Вехи проекта: как и для чего их использовать в управлении процессом работ

Вехи проекта: как и для чего их использовать в управлении процессом работ

586
Время чтения: 6 минут
Содержание

При планировании проекта нужно не только поставить цели, спланировать нагрузку и контролировать выполнение задач. Ещё нужно определить вехи — контрольные точки проекта. Рассказываем, что это такое и как использовать вехи проекта в управлении работой.

Закрывайте задачи вовремя
Управляйте командой, задачами и загрузкой в таск-трекере OkoCRM. Соблюдайте дедлайны и закрывайте задачи на 50% быстрее.
Подробнее

Что такое вехи проекта

Веха проекта — это контрольная точка, с помощью которой отслеживают выполнение промежуточных целей и этапов работы. Представьте, что вам нужно построить дом. Вы разбиваете весь процесс на этапы и задачи:

1. Подготовительные работы

  • Покупка участка
  • Разработка проекта
  • Согласование плана работ
  • Подготовка двора

2. Строительные работы

  • Подвод коммуникаций
  • Заливка фундамента
  • Строительство стен
  • Стяжка пола
  • Монтаж кровли

3. Черновая отделка

  • Подключение электричества
  • Разработка вентиляции
  • Выравнивание пола
  • Выравнивание стен

4. Чистовая отделка

  • Установка светильников
  • Укладка ламината
  • Отделка стен
  • Установка натяжных потолков
  • Установка мебели

Чтобы в процессе работы контролировать, как продвигается строительство и укладывается ли команда в срок, ставят вехи.

Например, разработка проекта дома может занимать 3–5 месяцев. Веха поможет понять, что этот этап работ окончен и можно переходить к следующей задаче — согласованию плана работ.

Допустим, в нашем примере можно поставить такие вехи:

  • Получен паспорт застройщика → веха указывает, что проект дома прошёл согласование
  • Утвердили график работ → веха указывает, что мы распланировали этапы строительства
  • Завершили строительство коробки → веха указывает, что можно переходить к черновой отделке

Так ключевые вехи проекта помогают контролировать ход работ.

Отличия вех от целей и этапов проекта

Цели — то, какой результат мы хотим получить. Например, построить дом, разработать мобильное приложение или запустить производство нового товара. В отличие от вех, цели более масштабны.

Этапы — это части проекта, которые определяют, как именно мы будем двигаться к цели. Каждый этап включает в себя набор задач и вех, которые нужно завершить для достижения конкретной цели. В отличие от вех, этапы могут занимать значительное время.

Диджитал-проекты воычно выстраивают этапы в таск-трекерах. Например, вот так это выглядит в OkoCRM.

Таск-трекер OkoCRM с этапами и задачами по проекту.

Вехи — точки отслеживания прогресса, конкретный момент во времени, когда на проекте удается завершить ключевую задачу.

Например, вот чем отличаются цели, этапы и вехи на примере строительства дома ↓

Вот что такое веха в проекте. Она позволяет команде понять, насколько продвинулся проект к своей окончательной цели.

Или другой пример. Допустим, у нас есть этап «Заключение договора», он может длиться несколько недель. В это время с клиентом согласовывают работу и цену, только после этого подписывают договор. Чтобы отследить, что переговоры завершены успешно и договор подписан, ставят веху «Подписание договора».

Вехи, цели и этапы проекта играют разные роли в управлении проектами. Вехи — маркеры прогресса, цели задают общий ориентир, а этапы определяют процесс достижения этих целей.

Александр Завьялов
Эксперт в проектном управлении, основатель OkoCRM

Основное назначение вех на проекте

Вехи — полезный инструмент для менеджеров проектов по нескольким причинам:

1. С помощью вех проще отслеживать прогресс по проекту. Например, у нас может быть этап «Заключение договора» и он может длится несколько недель. Чтобы проконтролировать прогресс, ставят веху. Когда договор подписан, с её помощью понимают, что задача завершена.

2. Основные вехи проекта упрощают обмен информацией в команде. Сотрудникам не нужно дёргать друг друга, чтобы понять, как продвигается работа. Это можно отследить с помощью вех.

3. Благодаря вехам можно вовремя заметить проблемы. Например, если близится срок завершения задачи, а веха ещё не отмечена, есть риск срыва дедлайнов. В этом случае нужно предпринять какие-то действия, чтобы исправить ситуацию.

4. Вехи могут служить индикатором продуктивности команды. С их помощью проще оценивать работу на проекте и делать выводы о том, как в будущем увеличить скорость выполнения задач или правильнее распределить ресурсы.

Беспорядок в задачах и проектах?
OkoCRM — ваш источник повышения производительности. Проекты, доски, списки, тэги, фильтры тайм-трекинг и много чего еще.
Подробнее

Пошаговая инструкция по определению ключевых вех проекта

Если планируете проект на бумаге, можно добавлять вехи рядом со списком задач. Если используете сервисы, вехи добавляют с помощью встроенных инструментов. Дальше рассказываем, как провести планирование вех проекта.

