Система электронного документооборота: что такое ЭДО и как это работает

Раньше, чтобы подписать акт у подрядчика или накладную у контрагента, распечатывали документ, передавали курьеру и ждали 1–2 дня, пока вернут оригинал. А потом появилось ЭДО. Теперь обмениваться документами можно удаленно, а подпись ставить электронную. Рассказываем, что такое ЭДО и как это работает.

ЭДО крутое, но не поможет, если вы теряете заявки. Тут нужна OkoCRM.

ЭДО — это обмен документами в электронном виде. Документ представлен в виде файла, набора чистых данных. Через специальную систему он попадает от одного лица к другому, его подписывают электронной подписью и возвращают назад в пару нажатий.

Электронный документ тождествен бумажному с личной помощью и обладает такой же юридической силой (N 63-ФЗ). Им может быть акт приема-передачи, накладная, счет-фактуры — то есть любой документ.

Электронный документооборот — это удобно: бизнес экономит на офисной бумаге, корреспонденции, курьерской доставке и содержании архива. А подписать документ можно за один клик. Если документ нужен, заходите в ЭДО — он хранится там в личном кабинете.

Каждая сторона заключает договор с оператором ЭДО и настраивает систему. Дальше происходит обмен электронными документами:

1. Менеджер создает документ. Счет-фактуру, договор или накладную, размещает в системе ЭДО и подписывает электронной подписью.

2. Отправляет документ контрагенту. Через специальную систему ЭДО. Когда документ приходит, его статус меняется — менеджер сразу это видит.

3. Подписывают с другой стороны. Если документ в порядке, контрагент его подписывает электронной подписью. Менеджер получает подписанную копию через ЭДО.

У каждой стороны свой электронный документ вместо бумажного экземпляра. Он хранится на серверах оператора ЭДО. Получить доступ к нему можно в любой момент. Вот как работает ЭДО и что это такое простыми словами.

ЭДО используют, чтобы обмениваться документами внутри отделов (внутренний ЭДО), с внешними контрагентами (внешний ЭДО) и с госорганами вроде ФНС, Росстат, СФР.

Внутренний. Электронный обмен документами происходит внутри фирмы. Например, отдел закупок отправляет договор в отдел логистики. Или слад запрашивает накладную у бухгалтеров.

Плюс такого документооборота — экономия на канцелярии. А еще не надо ходить ногами между этажами. Или отправлять курьера, если отделы в разных бизнес-центрах.

Внешний. Обмениваются документами с контрагентами, партнерами и подрядчиками. Обмен происходит через операторов ЭДО — специальных посредников. Если у сторон разные операторы, обмен усложняется, так требуется роуминг — отдельная технология. С ее помощью пользователи разных систем могут обмениваться документами так, словно работают в одной.

С государственными учреждениями. Если бизнесу надо регулярно подавать отчеты в госорганы — например, ФНС — чтобы не ходить ногами в отделения и не тратить время на заполнение бумажных договоров, используют ЭДО. У операторов все бланки унифицированы — меньше шансов, что документ не примут из-за ошибок в оформлении.

Некоторые компании не могут выбирать — обмениваться электронными документами или на бумаге. Перейти на ЭДО они обязаны по закону.

Бизнес занимается продажей или поставкой маркированных товаров. Обязан передавать сведения в ГИС МТ «‎Честный ЗНАК», ФГИС «‎Меркурий» и ЕГАИС через ЭДО.

Бизнес работает с госзакупками. Если компания участвует в закупках по Федеральному закону 44-ФЗ, приемку товара или оказанных услуг должна оформлять через ЭДО.

Бюджетные организации. Переход на ЭДО с 1 января 2023 года стал обязательным для:

• бюджетных организацией субъектов РФ и муниципальных образований
• федеральных и региональных органов исполнительной власти, подведомственных казённых организаций
• других организаций, которые получают бюджетные деньги

Бизнес — импортер. ЭДО используют для учета импортной продукции. Сведения о товарообороте передают в электронном виде в Национальную систему прослеживаемости.

Бизнес сдает бухгалтерскую отчетность. Если бизнес должен вести и сдавать бухгалтерскую отчетность, делать это надо через ЭДО. Еще через электронный документооборот сдают отчетность в ФНС:

• по всем налогам компании, если в их штате более 100 человек
• 6-НДФЛ, справки о доходах и налогах физлиц, если в компании больше 10 человек

Отчетность по взносам на обязательное пенсионное, медицинское, а также на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством сдают через ЭДО, если за предшествующий период в компании работало больше 10 человек.

Бизнес сдает отчетность в Росстат. Крупные, средние и малые предприятия могу делать это только через ЭДО.

Всего бывает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Разберем подробно.

Простая. Подпись формирует в ответ на авторизацию в информационной системе физическим лицом. Выглядит как код или разовые логин и пароль.

