Когда продажи штормит, а расходы не удаётся покрыть за счёт выручки, предприниматели оптимизируют бюджет. Чтобы вы могли устоять в тяжёлое время, мы подготовили пошаговую инструкцию, как сократить расходы бизнеса и не отказываться от самого важного.
А чтобы тяжёлые времена не наступали, клиентская база и сделки были в порядке, используйте OkoCRM. Когда всё плохо, система не спасёт. Зато поможет кратно вырасти в выручке и не доводить до кризиса.
Классификация затрат
Эффективные и неэффективные
✔️Эффективные — те, которые нужны для производства и продаж. Это деньги, которые потратили на рекламу, закупку, зарплаты и внедрение CRM-системы. Такие расходы нельзя резать вот прямо сразу — они прямо влияют на репутацию и результаты. Например, если сэкономить на оборудовании, вырастет процент брака.
❌Неэффективные — те, которые приносят убытки. Поставили партию с браком — это неэффективные расходы, потому что заказчик попросит возврат. Их нужно сокращать: уменьшать количество брака за счёт системы качества или лучше контролировать склад — чтобы там были повнимательнее при приёмке с производства.
Релевантные и нерелевантные
✔️Релевантные. Допустим, решили меньше вкладывать в рекламу — расходы снизились, всё ок.
❌Нерелевантные. Допустим, решили меньше платить за коммуналку, пошли в управляющую комманию, а там покрутили пальцем у виска, мол, платите по счётчику. Эти расходы нерелевантные, потому что на них нельзя прямо повлиять. Зато, например, можно снизить потребление — тогда они станут релевантными.
Постоянные и переменные
Постоянные не зависят от того, сколько будет продаж в этом месяце или сколько новых клиентов придёт. За аренду нужно заплатить 50 000 ₽ в любом случае — это постоянные траты. Зарплаты сотрудников на ставке, имущественные налоги, содержание офиса — тоже.
Переменные зависят от мощности, с которой вы работаете. Допустим, в июне фабрика закупила 1 тонну дерева и сделала 500 шкафов, а в июле уже 2 тонны и сделала 1000 шкафов. На сырьё потратили разные суммы, это переменные затраты. Расходы на логистику, налоги, зарплаты сдельщикам — тоже.
Основные расходы бизнеса
Аренда помещения
Сокращение бизнес расходов можно начать с уменьшения стоимости аренды. Например, переехать в помещение с более низким ценником или перевести часть сотрудников на удалёнку.
Сотрудники офиса и отдел продаж могут работать из дома. Если нужны личные встречи с клиентами, можно оставить 2–3 человека в офисе, снять для них небольшое помещение. А остальных перевести на дистанционку: меньше заплатите за аренду и коммунальные услуги.
Управленческие расходы, ФОТ
Тут сходу режут премии и бонусы. Но есть риск: отдел продаж без премии может оставить без прибыли всю компанию. Возможно, есть другие статьи расходов, которые можно урезать.
Лучше придумать, как срезать фонд оплаты труда. Например, сейчас выгодно сотрудничать с самозанятыми: они сами платят налоги и работают удалённо. Подумайте, кого из сотрудников можно заменить самозанятым.
Ещё хорошо бы оптимизировать расходы на командировки. Допустим, перестать ездить на выставки, а встречи с клиентами проводить онлайн.
Затраты на производство
Есть минимум 3 способа сократить производственные расходы.
1. Изменить систему оплаты. Если сотрудники работают на фиксированном окладе, им нет смысла стараться сделать больше товаров за одну смену. Петровичу всё равно 12 или 15 стульев он соберёт за день, главное заплатят 45 000 ₽ в месяц. Если сделать план и премию за его перевыполнение, Петрович будет работать быстрее. На фабрике соберут 1500 стульев за месяц вместо 1200.
