Фасилитация — что это такое и как использовать в бизнесе

Фасилитация — это метод организации групповых встреч и совещаний. Его особенность — вовлекать каждого участника в процесс дискуссии и за счет этого делать встречи максимально продуктивными. Рассказали в статье, что такое фасилитация, как работает и чем может быть полезна бизнесу.

Фасилитация — это метод организации групповых совещаний и созвонов. Особенность таких встреч — на ней создают комфортную для всех участников обстановку. Она побуждает людей открыто обсуждать проблемы, предлагать идеи и сообща принимать решения.

Отвечает за фасилитацию коммуникативный тренер — фасилитатор. Он помогает людям раскрепоститься, открыто взаимодействовать друг с другом и принимать совместные решения. При этом он не направляет участников к конкретному результату, а создает условия, в которых люди сами генерируют идеи.

Основные задачи фасилитации:

• организовать работу людей в группе, то есть создать комфортную среду, раскрепощать участников, следить, чтобы каждый имел возможность высказаться
• включать каждого участника группы в дискуссию
• удерживать фокус внимания людей на цели дискуссии, не позволять уводить диалог в сторону

Фасилитация зародилась в середине XX века. Бизнес начал искать более продуктивные методы работе в команды и фасилитация стала одним из таких методов. Но первый толчок к ее появлению дал американский психолог Курт Левин.

Все началось с того, что в 1940-х годах Левин изучал, как взаимодействуют группы и что способствует их продуктивной работе. Так он вывел теорию лидерства и описал важность роли лидера в групповых процессах. Эти идеи послужили основой для фасилитации, так как показали, что успех работы зависит не только от участников, но и от умения направлять их взаимодействие.

В 1965 году американский психолог Роберт Зайонц ввел в обиход и сам термин «фасилитация». Он провел эксперимент с тараканами и обнаружил, что насекомые быстрее проходят простой лабиринт, когда делают это вместе и в присутствии других особей. Однако, при более сложных задачах эффективнее справлялись одиночки и без посторонних наблюдателей.

Позднее Зайонц увидел похожие результаты у людей. Это привело его к мысли, что окружающие условия влияют на производительность. Так возникла теория социальной фасилитации.

Позже американский психолог Карл Роджерс подхватил идею. В 1980-х годах он применил ее в образовании. Роджерс предположил, что учитель должен быть не только источником знаний, но и наставником. В его обязанности входит выстраивать доверительные отношения с учениками, поддерживать их через признание и эмпатию.

Роджерс считал, что безусловное положительное отношение к ученику помогает раскрыть его потенциал. Со временем подход стал применяться не только в обучении, но и для улучшения общения в рабочих коллективах.

C 1970-х фасилитация стала активно применяться в корпоративной среде, поскольку топ менеджменту были нужны способы повысить продуктивность и сплоченность сотрудников.

Фасилитатор — это человек, который обеспечивает успешную коммуникацию между людьми, помогает им сосредоточиться на целях встречи, создает комфортную атмосферу. Его можно сравнить с коммуникативным тренером или наставником.

Что конкретно делает фасилитатор:

• доносит важность совещания и его цели до участников
• обеспечивает всем психологический комфорт
• контролирует направления дискуссии, пресекает диалоги на отвлеченные темы
• создает у участников чувство сплоченности вокруг общего дела
• поддерживает членов дискуссии, при этом остается нейтральным на протяжении всей встречи
• следит за таймингом

Фасилитация нужна, чтобы наладить общение и сделать командные встречи продуктивными, но это не все цели. Есть и другие.

✔️ Генерация идей. Фасилитация помогает участникам совместно придумывать, как решать задачи. Когда люди работают вместе, то находят более креативные решения, чем если бы работали по отдельности.

✔️ Повышение продуктивности. Фасилитатор подбирает упражнения и вопросы, которые стимулируют творческое мышление, вовлекают людей в дискуссию и держат их внимание на повестке дня. Это делает встречу более продуктивной: все сосредоточены на решении задачи, а не обсуждение пустяковых дел.

✔️ Принятие коллективных решений. Фасилитация помогает команде принять решение, которое устроит всех. Для этого участники обсуждают варианты, обмениваются мнениями и вместе приходят к общему решению.

