Что такое дашборд и зачем его использовать

Дашборд – это отчеты, которые меняются в реальном времени. Возможно вас это удивит, но дашборды нас окружают повсюду и с самого детства. Вспомните аналоговые часы, это дашборд, говорящий об изменении времени. А спидометр в автомобиле или его приборная панель? Да, это тоже дашборд. Но это все о бытовом. Нас же интересуют информационные панели в маркетинговом и аналитическом смысле. Их тоже очень много и каждая разновидность может быть так или иначе полезна владельцу бизнеса, аналитику или маркетологу.

Давайте разбираться, что такое дашборды с точки зрения бизнеса, какие они бывают, как они помогают управлять бизнес-процессами и работой компании.  

Информационные доски классифицируются по типу данных и способу их использования, наиболее распространены три вида дашбордов:

1. Оперативные – самые динамичные, постоянно меняющиеся отчеты. Используются для быстрого реагирования на возникающие изменения
2. Стратегические – собираются с меньшей, чем оперативные периодичностью, используются для принятия долгосрочных управленческих решений
3. Аналитические – регулярная отчетность по конкретным показателям. Их особенность в возможности быстрого сравнения данных и корректировки тактики управления и развития компании

Обычные разные типы дашбордов сочетаются друг с другом в одном интерфейсе, нужные данные вызываются по необходимости.

Информационные доски могут быть полезны разным специалистам, вот некоторые примеры:

Маркетологи

С помощью дашбордов они ведут учет информации об аудитории. Например, когда маркетолог проводит опрос среди 500 респондентов, а вопросов в анкете 50, специалист получает 2500 разных ответов. Представляете каково это, проверить все вручную? Так вот, dashboard позволяет свести все ответы в единый график, из которого будет понятно, что наиболее интересно аудитории.

Также маркетологи используют дашборды для аналитики посещаемости сайтов: сколько времени посетитель провел на сайте, какие страницы посещал, с какой из них ушел. Наиболее популярный вариант сервиса, предоставляющего информацию в таком виде – Google Analytics.

Отделы продаж

Отдел продаж – главный источник доходов компании. Однако, чтобы все работало правильно и продажи шли сплошным потоком, сотрудников нужно контролировать и мотивировать.

Дашборды помогают и здесь. При правильном их использовании, у руководителя отдела или компании в целом всегда будет статистика о том, как быстро сотрудники реагируют на звонки, сколько длится звонок, а также статистика по качеству работы каждого менеджера.

Руководители

Dashboard руководителя может быть «сборной солянкой» из разных данных. Тип данных, размещенных на нем зависит только от того, что конкретно нужно проконтролировать в текущем моменте: продажи, логистику, маркетинг – абсолютно любые данные можно свести в дашборд, это будет удобно и понятно.

Все перечисленные возможности заложены в нашу CRM. В OkoCRM вы можете отследить эффективность работы отдела продаж, посмотреть, насколько качественно выполняются те или иные этапы работы, узнать и сохранить информацию о своей аудитории. Это очень удобно и полезно, попробуйте бесплатную версию, чтобы ознакомиться с функционалом и возможностями, а если возникнут вопросы, консультанты в онлайн-поддержке быстро дадут на них ответ.

Дашборды используются для решения ряда задач:

1. Получать оперативные сводки данных. Все изменения в работе компании или какой-то ее части быстро автоматически появляются в дашборде без постороннего участия
2. Унификация данных. С помощью этого инструмента информация всегда подается в едином, понятном для всех виде. Это удобно и наглядно
3. Удобное сравнение данных. Информацию в разных отчетах удобно сравнивать между собой
4. Улучшить контроль за процессами. Можно выделить ключевые моменты в работе компании и вывести их в отдельный dashboard, быстро получать данные из него и всегда держать эти показатели под контролем

Таким образом, дашборд – крутой инструмент для мониторинга показателей компании. Контролируйте состояние каждый день, неделю, месяц в одном месте, используя единый инструмент.  

Действительно, дашборд и простой отчет очень похожи. Есть только одно отличие – дашборд динамичен, он меняется постоянно и в реальном времени. Отчет – статичное понятие. В нем фиксируется информация о конкретном периоде существования компании, работы отдела, жизни продукта.

Дашборд показывает динамику развития. Отчет – состояние в конкретный период.

Качественный дашборд открывает для руководителя широкие возможности. Их преимущества:

1. Можно собирать данные из разных источников и интегрировать их в единую систему аналитики
2. Возможности командной работы. Большинство сервисов позволяет работать с дашбордом неограниченному количеству людей
3. Оптимизация исследований. Можно выделить важные отчеты в отдельную категорию и следить только за ними или сегментировать показатели для быстрого поиска данных по разным направлениям работы
4. Данные легко воспринимаются и усваиваются. Dashboard – это графическое отображение цифр и текста. Такая информация хорошо воспринимается мозгом и запоминается

Информация в дашбордах может предоставляться в различных форматах, их называют виджетами:

• привычные таблицы
• графики и диаграммы
• стрелочные индикаторы

Большинство популярных сервисов для построения дашбордов предоставляет широкий функционал и настройки, чтобы пользователю было удобно воспринимать информацию и понимать данные.

