Как в 7 раз сократить цикл сделки для музыкального лейбла: кейс AURA MUSIC

Никита — музыкальный продюсер, который занимался продвижением артистов соло, а в 2022 году вместе с партнёром создал музыкальный лейбл AURA MUSIC. Мы поговорили с Никитой и узнали, как компания находит клиентов и зачем для работы с ними использует OkoCRM.

Если вам тоже нужна CRM-система, чтобы упростить работу с клиентами — регистрируйтесь здесь →

Как создали свой лейбл? Никита — музыкальный продюсер. Изначально сам создал лейбл CYTRIX RECORDS. Работал с артистами, учился запускать релизы, сотрудничал с дистрибьюторами и монетизировал музыкальный контент. Но из-за того, что работал один, было много сложностей. В конце концов Никита выгорел и понял что не может дальше работать один.

Сначала ребята звали своих друзей — музыкальных продюсеров и артистов, те звали своих друзей. Понемногу начала собираться база резидентов лейбла. Ребята вели ВК, потом запустили свой Телеграм-канал. К ним стали приходить ещё больше артистов, каталог вырос до 300 релизов.

С какими музыкальными направлениями работает лейбл? Танцевальная музыка: Deep House, Slap House, Dance Pop, Hypertechno. Электроника, фонк: Brazil, Drift, Crush, Slide, Aggressive.

Лейбл занимается продвижением музыки на Spotify, Яндекс Музыке, ВК и на других площадках. Также ребята распространяют треки на радио, кафе, рестораны — в общественные заведения, где играет музыка. С этого лейбл собирает роялти, выплачивает артистам их процент.

Основной поток клиентов приносит сарафанное радио? И по сарафанке кто-то рекомендует, но и лейбл заманивает понравившихся артистов. Для этого есть Artists and Repertoire менеджеры.

A&R отдел хантит артистов, находит их на разных площадках. Например, просматривает Яндекс Музыку и видит какого-то музыканта, у которого много прослушиваний. Он ищет контакты, пишет ему, предлагает сотрудничество и озвучивает условия. Когда артист согласен, A&R менеджер передаёт его контакты лейблу.

Как лейбл отбирает артистов? В компании реализовани DemoDrop. Суть такая: музыканты присылают треки через Телеграмм-бот → их слушают A&R менеджеры. Они решают, насколько трек потенциально хороший, хитовый, так как лейбл не может продюсировать всех подряд.

Как конкурируете с другими лейблами? У ребят одна из самых низких процентных ставок по отношению к другим лейблам: 70/30, то есть их услуги стоят 30%. Многие работают 50/50, реже — 60/40.

Когда артист начинает сотрудничать с лейблом AURA MUSIC, ему не нужно готовить огромный бюджет, чтобы сделать релиз трека. Основная цель лейбла: подготовить артиста к релизу, чтобы он быстро отбил свои вложения и получил прибыль.

Зачем стали искать CRM? Изначально у лейбла был небольшой поток клиентов, поэтому ребята справлялись без каких-то сервисов. Артисты присылали треки на почту, в группу ВК, в личку. Если трек подходил, с музыкантом заключали договор и запускали весь процесс продюсирования.

По мере роста клиентов ребята столкнулись с проблемами:

• терялись договора, которые хранились в разных папках
• терялись паспортные данные, которые присылали артисты
• могли забыть о дате релиза и приходилось её срочно сдвигать
• артистов много, заполнять все документы вручную долго и сложно

Ребятам стало неудобно работать в таком хаосе и захотелось систематизировать данные. Тогда возникла идея, что нужно искать какую-то CRM-систему.

В итоге в OkoCRM ребята очень чётко выстроили процесс работы с артистами. Например, настроили карточки сделок так, чтобы собрать все нужные данные по релизу ↓

Как используете OkoCRM? OkoCRM помогает упростить работу с клиентами на всех этапах сотрудничества:

1. Ребята собирают заявки через Телеграм-бота. Артист присылает трек → менеджеры тут же его прослушивают и отвечают артисту
2. Предоставляют техническую поддержку через Телеграм-бота. Когда у артиста есть вопросы, он пишет в бота → команда видит запрос и сразу же отвечает. Сообщения не теряются, клиенты быстро получают ответ
3. Работают с документами. Артисты присылают свои паспортные данные → OkoCRM подтягивает их в карточки контакта → алгоритм подставляет данные в шаблоны документов. Так получается автоматически генерировать документы вместо того, чтобы вбивать все данные вручную
4. Делают рассылки. У ребят подключена интеграция с Unisender, они запускают рассылки о новостях лейбла
5. Ведут задачи в разделе «Проекты». Команда ведёт проект «Социальные сети», в котором собирают идеи и контролируют выпуск постов
6. Оповещают о статусе релиза. Когда карточку сделки артиста перемещают по воронке в разделе «Сделки» в OkoCRM, он видит изменение статуса работы. Например, если карточка переехала из колонки «Отгрузка релиза» в колонку «Ожидает выпуск», в Телеграм-боте артист получит оповещение о том, что его релиз в статусе выпуска

А так выглядит автоматизация по воронке: чтобы артист получил уведомление об изменении статуса работы, нужно настроить автоматические сценарии ↓

Какие инструменты больше всего упростили работу с клиентами? У ребят огромное количество документов, и это проблема по нескольким причинам:

• приходится вбивать вручную данные всех клиентов
• данные можно потерять, так как клиенты пишут и в личку, и в бот, и на почту
• документы тоже теряются, так как их сохраняют то в одну папку, то в другую

Поэтому в первую очередь ребята думали над тем, как сделать удобной работу с документами.

Как настраивали OkoCRM под свои бизнес-процессы? Ребята придумали, как доработать OkoCRM, чтобы максимально упростить свою работу. Смысл в том, что для каждого артиста им нужно создавать папку в Google Drive, добавлять туда трек, обложку и табличку с данными артистами. Чтобы не делать это вручную, Никита решил автоматизировать процесс.

Работает интеграция так:

1. Ребята заполняют карточку сделки, вносят данные о релизе
2. Прямо в карточке создают документ — таблицу, шаблон которой уже настроен
3. Алгоритм подтягивает данные из карточки в таблицу
4. Сотрудникам приходит уведомление в Телеграм-бот со ссылкой на Google Drive, где уже лежит эта таблица, а в отдельных папках трек и другие файлы

Как это работает? Никита настроил новую интеграцию по такому принципу: когда в карточке сделки генерируется таблица, в Make отправляется вебхук в сценарий. Выглядит настройка интеграции так ↓

Сценарий принимается, на основе названия сделки алгоритм создаёт папку в Google Drive. Дальше на основе HTTP алгоритм генерирует таблицу из OkoCRM. Дальше идёт инструмент Router, с его помощью распределяют несколько действий по разным каналам.

Вот, что делает Router:

1. В общей папке Google Drive создаёт папку с обычными файлами
2. В общей папке Google Drive создаёт папку с аудиофайлами
3. В общую папку добавляет таблицу с заполненными данными из карточки сделки
4. Отправляет в Телеграм бот ссылку на общую папку в Google Drive

Готово. Такая интеграция сильно упрощает жизнь сотрудникам.

✅Сокращение цикла сделки. Ребята пользуются OkoCRM полгода. Когда настроили все инструменты, заметили, что сократился цикл сделки. Команда оформляет релиз буквально за день. До этого процесс растягивался даже на неделю, потому что было много переписок и постоянно терялись данные и документы. Что-то забывали, искали куда сохранили договор, это отбирало много времени. Не было системы, а в OkoCRM получилось навести порядок.

✅Автоматизация рутины. В OkoCRM много возможностей, которые упрощают работу с клиентами. Можно настроить шаблоны документов и автоматические сценарии, подтянуть данные клиентов и не вбивать их вручную.

✅Улучшение клиентского сервиса. С OkoCRM артисты очень быстро получают ответ. Например, как только они написали в бот, им сразу отвечают. Или хотят что-то уточнить по релизу, быстро получают ответ. Сотрудники не забывают об артистах, как это иногда случалось без CRM-системы.

✅Лёгкость и простота работы. Ребятам нравится, что в OkoCRM не перегруженный интерфейс. В системе легко разобраться, у неё приятный интерфейс и удобное мобильное приложение, также без перегруза.

Сейчас у лейбла AURA MUSIC крутые результаты — релизы, над которыми работает команда в сумме собрали более 100.000.000 прослушиваний. Ребята не хотят останавливаться на достигнутом результате и планируют делать ещё больше релизов.

Команда OkoCRM желает команде лейбла добиться всех поставленных целей и покорить музыкальную индустрию. OkoCRM со своей стороны будет и дальше помогать лейблу автоматизировать работу с клиентами.