Подписывать простой ЭП можно документы с физлицами, внутри компании и первичку от контрагентов, если договориться о ее признании. Не подходит для подписи связанных с гостайной документов или документов для госорганов. Не защищает документ от подделки.

Неквалифицированная. Хранится на электронном носителе, применяется во внутреннем документообороте. Не подходит для подписания отчетности, но можно использовать при обмене документов с контрагентами, если договориться и прописать подобное условие в договоре. Защищает документ от подделки, но все равно середнячок.

Квалифицированная. Записывается на ключевой носитель, Можно использовать для подписания любых документов. Защищает документ от подделки и приравнивается к личной — то есть не надо заключать соглашения о ее признании.

Чтобы работать в ЭДО, нужно получить электронную подпись, а потом выбрать систему. Система электронного документооборота — это программа для работы с электронными документами. Выбирают исходя из объема документов, которыми планируют обмениваться, и числа сотрудников, которые будут с документами работать.

Также можно выяснить, какую систему используют контрагенты и партнеры и подключить аналогичную. Тогда можно будет обмениваться файлами напрямую, без роуминга.

При выборе системы смотрите на следующее параметры:

• Тарифы. Изучите, за что придется платить. Например, в одних системах внешний документооборот дороже, чем внутренний, а других нет разницы в стоимости. Еще сравните, что выгоднее: купить пакет документов на год вперед или без ограничений приобрести пару-тройку лицензий.
• Интерфейс. Чем проще, тем лучше — не придется платить за обучение сотрудников. Попробовать можно в течение бесплатного демо — запрашивайте у оператора.
• Мобильное приложение. Есть не у всех популярных систем. Без приложения не получится оперативно подписывать документы в командировках или при выезде на объекты.
• Роуминг. Если контрагенты и партнеры используют разные системы ЭДО, придется подключать роуминг. Проверьте, сколько это стоит и поддерживает ли технологию приглянувшейся оператор.
• Саппорт. Идеально — если работает круглосуточно, а на связи — персональный менеджер. Сможете оперативно решать проблемы, а не ждать, пока до вас дойдет очередь.
• Внедрение. Иногда входит в общую стоимость, но бывает приходится оплачивать отдельно. Приценивайтесь, что выгоднее.

Можно встретить такое понятие как оператор электронного документооборота. Оператор ЭДО — это коммерческая организация, которая предоставляет бизнесу возможность электронно обмениваться счетами-фактурами и другими с партнерами и контрагентами. Требования к операторам утверждены приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@ «Об утверждении требований к оператору электронного документооборота».

Вкратце, операторы обязаны:

• являться зарегистрированным на территории России юридическими лицами
• иметь необходимое техническое обеспечение для обмена и безопасного хранения документов
• владеть аппаратными средствами электронной подписи
• иметь лицензии, в частности, на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами
• наладить техподдержку пользователям, которые будут работать с электронными документами

Помимо обеспечения электронного документооборота, операторы помогают бизнесу перейти на ЭДО, настроить интеграции, подключить дополнительные модули и, если нужно, роуминг.

К ЭДО можно интегрировать даже CRM. А если у вас ее нет, протестируйте OkoCRM. Запишитесь на демо-доступ прямо сейчас — это бесплатно.

Чтобы с бумажного документооборота перейти на электронный, следуйте инструкции:

Обновите учетную политику. Добавьте в нее, что теперь компания работает с электронными документами, с электронной подписью. Если надо, заключите дополнительные соглашения о признании неквалифицированной ЭП.

Проанализируйте потребности. Изучите, какие процессы в компании требуют электронного документооборота, обмен каких документов удобнее автоматизировать.

Выберите оператора ЭДО. Исследуйте рынок. По цене, сервису и репутации выберите поставщика ЭДО. Заключите с ним договор и оплатите тариф.

Подготовьте техническую часть. Установите программное обеспечение и все, что относится к системе электронного документооборота. Если своими силами трудно, пригласите интегратора со стороны оператора.

Получите ЭП. Лучше квалифицированную. Она тождественна личной, ею можно подписывать любые документы.

Подключитесь к системе ЭДО. Создайте учетную запись, укажете сведения о компании.

Сообщите контрагентам. Если у вас разные системы, оформите роуминг у оператора.

Обучите сотрудников. Объясните, как создавать и отправлять электронные документы, как получать и обрабатывать входящие.

1. Обмен электронными данными вместо данных на бумаге — вот что это такое ЭДО простыми словами
   
2. Оператор ЭДО — это коммерческая организация, которая предоставляет бизнесу возможность обмениваться счетами-фактурами и другими документами с контрагентами онлайн
3. Главный плюс ЭДО — бизнес снижает расходы на бумагу, печать, доставку документов. Главный минус — переход на ЭДО стоит денег
4. Для работы с ЭДО можно использовать простую, неквалифицированная и квалифицированную ЭП