Справочник в CRM-системе хранит информацию о товарах или услугах в одном месте и позволяет оперативно находить нужные сведения. Кроме того, он может автоматически назначать скидки, вести учет товаров, координировать работу сотрудников разных отделов. Рассказываем, как работает справочники в CRM, что он умеет, как быстро его создать и заполнить.
Функционал справочника в CRM
Справочник — это хранилище информации о разных объектах, с которыми работает компания: о товарах, услугах, поставщиках. Чтобы не дергать коллег из других отделов, менеджер через справочник может быстро просмотреть сведения — артикул, цену, ИНН, комплектацию, добавить товар или услуга из справочника в сделку.
Справочник хранит любые сведения о товарах, услугах, партнерах бизнеса.
Например, надо посмотреть, сколько позиций шоколада у магазина в ассортименте. Указали в строке поиска название, нажали «Ввод», и справочник тут же вывел список на экран.
Если надо быстро найти какие-то сведения по товару или услуге, заходите в справочник. Там все указано.
Также благодаря справочнику менеджеры экономят время. Не приходится руками в карточке сделки заполнять приобретенные покупателем услуги и товары, указывать цену и считать НДС. Достаточно пары щелчков, чтобы подгрузить нужные сведения из справочника.
Справочник позволяет быстро подтягивать в карточки сделок информацию о товарах, услугах, поставщиках, контрагентах.
Через справочник можно управлять скидками таким образом:
- зафиксировать скидку, которая будет автоматически применена к товару или услуге, если менеджер ее активирует
- выбрать возможность выставить скидку в ручном режиме
- использовать обе настройки, чтобы менеджер на месте решал, какие скидки давать клиентам
Когда менеджер выберет товар или услугу и применит скидку, новая цена будет рассчитана автоматически — не придется доставать калькулятор.
Справочник позволяет быстро рассчитывать скидки на товары и услуги.
Преимущества использования справочника в CRM
Использование справочников в CRM-системах имеет ряд преимуществ:
✅Повышает точность данных. В справочнике упорядоченно хранятся любые сведения о товарах, услугах, контрагентах. Когда менеджеру надо добавить в карточку сделки эти сведения, он подгружает их справочника. Это снижает вероятность ошибок при ручном вводе данных.
✅Повышает продуктивность менеджеров. Когда менеджеру надо узнать какую-то информацию — например, число товара в наличии, ему не надо звонить на склад. Он просто открывает справочник и смотрит актуальные сведения.
✅Снижает расходы. Если бизнес хранит данные в облаке и платит за это деньги, то в случае со справочниками эти затраты исключаются. Справочник входит в общий тариф CRM. Платить за него отдельно не нужно.
✅Оптимизирует работу. Использование справочника упрощает и автоматизирует бизнес-процессы. Например, через справочник можно прикреплять к карточке сделки товары и услуги, рассчитывать скидочные цены.
Создание справочника в CRM
Расскажу на примере нашей OkoCRM, как создать справочник.
Откройте систему и пройдите путь: «Настройки» → «Справочники». Дальше нажмите кнопку «+Создать», и вот вы в нужном разделе.
Сначала откройте окно для создания справочника.
Потом создайте его.
Далее надо создать поля, которые будут отображаться в карточках справочника. Поля зависят от информации, которую вы намерены хранить. Например, для справочника товаров можно указать артикул, количество штук на складе, цену. А для справочника с контрагентами — ИНН, КПП, налоговую ставку, юридический адрес.
Как создать поля:
1. Напротив только что созданного справочника нажмите три точки. В выпадайке кликните кнопку «Поля».
2. В открывшемся окне нажмите «Создать поле».
3. Укажите название поле и выберите тип — текстовая строка, число, дата, список, ссылка — смотря какие данные намереваетесь туда заносить.
4. Сохраните, и аналогичным образом добавьте остальные поля.
Добавление записи в справочник
В готовый справочник необходимо занести элементы, то есть сделать записи товаров, услуг, контрагентов. Делается это так:
1. Нажмите кнопку «Создать элемент» — появится карточка справочника
2. Заполните поля карточки данными объекта и сохраните. Первая запись сделана.
По аналогичному принципу заполняется весь справочник. По мере надобности его можно редактировать — например, актуализировать устаревшие сведения, удалять ненужные записи, менять поля в карточках.
Подытожим
- Справочник в CRM — это электронное хранилище данных о товарах, услугах и контрагентах. Позволяет вести учет, прикреплять к карточкам сделки приобретенные клиентами позиции, автоматически рассчитывать скидки
- Вести записи в справочнике системы удобнее, чем в бумажной версии, плюс повышается точность данных, продуктивность менеджера, снижаются затраты, а часть рутины проходит в автоматическом режиме
- Чтобы уйти от бумажных справочников, сначала создайте в CRM справочник, а затем заполните его записями — товарами, услугами, контрагентами