Шаг 1. Описываем проект

Сначала нужно описать сам проект:

  • его цели
  • необходимые ресурсы: сотрудников, деньги, инструменты
  • сроки реализации

Допустим, мы собираемся запустить выпуск нового товара на производстве. Пишем цели запуска нового товара, используя методику SMART.

Цель: увеличить выручку на 20% в течение года за счёт запуска нового товара.

Для выпуска пробной партии нужно 20 человек, новая производственная линия, 2 500 000 ₽ на сырьё, оборудование и зарплаты.

В течение месяца получится настроить линию, отладить работу и за неделю сделать пробную партию.

Это краткое описание проекта. Вообще его стоит делать в отдельном документе. В нём описать бизнес-план, расходы и прогнозируемые доходы.

Шаг 2. Раскладываем проект на работы и результаты

Нужно выполнить декомпозицию цели: разложить её на этапы. Затем описать результаты, которые хотим получить в конце каждого этапа. Например, при запуске товара есть такие этапы и результаты:

  1. Запуск производства → Результат: настроенная производственная линия
  2. Выпуск пробной партии → Результат: готовые образцы
  3. Расчёт себестоимости → Результат: оценка рентабельности нового товара

Шаг 3. Формулируем задачи

Теперь для каждого этапа составляем список задач, можно сразу описать нужные ресурсы и сроки, назначить исполнителей.

Для первого этапа задачи будут такие:

  • Анализ и выбор линии
  • Монтаж производственной линии
  • Пробный запуск линии
  • Поиск и устранение ошибок
  • Повторный запуск линии

Их можно перенести в сервис, вот так ↓

Этапы и задачи по проекту в GanttPro

Шаг 4. Устанавливаем вехи

Теперь нужно обозначить вехи, которые помогут отслеживать прогресс выпуска нового товара. В нашем примере могут быть такие вехи:

  • Настроенная производственная линия
  • Первые образцы товара
  • Отчёт о рентабельности товара

Вехи добавляют в проект отдельно. Например, в GanttPro для этого нужно нажать «Добавить веху», она появится среди задач, а на карте будет отображена в виде фиолетового ромба.

Пример вехи проекта на диаграмме Ганта. Вехи можно ставить в любом месте события: выбирать начало, конец или середину задачи.

Распространенные ошибки

Неясные формулировки. Иногда вехи описывают абстрактно, это может запутать исполнителей.

Большое количество вех. Не стоит превращать в вехи каждую задачу, так как это должны быть важные моменты в работе, а не все подряд.

Необоснованные сроки. Бывает, вехи назначают с нереалистичными дедлайнами. При их определении нужно взвешивать возможности команды и ресурсы, чтобы не пришлось менять сроки на ходу.

Рекомендации

Формулируйте вехи так, чтобы все участники проекта понимали, чего именно вы хотите достичь. Хороший вариант: создать прототип сайта. Не самый понятный вариант: организовать разработку прототипа. Здесь нет конкретного результата, по которому можно понять, что мы выполнили веху.

Обсуждайте с командой, какие вехи нужно установить. Так сотрудники смогут внести свои идеи и поделиться опытом. Такие обсуждения также увеличивают уровень вовлеченности и ответственности членов команды.

Проверяйте, чтобы каждая веха была напрямую связана с целями проекта. Так не придётся тратить время на задачи, которые не помогают достичь поставленных целей.

Устанавливайте реалистичные сроки, чтобы команда не выгорала. Если заложить слишком мало времени на достижение контрольных точек, сотрудникам придётся перерабатывать, а это ни к чему хорошему не приведёт.

Например, если веха «Разработать интеграцию CRM и 1C», нужно заложить столько времени, чтобы его хватило для достижения результата. Если для этого нужно 14 дней, не стоит пытаться сделать всё за 10 дней. Это может привести к срыву сроков, выгоранию или плохому качеству интеграции.

Примеры вех в проекте

В процессе разработки продукта могут быть такие вехи:

  • Утвердить концепт продукта
  • Создать MVP — минимально жизнеспособный продукт
  • Презентовать MVP инвесторам

Пример вех для разработки продукта.

Для внедрения CRM-системы вехи могут выглядеть так:

  • Составлено ТЗ
  • Данные перенесены в CRM
  • Настроена автоматизация и шаблоны
  • Настроены интеграции
  • Настроены права доступов
  • Проведено обучение для сотрудников

Пример вех для внедрения CRM.

В процессе создания сайта могут быть такие вехи:

  • Составленное ТЗ
  • Готовый прототип
  • UI/UX дизайн
  • Готовый сайт

Пример вех для создания сайта.

Подытожим

  1. Веха проекта — контрольная точка, с помощью которой отслеживают выполнение промежуточных целей и этапов работы
  2. С помощью вех проще отслеживать прогресс по проекту или вовремя замечать проблемы: срыв сроков, нехватку ресурсов
  3. Чтобы определить вехи, нужно описать проект, поставить цель. Дальше её разбиваем на этапы и задач. После этого обозначаем вехи, которые помогут отслеживать прогресс выпуска нового товара. Это должны быть ключевые моменты в работе, а не все подряд
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен