Как составить должностную инструкцию в 2025 году

Форма и содержание должностной инструкции не регулируется законом, поэтому составить ее работодателю несложно. Нужно определить основные обязанности сотрудника, описать зону его ответственности сотрудника и критерии оценки его работы. Как оформить должностную инструкцию, читайте в статье — у нас тут все по полочкам.

Должностная инструкция — это документ, который описывает обязанности, ответственность и требования к сотруднику на конкретной позиции. В разных компаниях этот документ может называться по-разному: должностные обязанности, регламент, инструкция и как-то еще. Универсального стандарта для названия и содержания нет.

Зачем нужна должностная инструкция:

• Определяет обязанности — сотрудник знает, что именно от него ожидается.
• Снижает конфликтные ситуации — если возникают споры, можно обратиться к документу.
• Облегчает адаптацию новичков — новые сотрудники быстрее вникают в процессы.
• Помогает в оценке работы — на основе инструкции можно формировать KPI.
• Защищает работодателя — в случае споров можно доказать, какие требования предъявлялись.

Как сделать должностную инструкцию? Главное, следить, чтобы инструкция была четкой и понятной. Без канцелярита, длинных формулировок и размытых требований. Вместо «осуществляет взаимодействие с коллегами в рамках компетенции» — «обменивается с коллегами данными по проекту». Вместо «должен соблюдать нормы трудового законодательства» — конкретные обязанности: «ведет учет рабочего времени, оформляет отпуска».

Чем проще и конкретнее текст, тем легче сотруднику понять, что от него ждут, и тем меньше вопросов у руководства.

Должностные инструкции или регламенты обязательны для государственных служащих, включая сотрудников федеральных министерств, ведомств, муниципальных органов и военных (ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Остальных работодателей закон не обязывает создавать должностные инструкции, но в большинстве случаев это необходимо. Обязанности работника должны быть четко определены, иначе будет бардак. Например, сотрудник может отказываться выполнять часть работы или лезть в задачи коллег.

При этом Роструд считает должностную инструкцию важным инструментом для регулирования трудовых отношений. Якобы она закрепляет основные задачи, требования к квалификации, функционал, права, обязанности и ответственность сотрудника (Письмо от 09.08.2007 № 3042-6-0).

Закон не устанавливает строгих правил, как составить должностную инструкцию. Работодатель сам определяет структуру, названия разделов, их содержание и количество пунктов. Мы рассмотрим стандартный вариант должностной инструкции помощника юриста:

• с общими положениями
• требованиям к работнику
• его основными задачами и должностными обязанностями
• правами работника
• его ответственностью

Общие положения

Это первый основной раздел документа, который содержит базовую информацию о должности. Обычно, он содержит:

• наименование должности сотрудника
• нормативные акты, в соответствии с которыми работник исполняет обязанности
• описание рабочего места
• кому сотрудник подчиняется, кто может его уволить или сделать выговор
• кто из коллег его замещает из-за болезни или во время отпуска
• квалификацию сотрудника — что он должен знать, какими инструментами владеть, в какой области разбираться, по каким ГОСТам работать

Основные задачи и должностные обязанности

Этот раздел объясняет, что именно делает сотрудник, какие результаты от него ждут и как устроена его работа. Чем точнее и понятнее сформулированы обязанности, тем легче сотруднику работать, а работодателю — оценивать результаты его труда.

Как оформить раздел:

1. Описать ключевые задачи, за которые отвечает сотрудник. Что он делает каждый день, какими процессами управляет
2. Указать, по каким критериям оценивается его работа. Какие метрики, показатели или конкретные результаты показывают, что сотрудник реально справляется
3. Прописать, с кем из коллег человек взаимодействует: кому передает информацию, от кого получает, какие документы ведет, в каких системах работает
4. Зафиксировать, за какие ошибки сотрудник отвечает лично, какие решения принимает сам, а что требует согласования с руководством

Права

Этот раздел определяет, что сотрудник может требовать от подчиненных, как взаимодействует с коллегами и когда вправе обращаться к руководству. Четкие формулировки помогают ему лучше понять границы своих возможностей, а руководству — выстроить управление.

