Собрался уехать за границу, а бизнес оставляю в России. Что делать?

Закон не запрещает предпринимателям жить за границей, а зарабатывать в России. Но есть нюансы с налогами, банковскими счетами и отчетностью. Если не разобраться, можно попасть на штраф, либо просто споткнуться на какой-нибудь формальности. Я составила чек-лист для тех, кто в эмиграции или планирует уехать, а бизнес продолжить вести дома.

За долги могут не выпустить из России. Но это касается только ИП. Директор или учредитель ООО может выехать, даже когда у фирмы долгов на миллион.

Важно: если у ИП долг, это еще не значит, что заграницу нельзя. Речь про долги по судебному решению с ограничением на выезд от приставов. Должнику должны прислать исполнительный лист и постановление из ФССП. Если условный предприниматель не оплатил коммуналку в арендуемом помещении, квитанция еще не означает, что за границу не выехать.

Ограничения на выезд регулируются ст. 67 Закона об исполнительном производстве. Вот какие условия там описаны:

1. Если с ИП надо взыскать от 10 000 ₽ за алименты, возмещение вреда имущества или здоровья, ущерб имущества или моральный вред
2. Если долг неимущественного характера. То есть по исполнительному документу ИП обязан совершить какие-то действия: снести незаконно установленный ларек, снять баннеры с рекламного щита, убрать с тротуара летнюю веранду
3. Если с ИП взыскивают по суду 30 000+ ₽ за что угодно
4. Если долг выше 10 000 ₽ и после того, как дело перешло к судебному приставу, предприниматель не выплатил долг в течение двух месяцев

Долг ограничивает право на выезд, только если его признал суд, а приставы вынесли постановление об этом.

Долги можно проверить заранее, тогда сюрпризов на границе или в аэропорту не будет:

• Через Госуслуги. Авторизуетесь на портале, переходите в «Каталог услуг», «Судебная задолженность». Смотрите, есть ли там долги
• Через Банк данных исполнительных производств. Долги ищите по номеру производства или фамилии должника
• Через Личный кабинет налогоплательщика, если у ИП долги по налогам

Неоплаченные долги надо погасить. Если не полностью, хотя бы частично, чтобы сумма стала меньше 10 000 ₽. После приставы должны снять запрет на выезд. По закону все должно происходить мгновенно, но на практике занимает 2-3 дня. А может и неделю. Лучше заранее уточнить в ФССП.

ЭЦП нужен, чтобы подписывать документы удаленно. Иначе счета-фактуры, акты приема-передачи, договоры придется подписывать рукой, а оригиналы пересылать по почте. Это долго, дорого и незачем.

Если подпись получаете впервые, необходимо оформить ее до отъезда из страны. Посторонний не сможет получить ЭЦП даже по доверенности. А если подпись уже есть и выдавали ее в ФНС, продлить можно удаленно.

Как получит ЭЦП в России. C 1 января 2022 года ЭЦП бесплатно выдает ФНС. Для этого надо:

1. Купить USB-токен. Это специальная флешка, на которую запишут цифровой код подписи. Подойдет не любая, а с сертификатом соответствия. Приобрести можно в одном из удостоверяющих центров, либо в интернет-магазине, но тогда запрашивайте у продавца сертификат
2. Подать заявление в ФНС. Либо онлайн через Личный кабинет налогоплательщика, либо в отделении. Если в отделении, понадобится СНИЛС, паспорт, ИНН и USB-токен — на него сразу запишут цифровой код
3. Записаться на прием в налоговую, если заявление было подано онлайн. Понадобится паспорт и USB-токен

Документы подписываются ЭЦП через специальную программу. Покупать лицензию ПО не нужно, если ЭЦП получали в ФНС. Тогда бесплатно скачиваете КриптоПро CSP или ViPNet PKI Client на сайте Налоговой службы.

Получить ЭЦП можно через «помощников» налоговой — доверенных лиц. Список указан на сайте. Процедура получения такая же, но есть момент — придется платить за софт.

Минус получения ЭЦП через доверенных лиц — необходимость покупать ПО для подписания документов.

Как продлить ЭЦП. ЭЦП выдается на 12 месяцев, потом ее надо перевыпускать. Это делают заранее. Если срок действия подписи закончился, перевыпустить ее нельзя. Придется получать новую уже в России.

Перевыпустить подпись можно удаленно через Личный кабинет юридического лица, либо ИП. Схема такая:

1. Выбираете на сайте ФНС пункт «Перевыпустить сертификат электронной подписи»
2. Подписываете действующим сертификатом заявление на выпуск новой подписи
3. Когда заявление проверит ФНС, в личном кабинете направляете «Запрос на изготовление нового сертификата». Скачиваете сертификат и сохраняете его на USB-токен — новый или имеющийся

Новый сертификат будет действителен снова 12 месяцев.

Доверенность нужна, чтобы кто-то другой мог представлять ваши интересы: сдавать отчетность, давать ответы фондам и банкам, решать вопросы в суде и налоговой. Доверенность выдается на кого угодно: зама, главбуха, тестя, друга или на всех сразу — тут решаете сами.

Если это ИП, он оформляет доверенность на ведение дел как ИП и распоряжение собственным имуществом. Тут есть нюанс: все, что ИП крутит в бизнесе, то же является и его собственным имуществом. Поэтому в доверенности надо поручить представителю управление и распоряжение всем своим имуществом. Или перечислить его конкретные виды.

