Как перенести базу из Excel в CRM за 10 минут

Как перенести базу из Excel в CRM за 10 минут

289
Время чтения: 4 минут
Содержание

Допустим, вы решили внедрить CRM. Первое, с чего стоит начать — перенести клиентскую базу из таблиц в систему. Это можно сделать минут за 10. Нужно только немного подготовить файл, а дальше все сделает магия алгоритмов. Рассказываем, как перенести данные из Excel в CRM с первого раза и без ошибок.

Управляйте продажами в OkoCRM
Клиентская база и сделки, мессенджеры и соцсети, воронка продаж и автоматиция. OkoCRM наводит порядок в делах. 7 дней бесплатно.
Узнать больше

Подготовка базы в файле Excel

Обычно малый бизнес хранит клиентов в таблицах, но когда переходит на CRM, предпочитает вести базу по-современному внутри системы. Чтобы не переносить каждый контакт руками, существует автоматический импорт. И чтобы его выполнить без ошибок и потерь нужно подготовить файл. Давайте разбираться.

Клиенты в CRM хранятся в карточках. Каждая карточка имеет поля с названиями, допустим:

  • фио
  • электронная почта
  • номер телефона
  • год рождения
  • город
  • сумма покупки

В CRM данные разнесены по полям карточки.

В таблицах клиенты хранятся в ячейках. Каждая ячейка имеет название — обычно оно указано в первой строке таблицы.

В таблице данные клиентов разнесены по ячейкам, которые имеют названия в первой строке.

Чтобы данные из Excel импортировались в CRM, необходимо, чтобы названия ячеек в таблице совпадали с названием полей карточки. Также крайне важно, чтобы данные в таблице из разных категорий находились в разных ячейках. Только тогда импорт из excel в CRM сработает как надо.

Правильно и неправильно заполненные таблицы. В нижней в категорию «Телефон» попали имейлы — так быть не должно.

Импорт данных из Excel в OkoCRM

Разберем на примере OkoCRM, как происходит переход из Excel в CRM.

1. Подготовка карточки клиента. Первым делом необходимо подготовить шаблон корточки клиентов, а именно — настроить для нее поля. В эти поля CRM перенесет данные из ячеек табличного файла.

Предположим, есть такая таблица с клиентской базой.

Правильная таблица с базой.

В ней ячейки носят следующие названия:

  • фио
  • телефон
  • e-mail
  • страна
  • город
  • № договора
  • дата рождения

Необходимо создать точно такие же поля в карточке клиентов. Как это сделать:

  1. Заходим в OkoCRM, на левой панели кликаем «Контакты», жмем трехточечное меню в правом верхнем углу и выбираете «Настройка полей».
  2. Откроется окно. В нем добавляем поля с названиями точь-в-точь как в таблице. Для этого жмем кнопку «Создать поле», указываем название и выбираем тип поля.
  3. После того как все поля созданы, сохраняем настройки. Получиться должно что-то вроде этого.

Окно настройки полей в OkoCRM.

Подготовка и проверка таблицы. Теперь надо еще раз проверить таблицу. Во-первых, данные из разных категорий должны находиться в разных ячейках таблицы. Вот пример, как быть не должно.

Антипример таблицы для импорта: в категорию «Телефоны» попали и номера, и почтовые адреса клиентов.

Во-вторых, надо проверить формат файла. OkoCRM поддерживает .xls, .xlsx, .csv. Если формат табличного файла отличается, надо его изменить — просто сохранить с другим расширением.

В-третьих, важно, чтобы размер файла на превышал 50 Mб или 5000 строк. Если файл тяжелее, разбейте его на два и импортируйте каждый по отдельности.

Если таблица тяжелая, разбейте ее на 2-3 отдельных файла и импортируйте поочередно.

Также необходимо, чтобы клиентская база была расположена на первом листе таблицы — данные с остальных листов импортироваться не будет. Также не будут импортироваться строки с одинаковыми данными.

Импорт. Открываем OkoCRM, на панели навигации нажимаем «Контакты», кликаем трехточечное меню и выбираем в выпадающем меню «Импорт данных». Нажимаем на импорт из Excel.

Для импорта базы из Excel жмем первый вариант.

Далее нажимаем кнопку «Выбрать файл» и прикрепляем таблицу с клиентами. OkoCRM обработает файл и предложит к каждой ячейке выбрать поле карточки клиента. Сделайте это, и начинайте импорт.

В случае, если все было сделано правильно, OkoCRM сообщит, сколько контактов было импортировано. 

О результатах импорта OkoCRM сообщит в отдельном окне.

Как происходит импорт

Через внутренние алгоритмы CRM. Система сопоставляет поля из файла Excel с соответствующими полями в карточках клиентов и проверяет переносимые данные на наличие ошибок, например:

  • неправильное название
  • неправильный формат
  • дубликаты данных

После успешной проверки данных пользователь завершает процесс импорта. CRM создает новые карточки клиентов на основе полученных данных.

Не теряйте заявки
OkoCRM собирает обращения из всех каналов, по которым приходят клиенты: сайт, соцсети, мессенджеры, телефония. Все чаты внутри одного окна.
Подробности

Добавление доступов

Рядовым менеджерам можно запретить выполнять импорт данных и оставить доступ к функции администратору системы, руководителю отдела продаж или директору. Делается это через настройки безопасности.

Вот как это происходит в OkoCRM:

1. Открываем систему, кликаете «Настройки», переходим в раздел «Пользователи» и жмем на вкладку «Права доступа».

2. Листаем настройки до раздела «Импорт данных». 

3. Выставляем тумблеры: активируем их напротив групп пользователей, которым хотим предоставить доступ к импорту, и деактивируем напротив группы, которой хотим запретить.

Правила поиска дубликатов

Когда база импортирована в CRM, не лишним проверить ее на дубли. Дубли — это карточки контактов с одинаковыми данными. Из-за них возникает путаница в работе продавцов. Например, два менеджера общаются с одним клиентом, отправляют ему разные торговые предложения или рассылки.

В OkoCRM проверить базу на дубли проще некуда. Необходимо:

  1. Перейти в раздел «Контакты»
  2. Нажать трёхточечное меню в правом верхнем углу
  3. Выбрать «Поиск дублей»

Далее поиск и удаление дублей будет выполнено автоматически в фоновом режиме. OkoCRM сообщит о результатах своей работы в отдельном окне.

Если дубли найдены и удалены, вы увидите соответствующее сообщение. Если дублей нет, система напишет об этом.

Подведем итоги

  1. После перехода на CRM, базу контактов из Excel можно импортировать. Однако, чтобы импорт прошел без ошибок и потерь данных, выполните подготовительную работу
  2. Первым делом создайте поля в карточках клиентов с теми же названиями, что ячейки в таблице. Дальше проверьте, чтобы в Excel разные данные не хранились в одной категории ячеек, а вся база была на первом листе таблицы
  3. После импорта проверьте, чтобы в базе не оказались дубли. Также можно раздать права доступа на управление импортом избранной группе пользователей — например, РОПам или администраторам CRM

OkoCRM в Telegram
Подпишитесь на наш канал. Там полезные инструменты продаж и новости команды OkoCRM.
Перейти в канал OkoCRM
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен