Бухгалтерия XXI века — топ 10 сервисов онлайн-бухгалтерии

Бухгалтерия — головная боль любого мелкого предпринимателя. Когда в компании работает 20 человек, с этим проще: нанял бухгалтера и спокойно себе работаешь. А когда у вас ООО с двумя работниками, где вы и директор, и водитель, и завхоз — беда. Бухгалтер в штате влетит в копейку. Решение — сервисы онлайн-бухгалтерии.

Конечно, слепо верить аутсорсерам не стоит. Нельзя вести бизнес с закрытыми глазами, годами не сверяться с налоговой и вообще не следить за законами. Но если у вас мигрень, а денег на нормального врача нет, нужно хотя бы купить хорошие обезболивающие. Рассказываем, как их выбрать, если голова болит от бухгалтерии.

Это обязательно. По закону любой субъект предпринимательской деятельности обязан вести бухучет (п. 1 ст. 6 закона № 402-ФЗ). Конечно, есть исключения, например, для ИП. А еще есть упрощенная бухгалтерская отчетность для некоторых категорий предпринимателей. Но в целом она не отменяет обязанности вести бухучет с момента регистрации фирмы и до момента ее ликвидации, подавать декларации по УСН и НДС, сдавать расчеты по социальному страхованию и вовремя платить налоги.

Можно попасть на штраф и недоимку. Инспекция может провести камеральную проверку когда ей вздумается. Если у вас беда с документами, вы вовремя не подали декларацию по УСН или забыли про КУДиР, налоговая может легко оштрафовать на 10–30 тысяч (ч. 1 ст. 15.15.6 КоАП). Но штраф — мелочи. Если налоговая посчитает, что предприниматель не доплатил налогов, насчитают недоимку, а сверху пеню. Бывают такие суммы, что людям приходится закрыться, и они все равно остаются должны.

Это нужно для порядка. Бухгалтерский учет — это про порядок в бизнесе. Конечно, реальные цифры не всегда сходятся с учетными документами. Но чтобы иметь хоть какое-то представление о том, как идут дела, все договоры, счета на оплату, счета-фактуры, акты и накладные должны быть в порядке.

В России есть три способа вести бухгалтерию.

1. Заниматься бухгалтерий самостоятельно

Если вы разбираетесь в налогах и отчетности или вам есть с кем проконсультироваться, думать про бухгалтера необязательно. Но для этого нужно знать, что такое и как заказать акты сверки с налоговой, понимать, что написано в расчете по социальному страхованию и знать, до какого числа нужно подать декларацию, оплатить вторую часть патента или сделать авансовый платеж по единому налогу. Короче, выжить можно, но нужно разбираться.

2. Нанять бухгалтера

Инхаус. Если в компании большой документооборот, сложные операции, штат в 30 человек, вы работаете с НДС и нужно постоянно возить документы в инспекцию, ПФР и статистику — есть смысл нанять персонального бухгалтера. Он будет сидеть в офисе, все считать и заполнять документы, лично отвозить их в налоговую и банк. А если его еще и назначить главбухом, то теоретически человек будет нести материальную ответственность за свои действия (ч. 2 ст. 243 ТК).

Аутсорс. Если в компании стандартные операции, простой учет, нет партнеров с НДС или по разным причинам нет возможности держать сотрудника в штате, можно нанять человека или воспользоваться услугами бухгалтерский компаний в формате аутсорсинга. По факту бухгалтер делает все то же самое, что и в штате, только удаленно. Он готовит все документы, заполняет декларации, составляет отчетность на основании ваших данных, иногда даже отвозит их в налоговую. Если работать с фирмой, можно заключить договор на бухгалтерские услуги и исполнитель даже будет нести какую-то материальную ответственность. С частниками все проще и договор на словах.

3. Автоматизировать процесс

Если компания или ИП платят 6% УСН, в штате 1 человека и это директор, нет онлайн-касс и декретных, а все расчеты проходят безналом, можно купить онлайн-сервис и упростить ведение отчетности. Это может работать двумя способами:

Селф-сервис. Предприниматель покупает доступ к сервису, получает логин и пароль. Ему даются какие-то инструменты, которые упрощают ведение бухгалтерии и автоматизируют процесс заполнения отчетности. Но заполнять декларацию, анализировать документы и относить отчеты в налоговую все равно нужно самостоятельно. Сервис отвечает только за корректность работы алгоритма, а ответственность перед ФНС предприниматель несет самостоятельно.

Интернет-бухгалтерия. Некоторые компании пишут, что ведут бухгалтерию через интернет. По сути, это аутсорсинг: предприниматель платит за услуги живых бухгалтеров. Реальные люди будут изучать ваши документы, заполнять декларации, возможно консультировать и подавать документы в электронном виде. Все зависит от условий тарифного плана и заключенного договора. Ответственность перед законом все равно будет лежать на предпринимателе.

Сервисы онлайн-бухгалтерии для ИП и ООО — это про экономию и упрощение жизни. Мы не будем лукавить, лить воду, говорить про «финансовое благополучие» и «защиту бизнеса». Интернет-бухгалтерия — это костыльное решение, живой бухгалтер в штате или хотя бы на аутсорсинге всегда лучше. Кто бы вам что ни обещал. Но если денег на него нет, а от деклараций, отчетов и налогов пухнет мозг, онлайн-сервисы будут полезны.

Онлайн-сервис — костыльное решение для экономии. Если бюджет позволяет, лучше нанять живого бухгалтера или человека на аутсорсинге.

Хотите преимущества — вот вам преимущества:

1. Экономия — живой бухгалтер всегда дороже. Дешевле будет работать только студент 2 курса специальности «Финансы и кредит» 
2. Простота — обычно онлайн-сервисы делают для людей, не знакомых с бухгалтерией. Поэтому в них простой интерфейс и легко разобраться
3. Учет в «одной коробке» — обычно сервисы помогают собрать налоги, бухгалтерию, кадры, торговлю и управление финансами в одном месте
4. Автоматизация — алгоритмы помогают ускорить рутинные операции

В то же время, сервис сервису рознь. Есть онлайн-решения для бухгалтеров, вроде 1С. Они нужны, когда у вас в штате уже есть человек, который отвечает за бухгалтерию, но его двух рук не хватает на все. Они помогают автоматизировать рутинные бухгалтерские процессы, а бухгалтеру оставить только самую важную работу. В нашем обзоре будут и такие.

Ниже — наш рейтинг онлайн-сервисов бухгалтерии. Мы не расставляем их по степени полезности — у каждого свои предложения, задачи и масштабы. Предлагаем посмотреть, что они предлагают, рассказать про тонкости и нюансы использования.

Большая птица

Это система управленческого учета, а не просто онлайн-бухгалтерия. В ней ведут складской учет, оформляют оптовые и розничные продажи, обрабатывают заказы, подключают торговое оборудование, ведут расчетные счета, поступление и списание и много чего другого. В системе удобно организовать документооборот и наладить базовые бизнес-процессы, такие как подготовка и выгрузка платежных поручений, создание счетов-фактур или договоров, контроль выполнения заказов

Для кого: любые предприятия, в которых уже есть бухгалтер — система поможет ему готовить документы для учета. Сервис не формирует и не отправляет налоговую отчетность.

Сколько стоит: есть бесплатный тариф «Колибри», но работает с ограничениями. Чтобы работать полноценно, нужно купить тарифный план «Альбатрос» — 990 рублей/месяц.

Фингуру

Сервис интернет-бухгалтерии в формате аутсорсинга. Здесь нельзя самостоятельно формировать документы или готовить отчетность для налоговой. Компания предлагает услуги персонального дистанционного бухгалтера, который за вас будет готовить отчетность, считать зарплату, вести кадровый учет, собирать и удаленно передавать документы в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. Короче, делать все, что должен делать штатный бухгалтер. А еще в Фингуру обещают консультировать предпринимателей по вопросам налоговых льгот, налоговой оптимизации и выбора режимов налогообложения. А бонусом откроют доступ к богатой базе шаблонов документов.

Другие фишки:

• финансовая ответственность — если действия компании принесут убытки, обещают покрыть их в пределах 1 млн рублей
• ЭЦП — оформляют предпринимателю цифровую подпись для подачи документов удалённо
• куча интеграций — можно подключить товароучетное ПО, банки, CRM
• мобильное приложение

Для кого: комплексное решение для компаний без бухгалтера или желающих вывести бухгалтерию на аутсорс.

Сколько стоит: бесплатных версий нет. Тарифы стартуют от 3900 рублей в месяц для ИП на УСН. Если работаете через ООО на УСН — от 6600 рублей/месяц, на ОСНО — от 8800 рублей в месяц. Кроме режима на цену влияет число сделок в месяц. Посчитать цену своего тарифа можно в специальном калькуляторе.

