Как заключить договор с самозанятым и наладить сотрудничество

Компаниям выгоднее работать с самозанятыми, чем с физлицами, так как не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, сдавать отчеты в налоговую. В статье расскажу, как правильно заключить договор с самозанятым. А еще дам шаблон договора.

Подходит любой договор гражданско-правового характера: подряда или возмездного оказания услуг в свободной форме. Например, ИП нанимает дизайнера для создания сайта. Обязанность дизайнера — сделать сайт, обязанность компании — принять и оплатить работу. Тут подойдет договор подряда.

Договор ГПХ можно составить для сотрудничества двух самозанятых. Например, сайт заказывает не ИП, а самозанятый копирайтер. Он скачивает договор подряда в интернете, подписывает с дизайнером. Все счастливы, налоговая довольна.

Если исполнитель предоставляет несколько видов услуг, можно заключить с ним смешанный договор. Например, если мастер по ремонту техники должен отремонтировать компьютеры и после этого заниматься их техническим обслуживанием.

Самозанятого можно нанимать на проект, чтобы он оказывал услуги определенное время: вел блог, поставлял стройматериалы, делал ремонт. Или заключать договор на разовую работу: сделал сайт, написал статью, доставил груз. Договор можно заключить на день или год, на время работы над проектом. Тут ограничений нет.

Всегда ли нужно заключать договор с самозанятым? Нет, не всегда. Для отчета в налоговую компания может показать чек самозанятого. Но это подходит, если исполнитель делает для фирмы мелкую работу.

Есть еще один вариант — разместить на сайте оферту, то есть предложение заключить договор. Оферта подходит в тех случаях, когда компания часто обращается к самозанятым для оказания одного вида услуг. Например, нанимает специалистов для доставки товаров или перевозки грузов. Чтобы каждый раз не подписывать документы, проще сделать оферту на сайте и добавить галочку «согласен с офертой».

Может ли самозанятый заключать договоры? Да, может. С самозанятым гражданином можно заключить договор ГПХ или оставить на сайте вот такую оферту. Главное чтобы в ней были прописаны все те аспекты, что и в договоре.

Перед подписанием документов советую сделать эти 5 шагов.

Шаг 1. Проверить статус. Самозанятые платят налог на профессиональный доход. Если самозанятый зарегистрирован и платит налоги, рисков нет. Если исполнитель потерял статус, есть риск, что компании придется оплатить налоги за него. Самозанятый теряет статус, если заработает больше лимита — 2,4 млн рублей в год. Или если сам снимется с регистрации.

Чтобы проверить статус, можно попросить у подрядчика справку. Его можно оформить в приложении «Мой налог». Или проверить статус в налоговой по ИНН. Заходим сюда, пишем ИНН исполнителя, выбираем дату.

Чтобы перестраховаться, лучше проверять статус перед каждой оплатой. В договоре надо уточнить, что исполнитель обязан уведомлять о потере статуса самозанятого в течение 1–5 дней. Второй вариант: написать, что исполнитель сам должен оплачивать налоги в случае потери статуса самозанятого.

Тут можно проверить статус исполнителя. Вводим данные. Если самозанятый оформлен, появится надпись «является плательщиком налога на профессиональный доход».

Шаг 2. Прописать основные условия. Стандартно нужно написать, какие услуги должен предоставить исполнитель и в какой срок, расписать обязательства обеих сторон. Важно уточнить, что исполнитель — самозанятый и платит НПД.

Это неправильный шаблон, тут нет места для строчки «зарегистрирован в качестве налогоплательщика НПД».

Тут правильно написали о том, что исполнитель платит НПД.

Шаг 3. Корректно прописать пункт об оплате. В документе не должно быть слова «зарплата». Совсем. Оплату надо назвать вознаграждением. Нельзя указывать периодичность выплат и определенную сумму в месяц, иначе налоговая может превратить договор из гражданско-правового в трудовой. Привет, налоги и отчеты. Поэтому пишем сумму за объем работ: одну перевозку груза, статью в блоге, созданный сайт. Указываем способ расчета и сроки оплаты.