Участнику общества проще. Он сам не управляет бизнесом, а только голосует на собраниях. На это и выдается доверенность.

Если у ООО один участник и он же директор, это сложнее всего. В доверенности надо перечислить полномочия как единоличного исполнительного органа, так и учредителя. Что конкретно написать в доверенности лучше уточнить у нотариуса.

Чтобы получить доверенность:

1. Идете к нотариусу и вместе решаете, какие полномочия дать представителю
2. Заверяете доверенность у нотариуса, если представитель будет взаимодействовать с налоговой, открывать и распоряжаться счетами в банке, совершать сделки, регистрировать права

Вообще в интернетах пишут, что кое-когда доверенности можно не заверять. Лучше так не делать. Условный работник почты или контрагент может отказаться выдавать документы или подписывать договор с представителем.

Нотариальная доверенность стоит недорого, а в случае чего ее всегда можно отозвать.

Так выглядит доверенность от имени ИП.

Через ЭЦП. С ЭЦП сдавать отчетность в ФНС, ПФР и ФСС можно удаленно. Конкретно в налоговую можно через:

• интернет-сайт ФНС
• оператора ЭДО
• сервисы онлайн-бухгалтерии

В ПФР — через оператора ЭДО. В ФСС — через интернет-портал.

Через представителя. Сдать отчетность и подать в налоговую документы может представитель ИП с доверенностью. Нужно только предоставить доверенность на право выполнять определенные действия в соответствующий орган, чтобы там ее зарегистрировали.

Распределите задачи. Когда предприниматель в офисе, то распределяет задачи, контролирует сроки и нагрузку сотрудников. Но в отъезде это трудно. Коллеги могут перебрасывать задачи друг другу, а ИП об этом даже не узнает.

Выход — описать основные бизнес-процессы и за каждый назначить ответственного. В этом поможет CRM-система. Пусть один менеджер отвечает за продажи, другой — за маркетинг, третий — за закупки. А лучше — пусть у каждого будут свои задачи из каждого процесса.

Для каждого подготовьте список обязанностей, функции и должностные инструкции. Можно в простой таблице. Например, вот так.

Оформите должностные инструкции и раздайте сотрудникам. Теперь им ясно, кто за что отвечает.

Если используете CRM, присвойте менеджерам роли. Так удобно ставить задачи: можете сразу назначать исполнителя согласно его роли, а не рыться в списке всех сотрудников.

В OkoCRM можно создавать роли, присваивать, а если надо — менять после того, как роль присвоена.

Разработайте чек-листы. Чтобы бизнес работал даже в случае непредвиденных ситуаций, используйте чек-листы. Оформите обучающие материалы для новичков, скрипты продаж для менеджеров. Еще можно дать рекомендации, что делать, если, например, на пороге налоговая с проверкой.

Короткие инструкции в виде чек-листов можно ставить менеджерам прямо в CRM. Например, в OkoCRM, в разделе «Проекты», можно поставить задачу исполнителю, а выполнение разбить на шаги — короткие инструкции.

Чек-листы в «Проектах» OkoCRM разбивают сложные задачи на простые. Исполнителям легче и понятнее, как их выполнить.

Используйте системы автоматизации. Это программы, которые выполняют часть рутинной работы без участия менеджеров. Все происходит через алгоритмы. Не нужно контролировать процесс работы, а только результат.

Существуют разные системы:

• HRM-системы для кадровых вопросов. Автоматически размещают вакансии, отслеживают количество откликов, обучают новых сотрудников, задают KPI и отслеживают, выполняются ли они менеджерами. Пример — HRBOX.
• CRM-системы. Помогают управлять продажами: автоматически ставят задачи сотрудникам, отмечают, как клиенты приходят к покупке, собирают данные о клиентах, отправляют смс и почтовые рассылки по базам. Пример — OkoCRM.
• Планировщики. Автоматически ставят задачи, следят, кто из сотрудников над чем трудится, присылают уведомления о статусе задачи. В OkoCRM такой есть прямо в системе

Бывает, что предприниматель оставил бизнес в России, уехал за границу, а потом решил закрыться. В случае с ИП необязательно даже возвращаться в РФ — все можно сделать удаленно:

• Если есть ЭЦП. Подаете заявление на сайте ФНС и подписываете его электронной подписью. Либо проделайте все то же самое на Госуслугах
• Если нет ЭЦП, а загранник старого образца. Заявление подаете через ФНС, а документы на закрытие направляете по почте письмом с объявленной ценностью и описью вложения. Далее документы в ФНС по доверенности передает представитель
• Если нет ЭЦП, а загранник нового образца. Само заявление на закрытие подаете на сайте ФНС. А через приложение «Госключ» запрашиваете выпуск электронной подписи для закрытия ИП

В период частичной мобилизации, о которой Президент Российской Федерации объявил 21 сентября 2022 года, можно закрыть ИП удаленно вообще без электронной подписи (ФНС России от 07.10.2022 N КВ-4-14/13416). Нужно только приложить к заявлению скан или фото страниц документа, удостоверяющего личность, и селфи с этим документом.

В период частичной мобилизации закрытие ИП стало еще проще, но, возможно, скоро эти правила перестанут действовать.

С ООО так просто не получится. Ликвидировать предприятие — целое дело. Это тоже можно сделать из-за границы, если в России есть доверенное лицо. Но сама процедура сильно сложнее и заслуживает на отдельную статью. Скоро напишем.