Ответственность

В этой части указываю, за что сотрудник отвечает. Обычно, за выполнение своих обязанностей, но иногда за конкретные результаты — например, рост прибыли. Если работник что-то делает не так или не делает вообще, и это вредит компании, предусмотрены санкции. Их также описывают в разделе «Ответственность». Все виды ответственности должны быть четко прописаны и соответствовать действующему законодательству.

Требования к работнику

Сотрудник должен соответствовать определенным квалификационным требованиям, чтобы качественно выполнять свою работу. Эти требования включают образование, опыт, профессиональные навыки и личные качества.

В инструкции могут быть указаны требования к профессиональной подготовке — например, наличие лицензий, сертификатов или дипломов об образовании. Иногда прописывают требования к опыту. Тогда прописывают минимальный стаж в годах, плюс указывают, в каких он должен быть сферах.

Профессиональные стандарты — это обязательные требования к квалификации работников. Если в законах или нормативных актах указано, что для должности нужны определенные знания и опыт, работодатель обязан учесть это при составлении должностной инструкции. Например, в медицине, образовании и транспорте нельзя просто назначить человека на работу — он должен соответствовать профстандарту.

Профстандарты помогают работодателю четко сформулировать требования к сотруднику. В инструкции не будет расплывчатых фраз вроде «высокая квалификация» или «опыт работы приветствуется» — вместо этого указывается конкретное образование, стаж и навыки. Это упрощает поиск сотрудников, снижает кадровые ошибки и делает рабочий процесс эффективнее.

Например, если компания нанимает бухгалтера, инструкция должна учитывать профстандарт «Бухгалтер» (Приказ Минтруда России № 103н). В нем прописано, что для работы нужен диплом по специальности «Экономика» и опыт не менее трёх лет (для главного бухгалтера). Если нанять человека без этой подготовки, могут возникнуть проблемы с законом.

Применение профстандартов делает должностные инструкции точными и понятными. Работодатель получает квалифицированных сотрудников, работники — прозрачные требования, а бизнес — меньше юридических рисков.

Должностная инструкция как документ должна храниться в отделе кадров вместе с другими кадровыми документами, а подписанный экземпляр выдается сотруднику. В некоторых компаниях инструкцию также размещают в корпоративной базе, чтобы всем обеспечить удобный доступ.

Должностную инструкцию можно изменить, если в компании:

• меняются бизнес-процессы
• вводятся новые технологии
• обновляются требования законодательства

Также корректировки вносят, если у сотрудника появляются новые обязанности или расширяются полномочия. Изменения должны быть обоснованными и соответствовать Трудовому кодексу РФ.

Работодатель обязан уведомить сотрудника о новых условиях не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Если работник согласен, он подписывает новую инструкцию. Если не согласен, компания может предложить другую должность или расторгнуть трудовой договор, если изменения принципиальны.

Чтобы избежать конфликтов, инструкция должна быть изначально написана четко и без размытых формулировок. При изменениях важно фиксировать, какие пункты редактируются и по какой причине. Если правки касаются только уточнений без изменения функций, достаточно согласования с сотрудником и внесения исправлений.

При составлении должностной инструкции обычно выползают следующие ошибки.

❌ Неточные формулировки. Задачи и функционал сотрудника, а также процесс оценки результатов работы, нужно описывать конкретно. Так, чтобы при чтении

❌ Дублирование информации. Инструкция — это дополнительный документ, который регулирует трудовые отношения работодателя и сотрудника. Если часть этих взаимоотношений уже прописана в других документах компании или Трудовом кодексе, не нужно повторять их в инструкции.

❌ Дискриминационные положения. Должностная инструкция должна регламентировать только деловые качества работника, а не его пол, возраст или национальность. Финальную версию лучше проверить у юриста.

1. Должностная инструкция — полезный инструмент для организации работы сотрудников. Она помогает четко определить обязанности, полномочия и ответственность, снижает риски конфликтов (хотя закон не обязывает все компании разрабатывать)
2. Вот как разработать должностную инструкцию: текст должен быть конкретным, простым и соответствовать реальным задачам сотрудника. Если работа требует определенной квалификации, необходимо учитывать профессиональные стандарты, чтобы избежать юридических проблем
3. Инструкции не являются статичными — их нужно обновлять при изменении бизнес-процессов, технологий и законодательства. Работодатель обязан согласовывать изменения с сотрудником и соблюдать требования Трудового кодекса