Эльба

Это сервис от Контура, в котором предприниматели самостоятельно формируют и отправляют партнерам первичные учетные документы, готовят и сдают отчетность в налоговую, ПФР и ФСС, создают карточки и ведут учет товаров. В основе сервиса — алгоритмы. Программа за вас считает налоги и заполняет декларации, готовит расчеты по взносам с зарплаты сотрудников, заполняет формы 4-ФСС, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, СЗВ-СТАЖ и ССЧ. Но вот отправлять их в налоговую и фонды придется самостоятельно. Правда, в Эльбе готовы помочь с изготовлением ЭЦП — сможете отправлять документы в налоговую дистанционно.

Фишки Эльбы:

• интеграция платформы с банками
• мобильное приложение
• возможность подключения сотрудников и организация совместной работы

Для кого: это сервис онлайн-бухгалтерии для ООО на упрощенке и ИП на ПСН и упрощенке без бухгалтера. Эльбу разработали для людей, которые не разбираются в бухгалтерии и не хотят нанимать бухгалтера.

Сколько стоит: есть бесплатный пробный период на 3 месяца без ограничений. А если вы ИП без сотрудников и открылись за 3 месяца до обращения в Эльбу, вам и вообще подарят ГОД бесплатного использования. Но затем придется платить. Тарифы зависят от наличия сотрудников и необходимого функционала:

• «Эконом» — 1900 рублей/квартал
• «Бизнес» — 4500 рублей/квартал
• «Премиум» — 6000 рублей/квартал 
• «Супер-Премиум» — 9900 рублей/квартал (с сотрудниками)

Контур.Бухгалтерия

Старший брат (или сестра) Эльбы тоже для малого, но уже окрепшего бизнеса. Сервис берет на себя огромный спектр задач автоматизации, включая:

• оформление первички
• работу с поручениями и счетами
• формирование бухгалтерской и налоговой отчетности по данным бухучета
• расчет зарплаты, больничных и отпускных
• перерасчет НДС
• электронный документооборот
• валютный учет
• отправка отчетности в ФНС, фонды и статистику
• финансовый анализ
• проверка контрагентов и куча других задач

Сервис представляют как комплексное решение для ведения бухгалтерии в одном месте. Функционал системы позволяет вести бухгалтерию предприятия самостоятельно либо помочь это делать бухгалтеру и контролировать его работу. Если своего бухгалтера нет, а самому вести учет не хочется, сервис предлагает передать работу на аутсорс одному из бухгалтеров в базе Контура.

Для кого: для ИП на ПСН или упрощенке, для ООО на УСН или ОСНО со штатом до 100 человек и без вредный и опасных условий труда.

Сколько стоит: первые 14 дней бесплатно, новым ООО — бесплатно до 3 месяцев в подарок. Затем — от 3000 рублей/квартал за одну организацию. Сервис предлагает гибкие тарифы и снижает стоимость плана при оплате на год и на 2 года.

Бухсофт Онлайн

Это сервис для ведения налогового, бухгалтерского и кадрового учета. В нем можно автоматически создавать счета, рассчитывать зарплату, больничные и отпускные, формировать и отправлять отчетность в ФНС и фонды, больничные листы в ФСС, составлять кадровые документы, табеля. Сервис помогает получать ЭЦП и отправить документы в надзорные органы удаленно. Есть решения для проверки контрагентов, распознавания бумажных первичных документов по фото и проведения внутренних аудитов, доступны консультации. Сервис включает полный функционал для бухгалтера. Для работы в системе нужно пройти короткое обучение.

Для кого: Это комплексное решение для ООО и ИП с бухгалтером. Не подойдет для ИП на ОСНО.

Сколько стоит: бесплатный пробный период с ограниченным функционалом и возможностью распечатать отчетность длится 15 дней. За это время нужно выбрать подходящий тариф. Самый дешевый включает ведение бухучета, кадрового учета и зарплаты — 2838 рублей/год. По цене — это лучшее предложение на рынке, но готовить и отправлять отчеты, сверяться с налоговой придется самостоятельно. Тарифы с отчетностью, ЭЦП и электронными больничными — от 7637 рублей/год.

Небо

Это программа для малого и микробизнеса, помогает предпринимателям самостоятельно вести бухучет и сдавать отчетность дистанционно. Здесь нет богатого функционала, как в вариантах выше: человек самостоятельно собирает первичные документы, вносит их в систему, рассчитывает зарплату, налоги и взносы, формирует отчетность по представленным шаблонам, а программа отправляет их в налоговую. Журналы операций, КУДиР, кассовая книга — все это есть. Еще в Небо помогают оформить ЭЦП для удаленной подачи документов. Есть интеграции и учет розничных продаж.

