Календарный план проекта: как составить, примеры и шаблон

Чтобы выполнить сложный проект, не сорвав сроки и не доведя команду до выгорания, составляют календарный план. В статье рассказываем, как его разработать, делимся примерами и шаблонами.

Календарный план проекта — инструмент, который помогает организовать выполнение задач. С его помощью описывают, какие работы нужно выполнить, когда они начнутся и когда завершатся, сколько будут стоить и какие есть риски. Календарный план помогает контролировать ход выполнения задач, распределять нагрузку, чтобы команда не сорвала сроки по проекту.

Вот, что должно быть в календарном плане проекта:

• Этапы работы и задачи — всё, что нужно сделать для завершения проекта
• Сроки — когда начинаем и заканчиваем делать каждую задачу
• Ответственные — люди или команды, которые отвечают за выполнение задач
• Зависимости — указание того, как выполнение одной задачи зависит от завершения другой

Допустим, вы собираетесь разработать корпоративный сайт. Для этого нужно продумать его структуру, дизайн, интерфейс, разработать сайт, запустить его, адаптировать для мобильных устройств и протестировать. Это сложный процесс с кучей задач. Чтобы понять, сколько на это нужно времени и сотрудников, строят календарный план мероприятий проекта. Например, он может выглядеть так, если составить его в таблице.

Это простой пример. Вообще нужно хотя бы подробно расписать задачи и указать к каждой сроки, обозначить зависимости, составить смету. Тогда получится полностью оценить затраты, предусмотреть возможные проблемы при разработке сайта.

Вот, смотрите, как такой упрощенный вариант можно реализовать в таск-трекере OkoCRM. Это легко: ни задачи, ни сроки не потеряются.

У каждой такой задачи из этапа плана есть своя карточка, где подробно расписана суть, приложены файлы, разложены подзадачи и прочие детали. Это удобно и практично, ничего не потеряется, а все результаты сложены в одном месте.

Определение временных рамок. Создание календарного плана проекта необходимо для определения сроков каждой задачи и общей длительности проекта. Это помогает распределить нагрузку ещё на старте. Тогда не придётся переживать, что слишком мало времени заложили на сложные задачи, поэтому команда не успевает к дедлайну.

Улучшение координации. Когда все сотрудники видят общий график, они могут планировать свои рабочие задачи и нагрузку.

Распределение ресурсов. Кроме сроков нужно оценить бюджет проекта, трудозатраты. В этом также помогает календарный план реализации проекта.

Управление рисками. На этапе планирования обязательно оценивают потенциальные риски. Изучая график, команда может заметить узкие места и заранее разработать способы их устранения.

Кроме этапов работ, задач, сроков и ответственных, о которых мы уже говорили, календарный план-график проекта должен содержать такие элементы:

Зависимости между задачами. Некоторые задачи могут зависеть от выполнения других. Например, задачу «Тестирование продукта» можно выполнить только после того, когда будет завершена задача «Разработка продукта». Такие зависимости отображают в календарном плане, чтобы избежать задержек.

Контрольные точки — вехи. Это важные моменты в проекте, которые позволяют отслеживать его прогресс. Это могут быть даты завершения ключевых задач или этапов проекта. Вехи помогают команде понять, насколько успешно движется работа по проекту.

Риски. Каждый проект связан с определёнными рисками: задержки в работе над задачами из-за болезни сотрудника или изменения в техзадании. Календарный план проекта определяет потенциальные риски, описывает способы их минимизации.

Ресурсы. Для каждой задачи нужны не только время и сотрудники, но и деньги, материалы, оборудование. Всё это указывают в календарном плане. Это помогает планировать бюджет.

Чтобы отображать зависимости и вехи, недостаточно таблиц, как в примере выше. Для более детального планирования используют сервисы, в которых можно построить диаграмму Ганта. Например, Kaiten, Gantt Pro, Online Gantt.