✔️ Обмен опытом. Фасилитация организует безопасное пространство, внутри которого участники могут открыто делиться опытом, советами и личными кейсами. Никто не боится критики, насмешки или санкций от начальства. Открытый обмен мнений помогает командам развиваться.

➕ Улучшает взаимодействие в коллективе. Фасилитация помогает людям лучше понимать друг друга и открыто делиться идеями. Например, каждый может без страха высказать свои мысли не боятся получить резкую критику или насмешку от коллег.

➕ Создает комфортную атмосферу. Фасилитатор создает обстановку, где участники чувствуют себя свободно и уверенно. Люди могут открыто рассказать о неудачах и сложностях в проектах, предложить идею или высказать опасения, так как знают, что их не осудят.

➕ Поиск лучших бизнес-решений. Через коллективную дискуссию люди приходят к нестандартным идеям, подходам и решениям. Кто-то, например, подкидывает идею, а другие ее развивают — так это и работает.

➖ Зависит от фасилитатора. Качество фасилитации зависит от навыков фасилитатора. Если он плохо управляет дискуссией или поддерживает баланс мнений, она закончится хаосом. Например, коллеги уйдут в обсуждение незначительных вопросов или начнут критиковать друг друга.

➖ Трудоемкость и затраты времени. На фасилитацию требуется больше времени, чем на стандартные совещаний, так как каждый участник должен высказаться. Если решения нужно принимать быстро, фасилитация не подходит.

➖ Риск неопределенности. Результат фасилитации может оказаться не таким, как ожидалось, ведь он зависит от мнений всех людей. Куда склонится большинство, таким и будет решение.

У фасилитации много разных методов. Вот как работают некоторые из них.

Метод фасилитации «Сторителлинг». Фасилитатор предлагает группе обсудить проблему через призму аналогий и метафор. То есть каждый участник рассказывает истории, связанные с его опытом. Это помогает:

• найти скрытые мотивы, проблемы и возможности, которые люди не всегда готовы рассказать напрямую
• создать доверительную атмосферу в коллективе, избежать лишней формальности

После того как каждый поделится своей историей, фасилитатор направляет группу на обсуждение услышанных историй. В итоге команда находит альтернативные подходы и уникальные возможности, которыми обладает каждый из участников.

Метод фасилитации «Шесть шляп мышления» Эдварда де Боно. Позволяет команде взглянуть на проблему с разных сторон. «Шляпы» используют как метафоры для разных типов мышления.

Каждая шляпа символизирует конкретный способ восприятия информации:

• белая — факты и данные
• красная — эмоции и интуиция
• черная — критика и анализ рисков
• желтая — оптимизм и возможности
• зелёная — креатив и новые идеи
• синяя — организация процесса мышления

Каждому участнику фасилитатор предлагает как бы последовательно «надевать» шляпы и обсуждать тему с разных сторон: критики, креатива, фактов, эмоций. Такой подход позволяет взглянуть на проблему с разных ракурсов и найти более взвешенное решение.

Снятие запроса

На первом этапе фасилитатор начинает планировать будущую встречу, так называемую сессию. Уточняет запрос заказчика, обговаривает ожидаемые результаты, узнает об ограничениях. Также выясняет:

• что именно нужно провести — встречу, собеседование, митап или командный созвон
• цель сессии и что должно измениться после нее
• какой результат хочет получить бизнес
• кто будет оценивать результаты сессии
• что может сорвать встречу

На базе собранных данных фасилитатор формулирует запрос, цели и задачи, а затем проверяет, что все участники одинаково их понимают. Это первый шаг к налаживанию контакта между людьми и фундаменту для продуктивной встречи.

Интервью с участниками будущей сессии

Второй этап фасилитации — это интервью с каждым участником будущей встречи. Фасилитатор общается с людьми, узнает их зоны ответственности и ожидания от встречи. В процессе интервью участники рассказывают о своем опыте, делятся мыслями и рисками, которые они видят.

Встречи помогают фасилитатору собрать идеи, ожидания и ключевые вопросы для будущей сессии.

Формирование сценария

Далее фасилитатор описывает сценарий будущей встречи с учетом целей и задач. Определяет структуру встречи, устанавливает повестку и распределяет роли среди участников.

Также выбирает подходящие методы фасилитации для проведения встречи — например, мозговой штурм, «Шесть шляп мышления» или что-то еще.

Проведение фасилитационной сессии

Наконец фасилитатор проводит сессию в таком порядке:

1. Знакомит участников с целями и правилами мероприятия, создает дружелюбную атмосферу и мотивирует участников к активному участию.
2. Вовлекает участников в дискуссию, использует наводящие вопросы, следит за соблюдением правил и договоренностей.
3. Следит, чтобы все участники обсуждали возможные решения и выбирали наиболее подходящее для конкретной ситуации.
4. Помогает участникам сообща выбрать план действий, ресурсы и сроки выполнения.
5. Просит участников поделиться своими впечатлениями и мыслями о проведенной сессии.

Фоллоу-ап-сессия

Фоллоу-ап-сессия — это заключительный этап фасилитации. Его проводят после основной сессии. На этом этапе участники продолжают работать над реализацией принятых решений и договоренностей.

Чтобы команда справилась, фасилитатор помогает ей определить необходимые действия. Он также отслеживает прогресс выполнения задач и при необходимости корректирует план действий.

Встреча с заказчиком сессии

Наконец фасилитатор встречается с заказчиком сессии. Он сообщает заказчику о результатах, а также рассказывает о предложениях, идеях и решениях, которые разработали в ходе обсуждения. Заказчик отмечает самые сильные из них, предлагает, как можно улучшить будущие сессии.

Вот несколько примеров фасилитации, которая помогает бизнесу решать свои задачи.

Стратегическая сессия в компании. Это когда компания решает, какие направления развития выбрать на следующий год.

Фасилитатор начинает с ментальной карты, где обозначает цели и ключевые направления. Дальше разбивает команду на небольшие группы, и каждая обсуждает идеи и риски для конкретного направления. Фасилитатор помогает им оставаться в рамках обсуждаемой темы, а потом собирает результаты каждой команды и выводит общее видение. В итоге компания получает стратегию, к которой пришли сообща все участники команды.

Мозговой штурм в отделе маркетинга. Часто отдел маркетинга ищет идеи для запуска нового продукта. Чтобы помочь коллегам, фасилитатор организует мозговой штурм. На нем каждый сотрудник высказывает любые, даже самые дикие идеи. Идеи фиксируются на доске, а потом их совместно обсуждают. В итоге мозговой штурм помогает найти креативные решения, о которых бы никто не додумался в одиночку.

Обсуждение трудностей и успехов в проектной команде. Проектная команда сталкивается с трудностями, и требуется обсудить, что не так. Фасилитатор предлагает каждому участнику коротко рассказать, какие задачи оказались сложными и какие решения сработали. В процессе использует эмоциональную карту, на которой участники отмечают, какие задачи вызвали у них стресс, а какие — удовлетворение. Так все понимают, какие процессы нужно улучшить — команда разрабатывает план действий, чтобы впредь устранить проблемы.

Во многих компаниях сотрудники на совместных встречах редко слышат и понимают друг друга. Например, кто-то боится говорить при других, другие уходят в сторону от темы, а третьи перехватывает микрофон и не дают остальным вставить слово. Эффект фасилитации помогает выстроить встречу так, чтобы каждый участник мог высказаться и быть услышанным.

Когда люди чувствуют, что их мнение важно, они охотнее включаются в обсуждение и берут ответственность. В итоге каждый исполнитель становится активным участником бизнес-процессов, а не молчаливой рабочей единицей, которой ни до чего нет дела.

Также фасилитация помогает командам принимать решения, которые не «навязали сверху» злые боссы, а приняли сами исполнители. Такие решения накладывают больше ответственности, поэтому мотивируют людей работать лучше.

1. Фасилитация — это метод организации групповых встреч и совещаний. Его задача — вовлекает каждого участника в дискуссию и создавать комфортную обстановку для обмена мнений
2. Отвечает за фасилитаци фасилитатор. Он обеспечивает успешную коммуникацию, контролирует направления дискуссии, поддерживает участников и следит за таймингом командных встреч
3. Фасилитация помогает бизнесу улучшать коммуникацию между людьми, вовлекать их в обсуждение насущных проблем, находить креативные идеи и мотивировать сотрудников работать лучше