СRM для грузоперевозок и логистики

Как логистической компании перестать работать в аврала? Без постоянных звонков от клиентов: «А где мой груз?». Без путаницы в накладных? И срочного поиска водителя, который пропал в пути? Ответ — внедрить CRM для логистики и грузоперевозок. Она автоматизирует рутинные задачи, сэкономит время диспетчеров и поможет держать процессы под контролем.

Если нет времени читать материал полностью

CRM для логистики и транспорта помогает управлять всеми этапами грузоперевозки в едином окне. Она собирает заказы и распределяет между менеджерами. А также контролирует маршруты, документооборот и общение с клиентами.

Что еще умеет CRM для логистики — ниже.

Управлять заказами. Система собирает заявки с сайта, из мессенджера, почты, с телефона и заносит в общую базу. Дальше автоматически создает сделку и закрепляет за ответственным менеджером либо распределяется по автопарку. В итоге компания перестает терять заявки.

Вести историю перемещения груза. CRM фиксирует весь путь грузоперевозки по этапам:

• когда груз поступил
• где находится сейчас
• когда был отправлен дальше

Движение отображается в системе, поэтому менеджеры всегда видят актуальный статус. Это особенно удобно при доставке с несколькими этапами — через терминалы, промежуточные склады или сортировочные центры.

Помогать с документооборотом. Накладные, товарно-транспортные накладные (ТТН), счета и акты формируются прямо в системе через шаблоны. Документы можно сразу отправить клиенту на почту или в мессенджер, без лишних пересылок и бумажной волокиты. А с помощью роботов и автоматизаций документы можно формировать и отправлять клиентам автоматически, вообще без участия сотрудников. 

Вести коммуникацию с клиентами. CRM автоматически отправляет уведомления: «Груз принят», «Груз в пути», «Доставка завтра в 12:00». Систему можно интегрировать с WhatsApp, Telegram, SMS или email, чтобы клиент всегда был в курсе и не звонил в диспетчерскую каждые полчаса.

Дополнительно в CRM можно подключить и текстовых роботов на основе ИИ. Благодаря тому, что они умеют вытаскивать данные из CRM, боты могут отвечать на типовые вопросы клиента без участия человека:

• где груз
• когда приедет
• можно ли изменить время доставки

Это снижает нагрузку на техподдержку и ускоряет обработку запросов.

👉 Контроль на всех этапах. CRM фиксирует каждый шаг по работе с заказом. Вот он принят, вот груз на складе, вот — отправлен, вот — доставлен. Менеджеры всегда знают, где находится посылка и кто за нее отвечает.

👉 Автоматизация рутинных задач. Больше не нужно вручную распределять заказы, звонить клиентам или заполнять таблицы. Система сама назначит исполнителя, отправит уведомление и оформит документы.

👉 Меньше ошибок, выше скорость. С CRM снижается риск потери заказов, путаницы с адресами и задержек. Все движение груза отображается в воронке.

👉 Клиенты довольны. Интеграции с мессенджерами, соцсетями и смс-сервисами позволяют держать клиентов в курсе без постоянных звонков. А чат-боты и роботы берут на себя поддержку, разгружая менеджеров.

👉 Рост бизнеса. CRM показывает, где узкие места — срывы сроков, перегруженные маршруты, неэффективные сотрудники. Вы видите работу компании целиком и можете улучшать неэффективные процессы.

В сфере доставки важна каждая минута — от приема заказа до вручения груза. CRM помогает перевозчикам навести порядок в операциях, сократить ручной труд, повысить качество обслуживания и быстрее реагировать на любые сбои. Это инструмент, который делает логистику прозрачной, управляемой и масштабируемой.

Экономия времени и денег

Система берет на себя рутину:

• прием и распределение заявок
• оформление документов
• отправку уведомлений клиентам

Это ускоряет работу, снижает нагрузку на сотрудников и сокращает количество ошибок. Все заказы фиксируются в системе, не теряясь. Поэтому бизнес не упускает потенциальную прибыль.

Также CRM снижает затраты на поддержку логистики: чат-боты отвечают на вопросы, позволяя сократить штат операторов. А управление загрузкой машин и курьеров в режиме реального времени помогает оптимально распределять ресурсы и избегать простоев. По внутренним данным OkoCRM, внедрение ИИ в коммуникацию с клиентами позволяет сократить участие человека в диалогах на 78%.

Сохранение лидов

CRM помогает не терять ни одной клиентской заявки. Все обращения, поступающие с сайта, телефона, мессенджеров или почты, автоматически фиксируются в системе и распределяются между менеджерами.

Также система напоминает о задачах, контролирует сроки обработки и не дает забыть про клиента. Даже если заказ оформлен не сразу, система сохраняет информацию о лиде. К нему можно вернуться позже и предложить повторную доставку.

