Планирование: ключ к успеху в работе и жизни

Делать что-то без системы неэффективно ни в жизни, ни в бизнесе. Чтобы получать результат, нужно ставить цели, составлять план их достижения, контролировать процесс работы. В этом помогут системы планирования — методы, которые используют для управления сложными целями.

Вместе с экспертами мы разобрали способы, инструменты планирования и ошибки, которые нельзя допускать.

Планирование — это процесс разработки плана действий для выполнения нужной цели, контроля и анализа результатов реализации этого плана. Его используют как в жизни, так и на работе, когда нужно выполнить проект или добиться сложной цели.

Допустим, нам нужно разработать сайт компании. Тут много этапов:

1. Проанализировать целевую аудиторию бизнеса и конкурентов
2. Сделать макет сайта
3. Продумать контент
4. Разработать отдельные страницы, формы для сбора данных
5. Протестировать
6. Адаптировать сайт под мобильные устройства

Выполнить такую масштабную работу сложно без плана. Если составить план действий, установить сроки для каждого этапа, назначить исполнителей, ответственных, сотрудники не забудут о каком-нибудь важном задании, не сорвут сроки.

Что представляет собой планирование? Это не просто составить какой-то перечень пунктов. Это сначала подготовка: анализ ситуации, определение сроков, выбор приоритетных задач. И когда есть понимание масштаба, можно составить план, идти по нему и контролировать соблюдение сроков. В итоге такой подход даст понимание, сошёлся ли наш план с реальностью.

Работу планируют по-разному. Составляют список задач в блокноте или Excel, используют диаграмму Ганта, таск-менеджеры, канбан-доски. Для простых целей можно обойтись списками, но для сложных проектов важно подобрать подходящий инструмент ↓

Канбан-доска. Это рабочая область, разбитая на этапы работы, на которых лежат задачи. То есть вы разбиваете большую цель на этапы — создаёте соответствующие колонки на доске. Затем в этапы-колонки добавляете задачи, к задачам можно добавлять подзадачи или чек-листы, назначать сроки, ответственных.

Карточки с задачами перемещают по доске. Например, берут карточку из колонки «Бэклог», переносят в колонку «Спринт», затем «В работе» . Когда задача завершена, карточку перемещают в колонку «Задача выполнена». Канбан помогает видеть, в каком состоянии находятся дела, что предстоит сделать.

Канбан-доски подходят для проектов с последовательным и с параллельным выполнением действий. Можно использовать физические доски, рисовать на них маркером колонки, писать задания. Удобнее планировать на электронных досках, у которых больше возможностей. Например, такие доски есть в OkoCRM. 

В OkoCRM в карточках задач вы можете добавлять чек-листы — подзадачи. Выполнив подзадачу, пользователь её закрывает. Так будет видно прогресс работы над задачей.

В карточку добавляют исполнителей, сроки, файлы, в ней фиксируют время выполнения работы с помощью счётчиков. Внутри канбана хранят ссылки и пароли, отслеживают статистику выполнения работы.

Календарь. Чтобы визуализировать работу, список дел переносят в календарь. Так проще понять, что нужно сделать сегодня, что — завтра, а что — послезавтра. Дела отображаются как расписание, что не позволяет о чём-то забыть.

Дорожная карта. Для отображения этапов и сроков работы создают дорожные карты. На них схематично отображают список задач, растянутый во времени. Такой инструмент подходит только для проектов с последовательным выполнением дел.

Главная цель планирования — создать план действий для достижения цели, чтобы точно добиться желаемого результата. Ещё эксперты выделяют такие очевидные цели:

• Эффективное использование ресурсов: денег, времени, сотрудников. Допустим, на проект выделили определенную сумму. Часть денег пойдёт на маркетинговую кампанию, часть на разработку. Планирование помогает определить сумму для каждого направления: сколько уйдёт на создание рекламы и на её закупку, сколько на оплату дизайнерам и разработчикам и т. д.
• Определение приоритетных задач, которые нужно сделать в первую очередь или от которых напрямую зависит результат
• Снижение уровня неопределённости — благодаря плану понятно, как именно вы собираетесь достичь цели, что нужно делать, в какой последовательности

Основные задачи планирования:

Обнаружение проблем. Во время составления плана удаётся понять, с какими трудностями можно столкнуться. Допустим, в компании пять разработчиков. Когда составили план работ, поняли, что нужно нанять ещё двоих, чтобы сделать работу качественно и вовремя.

