Заявки, которые приходят на почту, имеют свойство теряться, а переносить инфу из емейла в CRM — целое дело. Оптимизировать работу с обращениями поможет интеграция Яндекс.Почты и CRM-системы.
Один раз настроил, а потом ведешь всю переписку прямо из ЦРМ-системы сразу со всех аккаунтов. Если пришло письмо, в два клика можно создать контакт или сделку. Ни одна заявка не потеряется, а обработка входящих писем будет занимать в разы меньше времени.
Преимущества интеграции Яндекс.Почты и OkoCRM
Если коротко — подключение почтового сервиса к OkoCRM работает как агрегатор почтовых ящиков. Система собирает все емейлы в одном интерфейсе, сортирует их по клиентам, позволяет в одно нажатие создавать сделки и карточки клиентов, показывает историю переписки с клиентом. Все, на что вы раньше тратили 30 минут, будет происходить мгновенно и автоматически.
Вся почта в одном окне
Задача. Мы посчитали, что при потоке писем выше среднего, менеджер тратит на их просмотр, сортировку и обработку примерно 40 минут в день. Ничего критичного, просто 8% рабочего времени уходит на просто разбор писем. А могли бы уходить на продажи. Чтобы исправить ситуацию и сильно сократить время на обработку писем, мы разработали модуль подключения Яндекс.Почты к OkoCRM.
Решение. Если интегрировать почтовый сервис в нашу систему, все письма из клиента Yandex даже из нескольких аккаунтов будут накапливаться в едином модуле OkoCRM. Это похоже на обычный почтовый клиент, только в нашей системе. Весь прикол в том, что вы можете подключить туда не один, а сколько угодно почтовых ящиков и сколько угодно почтовых серверов. Менеджеру не нужно сначала просматривать один ящик, потом другой, потом третий. Все письма автоматически попадут в единое окно ЦРМ и точно не будут потеряны.
Почтовый модуль в OkoCRM накапливает письма из разных почтовых ящиков в одном окне. Не нужно переключаться между сервисами, чтобы просмотреть и отсортировать почту.
История общения с клиентом в CRM
Задача. Бывает, нужно срочно отправить важному клиенту договор о поставке. Или накладную. Или нужно срочно найти счет-фактуру, потому что приехала налоговая с проверкой. Открываешь почту, а там гора писем и переписок — где найти нужную? Стараешься вспомнить дату отправки / получения, смотришь разные папки, но везде неудача. Да, письма имеют свойства теряться. Но только не в CRM-системе.
Решение. Мы сделали так, чтобы система автоматически сортировала все письма от клиентов и сама подтягивает их в клиентскую карточку. Если в карточке клиента есть емейл, и на этот емейл отправляется письмо (или наоборот, приходит входящее), система автоматически отображает его в карточке. Сотрудникам не придется запоминать даты, папки, названия почтовых ящиков, чтобы найти нужное письмо. Достаточно просто найти карточку клиента или сделки — все письма будут там. И не только письма. :)
Там же:
- переписка в мессенджерах
- входящие и исходящие смс-рассылки
- звонки по телефонии
- история сделок
- заявки с сайта
- заметки менеджера
- полная история сделок и других взаимодействий
Все входящие и исходящие емейлы хранятся в карточке клиента до момента, пока вы их не удалите или не удалите саму карточку. Чтобы отправлять письма клиентам, не нужно переходить в почтовый сервис — пишите прямо из карточки в одно нажатие, мы разместили специальную кнопку.
Использование шаблонов
Задача. Наши менеджеры постоянно отправляют клиентам письма. Много, очень много писем. Часто одинаковых. Однажды мы заметили, что некоторые менеджеры заготовили себе шаблоны для отправки типовых писем — чтобы упростить себе работу и сэкономить время на подготовке писем. Оказалось, что на подготовку одного письма уходит 7–10 минут, а с шаблоном — 1–2 минуты, и это время уходит на подстановку в шаблон персональных данных клиента. И тут нас осенило — работу с шаблонами можно автоматизировать и делать отправки мгновенно.