Повышение эффективности продаж

CRM сохраняет всю историю взаимодействий с клиентами:

• звонки
• переписки
• прошлые заказы
• обращения в поддержку

Менеджеры видят, с чем клиент уже сталкивался, что заказывал, на что жаловался. И могут предлагать релевантные услуги или делать персональные допродажи. Такой подход повышает лояльность и конверсию.

Система также показывает эффективность каждого менеджера: сколько заявок обработано, сколько из них завершились продажей, где теряются клиенты. Руководство может выявлять сильные и слабые стороны команды и быстро вносить коррективы.

Автоматизация продажи — еще одно важное преимущество. CRM сама формирует счет и отправляет его клиенту сразу после оформления заявки. Это снижает риск потери клиента. Чем быстрее оплата — тем выше вероятность, что заказ состоится.

Поддержание связи с клиентом

CRM помогает выстраивать стабильную и профессиональную коммуникацию с клиентами на каждом этапе перевозки. Система автоматически отправляет уведомления:

• когда заказ принят
• груз выехал
• во сколько планируется доставка

Это избавляет клиентов от необходимости звонить в диспетчерскую и уточнять статус.

Безопасность данных

CRM обеспечивает надежное хранение и защиту всей информации о клиентах, заказах и внутренних процессах. Доступ к системе разграничивается по ролям — каждый сотрудник видит только то, что ему нужно для работы. Это снижает риски утечек и несанкционированного доступа.

Современные CRM соответствуют требованиям политики privacy-first: данные клиентов собираются и обрабатываются прозрачно, только в нужных объемах, а все действия внутри системы логируются. А резервное копирование, шифрование и защищенные каналы связи обеспечивают сохранность информации даже в случае технических сбоев.

Централизация заявок. CRM автоматически собирает все заявки с разных каналов — сайта, телефонии, мессенджеров, email. Заявки не теряются и сразу попадают в систему.

Менеджеры видят новые обращения в режиме реального времени и могут быстро их обработать. Система также может автоматически распределять заказы между сотрудниками, учитывая занятость, маршрут и приоритетность доставки.

Полный контроль движения груза. CRM отслеживает весь путь груза — от приема на складе до передачи клиенту. Система фиксирует через воронку:

• дату и время поступления
• текущее местоположение (в пути, на терминале, в сортировке)
• момент отправки следующему звену

Это особенно важно в многоэтапной доставке: всегда видно, где находится груз и кто за него отвечает. Такая прозрачность снижает риски потерь и недопонимания.

Автоматические уведомления клиентам. CRM отправляет уведомления клиентам на каждом этапе: когда груз принят, выехал, задерживается или будет доставлен в определенное время. Уведомления приходят через WhatsApp, Telegram, смс или email. Клиент всегда в курсе о своем заказе и не звонит лишний раз в диспетчерскую службу.

Автоматизация поддержки с помощью ботов. В CRM можно настроить чат-ботов и голосовых роботов, которые обрабатывают типовые запросы: статус груза, изменение адреса, уточнение времени доставки. Бизнес может обслуживать больше клиентов без увеличения штата операторов. Кроме того, боты работают круглосуточно.

Быстрое выставление счетов и документооборот. Сразу после оформления заказа CRM автоматически формирует счет и отправляет его клиенту. Это ускоряет процесс оплаты. Плюс не случается так, что клиент теряет интерес из-за долго ожидания.

Также система генерирует и хранит накладные, акты, договора и другие документы, Главное — один раз потратить время на создание шаблонов.

История взаимодействий и персонализация. CRM сохраняет всю историю контактов с каждым клиентом: заказы, звонки, переписки, жалобы, предпочтения. Это дает менеджерам возможность лучше понимать потребности клиента и делать персонализированные предложения. Например, можно предложить спец условия постоянным клиентам или напомнить о повторной доставке.

Аналитика и отчеты по бизнеса. CRM предоставляет наглядные отчеты по ключевым показателям: эффективность менеджеров, конверсия заявок, загруженность транспорта, среднее время доставки, частота отказов и другие метрики. Руководство может в любой момент оценить, где бизнес теряет деньги или время, и принять решения на основе данных, а не догадок.

Интеграции с другими системами. ЦРМ легко интегрируется:

• с бухгалтерией
• складскими системами
• IP-телефонией
• сервисами эквайринга и другими важными сервисами

Интеграции убирают разрывы между отделами — все синхронизировано. Процессы идут без задержек, что особенно важно для логистики, где время — деньги.