Шаг 1. Установка цели и определение бюджета

В первую очередь поставьте цели — какой результат вы хотите получить. Лучше ставить цель по методу SMART, тогда она будет конкретной, измеримой, актуальной, с дедлайном.

❌Увеличить продажи нового продукта

✅Увеличить продажи нового продукта на 15% до конца июня 2025 года за счёт PR-кампаний и рекламы в интернете

Для составления календарного плана проекта нужно оценить бюджет:

1. Подумайте, какие ресурсы нужны для достижения целей: затраты на рекламу, зарплату, привлечение новых сотрудников
2. Соберите информацию о ценах. Например, если вам нужно запустить рекламную кампанию, узнайте, сколько она будет стоить
3. Посчитайте и утвердите бюджет

Шаг 2. Разбивка проекта на этапы

Определите основные этапы проекта, для каждого пропишите результат или KPI. Используйте метод обратного планирования. Можно попробовать начать с конечной цели и двигаться в обратном направлении, определяя этапы.

Допустим, когда нужно запустить PR-кампании и рекламу в интернете для увеличения продаж, разбивка на этапы будет выглядеть так:

1. Анализ рынка и конкурентов
2. Разработка рекламной стратегии
3. Подготовка рекламных материалов: креативов, статей, постов
4. Запуск рекламы
5. Оценка результатов и изменение стратегии при необходимости

Шаг 3. Разбивка этапов на задачи

Для разработки календарного план-графика проекта каждый этап нужно разложить на задачи, составить список со сроками и ответственными. Вот так это будет выглядеть для этапа «Подготовка рекламных материалов»:

1. Разработка месседжа, который будем транслировать в рекламных материалах, а также общей концепции рекламной кампании.

• Сроки: 01.03.2024 — 03.03.2024
• Ответственный: Анна Сергеева

2. Создание рекламных креативов: 20 баннеров, 50 карточек для соцсетей.

• Сроки: 04.03.2024 — 10.03.2024
• Ответственный: Максим Иванов

3. Написание 10 партнёрских статей и 10 пресс-релизов для СМИ.

• Сроки: 11.03.2024 — 17.03.2024
• Ответственный: Екатерина Петрова, Мария Ильина, Федор Шестаков

4. Создание контента для социальных сетей: 10 постов, 5 видеороликов

• Сроки: 11.03.2024 — 17.03.2024
• Ответственный: Сергей Романов

5. Редактирование и согласование всех материалов

• Сроки: 17.03.2024 — 25.03.2024
• Ответственный: Ольга Смирнова

Шаг 4. Составление календаря проекта

После этого этапы и задачи переносят в календарь, чтобы получить календарный план работ по проекту. На плане указывают зависимости и вехи. Для этого можно использовать такие инструменты:

• Google Таблицы или Excel. Такой вариант подойдёт для небольших проектов, так как здесь неудобно отображать много этапов и задач, нельзя показать зависимости или вехи.
• Kaiten, Gantt Pro, Online Gantt. Здесь больше возможностей, чем в табличках, можно указать контрольные точки и зависимости, в комментариях к задачам описать ресурсы или риски. Так получится более полный календарный план работ по реализации проекта, чем в таблице.
• Канбан-доски. На канбан-досках также можно разбить работу на этапы, добавить в них карточки задач со сроками. По мере выполнения задач карточки перетаскивают в колонку-этап «Готово». Такой функционал доступен, например, в OkoCRM в разделе «Проекты».

Шаг 5. Согласование плана с учетом ресурсов

После того как вы подготовили календарный план с разбивкой на задачи и этапы, необходимо согласовать его с учетом доступных ресурсов. Это важно, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое для выполнения задач.

Проверьте, какие ресурсы есть для выполнения задач. Согласуйте с командой, что все ответственные лица смогут работать в указанные сроки. Если какие-то ресурсы недоступны, скорректируйте сроки выполнения задач или сам план.