Решение. Мы придумали систему макросов. Это такие переменные, которые вставляешь в шаблон, а вместо них система автоматически подставляет данные клиента из его карточки. Получается так: один раз готовишь шаблон → добавляешь в него макросов → получаешь каждый раз персонализированное письмо. И что самое главное, на отправку одного письма по шаблону уходит секунд 10. Нажал «Отправить письмо» → выбрал шаблон → готово.
Когда это полезно. Сейчас мы наштамповали шаблонов на любой случай жизни — менеджеры сказали спасибо. Начать стоит с разработки шаблонов для наиболее распространенных писем. Допустим, если вы информируете клиентов электронными письмами об изменении в статусе заказа, выставляете счета или отвечаете на заявки на сайте. Короче: это полезно всегда, когда вы отправляете клиентам одинаковые письма.
Вот один из примеров наших шаблонов — используем для автоматического прогрева клиентов. Присылаем это письмо, когда видим, что человек зарегистрировался, но давно не заходит в систему.
| Шаблон | Письмо, которое получает клиент |
| Здравствуйте, {{cf_16}}.
Вы давно не заходили в систему OkoCRM, поэтому мы предоставляем вам дополнительно 14 дней бесплатной версии. Ссылка на Ваш аккаунт OkoCRM: {{cf_171}} Логин: {{cf_158}} Наш телефон работает с 8:00 до 22:00, по любым вопросам звоните {{cf_63}}, меня зовут [[cf_123]] | Здравствуйте, Александр Петрович.
Вы давно не заходили в систему OkoCRM, поэтому мы предоставляем вам дополнительно 14 дней бесплатной версии. Ссылка на Ваш аккаунт OkoCRM: okocrm.com/k89222645924 Логин: business22 Наш телефон работает с 8:00 до 22:00, по любым вопросам звоните 8-3852-77-18-54, меня зовут Илья |
Настроить новый шаблон несложно. Заходим в настройки → шаблоны → шаблоны для емейл-писем. Пишем универсальный текст, добавляем макросов и готово.
Отправить шаблон еще проще. В карточке клиента нажимаем «Отправить письмо» → выбираем шаблон → отправляем письмо.
Запуск триггерных рассылок
Задача. В одном из наших проектов бизнес-модель предполагает информирование клиентов об изменениях в сделке при попадании клиента на определенный этап воронки. Когда клиентов было немного, менеджеры вручную рассылали уведомления. Когда клиентская база выросла и количество сервисных отправок за день перевалило за сотню, писать письма вручную стало сложно и долго. Тогда мы придумали триггерные рассылки, внедрили их в OkoCRM и связали с Яндекс.Почтой.
Решение. Работает так: клиент попадает на определенный этап воронки → срабатывает триггер → контакт клиента отправляется в список для массовой рассылки в Юнисендер (сервис емейл-рассылок и просто наши друзья) → Юнисендер делает отправку по базе с нашего емейл-адреса в Яндекс.Почте.
Допустим, у нас сервисный центр бытовой техники. Каждый раз, когда мы находим неисправности в технике, уведомляем клиентов о сумме и сроках ремонта в шаблонной рассылке. Чтобы автоматизировать этот процесс, мы переводим клиента на новый этап воронки в OkoCRM, а он автоматически попадает в нужный нам список рассылки в Unisender.
Эту же механику можно использовать для рассылок иного характера. Главное — выбрать триггер — правило и условие, при котором котором система отправит контакты клиента в списки для рассылок. Например, можно придумать правило, при котором человек будет автоматически попадать в список прогревающей рассылки после регистрации на сайте. Или рассылки для удержания клиента, если он долго не заходил в сервис. Правила, условия и метрики ограничиваются лишь вашей фантазией. А начать стоит с интеграции Яндекс.Почты и СРМ-системы.
Карточка сделки в OkoCRM. Как только менеджер переведет ее на триггерный этап в воронке, система автоматически отправит контакты клиента в список для рассылки триггерных писем.
Создание сделок прямо из письма
Задача. Раньше у нас не было CRM-системы. Когда приходило новое письмо от клиента с заявкой, менеджер вручную переносил инфу в эксель-таблицу — вписывал телефон, адрес, имя, делал пометки, описывал суть заказа. Так хардкорно мы вели учет сделок. Когда сделок стало больше, вручную переносить инфу в табличку стало сложно и долго. И тогда мы придумали OkoCRM, а в ней реализовали функцию создания сделки в одно нажатие прямо из письма.