2. Автоматизировать производство. Это про модернизацию производства. Представьте: купили автостанок для производства гибкого камня за 300 000 ₽, а он работает как три человека с зарплатой 50 000 ₽. Новое оборудование отобьётся за 2 месяца, а ежемесячная экономия — 150 000 ₽ на зарплатах.
3. Снизить расходы сырья, электроэнергии, топлива. Энергосберегающее оборудование поможет экономить электроэнергию, а контроль сырья — экономить деньги на его покупке.
Бывает так: выдали рабочим тонну гипса, должны были получить 200 плиток камня, а на выходе всего 150. Где гипс? Могли украсть или перебрать с пропорциями. Тут нужен учёт материалов и готовой продукции.
Контроль качества
Чтобы сократить брак, нужно внедрять контроль качества на каждом этапе производства продукции. При получении материалов проверять их, если они не соответствуют нормам — делать возврат. Дальше на каждом этапе оценивать качество и на выходе утилизировать брак, а не пытаться его продать: возвраты и испорченная репутация — тоже расходы.
Отличный метод продажи брака. Ребятам хорошо, они отбивают себестоимость. Покупателям тоже хорошо, они покупают товар дешевле.
Закупки
Чтобы меньше тратить на закупку, сокращают количество поставщиков и выбирают самых выгодных, договариваются про дисконт. Новых поставщиков можно искать на сайтах ОптЛист, Поставщики.ру, Авито, Юла.
Чтобы контролировать остатки, обычно ставят товароучётные программы. Это поможет вовремя заказывать новые партии товара и быстрее их распродавать. В программах можно спрогнозировать спрос, чтобы заказать популярный товар, а не тот, который месяцами будет лежать на складе.
Внешняя логистика
Иногда можно снизить расходы на доставку товара до магазина или покупателя. Например, в интернет-магазине техники товары с ценником выше 15 000 ₽ доставляют бесплатно. Возможно, отказ от такого маркетинга снизит продажи, зато переложит стоимость доставки на покупателя. Такие гипотезы надо тестировать.
Внутренняя логистика
Это расходы на доставку товара или материалов до склада, перевозки по торговым точкам. Допустим, компания перевозит товар фурами из Китая в Россию, стоимость перевозки — 58 руб/кг. Товар возят фурами вместительностью 8 тонн, обычно таких фуры заказывают сразу 3. Компания тратит 1 392 000 ₽ за доставку одной партии товара.
Этот же товар можно доставлять с помощью ЖД транспорта. Цена ниже — 50 руб/кг. За партию получится 1 200 000 ₽. Экономия 192 000 ₽ на одной партии, только его везут на неделю дольше. Если заказывать товар с запасом, получится сэкономить.
Реклама, маркетинг
Уменьшать расходы на маркетинг нужно аккуратно, чтобы не потерять клиентов. Представьте: отключили рекламу в соцсетях, оставили только контекстную, а поток заявок уменьшился в 2 раза. Так не ок. Сначала нужно провести анализ: какие рекламные кампании приводят клиентов и сколько.
Анализировать рекламные каналы и кампании удобно в OkoCRM с помощью UTM-меток. Для этого делаем уникальную ссылку для каждой рекламы и смотрим статистику в CRM-системе. Она покажет, сколько человек пришло по рекламе в ВК, сколько по контекстной, сколько из Фейсбука и Телеграм.
Допустим, в аналитике видим: из Фейсбука приходит 10 заявок в месяц, 100 из ВК, 250 из Телеграм. Тогда понятно — нет смысла вкладывать деньги в рекламу на Фейсбуке, её можно отключить и сэкономить деньги не теряя клиентов.
Вот так в карточке сделки в OkoCRM по UTM-метке видно: клиент пришёл из ВК.
А ещё в OkoCRM проще вести документооборот, справляться с рутиной и улучшать клиентский сервис.