Координация работы команды. Когда каждый сотрудник знает, какое задание, в какой срок нужно выполнить, возникает меньше путаницы. Например, дизайнер знает, что ему нужно сдать работу 15 числа. Разработчик знает, что 15 числа он получит макеты, с которыми нужно начать работать. Поэтому все текущие задачи ему нужно закрыть до 15 числа.

Контроль процессов. Оценивая промежуточные результаты, вы можете быстро корректировать стратегию в случае отклонений от плана или появления непредвиденных факторов. Например, 15 числа дизайнер должен отдать готовые макеты. Руководитель оценивает его прогресс 12 числа и видит, что он не уложится в срок. Тогда можно подключить к созданию макетов ещё одного сотрудника, чтобы уложиться в срок.

Увеличение эффективности работы. План поможет правильно распределить ресурсы. Всем исполнителям будет легче сосредоточиться на приоритетных заданиях, когда они выделены в плане, когда понятен объём работы и сроки, в которые нужно уложиться.

По времени исполнения задач

⌚ Краткосрочное. Этот вид планирования охватывает период от нескольких дней до нескольких месяцев и года. Он направлен на решение текущих дел. Внимание акцентируют на достижении результата, то есть составляют пошаговый алгоритм действий для достижения конкретной цели. Ежедневные списки задач, планы на месяц — типичные примеры краткосрочной формы планирования.

⌚ Среднесрочное. В этом случае план охватывает от одного года до пяти лет. Этот тип планирования предназначен для реализации более сложных проектов, например, для разработки компьютерной игры или внедрения новой стратегии компании. 

⌚ Долгосрочное. Долгосрочное планирование охватывает период, превышающий пять лет. В этом случае ставят стратегические цели, описывают видение будущего компании. Такую форму планирования часто используют в науке, экономике.

По содержанию плана

✋ Стратегическое. Это процесс определения долгосрочных целей, направлений развития бизнеса. Подразумевает анализ внешней и внутренней среды, выявление конкурентных преимуществ, формирование общей стратегии. Основная задача стратегической формы планирования — формулирование миссии, видения и ключевых целей, которые будут направлять всю деятельность компании.

✋ Тактическое. Такая форма планирования сосредоточена на реализации стратегических целей. В этом случае разрабатывают конкретные шаги, которые помогут достичь поставленных стратегических целей.

✋ Кадровое. Эта форма планирования связана с формированием, управлением штатом компании. Это анализ потребностей в сотрудниках, поиск кандидатов, их адаптация, мотивация, карьерный рост.

✋ Производственное. Такой вид сосредоточен на том, чтобы организовать процесс производства товаров. Цель — обеспечить бесперебойную работу всех этапов производства, чтобы выпустить нужный объём товара, без излишков, не создавая дефицита. Для этого тщательно анализируют спрос, считают нужное количество сырья, сотрудников, времени и других ресурсов, составляют календарный план производства.

✋ Финансовое. Процесс управления, распределения денег, с учётом целей бизнеса. Планируя распределение денег, анализируют доходы и расходы, сравнивают финансовые показатели разных периодов, прогнозируют прибыль. С помощью собранных данных оптимизируют расходы, привлекают инвестиции, делают выводы о целесообразности вложений денег, разрабатывают финансовую стратегию.

По необходимости

✍️ Директивное. Это строгое выполнение списка дел, соблюдение сроков, инструкций. Такую форму планирования используют, когда важно обеспечить максимальный контроль процесса. 

✍️ Индикативное. Это более гибкая форма планирования. В плане может не быть точных сроков или списка заданий, лишь этапы и примерное время окончания каждого этапа. 

1. Целенаправленность. Создание любого плана начинают с формулирования целей. Наличие конкретных целей позволяет правильно выстраивать стратегию, распределять ресурсы и ставить сроки.

2. Комплексность. Перед составлением плана важно изучать не только внутренние, но и внешние факторы, которые могут повлиять на выполнение плана.

3. Гибкость. Важно иметь возможность быстро вносить изменения в план, учитывая новые условия. Представим, что компания работает над созданием нового сервиса. На начальном этапе руководитель проекта составил подробный план со сроками, бюджетом и распределением обязанностей. Через несколько месяцев на рынке появился похожий сервис, нужно срочно придумать и выпустить киллер-фичу для нового продукта.

Руководитель и заказчик заново изучают потребности целевой аудитории, придумывают киллер-фичу, меняют план. В процессе этого руководитель не останавливает работу, а каждый день понемногу корректирует действия команды, пока пересобирает план.

Согласованность. Стратегические цели организации должны быть согласованы с планами отделов, сотрудников. Это позволит синхронизировать работу разных команд.

Допустим, у компании есть стратегическая цель — увеличить долю на рынке за счёт продажи новой линейки товаров. Чтобы достичь этого, у каждого отдела должны быть соответствующие цели.

Например, отдел маркетинга должен сфокусироваться на увеличении узнаваемости новой линейки товаров. Можно запустить вирусные ролики ещё до старта продаж, продумать рассылки по базе, контекстную рекламу.

Отделу продаж ставят другую цель. Если новые клиенты интересуются товаром, им нужно доносить ценность продукции, подчёркивать отличия от конкурентов. Все эти действия разных отделов будут работать на стратегическую цель.

Реалистичность. При разработке планов важно учитывать реальные возможности предприятия: доступные ресурсы, уровень квалификации сотрудников, возможные ограничения. Например, если работа сложная, на её выполнение нужно заложить адекватные сроки, с запасом и возможностью поправки на внешние условия.

Системность. Системный подход подразумевает, что все элементы плана взаимосвязаны. Сроки отображают объём работ, задания расставлены в нужной последовательности и т. д. План — это единое целое, а не набор отдельных задач.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра позволяет оценить важность и срочность задач, чтобы проще было расставить приоритеты. Инструмент используют, когда дела можно выполнять в любой последовательности. Задания разделяют на четыре категории, записывают в соответствующие квадранты матрицы:

1. Срочные и важные. Сюда записывают то, что нужно сделать в первую очередь. Это могут быть дела с дедлайнами, критически важные для проекта.

2. Важные, но не срочные. То, что тоже важно сделать, но можно выполнить чуть позже, записывают во вторую ячейку матрицы.

3. Срочные, не важные. Задачи, которые нужно сделать срочно, но они не сильно влияют на результат, цели или проект. Руководителям полезно делегировать дела из этой ячейки.

4. Не срочные, не важные. Это дела, которые выполняют в последнюю очередь, иногда их не делают вообще.

Идеальный вариант — поочередно выполнять дела из первого, затем второго квадрантов, список дел из третьего квадранта делегировать, из четвёртого выполнять, когда всё остальное уже завершено. 

Метод Парето

Принцип Парето основан на исследовании итальянского экономиста Вилфредо Парето, который заметил, что 80% результатов часто происходят от 20% усилий. Правило 80/20 или принцип Парето означает, что небольшой процент действий больше всего влияет на результаты. Применяя этот принцип, вы можете определить, какие именно действия приводят к результату, чтобы сосредоточиться на них.

Когда составляют план работы над проектом, сначала анализируют предыдущие проекты и приходят к выводу: существует несколько ключевых задач, на которых и строится достижение командой цели.

Например, наша цель — увеличить количество лидов. Ключевые задачи: запуск контекстной рекламы, создание экспертного контента в блоге, развитие соцсетей. Именно на этих задачах акцентируют внимание проектной команды: выделяют на них больше всего ресурсов, и времени. Меньше ресурсов мы выделяем на работу с vc.ru и статьями в СМИ — это в нашем случае даёт небольшой результат.

Метод OKR

OKR — Objectives and Key Results — система управления целями. OKR состоит из двух ключевых компонентов:

• Objectives — цели. Цель должна быть амбициозной, планку изначально завышают, зная, что выполнить задуманное не получится. Зато все будут стараться выполнить завышенный результат, поэтому выложатся по максимуму
• Key Results — ключевые результаты. Это показатели, которые позволяют оценить прогресс достижения цели

Допустим, стартап хочет запустить разработанное приложения.

Цель: успешно выпустить на рынок одно приложение, сразу сделать его узнаваемым.

Ключевые результаты:

• больше 15 000 регистраций
• обзоры приложения на 20 разных платформах
• 50 отзывов в Play Market
• 30% оплаченных подписок по отношению к количеству зарегистрированных пользователей

Для каждого ключевого результата дальше составляют план: что делать, чтобы получить необходимые показатели.

Техника SMART

SMART — ещё одна методология постановки целей. В отличие от OKR, здесь цель должна быть достижимой, а также конкретной, измеримой, актуальной, ограниченной во времени. Методика SMART нужна, чтобы тщательно описать цель, так проще будет составить план для её достижения.