Если не хотите самостоятельно работать с первичкой и разбираться в отчетности, есть комплексные пакеты — Небо возьмет учет доходов и расходов, расчет налогов и сборов, платежные поручения и кассовые операции на себя. Услугу продают пакетом на год, стоимость зависит от формы организации, наличия сотрудников, налогового режима и региона.

Для кого: это комплексное решение для малого бизнеса и ИП без бухгалтеров.

Сколько стоит: сервис интернет-бухгалтерии предоставляется в полном функционале:

• на месяц — 950 рублей
• на квартал — 2600 рублей
• на год — 7600 рублей

Если нужно комплексное обслуживание, цены за год стартуют от 8900/10900 рублей для ИП в регионах и Москве и 12900/17900 рублей для ООО.

Мое дело

Популярное комплексное решение для автоматизации и самостоятельного ведения учета. Включает полный набор услуг, от сервисов для ведения учета, формирования и отправки отчетности, и до онлайн-консультаций и даже выделения целой команды бухгалтеров которая будет заниматься вопросами бухгалтерии, кадрового учета и налогов за вас.

В базовой версии сервис помогает автоматически формировать первичку, готовить и отправлять отчетность в ФНС и фонды, вести управленческий учет, автоматизировать работу с товарами, заполнять приход и расход, анализировать продажи и контролировать бюджет. Сверка с ФНС, шаблоны бланков, зарплатные проекты и электронный документооборот — все как полагается. Если не хотите вести учет самостоятельно, фотографируете документы первички, присылаете их персональному бухгалтеру и он ведет бухгалтерию за вас. Если у вас есть бухгалтер и он ведет сразу несколько организаций, у сервиса есть боты, которые автоматизируют ежедневные операции учета.

Для кого: для субъектов малого и среднего на любых налоговых режимах, с бухгалтерами и без.

Сколько стоит: бесплатный неограниченный доступ к онлайн-бухгалтерии предоставляется на 3 дня, потом тарифы. Самый дешевый — 833 рубля/месяц при оплате за год для ИП на УСН или ПСН. Тарифы для ООО стартуют от 1000 рублей/месяц. При заказе комплексного бухгалтерского обслуживания придется выложить от 35 тысяч рублей в год.

Scloud

Это облачный вариант 1С. То есть вам не нужно покупать лицензию 1С, получать софт, звать программиста для настройки — все работает в браузере, а лицензия предоставляется на условиях аренды. Считается, что это дешевле. Всего представлено 52 типовые и отраслевые конфигурации, например, 1С:Отчетность или 1С:Бухгалтерия КОРП/ПРОФ.

Прелесть в том, что не нужно покупать каждую — сервис продает тарифные планы, в которые уже включен определенный набор конфигураций. Например, в базовый тариф ФРЭШ входит 21 конфигурация, включая 1C: Бухгалтерия, 1С: Предприниматель, 1С: Управление нашей фирмой, 1С: Розница, 1С: Зарплата и управление персоналом. Но пользоваться ими без участия бухгалтера получится вряд ли.

Для кого: это облачный вариант 1С для предприятий любого размера и форм собственности. Для корректного использования нужен бухгалтер.

Сколько стоит: 14 дней для пробы дают бесплатно. Комплексный тариф, который включает 21 конфигурацию, стоит от 543 рублей в месяц. Некоторый конфигурации можно купить отдельно. Например, 1С: Отчетность можно подключить за 1500 в год.

1С:БухОбслуживание

Сервис удаленной бухгалтерии на аутсорсе. Вы самостоятельно готовите первичные документы, составляете поручения, загружаете их в облачную версию 1С: Бухгалтерия, а остальную работу выполняет удаленный бухгалтер. 1С предлагает разные решения: можно заказать у них комплексный сервис, который будет включать и кадровый учет, и расчет зарплаты, и подготовку отчетности, можно купить тариф только с отчетностью или зарплатой, а можно купить бухгалтера в качестве помощника и консультанта. В общем есть варианты.

Почти во всех тарифных планах 1С обещает расчет налогов и составление отчетности, отправку отчетов в ФНС и фонды через их сервис, интеграцию с банками, постоянную связь с бухгалтерами и консультации. В компании утверждают, что во все тарифы входит фиксированный набор услуг, наиболее востребованных у клиентов. При этом у каждого есть свои опции. Нужно учитывать, что львиную долю работы придется выполнять самостоятельно.

