BTL-агентство «Акула» специализируется на распространении рекламных материалов и организации промо-акций. Работает с B2B-сегментом в разных городах России, — а OkoCRM с интеграцией мессенджеров через WhatCRM помогает координировать процесс, автоматизировать продажи и наращивать прибыль.
Мы поговорили с собственником агентства Георгием Акуловым и узнали, как устроен контроль качества работы промоутеров удаленно, кто и почему в 2025 году покупает услуги BTL-агентства, а также зачем его бизнесу CRM-система с мессенджерами.
Если вам тоже нужна мощная CRM-система для управления продажами и общения с клиентами, регистрируйтесь здесь →
Что выделяет «Акулу» на фоне других BTL-агентств
Особенность «Акулы» в том, что она работает не только в столичном регионе, но и по России. Все завязано на большой базе промоутеров в разных городах и выстроенной системе контроля. По словам Георгия, именно это делает «Акулу» уникальной.
Для контроля промоутеров в «Акуле» применяют многоступенчатую систему. Во-первых, используют GPS. Промоутер включает в Telegram функцию геолокации на всё время работы, и аккаунт-менеджеры в реальном времени видят, где он.
Во-вторых, применяют фотодоказательства. Промоутер делает селфи в начале и в конце смены, а также фотографирует стопку листовок. Это позволяет отслеживать, как она уменьшается по ходу дня. Если акция длится несколько дней — сразу видно, если где-то начались несостыковки по количеству.
Для фотоотчетов в «Акуле» используют специальное приложение. В него промоутеры загружают фото по каждому действию — допустим, что листовка наклеена или вложена в ящик.
Благодаря такому подходу менеджеры контролируют все:
- где наклеена листовка
- сколько почтовых ящиков обошел промоутер
- по каким адресам и в какое время
Кто обращается в BTL-агентство агенство в эпоху цифровой рекламы. По словам Георгия, за распространении рекламных материалов обращаются самые разные компании — крупные и малые, столичные и региональные, работающие по франшизе и самостоятельный бизнес.
Примерно 40% заказов агентство получает от постоянных клиентов, 60% — от новых. Привлечение лидов идет в основном через сайт. Он оптимизирован по SEO, в частности под регионы и города. Дополнительный инструмент — контекстная реклама в поисковой системе Яндекса.
В год агентство выполняет обслуживает примерно 1 500 клиентов и выполняет порядка 2 500 заказов. Многие клиенты возвращаются за услугой повторно.
С какими трудностями в работе сталкивалась «Акула» до внедрения CRM-системы
Георгий объясняет, что главная проблема — это отсутствие прозрачности:
- в чатах царил бардак — часто было непонятно, какой клиент какому менеджеру пишет
- изучить историю покупок можно было только прослушав записи звонков
- все номера клиентов сохранялись на платформе телефонии — их приходилось выгружать вручную
Все было неудобно и муторно.
Что изменилось после внедрения OkoCRM
По словам Георгия, OkoCRM в связке с WhatCRM не только навела порядок в работе, но и способствовала росту продаж. Мы уточнили у нашего героя и оказалось, что после внедрения CRM продажи выросли примерно в 2 раза. Если раньше агентство продавало от 1 до 1,5 млн ₽ в месяц, то сейчас 2–2,5 млн ₽, иногда до 3 млн ₽.
Ниже — что помогает агентству больше зарабатывать.
Автоматизация. С появлением OkoCRM за большую часть повторяющихся действий стали отвечать роботы. Они помогают обрабатывать заявки, собирать первичную информацию, делать допродажи, запрашивать обратную связь.
Чаты с клиентами. Агентство подключило Telegram-бота и WhatsApp через WhatCRM. Они используются для всех текстовых коммуникаций с клиентами и промоутерами. Один из примеров — если клиент не дозвонился в агентство, ему в мессенджер автоматически уходит сообщение «Извините, не смогли принять ваш звонок. Чем можем помочь?».
Чаты в CRM помогают агентству сократить скорость ответа и упростить коммуникацию с клиентами. А самый главный плюс интеграции — сохранение всей переписки в карточке сделки. Можно открыть карточку и сразу видно, когда, кто и по какому поводу общался с клиентом.