Шаг 6. Анализ рисков

Анализ рисков помогает заранее обнаружить потенциальные проблемы. Используйте SWOT-анализ для определения сильных и слабых сторон проекта, а также возможностей и угроз. Оцените риски и составьте тепловую карту, которая поможет определить, каким проблемам нужно уделить большего внимания.

Чтобы составить такую карту нужно все риски оценить по двум критериям: вероятность наступления и последствия для компании. Ставьте оценки по шкале от 1 до 5 и по результатам вписывайте риск в матрицу.

Может быть так, что в одном поле будет несколько рисков, а в другом — пусто. Риски, выделенные красным и оранжевым цветами, важно предотвратить, так как они сильно повлияют на проект.

Шаг 7. Финальное согласование

Подготовьте презентацию для команды и заказчиков, в которой вы представите календарный план выполнения работ по проекту, ресурсы, бюджет, риски, стратегии их минимизации.

После обсуждения внесите изменения, если они нужны. После финального согласования закрепите документ с календарным планом в чате команды или в базе знаний.

Вернёмся к примеру по запуску рекламы по увеличению продаж. Вот как будут выглядеть этапы календарного плана проекта в табличном виде ↓

Бюджет проекта ↓

Оценка рисков ↓

Все эти отчёты собрали в одном документе, можете использовать его в качестве шаблона.

Календарный план проекта: пример →

Чтобы всей команде было удобно работать над проектом, стоит собрать такой пакет документов:

• план управления рисками
• график работ и список задач для каждого члена команды
• план управления ресурсами — детализированный бюджет
• отчёт о ходе выполнения работ и статусе задач — можно использовать канбан-доски или диаграмму Ганта
• график подписания документов

Этот пакет документов должен быть у каждого сотрудника, или должен лежать в базе знаний, чтобы у всех к нему был доступ. Например, в OkoCRM для таких отчётов и прочих инструкций есть модуль «База знаний».

❌ Неопределенность. Бывает, при разработке календарного плана проекта очень размыто описывают задачи. Их нужно формулировать конкретно, указывать сроки. Иногда можно сразу описать KPI или результат. Например, не «разработать баннеры», а «разработать 10 баннеров».

❌ Игнорирование зависимостей между задачами. Часто в календарном плане не учитывают зависимости. Это может привести к тому, что один сотрудник будет долго ждать другого, пока тот доделает свою задачу. Всегда обозначайте, какие задачи зависят друг от друга. Используйте диаграммы Ганта для визуализации взаимосвязей.

❌ Нереалистичные сроки. Не стоит ставить слишком амбициозные сроки, чтобы команде потом не приходилось работать по ночам. Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи, основываясь на опыте предыдущих проектов.

❌ Недостаточное вовлечение команды. Ошибки возникают, если календарный план-график реализации проекта разрабатывают без участия членов команды. Вовлекайте команду в процесс планирования с самого начала. Это не только увеличит ответственность сотрудников, но и поможет более эффективно планировать сроки.

❌ Игнорирование рисков. Некоторые руководители игнорируют их или недооценивают их влияние. Всегда проводите анализ рисков на ранних стадиях планирования, составляйте тепловую карту, продумывайте способы устранения рисков.

1. Календарный план проекта необходим, чтобы контролировать ход выполнения задач, распределять нагрузку, чтобы команда не сорвала сроки по проекту. С его помощью описывают, какие работы нужно выполнить, когда они начнутся и когда завершатся, сколько будут стоить и какие есть риски
2. Календарный план должен содержать такие элементы: этапы работ, задачи, сроки, ответственных, зависимости между задачами, контрольные точки, риски и ресурсы
3. Календарные планы бизнес-проектов составляют в таблицах, но этот вариант подходит только для небольших проектов. Для более детального планирования используют сервисы, в которых можно построить диаграмму Ганта. Например, Kaiten, Gantt Pro, Online Gantt
4. Чтобы создать календарный план, ставят цель, разбивают работу на этапы и задачи, назначают сроки и ответственных. Затем составляют календарь, анализируют риски и проводят финальное согласование