BTL-агентство «Акула» специализируется на распространении рекламных материалов и организации промо-акций. Работает с B2B-сегментом в разных городах России, — а OkoCRM с интеграцией мессенджеров через WhatCRM помогает координировать процесс, автоматизировать продажи и наращивать прибыль.
Мы поговорили с собственником агентства Георгием Акуловым и узнали, как устроен контроль качества работы промоутеров удаленно, кто и почему в 2025 году покупает услуги BTL-агентства, а также зачем его бизнесу CRM-система с мессенджерами.
Если вам тоже нужна мощная CRM-система для управления продажами и общения с клиентами, регистрируйтесь здесь →
Что выделяет «Акулу» на фоне других BTL-агентств
Особенность «Акулы» в том, что она работает не только в столичном регионе, но и по России. Все завязано на большой базе промоутеров в разных городах и выстроенной системе контроля. По словам Георгия, именно это делает «Акулу» уникальной.
Для контроля промоутеров в «Акуле» применяют многоступенчатую систему. Во-первых, используют GPS. Промоутер включает в Telegram функцию геолокации на всё время работы, и аккаунт-менеджеры в реальном времени видят, где он.
Во-вторых, применяют фотодоказательства. Промоутер делает селфи в начале и в конце смены, а также фотографирует стопку листовок. Это позволяет отслеживать, как она уменьшается по ходу дня. Если акция длится несколько дней — сразу видно, если где-то начались несостыковки по количеству.
Для фотоотчетов в «Акуле» используют специальное приложение. В него промоутеры загружают фото по каждому действию — допустим, что листовка наклеена или вложена в ящик.
Благодаря такому подходу менеджеры контролируют все:
- где наклеена листовка
- сколько почтовых ящиков обошел промоутер
- по каким адресам и в какое время
Кто обращается в BTL-агентство агенство в эпоху цифровой рекламы. По словам Георгия, за распространении рекламных материалов обращаются самые разные компании — крупные и малые, столичные и региональные, работающие по франшизе и самостоятельный бизнес.
Примерно 40% заказов агентство получает от постоянных клиентов, 60% — от новых. Привлечение лидов идет в основном через сайт. Он оптимизирован по SEO, в частности под регионы и города. Дополнительный инструмент — контекстная реклама в поисковой системе Яндекса.
В год агентство выполняет обслуживает примерно 1 500 клиентов и выполняет порядка 2 500 заказов. Многие клиенты возвращаются за услугой повторно.
С какими трудностями в работе сталкивалась «Акула» до внедрения CRM-системы
Георгий объясняет, что главная проблема — это отсутствие прозрачности:
- в чатах царил бардак — часто было непонятно, какой клиент какому менеджеру пишет
- изучить историю покупок можно было только прослушав записи звонков
- все номера клиентов сохранялись на платформе телефонии — их приходилось выгружать вручную
Все было неудобно и муторно.
С внедрением OkoCRM у «Акулы» образцовый порядок по сделкам.
Что изменилось после внедрения OkoCRM
По словам Георгия, OkoCRM в связке с WhatCRM не только навела порядок в работе, но и способствовала росту продаж. Мы уточнили у нашего героя и оказалось, что после внедрения CRM продажи выросли примерно в 2 раза. Если раньше агентство продавало от 1 до 1,5 млн ₽ в месяц, то сейчас 2–2,5 млн ₽, иногда до 3 млн ₽.
Ниже — что помогает агентству больше зарабатывать.
Автоматизация. С появлением OkoCRM за большую часть повторяющихся действий стали отвечать роботы. Они помогают обрабатывать заявки, собирать первичную информацию, делать допродажи, запрашивать обратную связь.
«Акула» использует роботов, чтобы автоматизировать наем сотрудников, расчеты стоимости услуг, работу с документами.
Чаты с клиентами. Агентство подключило Telegram-бота и WhatsApp через WhatCRM. Они используются для всех текстовых коммуникаций с клиентами и промоутерами. Один из примеров — если клиент не дозвонился в агентство, ему в мессенджер автоматически уходит сообщение «Извините, не смогли принять ваш звонок. Чем можем помочь?».
Чаты в CRM помогают агентству сократить скорость ответа и упростить коммуникацию с клиентами. А самый главный плюс интеграции — сохранение всей переписки в карточке сделки. Можно открыть карточку и сразу видно, когда, кто и по какому поводу общался с клиентом.