Документооборот. Раньше в «Акуле» целый день уходил на формирование счёта или договора. Нужно было писать бухгалтеру. Ждать, пока он запросит у клиента реквизиты, заполнит данные и сформирует договор. Если ошибался, коллеги возвращали документы, просили переделать. Теперь никакого ручного труда — все происходит через шаблоны.
Заполнять шаблоны помогает робот. Он запрашивает реквизиты, а менеджер вносит данные в шаблон, формирует договор, счёт, приложение. И всё за 15 минут, если заказ несложный. Если заказ посложнее, со сметами, чуть дольше — но не больше часа. Благодаря тому, что документы не нужно формировать с нуля, снизилось число ошибок — и «Акула» стала быстрее закрывать сделки.
Интеграции. Георгий говорит, что все интеграции настроил сам. Подключил телефонию и RoboVoice — голосового робота, который принимает звонки. Также настроил Авито — в основном для подбора персонала.
В планах реализовать передачу данных через Webhook, чтобы робот мог автоматически заполнять карточки в CRM после звонка. Это позволило бы еще больше разгрузить отдел продаж. Продавцы бы не тратили время на обработку входящих лидов, а работали только с теплыми клиентами.
Канбан. OkoCRM помогла структурировать работу отдела продаж. В карточках сохраняется вся переписка, звонки, история взаимодействия. Когда к работе подключаются новые проектные менеджеры и координаторы, они сразу погружаются в контекст. Могут прослушать звонки, ознакомиться с перепиской — быстрее, чем если бы им пришлось переключаться между окнами, собирать данные с разных каналов и платформ.
Как отдел продаж воспринял внедрение CRM-системы и что теперь
Георгий не скрывает: «В начале был негатив». Половина команды ушла из компании в первый месяц — сказали, что так работать не будут. Спустя три месяца часть из ребят вернулась, но уже на другие позиции.
Само внедрение сложностей не вызвало — во многом благодаря простому интерфейсу. Скорее у людей возник психологический барьер.
Сейчас все в порядке. В продажах задействовано четыре продавца. Они обрабатывают лиды, ведут клиентов и доводят их до сделки.После сделки клиента передаётся менеджеру проекта и координатору, которые занимаются реализацией: организуют раздачу листовок, координируют промоутеров и так далее. Все также через CRM.
Как изменилась работа агентства в цифрах после внедрения OkoCRM
⭐ Во-первых, удвоились продажи. Если раньше агентство продавало от 1 до 1,5 млн ₽ в месяц, то сейчас 2–2,5 млн ₽, иногда до 3 млн ₽. Всё благодаря автоматизации и повышению качества клиентского сервиса.
⭐ Во-вторых, сократилось время ответа. Раньше заявка могла просто зависнуть, никто её не видел, не обрабатывал. Сейчас менеджеры ничего не упускают и отвечают в течение трех секунд. Только приходит лид, OkoCRM сразу уведомляет менеджера, подключает бота или начинает автозвонок. Всё происходит моментально.
⭐ Во-третьих, конверсия оплачиваемости выросла на 30%. Причина успеха в том, что с документами работают через шаблоны и с участием роботов, которые отправляют сообщения в мессенджеры через WhatCRM. Счета быстро формируются, быстро уходят клиентам и, как следствие, быстро оплачиваются.
⭐ В-четвертых, благодаря автоматизации агентство сэкономило ресурсы. Теперь не нужен бухгалтер — продавцы сами формируют документы через шаблоны и с участием роботов. Освободившиеся деньги Георгий планирует направить на развитие отдела продаж.
В чем главная ценность OkoCRM для BTL-агентство «Акула»
По словам Георгия, главная ценность для него — это автоматизация, чаты с клиентами и контроль продаж.
У «Акулы» амбициозные планы: компания арендовала офис, чтобы лично встречаться с клиентами, обсуждать с ними проекты и проводить полноценные презентации. Команда OkoCRM желает агентству дальнейшего роста, увеличения клиентского потока и повышения выручки. А мы продолжим помогать ребятам автоматизировать их процессы.