❌Увеличить посещаемость сайта

✔️Увеличить количество уникальных посетителей сайта на 15% к 1 февраля 2026 года

Такую цель можно измерить с помощью Яндекс Метрики, она актуальна для бизнеса, достижима, ограничена по времени и конкретна. Мы поставили цель увеличить не просто посещаемость, а количество уникальных пользователей. После постановки цели можно переходить к созданию плана действий, который поможет выполнить предназначенное должным образом.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — график, на котором отмечают ход выполнения задач. На нём отображают исполнителей, сроки, вехи — ключевые задачи по проекту, зависимости — от какого задания зависит другое задание. Этот инструмент используют при последовательном выполнении задач, когда важно контролировать сроки и зависимости.

Главное преимущество инструмента — наглядность. Благодаря цветным обозначениям временных промежутков легко воспринимать информацию о статусе заданий. С помощью вех, зависимостей проще понять, что нужно сделать в первую очередь, что можно отложить. Участники проекта могут в любой момент увидеть общий прогресс и время, оставшееся до завершения каждой задачи.

ABC-планирование

Такая форма планирования напоминает матрицу Эйзенхауэра. Дела также нужно разбить по степени важности и срочности, только не на 4 категории, а на 3:

1. Категория A: самые важные дела, критические для достижения целей. На них следует сосредоточить внимание, ресурсы.
2. Категория B: менее важные дела, но все же их нужно выполнить после завершения заданий из первой категории.
3. Категория C: это дела с низким приоритетом, которые выполняют, если остаётся время.

Этот вид планирования помогает расставить приоритеты, чтобы сконцентрироваться на самом важном.

Хронометраж

Методика основана на измерении времени, которое человек тратит для выполнения дела. Хронометраж помогает найти причины долгого выполнения заданий, оптимизировать время их выполнения, увеличить продуктивность работы.

Допустим, на старте разработки нового продукта руководитель решает использовать хронометраж. Каждый член команды начинает фиксировать время, которое он тратит на выполнение различных заданий: написание или тестирование кода, заполнение отчётов, созвоны и т. д. Для этого сотрудники используют счётчики времени, например, на кабан-доске в OkoCRM.

После сбора данных руководитель проводит анализ. Он видит, что на тестирование уходит намного больше времени, чем предполагалось, а созвоны команды слишком затянуты. Поэтому руководитель ограничивает длительность совещаний, думает над тем, как усовершенствовать процесс тестирования, чтобы тратить на него меньше времени. В итоге получается ускорить выпуск новых продуктов.

Декомпозиция

Декомпозиция — вид планирования, основанный на разложении крупных задач на более мелкие. Это история о том, что съесть слона гораздо проще по кусочкам, чем целиком.

Принцип декомпозиции применим к любому делу. Например, сделать сайт проще, если прописать этапы работы, а каждый разбить на небольшие действия. Можно сделать просто списком задач — без канбана.

Декомпозицию можно выполнять много раз. Сначала разложить цель на этапы, этапы — на задачи, подзадачи и так далее. Ещё декомпозицию делают по времени, если нужно сделать большой объём работы за определённый срок.

Декомпозицию удобно делать с помощью чек-листов. Сделал дело — поставил отметку, вычеркнул пункт. Это можно делать как на бумаге, так и в электронном формате, например, в карточках задач на канбан-доске в OkoCRM.

1. Определение цели. Вы не составите хороший план без цели. Чтобы поставить цель, можно использовать методики SMART, OKR. Например, вы планируете увеличить продажи. Ставим чёткую цель.

Увеличить продажи на 10% больше, чем в первом и втором квартале, к 31 декабря за счёт внедрения CRM-системы

2. Сбор информации. Теперь нужно собрать данные, которые помогут спланировать работу, распределить ресурсы. В зависимости от целей может понадобиться проанализировать рынок, конкурентов, предыдущие проекты и т. д.

В нашем примере нужно изучить, как выстроить работу в CRM, чтобы увеличить процент закрытых сделок. Обычно такую информацию дают интеграторы, которые настраивают CRM-систему. Они расскажут, как будут построены воронки продаж в CRM, как проанализировать работу и KPI менеджеров, как найти и исправить ошибки в продажах с помощью CRM.

3. Разработка стратегии. С помощью собранной информации разрабатывают стратегию достижения поставленной цели. То есть определяют ключевые шаги достижения цели. Например ключевые шаги с внедрением CRM и увеличением продаж могут выглядеть так:

1. Сбор требований к CRM
2. Выбор CRM-системы
3. Согласование технического задания по настройке
4. Настройка CRM
5. Тестирование
6. Доработка функционала
7. Обучение команды
8. Поиск ошибок в продажах с помощью данных из CRM
9. Исправление ошибок

4. Декомпозиция. Когда есть цель и ключевые шаги, их разбивают на небольшие действия. Создают подробный список задач, что позволяет распределить обязанности между участниками команды, установить сроки, оценить, какие ресурсы нужны для выполнения каждого задания.