Документооборот. Раньше в «Акуле» целый день уходил на формирование счёта или договора. Нужно было писать бухгалтеру. Ждать, пока он запросит у клиента реквизиты, заполнит данные и сформирует договор. Если ошибался, коллеги возвращали документы, просили переделать. Теперь никакого ручного труда — все происходит через шаблоны.
Заполнять шаблоны помогает робот. Он запрашивает реквизиты, а менеджер вносит данные в шаблон, формирует договор, счёт, приложение. И всё за 15 минут, если заказ несложный. Если заказ посложнее, со сметами, чуть дольше — но не больше часа. Благодаря тому, что документы не нужно формировать с нуля, снизилось число ошибок — и «Акула» стала быстрее закрывать сделки.
Интеграции. Георгий говорит, что все интеграции настроил сам. Подключил телефонию и RoboVoice — голосового робота, который принимает звонки. Также настроил Авито — в основном для подбора персонала.
В планах реализовать передачу данных через Webhook, чтобы робот мог автоматически заполнять карточки в CRM после звонка. Это позволило бы еще больше разгрузить отдел продаж. Продавцы бы не тратили время на обработку входящих лидов, а работали только с теплыми клиентами.
Канбан. OkoCRM помогла структурировать работу отдела продаж. В карточках сохраняется вся переписка, звонки, история взаимодействия. Когда к работе подключаются новые проектные менеджеры и координаторы, они сразу погружаются в контекст. Могут прослушать звонки, ознакомиться с перепиской — быстрее, чем если бы им пришлось переключаться между окнами, собирать данные с разных каналов и платформ.
Структурированность и прозрачность продаж — это то, что Георгий больше всего оценил в OkoCRM.
Как отдел продаж воспринял внедрение CRM-системы и что теперь
Георгий не скрывает: «В начале был негатив». Половина команды ушла из компании в первый месяц — сказали, что так работать не будут. Спустя три месяца часть из ребят вернулась, но уже на другие позиции.
Само внедрение сложностей не вызвало — во многом благодаря простому интерфейсу. Скорее у людей возник психологический барьер.
Сейчас все в порядке. В продажах задействовано четыре продавца. Они обрабатывают лиды, ведут клиентов и доводят их до сделки.После сделки клиента передаётся менеджеру проекта и координатору, которые занимаются реализацией: организуют раздачу листовок, координируют промоутеров и так далее. Все также через CRM.
Как изменилась работа агентства в цифрах после внедрения OkoCRM
⭐ Во-первых, удвоились продажи. Если раньше агентство продавало от 1 до 1,5 млн ₽ в месяц, то сейчас 2–2,5 млн ₽, иногда до 3 млн ₽. Всё благодаря автоматизации и повышению качества клиентского сервиса.
⭐ Во-вторых, сократилось время ответа. Раньше заявка могла просто зависнуть, никто её не видел, не обрабатывал. Сейчас менеджеры ничего не упускают и отвечают в течение трех секунд. Только приходит лид, OkoCRM сразу уведомляет менеджера, подключает бота или начинает автозвонок. Всё происходит моментально.
⭐ Во-третьих, конверсия оплачиваемости выросла на 30%. Причина успеха в том, что с документами работают через шаблоны и с участием роботов, которые отправляют сообщения в мессенджеры через WhatCRM. Счета быстро формируются, быстро уходят клиентам и, как следствие, быстро оплачиваются.
⭐ В-четвертых, благодаря автоматизации агентство сэкономило ресурсы. Теперь не нужен бухгалтер — продавцы сами формируют документы через шаблоны и с участием роботов. Освободившиеся деньги Георгий планирует направить на развитие отдела продаж.
В чем главная ценность OkoCRM для BTL-агентство «Акула»
По словам Георгия, главная ценность для него — это автоматизация, чаты с клиентами и контроль продаж.
У «Акулы» амбициозные планы: компания арендовала офис, чтобы лично встречаться с клиентами, обсуждать с ними проекты и проводить полноценные презентации. Команда OkoCRM желает агентству дальнейшего роста, увеличения клиентского потока и повышения выручки. А мы продолжим помогать ребятам автоматизировать их процессы.
