Бывает у бизнеса ситуация, когда деньги в кассе есть, а платить аренду нечем. Или напротив: кажется, что отработали в минус, но в конце месяца выручка выросла в три раза. В такой ситуации самое верное — оценить прибыльность бизнеса и понять, где нестыковки.
Есть разные способы, как это сделать, и один из них — рассчитать PnL. Сегодня мы расскажем про отчет PNL: что это, зачем нужен и как его сделать без помощи бухгалтера. Но сначала напомним про OkoCRM — систему, которая помогает не терять клиентов и всегда доводить заявки до продажи.
Определение и расшифровка аббревиатуры PnL
PnL или profit and loss — это финансовый отчет. Он показывает, сколько компания заработала и потеряла денег за период. Отчет PnL - что это простыми словами? PnL — это разница между доходами и расходами, в которые включены все операционные затраты и инвестиции.
На практике отчет строится в виде таблицы. В него входит три крупных раздела:
- выручка
- себестоимость продаж
- прибыль
У российских бухгалтеров есть аналог PnL-отчета — отчет о финансовых результатах. Разница между ними в том, что PnL-отчет составляют не для финансовой отчетности, а для собственника. Поэтому отчет можно формировать:
- в любое время
- с любой периодичностью
- в любой форме
Зачем нужен PnL-отчет
Отчетность PNL нужна, чтобы оценить финансовое состояния компании. Через отчет руководство оценивает эффективность бизнеса, инвесторы — потенциал инвестиций, а кредиторы — как быстро вернут свои деньги и проценты.
Оценка эффективности бизнеса. Иногда предприниматель не может разобраться, работает он в ноль, минус или плюс. Может казаться, что денег горы — пора открывать вторую точку. А по факту бизнес имеет ряд финансовых обязательств, просто не наступило дата платежа.
Отчет PnL покажет истинное положение дел — растут расходы или выручка в кассе, можно ли открывать новую точку или пора кого-то сократить. Если найдутся проблемы, можно вовремя вмешаться в процесс и избежать более серьёзных последствий.
С помощью отчета собственник может:
- понять, сколько зарабатывает и тратит бизнес
- рассчитать маржинальную прибыль, валовую, операционную и чистую
Сравнение прибыльности нескольких компаний. С помощью PnL-отчетов разных компаний инвестор находит ту, которая наиболее прибыльная, и вкладывает в неё.
Оценка финансового состояния компании. Через PnL кредитные организации оценивают:
- чистую прибыль — если она стабильная и растущая, бизнес может выступать в качестве надежного заемщика, можно дать ему кредит
- операционный доход — чем выше, тем больше средств заемщик может использовать для погашения обязательств
Вот что значит расшифровка PNL отчета для кредиторов.
Особенности PnL отчета
Чтобы правильно составить и работать с ПНЛ-отчетом, учитывайте особенности:
Результат отчета может быть положительным и отрицательным. В первом случае доходы превышают расходы. Тогда бизнес считается прибыльным. Во втором случае расходы превышают доходы — бизнес убыточный.
PnL учитывает доходы и расходы в момент фактической реализации операции. Это отличает его от других отчетов, в которых доходы и расходы учитываются в момент фактической оплаты.
PnL-отчет фокусируется на финансовых результатах — прибылях и убытках — в процессе деятельности. Он не показывает, каким образом компания управляет своим капиталом. Поэтому в отчет не попадают данные о том, как компания получает или возвращает деньги, проводит финансирование или приобретает новые активы.
Отчет составляют по российским стандартам бухгалтерского учета. Их определяет ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Стандарт задает следующую структуру отчета:
- выручка
- себестоимость продаж
- валовая прибыль (убыток)
- коммерческие расходы
- управленческие расходы
- прибыль (убыток) от продаж
- доходы от участия в других организациях
- проценты к получению
- проценты к уплате
- прочие доходы
- прочие расходы
- прибыль (убыток) до налогообложения
- прибыль от продаж с учетом всех указанных после нее статей
- налог на прибыль
- чистая прибыль (убыток)
- Приведенная структура является базовой. Компании могут добавлять в нее деталей, например, наиболее важные для их направления деятельности статьи затрат, либо убирать затраты, которые они не несут.
Формула PnL
Формула расчета PnL выглядит так:
Чтобы считать PnL, необходимо знать доходы и расходы. Найти их можно вот где:
Отчет ДДС. Из него надо взять расходы на аренду, оплату сервисов, рекламу и содержание офиса.
Документы сделок. Из можно взять размер выручки. Подойдут выписки по счету, квитанции, закрытые с клиентами договора.
Зарплатная ведомость. Из нее надо скопировать сумму начисленной и выплаченной зарплаты.
Учет основных средств. Из них понадобится сумма амортизации.
Чтоб узнать сумму амортизацию основных средств, необходимо запросить у бухгалтера «Ведомость амортизации» за месяц, для которого делается расчет PnL.
Учет финансовой деятельности. Посмотреть проценты за пользование кредитами можно в бухгалтерском балансе. Проценты по кредитам обычно отображаются в разделе обязательств.
Учет налогов. Сумму всех уплаченных налогов можно в личном кабинете юрлица на сайте ФНС в подразделе «Все обязательства».