Чтобы договор не переквалифицировали в трудовой, нужно заменить зарплату на вознаграждение, нельзя писать конкретные суммы и даты выплат.

Шаг 4. Написать пункт о форс-мажоре и прекращении сотрудничества с самозанятым. На случай если исполнитель накосячит, добавьте такие пункты:

✔ Исполнитель должен своими силами и за свой счет исправить недостатки, обнаруженные по итогу оказания услуг.

✔ Заказчик может в одностороннем порядке расторгнуть договор, если исполнитель не выполнил обязательства по договору или оказал услуги ненадлежащим образом.

Тут образец договора с самозанятым, в который можно подставить свои данные.

Шаг 5. Сделать приложение. В приложении нужно написать виды услуг, которые предоставляет исполнитель, техническое задание и требования к работам. Если исполнитель сделает работу плохо, это можно будет доказать с помощью требований, которые перечислены в приложении.

Так выглядит приложение. В таблице указываем требования к услугам.

Если исполнитель и заказчик из разных городов, есть 3 варианта как подписать документы удаленно.

Вариант 1. Отсканированная копия документа. Тут есть подвох: электронная версия договора не имеет юридической силы. В таком случае нужно указать в документе, что заказчик и исполнитель признают юридическую силу скана наравне с бумажным вариантом.

Вариант 2. Отправка почтой. Заказчик печатает два экземпляра документа, подписывает, отправляет исполнителю. Исполнитель подписывает и один экземпляр отправляет обратно заказчику.

Вариант 3. Электронная подпись. На специальном сервисе, например, в Диадоке можно поставить квалифицированную электронную подпись в документе. В таком случае договор имеет юридическую силу.

Удаленно подписать документы проще всего в специальном приложении, где можно поставить электронную подпись. Другие варианты: скан документов и отправка их по почте.

Заказчик может оплатить услуги исполнителя любым способом:

• наличными
• по выставленному счету
• на банковскую карту
• почтовым переводом

Тут есть несколько моментов. Нельзя просто отправить исполнителю деньги по номеру карты — платеж не пройдет через бухгалтерию. Нужно уточнить данные исполнителя:

• номер расчетного счета
• название банка
• банковский идентификационный код
• корреспондентский счет банка
• код подразделения банка и адрес

Если компания платит по безналу, то банк не видит, что оплата идет самозанятому. Налогов нет, платеж кажется подозрительным и банк может заморозить счет. Нужно будет обратиться в банк и уточнить, что работаете с самозанятым.

Если исполнитель живет в одном городе с заказчиком, идеальный вариант — оплата наличными. Тут главное не забыть провести платеж через бухгалтерию и взять у исполнителя чек.

Исполнитель обязан после каждой оплаты отправлять заказчику чеки. Остальные документы — по желанию.

Чеки. Когда исполнитель получит оплату, он должен зайти в приложение «Мой налог» → добавить новую продажу → указать услугу, внести данные о заказчике. После этого он сохраняет чек и отправляет заказчику. Без чека будет сложно объяснить налоговой, куда ушли деньги.

Чтобы самозанятый не увиливал от отправки чеков, стоит прописать это в его обязанностях в документах. Если не выполнит обязательство — штраф.

Акты. Если это важно для заказчика, можно потребовать у исполнителя присылать акты выполненных работ. Они нужны бухгалтеру и пригодятся в урегулирования возможных споров.

1. Обычно с самозанятым заключают договор подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа или смешанный — всё зависит от вида услуг
   
2. Перед подписанием документов нужно проверить статус самозанятого
3. В документ нужно добавить пункты об обязанности исполнителя предупреждать заказчика об изменении статуса, форс-мажорах и обязательной отправке чеков
4. Нужно сделать приложение к договору, в котором описать требования к услугам. В разделе об оплате не должно быть слова «зарплата», фиксированных сумм или дат выплат
5. Проще всего оплачивать услуги наличными или на банковскую карту, но с реквизитами банка
6. Исполнитель обязан предоставлять чек после каждой оплаты его работы. Акты — по договоренности с заказчиком и правилами договора