Для кого: есть решения для ИП и ООО, которые ведут бухгалтерию самостоятельно без бухгалтера, для компаний с сотрудниками независимо от оборотов и сферы бизнеса, для владельцев и руководителей и т.д.

Сколько стоит: самый дешевый тариф «Отчетность» — от 300 рублей в месяц, комплексный сервис — от 580 рублей в месяц для спецрежимов и 1160 рублей в месяц для ОСНО.

Кнопка

Это сервис бухгалтерии на аутсорсе. Берут весь комплекс работы на себя. Заявлено, что компания получает в доступ не просто бухгалтера, а целую команду, в которой отдельный человек отвечает за первичку, другой человек — за кадровый учет, третий помогает составить договор и претензию контрагенту, четвертый поможет со счетом или съемом офиса, а пятый — главбух. Еще каждый проект получает персонального менеджера. Все рутинные операции будет выполнять алгоритм, а за важные функции отвечают люди.

Для всех тарифов Кнопка обещает мобильное приложение, неограниченное количество операций по расчетному счету, бухгалтерские консультации, аудит базы и страховку от ошибок.

Для кого: для ИП и предприятий малого и среднего бизнеса любых форм собственности и налоговых режимов, если у них нет бухгалтера или они ходят отдать бухгалтерию на аутсорсинг.

Сколько стоит: бесплатного периода нет, но можно зарегистрироваться, познакомиться с системой, обсудить формат работы, получит первую консультацию. Полноценная работа возможна только после оплаты.

Для ИП и ООО с разными режимами налогообложения тарифы отличаются. Для ИП — от 2500 рублей/месяц, для ООО — от 3250 рублей/месяц. Функционал во всех тарифах одинаковы, стоимость зависит от оборота, количества сотрудников, отчетов, числа исходящих документов и других особенностей бизнеса.

Особенности бизнеса. Количество сотрудников, бюджет, обороты, число операций, количество исходящих документов, налоговый режим, форма собственности и даже условия работы — все это очень сильно влияет на выбор сервиса. Например, некоторые компании не ведут дела ООО и ИП на ОСНО. Другие не готовы работать с организациями, где работы ведутся на вредных и опасных условиях. А еще такие особенности сильно влияют на стоимость онлайн-бухгалтерии. Иногда проще нанять бухгалтера в штат, чем переплачивать за опции.

Задачи. Наверное, самое важное, что стоит учесть. Требуемый уровень поддержки сразу отметает определенные компании. Сначала определитесь, что вам нужно, а уже потом ищите решение под свои задачи.

Страхование. Не все компании страхуют свою ответственность перед клиентами а ошибки. А если и страхуют, то мало кто может получить реальное возмещение. Обычно это делается только чтобы разместить на сайте скан-копию полиса. Мол, смотрите, наша ответственность застрахована. На деле там много оговорок и исключений, а еще их никто не читает. Но само наличие страховки дает хоть какие-то гарантии.

Подводные камни. Бухгалтерией занимаются люди, и даже самые компетентные из них могут ошибаться. Если человека назвать бухгалтером, это не значит, что он всегда все будет делать правильно. Может оказаться, что компанию ведет вчерашний выпускник торгового техникума. А еще это может быть каждый месяц новый человек. Онлайн-бухгалтерия — это алгоритмы и неизвестные вам люди, которые учитывают особенности вашего дела, только если вы доплачиваете. Да и то не всегда, поэтому, пожалуйста, будьте осторожнее.

На наш взгляд, самое важное при выборе онлайн-бухгалтерии — это задачи, которые вы хотите решать. Если ведете бухгалтерию самостоятельно, попробуйте решения от Контура — у них широкий функционал, нормальные тарифы и приятные условия для новых бизнесменов. Если хотите передать бухгалтерию на аутсорс, обратите внимание на 1С: БухОбслуживание, Фингу.ру и Кнопку. Ну а если нужно помочь бухгалтеру с автоматизацией задач, присмотритесь к Бухсофту и Мое дело.

Покупая подписку:

• внимательно читайте договор
• следите за датами платежей и отчетности
• не ждите многого от бесплатного функционала
• самостоятельно решайте проблемы с налоговой и не надейтесь, что онлайн-сервис поможет
• читайте отзывы и советуйтесь с экспертами
• регулярно проводите сверку с налоговой, даже если подрядчик говорит, что все хорошо