Для работы с данными тоже есть полный функционал:

1. Группировка данных – можно объединить схожую информацию в единый график
2. Сортировка – сортировка информации по конкретным признакам
3. Фильтрация – исключение ненужных блоков информации из выдачи дашборда
4. Выделение графиков – возможности выделения цветом, подъема вверх выдачи, группировки

В дашбордах можно визуализировать практически любую информацию и сгруппировать данные так, чтобы вам было легко их воспринимать и сравнивать.

Существует много сервисов, позволяющих качественно визуализировать данные, вот наиболее популярные из них:

1. Excel

2. Google таблицы

Онлайн-аналог таблиц Excel. Тот же функционал, те же возможности с доступом с любого устройства через интернет. С помощью этого сервиса можно выстраивать таблицы любой сложности, сводить данные из них в понятные красивые графики.

Оперировать процессами крупных проектов в этом сервисе сложно. Когда данных много, поиск сильно осложняется, можно легко запутаться. Зато для небольших проектов и компаний, это идеальное решение, потому что Google Таблицы не требуют никаких вложений, сразу готовы к использованию, адаптированы для командной работы: можно предоставлять доступ по ссылке.

3. Tableau

Платный сервис для среднего и крупного бизнеса. Лицензионная версия стоит 999 долларов. Это разовый платеж, все обновления программы бесплатные.

• можно выгружать данные практически из любых баз, в том числе из стандартных таблиц Excel и Google
• графики строить легко, с этим справится человек без специальных знаний
• хорошо работает на всех популярных операционных системах
• широкие возможности формирования отчетов: есть практически любые графики от стандартных столбчатых и круговых, до пузырьковых и географических диаграмм

Сервис удобен в использовании, подходит для командной работы, визуализация данных простая и с точки зрения пользователя и со стороны человека, читающего отчеты.

4. Klipfolio

Онлайн-сервис для разработки функциональных дашбордов и командной работы. Это веб-приложение позволяет создавать интерактивные отчеты для любых данных. Преимущества сервиса:

• возможности интеграции в один отчет данных из нескольких источников
• командное использование: предоставление разных прав доступа
• онлайн-формат работы и доступ к сервису с любых устройств
• безопасное подключение к базам данных SQL и загрузка табличных данных разных форматов
• легкая сборка дашбордов любого формата
• разные способы оформления информационной панели

Сервис платный. Подразумевает ежемесячные абонементные платежи 20$.

5. Leftronic

Сервис для интеграции данных из разных источников в одну удобную информационную панель. Программа работает с аналитическими данных Google Analytics, Twitter, Chartbeat, Zendesk. Для использования нужно связать учетные записи перечисленных сервисов с Liftronic и все, данные будут собираться в одном месте.  

Чтобы выстроить качественный дашборд, вы должны пройти несколько этапов:

Задавайте вопросы

1. Зачем вам дашборд – ответ покажет цели и методы решения
2. Для кого он создается – только для вас или им будут пользоваться и другие сотрудники. Исходя из этого вы определите оптимальный метод визуализации и сервисы для работы
3. Какие данные вы будете использовать и о чем будет дашборд

Определите источники информации

Определите все источники данных, из которых вы будете брать данные. Это важно в части выбора инструментов построения информационной панели. Возможно вам будет достаточно стандартных инструментов Google Analytics. А может быть эти данные нужно объединить с информацией из стандартной таблицы, тогда нужно искать специальное ПО, например, упомянутый ранее Klipfolio или использовать возможности CRM-системы.

Визуализируйте сведения

Лучший метод визуализации данных можно определить опытным путем: исследуя демонстрационные материалы производителей BI-систем. Из них вы поймете, насколько сервис покрывает ваши потребности.

Подключите коллег

Ваш взгляд на вопрос не всегда полный. Подключите руководителей подразделений к разработке дашборда, особенно, если они в дальнейшем будут его использовать. Возможно они привнесут в него дополнительную полезную информацию.

Дополнительные рекомендации для построения дашборда

1. Упрощайте информацию. Постарайтесь выжать максимум из средств визуализации. Сделайте выжимку из полученных данных и упакуйте ее в понятный для восприятия любым человеком вид
2. Внедрите в функционал возможности сравнения. С их помощью вы лучше поймете положение дел. Например, удачным решением будет внедрить сравнение разных отчетных периодов
3. Обновляйте источники информации. Иногда стандартных методов исследование недостаточно, чтобы получить полную картину события. Постоянно ищите новые источники данных и внедряйте их в свой дашборд
4. При разработке охватывайте максимальный круг вопросов. Дашборд должен отвечать на все запросы его пользователей

Если вы хотите оптимизировать аналитику данных и работать с информацией в команде, дашборд – это то, что вам нужно. Инструмент кажется сложным из-за его прямой связи с Data Science, но это только на первый взгляд. Попробуйте визуализировать данные таким образом, и вы будете в недоумении, почему не пришли к этому раньше.