Например, этап «Сбор требований к CRM» можно разложить на действия такого вида:

• Составить список проблем, которые нужно решить с помощью CRM: сократить количество упущенных лидов, закрепить клиентов за менеджерами и т. д.
• Рассчитать бюджет на внедрение и на ежемесячные траты
• Определить количество пользователей
• Проанализировать бизнес-процессы компании, которые хотите перенести в CRM

5. Установление сроков. Для каждой задачи нужно назначить дедлайн или примерные сроки выполнения. Это поможет контролировать прогресс, вовремя увидеть, если где-то выбились из графика.

6. Оценка рисков. Прежде чем перейти к выполнению плана, важно провести анализ возможных рисков, разработать стратегии их устранения. Для этого проводят SWOT-анализ, продумывают, как можно повлиять на внутренние и внешние угрозы.

7. Реализация. На этом этапе сотрудники выполняют все виды задач, придерживаясь пошагового плана и обозначенных сроков. Очевидно, самый длинный этап по времени.

8. Мониторинг и анализ. Руководитель регулярно оценивает прогресс, вносит корректировки, если что-то идёт не по плану. Он может привлекать новых сотрудников, если команда не справляется, или менять сроки, если исполнители работаю быстрее/дольше, чем ожидали.

Определитесь с методом

Начните с выбора методологии планирования, который подходит именно вам. Это может быть матрица Эйзенхауэра, диаграмма Ганта или канбан-доска. Выпишите все инструменты, которые будете использовать. Выберите сервис, в котором будут все нужные вам инструменты.

Если хотите работать на канбан-досках, используйте OkoCRM. В сервисе есть отдельный модуль для того, чтобы вести проектную работу на канбан-досках. Ещё здесь можно автоматизировать работу с клиентами, вести сделки, учёт финансов и много чего ещё. Есть бесплатный пробный период — 7 дней.

Введите планирование в привычку

Чтобы приучить себя планировать, важно выделить определенное время каждый день или раз в неделю, когда будете заниматься планированием. Это может быть утро перед началом рабочего дня или вечер, когда подводите итоги. Постепенно составление планов, контроль прогресса превратится в привычку.

Формулируйте цели четко

При постановке целей используйте принцип SMART. Тогда цели будут измеримыми, достижимыми, актуальными, с дедлайном. Это поможет вам сфокусироваться на том, что действительно важно, а ещё так легче оценить прогресс достижения цели

Регулярно анализируйте действия

Уделяйте время тому, чтобы оценить, с какой скоростью вы или команда двигаетесь. Важно замечать ошибки, несостыковки между планом и реальностью. Благодаря этому в следующий раз получится более точно оценивать сроки выполнения задач, расставлять приоритеты.

Автоматизируйте процессы

Ручка и блокнот удобны только, чтобы составить список дел на день. Чтобы планировать рабочие проекты, нужны инструменты, которые позволят оптимизировать работу. Обычно в этом помогают сервисы-планировщики. С их помощью можно создавать шаблоны повторяющихся заданий, автоматически назначать исполнителей или ставить сроки.

Пример: если на проекте существуют повторяющиеся задачи, в OkoCRM можно создать шаблон, чтобы добавлять типовые задачи за пару секунд. Это сильно экономит время.

Игнорирование ценности времени

Иногда люди не совсем точно оценивают, сколько времени им нужно для выполнения задач, поэтому перегружают себя большим количеством дел. Это приводит к стрессу. Составляя расписание, важно учесть время выполнения каждой задачи, а ещё оставить время на перерывы.

Выстроить рабочий день поможет техника Pomodoro, а здраво оценивать время выполнения задач получится только с помощью практики. Засекайте, сколько времени уходит на каждое дело, это поможет более эффективно планировать работу в дальнейшем.

Отсутствие расстановки приоритетов

Многие начинают планировать, не думая, какие задачи являются важными, а какие — второстепенными. Важно использовать матрицу Эйзенхауэра или вид ABC-планирования, чтобы расставить приоритеты.

Отсутствие итогов и аналитики

Планирование не заканчивается на составлении списка дел. Важно анализировать, получилось ли всё сделать в срок, какие задачи заняли больше или меньше времени, какие возникали расхождения с планом. Это поможет понять, как в следующий раз более точно планировать работу: расставлять приоритеты, назначать сроки, распределять ответственных.