Структура PnL-отчёта
Чтобы правильно заполнить отчет, надо знать, из чего он состоит. Стандартная структура выглядит так:
- выручка
- себестоимость продаж
- валовая прибыль
- переменные расходы
- постоянные расходы
- EBITDA
- EBIT
- чистая прибыль
Все показатели заносят вот в такую PNL таблицу, а дальше рассчитываю поочередно сверху вниз.
Важно помнить, что структура PnL может меняться в разных компаниях, поскольку каждый бизнес имеет свою уникальную структуру затрат и доходов.
Как составить PnL-отчет
Собрать данные о доходах и расходах компании за определенный период времени, суммировать и занести в таблицу. Далее можно:
- сравнивать с данными за прошлый период — чтобы понять, как меняет прибыльность компании
- сравнивать с плановыми показателями — чтобы понять, достиг ли бизнес финансовой цели
Сделаем простенький расчет на примере небольшого бизнеса по изготовлению деревянной посуды, который принадлежит самозанятому Альберту. За октябрь Альберт:
- продал товар на 120 000 ₽
- закупил материалов на 50 000 ₽
- потратил на курьерскую доставку по городу 6 000 ₽
- заплатил за аренду небольшого гаража и коммуналку 7 000 ₽
- потратил на рекламу 5 000 ₽
- выплатил налогов в размере 4 800 ₽
1. Посчитать выручку. Выручка — это все деньги в кассе или на расчетном счету бизнеса. Выручку зарабатывают от продаж товаров, услуг, продукции или работ. Размер выручки можно взять из квитанций, выгрузить отчет о продажах из онлайн-кассы и посмотреть там, либо найти в системе финансового учета.
Размер выручки Альберта — 120 000 ₽.
- 30 000 ₽ заработано на продаже разделочных досок
- 50 000 ₽ заработано на продаже менажниц
- 20 000 ₽ заработано на продаже мисок
- 20 000 ₽ на продаже лопаток, вилок, ложек
Все заносим в таблицу и получаем вот что:
2. Посчитать переменные расходы. Это расходы, которые меняются пропорционально изменениям в объемах производства. К переменным расходам относят потраченные на закупку сырья и комплектующих деньги, расходы на курьеров, зарплату, если рабочий получает фикс за каждую произведенную единицу продукта.
К переменным расходам Альберта относятся:
- закупка материалов на 50 000 ₽
- курьерская доставка по городу 6 000 ₽
Заносим в отчет.
3. Посчитать валовую прибыль. Валовая прибыль получается после вычета из выручки себестоимости товара, продукции, услуг — то есть переменных расходов.
У Альберта валовая прибыль равна 64 000 ₽.
4. Посчитать постоянные расходы. Это расходы, которые бизнес несет всегда, плюс они не меняются от объемов производства и продаж. Обычно это расходы на аренду, коммуналку, зарплаты штатных работников, продвижение в интернете.
Постоянные расходы Альберта — это аренда за гаража вместе с коммуналкой за 7 000 ₽ и реклама за 5 000 ₽. Все вместе выходит 12 000 ₽. Тоже в отчет.
5. Посчитать EBITDA. Другое название EBITDA — операционная прибыль. Показывает прибыль бизнеса до вычета процентов по кредитам, расходов на налоги и амортизацию. Чтобы рассчитать EBITDA, нужно из валовой прибыли вычесть постоянные расходы.
EBITDA Альберта равна 52 000 ₽.
6. Учесть амортизацию. Амортизация — это постепенный перенос износа и старения актива, оборудования или здания, на себестоимость продуктов и услуг бизнеса.
В примере с Альбертом основным средством может считаться токарный станок по дереву ценою в 36 000 ₽. Его срок службы — 10 лет. Ежемесячная амортизация будет считаться так: 36 000 ₽ / 10 лет / 12 месяцев = 300 ₽. Ее тоже в табличку.
7. Посчитать EBIT. Это сумма прибыли до вычета процентов по кредитам и расходов на налоги. Считается так: из EBITDA вычитают амортизацию. У Альберта будет равна 51 700 ₽.
8. Учесть расходы на налоги и проценты по кредитам. Размер налогов зависит от налогового режима. У самозанятого Альберта это всего 4%, за октябрь он заплатил 4 800 ₽.
Проценты по кредитам — это сумма денег за определенный период, которую надо платить банку. Ее также указывают в отчете.
Представим, что у Альберта есть кредит на 50 000 ₽. Он оплачивает его по такому графику. В октябре сумма налога составляет 229 ₽. Ее и заносим в PnL-отчет.
9. Рассчитать чистую прибыль. Чистая прибыль — это деньги, которые остаются после вычета всех расходов из выручки. Эти деньги компания может тратить как хочет: открывать новые магазины, вкладываться в разработку нового продукта.
Если прибыль отрицательная, бизнес ничего не заработал, еще и ушел в минус. Если положительная, бизнес доходный.
Подведем итоги
- PNL простыми словами — это финансовый отчет, в который входят выручка, себестоимость продаж, прибыль
- С помощью отчета предприниматель может оценить эффективность бизнеса, инвестор — доходность, а кредиторы — способность компании выплатить долги
- В Pnl-отчете есть несколько важных граф: выручка, себестоимость продаж, валовая прибыль, операционные расходы, прибыль до налогообложения, налоги на прибыль, чистая прибыль. Точная структура зависит от конкретной фирмы
- Составить отчет можно без помощи бухгалтера, но придется заглянуть в отчет ДДС, документы сделок, зарплатные ведомости, а потом потратить время на расчет основных показателей доходов и расходов