Другие расходы
Несколько примеров:
- Руководитель салона красоты покупает обучение: как вести бизнес, выбирать мастеров и привлекать клиентов
- Рекламное агентство брендирует канцелярию для повышения узнаваемости
- В кризис компания нанимает бизнес-консультанта
От такого, кажется, можно отказаться без особого ущерба для компании.
Пошаговая инструкция по снижению расходов
Рассказываю, как провести снижение расходов бизнеса за 5 шагов с помощью одной таблицы.
Шаг 1. Сбор информации по всем расходам бизнеса
Нужно собрать все расходы за последние 6 месяцев. Данные можно брать из CRM-систем, сервисов учёта, Excel. Важно найти не только крупные затраты на поставщиков, аренду, зарплаты, рекламу, но и мелкие: установка онлайн-кассы, такси для руководителя, печеньки в офис. Если такой учёт никто не ведёт, можно запросить в банке выписку по расчётному счёту.
Пример таблицы, в которой учтены все траты.
Шаг 2. Группировка расходов
Дальше все расходы группируют. Это можно сделать на отдельном листе в таблице. Например, оплаты поставщикам объединяем в одну группу, зарплаты сотрудникам — в другую.
Не нужно делать графу «Другие расходы» и вписывать в неё всё подряд: такси, аренду, разовую консультацию у маркетолога. Потом запутаетесь, когда нужно будет анализировать. Лучше создать под каждую такую статью отдельную графу: «Такси», «Аренда», «Консультация маркетолога».
Так можно сгруппировать затраты в таблице.
Шаг 3. Разделение расходов по классификации
Теперь расходы нужно разделить на постоянные и временные. Постоянные: аренда, зарплаты сотрудников на ставке, ежемесячные отчисления в банк, оплата услуг с фиксированной стоимостью. Переменные: оплата поставщикам, заправка автомобилей, зарплата сотрудникам со сдельной оплатой.
Делим таблицу на 2 части и вносим все траты с суммами, это важно для следующего шага.
Шаблон таблицы с разделением затрат →
Шаг 4. Анализ крупных и мелких расходов
Нужно выбрать 2–3 самые крупные постоянные и переменные траты. Допустим, в постоянных расходах лидеры реклама, аренда, зарплата офису и продавцам, в переменных — оплата поставщикам, зарплата фрилансерам, логистика.
Выбрали самые крупные траты.
Теперь нужно выбрать затраты поменьше — это все остальные. Например, в постоянных — услуги банка, оплата онлайн касс, в переменных — оборудование, налоги.
Шаг 5. Решения по оптимизации
Сначала по самым крупным расходам, а затем и по остальным нужно сделать анализ:
- Можно ли убрать эти затраты
- Если нельзя, то как сократить
- Если сократить, то насколько
- Что нужно, чтобы снизить расходы на такую сумму
Берём самую большую статью постоянных затрат — рекламу.
- Её нельзя убрать совсем — просядут продажи
- Можно уменьшить расходы, оставить 3 рекламных кампании вместо 5
- Сейчас тратим на рекламу 300 000 ₽ в месяц, нужно сократить до 150 000 ₽ в месяц
- Анализируем рекламные кампании, убираем 2, которые приносят меньше всего заявок
Так делаем по каждой статье расходов.
Подытожим
- Затраты бывают постоянные — не зависят от производства, и переменные, наоборот, зависят. Постоянные: аренда, фиксированные зарплаты сотрудникам, услуги банка. Переменные: логистика, оплаты поставщикам, зарплаты сотрудникам со сдельной оплатой
- Основные расходы бизнеса: аренда, логистика, реклама, закупки, зарплаты, расходы на производство и контроль качества
- Чтобы снизить расходы, внесите в таблицу все расходы за последние 6 месяцев. Сгруппируйте их, разложите на постоянные и переменные. Выделите основные и второстепенные затраты. Проанализируйте каждую графу расходов: можно ли её сократить, насколько и как. Готово — вы прописали путь по сокращению расходов