Почему важно подобрать CRM систему «под себя»

Каждая логистическая компания работает по-своему:

• у кого-то сложные маршруты с промежуточными складами
• у других — десятки курьеров в городе или международные перевозки с оформлением документов на нескольких языках

Поэтому универсального решения, подходящего всем, не существует.

Если CRM не учитывает особенности вашего бизнеса, она не только не поможет, но и помешает работе. Правильно подобранная CRM адаптируется под ваш формат: поддерживает нужные этапы доставки, автоматически выставляет счета, интегрируется с нужными сервисами, учитывает структуру команды и бизнес-процессы.

Вот быстрый чек-лист, как выбрать CRM-систему «под себя»:

1. Проанализируйте бизнес-процессы. Какие задачи ЦРМ должна закрыть: прием заявок, управление доставкой, склад, поддержка, финансы?
2. Определите ключевые функции. Нужны ли автоматизация маршрутов, интеграция с 1С, трекинг посылок, работа с мессенджерами, выставление счетов?
3. Проверьте гибкость настройки. Можно ли адаптировать CRM под структуру вашей компании, этапы доставки, роли сотрудников?
4. Оцените возможности интеграции. Поддерживает ли CRM связку с вашей телефонией, бухгалтерией, складами, сервисами эквайринга?
5. Посмотрите на интерфейс. Понятен ли он менеджерам и водителям? Сможет ли команда быстро обучиться работе?
6. Уточните уровень автоматизации. Есть ли чат-боты, автоматическое формирование документов и распределение заказов?
7. Проверьте аналитику и отчеты. Есть ли отчеты по продажам, эффективности, маршрутам, клиентам? Можно ли выгружать данные?
8. Убедитесь в безопасности данных. Какие есть уровни доступа, защита информации, соответствие требованиям privacy-first?
9. Запросите демонстрацию или тестовый доступ. Протестируйте систему вживую — насколько удобно ей пользоваться на практике?
10. Сравните стоимость и условия лицензирования. Сколько стоит CRM? Что входит в пакет? Есть ли скрытые платежи или ограничения?

«ГрузМаркет» — региональный перевозчик, работающий по Тюмени и области. Компания ежедневно обрабатывала сотни заказов, но внутри царил хаос.

Заявки сыпались со всех сторон: кто-то звонил, кто-то писал на почту, кто-то оставлял форму на сайте. Менеджеры вручную переносили данные в таблицы, и в этом потоке легко теряли заказы. Курьеры путались в адресах, клиенты не получали подтверждения, счета задерживались — и часть заказов просто срывалась.

Диспетчеры не успевали координировать водителей, а телефоны в офисе не умолкали:

• «Где мой груз?»
• «Когда приедет?»
• «Почему опаздываете?»

Зачем логистической компании CRM, если уже есть таблицы и мессенджеры? Таблицы и чаты не дают целостной картины. В них легко потерять заявку, забыть про клиента или перепутать статус доставки. CRM объединяет заявки, заказы, документы и переписку в одной системе и показывает, что происходит с каждым грузом здесь и сейчас.

Можно ли в CRM отслеживать, где находится груз? Да. В CRM настраивается воронка под этапы доставки: принят, в пути, на терминале, доставлен. Менеджер в любой момент видит текущий статус и понимает, на каком этапе возможна задержка.

Как CRM снижает количество звонков «А где мой груз?» Система автоматически отправляет клиентам уведомления о статусе заказа: когда груз принят, выехал и когда будет доставка. А чат-боты и ИИ-ассистенты могут самостоятельно отвечать на типовые вопросы — без участия менеджеров.

Подходит ли CRM для компаний с большим количеством водителей и курьеров? Да. CRM помогает распределять заказы с учетом маршрутов и загрузки, передавать задания водителям и контролировать выполнение. Это особенно удобно при большом автопарке и плотном графике доставок.

Можно ли автоматизировать документы и счета? Можно. В CRM настраиваются шаблоны счетов, ТТН, актов и договоров. Документы формируются автоматически и сразу отправляются клиенту — без ручного заполнения и пересылок.

Сложно ли внедрить CRM в логистической компании? Если система гибкая — нет. Современные CRM настраиваются под процессы компании: этапы доставки, роли сотрудников, нужные интеграции. Обычно внедрение идет поэтапно, без остановки работы.

Подойдет ли CRM для малого логистического бизнеса? Да. CRM полезна не только крупным перевозчикам. Для малого бизнеса она помогает не терять заявки, быстрее обрабатывать заказы и выглядеть профессиональнее в глазах клиентов — без увеличения штата.

Можно ли интегрировать CRM с другими сервисами? Да. CRM интегрируется с телефонией, мессенджерами, бухгалтерией, складскими системами и эквайрингом. Это убирает разрывы между отделами и ускоряет работу всей компании.