Решение. Создавать сделки никогда не было так просто. Представьте, в компанию приходит письмо, OkoCRM присылает менеджеру уведомление.Сотрудник открывает его, выявляет из содержания потребность и сразу может создать сделку одним нажатием. Система автоматически подтянет в карточку сделки данные о клиенте, отобразит историю переписки с ним. Позже сможем откорректировать этап, сменить ответственных, закрыть сделку, предпринять иные шаги. Но не будем переносить данные вручную. :)
Система автоматически создаст новую сделку, стоит только нажать.
Позже вам будет проще видеть письма по сделке в общей массе писем. Система обозначит их специальным тегом с названием сделки. Мелочь, а как удобно!
А еще…
- автоматизация действий с письмами
- аналитика по открываемости и доставке при подключении к сервису рассылок
- возможность совершения массовых действий с письмами — пометить как прочитанное, удалить, переместить в другую папку, пометить как спам
- мгновенная обработка входящих лидов
- автоотправки при выполнении триггерных условий
- использование шаблонов для емейл-подписей и т.д.
Инструкция по подключению Яндекс.Почты к OkoCRM
Тут ничего сложного. Мы уже настроили все модули, вам необходимо лишь интегрировать в систему свой аккаунт. Вот как это сделать:
- Включаем IMAP-протокол. По этому протоколу осуществляется доступ CRM-системы к электронной почте. Включить его нужно в настройках Яндекс.Почты. Заходим в настройки почты, значок ⛭ → «Все настройки» → «Почтовые программы» → ставим галочку возле «Разрешить доступ… по протоколу IMAP» → сохраняем изменения. Теперь почтовый клиент готов к интеграции.
Интерфейс настроек Яндекс.Почты. Включаем IMAP-протокол для настройки интеграции и двигаемся дальше. - Добавляем электронный ящик в OkoCRM. Для писем по емейл мы создали специальный раздел «Почта». Работать в нем так же просто, как и в обычном почтовом клиенте. А добавить ящик еще проще. Жмем «Добавить ящик» → вводим адрес → проходим авторизацию → готово.
Подключение почтового ящика в 4 нажатия. Не нужно заморачиваться и искать программистов Проходишь авторизацию и готово. - Настраиваем доступы. Финальная настройка — выбор уровня доступа. Есть два варианта: можно подключить корпоративный или персональный ящики. К первому доступ получит каждый член команды, ко второму — только те пользователи, которых выберите.
Если выбрать персональный почтовый ящик, доступ к нему получат только те пользователи системы, которым будет выдан доступ.
В завершение можно нажать «Проверить подключение» — система протестирует корректность настройки. Еще какое-то время потребуется для синхронизации и загрузки входящих и исходящих в OkoCRM. Но в целом уже можно работать.
Коротко про интеграцию Яндекс.Почты и OkoCRM
- Подключение почтового сервиса и CRM-системы помогает усилить эффект от использования этих бизнес-инструментов. Если интегрировать Яндекс.Почту в OkoCRM, вы сможете получать и отправлять письма прямо из интерфейса ЦРМ-системы. Вы сможете объединить в одном интерфейсе сразу несколько почтовых ящиков или даже несколько почтовых серверов
- На этом преимущества не заканчиваются. Интеграция двух сервисов позволяет собрать в одном месте полную историю переписки с клиентами, запустить на них триггерные рассылки через воронку, в одно нажатие создавать сделки или использовать универсальные шаблоны емейл-писем. Автоматизация позволяет многократно сократить срок обработки сообщений
- Подключить сервисы просто. Достаточно добавить нужный ящик и пройти авторизация в Яндекс.Почте из под OkoCRM. Искать айтишника и кому-то платить не нужно, все бесплатно
- Обратите внимание, что далеко не каждая CRM-система предлагает готовые интеграции с Яндекс.Почтой. Обычно такой функционал есть только у крупных систем. Вот, смотрите
| AmoCRM | OkoCRM | Битрикс24 | Пачка | RetailCRM | |
| Интеграция с Яндекс.Почтой | есть | есть | есть | нет | есть |
