, если что-то идет не так.
Также проект-менеджер следит, чтобы проект не выбился из бюджета. Плюс управляет снабжением: продлевает подписки, находит фрилансеров, выдает доступы.
Так выглядит проект в мебельном производстве, разложенный на этапы. Каждая карточка — отдельная задача. Внутри карточки можно отследить прогресс по каждой задаче.
Управление изменениями в проекте
Случается, что проект отклоняется от плана, но это не страшно. Главное, чтобы проект-менеджер вовремя заметил изменения. Тогда он сможет быстро на них отреагировать и скорректировать работу людей.
Обычно это происходит в моменте либо по результатам спринтов — коротких забегов в структуре проектой работы. Например, в команде OkoCRM практикуют короткие недельные спринты, а по их результатам проводят ежедневные и еженедельные созвоны.
5 этап. Завершение проекта
Это финальная стадия, на которой проект завершается, а команда анализирует проделанную работу. Вот как обычно это происходит:
- Команда проверяет, достиг ли проект целей. Для этого сравнивает планируемые показатели с фактическими
- Анализирует, что было сделано хорошо, а с чем возникли затыки
- Архивирует документы, отчеты, договора
- Передает готовый проект заказчику
- Проводит окончательные расчеты
Далее команда освобождается от своих обязанностей. Люди могут вернуться к другим задачам или проектам.
Подытожим
- Этапы работы над проектом — это последовательность шагов, которую проходит любой проект. Принято выделять пять: инициацию, планирование, реализацию, мониторинг, завершение
- Этапы составляют жизненный цикл проекта. Он позволяет команде последовательно подходить к выполнению проекта, распределять задачи и предусматривать форс-мажоры на берегу
- Чтобы управлять проектом структурировано, укажите этапы проекта друг за другом, опишите их цели, задачи, ресурсы, исполнителей, сроки. Дальше двигайтесь линейно согласно плану, пока не завершите проект
