Холодные письма: как писать потенциальным клиентам и не попадать в спам

Холодные письма: как писать потенциальным клиентам и не попадать в спам

90
Время чтения: 5 минут
Содержание

С помощью холодных писем бизнес привлекает новых клиентов, продвигает продукты и услуги. Чтобы они действительно работали и не попали в спам, необходимо уделить особое внимание их подготовке и содержанию.

Вся соль в том, что холодные сообщения отправляются потенциальным клиентам, с которыми компания еще не контактировала. Они отличаются от регулярных рассылок тем, что адресаты не подписывались на их получение. Про ключевые моменты создания холодных писем нам рассказал основатель агентства email-маркетинга Handbox Владимир Андриенко.

OkoCRM помогает бизнесу расти
Эффективно управляйте отделом продаж и клиентской базой, объединяйте вместе мессенджеры и соцсети, общайтесь с клиентами и продавайте больше.
Попробовать бесплатно

База контактов: сбор и полнота данных

Начать рассылку нужно с правильного сбора базы адресатов. Для холодных писем вам необходимы целевые контакты. Как их собрать?

1. Сформулируйте ваш конкретный запрос. Например, «стоматологические поликлиники Московской области» или «российские компании малого бизнеса, которые занимаются продажей техники, численностью персонала до 50 человек»

2. Определите, какие данные вам нужны:

  • название компании
  • сайт
  • имя руководителя или ЛПР
  • должность руководителя или ЛПР
  • адрес электронной почты
  • телефон и т.д.
Рекомендую собрать как можно больше данных. Чем больше вы знаете о своей аудитории, тем лучше вы персонализируете и адаптируете письмо. Важно понимать, что холодные письма не сработают для срочной рассылки на 1 000 000 адресов. Для кого же актуальна холодная рассылка? Для сектора B2B с целевым продуктом.
Владимир Андриенко
Основатель Handbox

3. Собрать базу. Можно воспользоваться специальными сервисами. Например, «КонтурКомпас» поможет собрать аудиторию по следующим параметрам:

  • наименование
  • руководитель (ФИО, должность)
  • номер телефона
  • адрес
  • ИНН/ КПП
  • ОГРН
  • дата регистрации
  • регион регистрации
  • email-адрес
  • ссылка на сайт
  • основной вид деятельности
  • количество сотрудников
  • количество филиалов
  • выручка

Ещё один сервис, который поможет с холодной рассылкой — ExportBase. С его помощью вы можете собирать базы по разным критериям, подходящим вашему бизнесу. 

Так выглядит интерфейс ExportBase.

Валидация и сегментация базы

Прежде чем отправить холодные письма, необходимо провести валидацию адресов. Это поможет избежать недоставки писем и попадания в спам-фильтры.

Валидация адресов — это процесс проверки электронных адресов на их достоверность и актуальность. Процесс валидации адресов можно автоматизировать с помощью специализированных программ. Мы в агентстве используем следующие сервисы валидации:

Бывает, что у отправителя уже есть старая база контактов, которая давно не обновлялась. В таком случае рекомендуем проверить домены, к которым привязаны почтовые адреса: они еще существуют или нет? То есть важно проверить их актуальность. Это можно сделать с помощью сервиса Converseo.

Так выглядит интерфейс Converseo.

Сегментации базы. Дальше нужно разделить все контакты на группы по интересам, потребностям или другим признакам, чтобы создать более персонализированные и целевые письма. Тогда откликов на ваши оферы будет больше, а заинтересованность выше. 

Оптимальное количество писем в цепочке и интервал между отправками

Никто не любит получать чрезмерное количество имейлов от одного отправителя, но и одно холодное письмо не сработает. Нужна цепочка. Определите оптимальное количество писем и частоту их отправки. Мы рекомендуем отправлять 3–6 коротких сообщений вместо одного длинного письма, которое, скорее всего, даже не дочитают.

Если вам ответят сразу на первое письмо — замечательно. Но такое случается редко. Отправляйте следующее через несколько дней. Чтобы определить конкретный интервал времени между письмами цепочки, проведите тестирование.

Попробуйте OkoCRM бесплатно
Мощная система для автоматизации продаж, ведения базы и общения с клиентами. В одном окне все каналы продаж, мессенджеры, чаты, клиентская база и сделки.
Что умеет OkoCRM

Как правильно прогревать домен для холодной рассылки

Наш опыт показывает, что начинать отправку нужно с небольшого количества адресатов, например 15–20 в день. Затем постепенно увеличивайте количество контактов и одновременно снижайте интервал между отправками, пока не охватите всю базу рассылок.
Такой процесс порционной отправки писем называется прогревом домена. Без прогрева ваши письма с высокой вероятностью попадут в спам, особенно если у домена нулевой рейтинг.
Владимир Андриенко
Основатель Handbox

Сервисы, которые мы используем для прогрева перед холодной рассылкой:

  • Warmup Inbox
  • Woodpecker
  • Snovio (не работает с компаниями из России)
  • Respondo (сервис из России, находится на стадии тестирования, его можно оплатить российскими картами)

Рекомендуем изучить цены и возможности сервисов, чтобы выбрать наиболее подходящий для вас.

Контент холодных писем

Один из главных вопросов — что писать в холодных письмах? Наши рекомендации:

Персонализируйте ваши сообщения, чтобы увеличить открываемость. Как это можно сделать:

  • добавить в текст или тему письма название компании, имя руководителя
  • органично вписать в текст любые другие данные, которые у вас есть про адресата.

Персонализация создает впечатление, что письмо отправлено конкретному человеку, а значит, стимулирует быстрее его открыть и прочесть.

Продумайте логику цепочки. В первом сообщении можно кратко изложить свой офер и поинтересоваться, к кому в компании стоит обратиться с этим вопросом. Во втором письме можно напомнить о себе и показать краткий успешный кейс. Если адресат игнорирует вас и не отвечает, продолжайте отправлять следующие письма по заранее составленной схеме.

Последнее письмо цепочки можете написать в духе: «Если наше предложение неинтересно, мы больше не будем вас беспокоить».

Продумайте содержание писем. Темы должны быть понятными и цепляющими. Оферы формулируйте кратко, однозначно. Тексты пишите лаконично, не перегружайте их дополнительной информацией. Четко укажите способ связи, если адресат заинтересуется вашим предложением: написать в мессенджер, ответить на присланное письмо, позвонить по телефону.

Мы рекомендуем отправлять простые текстовые письма, без дополнительного дизайнерского оформления. Даже ссылки лучше вставлять прямые, не вшивая их в текст письма.
Такое текстовое письмо создает ощущение личной переписки, а не массовой рассылки. Получателю кажется, что письмо готовилось именно для него. А это подталкивает ответить.
Владимир Андриенко
Основатель Handbox

Пример холодного письма из личного почтового ящика.

Мониторинг и оценка результатов

Не менее важным этапом является анализ результатов холодной рассылки. На протяжении всей email-кампании постоянно оценивайте открытия, клики, отписки, ответы на ваши письма.

Мониторинг позволит своевременно внести необходимые коррективы для улучшения результатов: например, переписать текст письма или придумать новую тему письма.

Скриншот из сервиса Respondo.

Примеры успешных кейсов

В портфолио агентства Handbox уже есть несколько успешных кейсов по холодной рассылке. Делимся некоторыми из них:

Попробуйте OkoCRM бесплатно
CRM-система, управление проектами и задачами, общение с клиентами и каналы продаж — всё внутри OkoCRM. 7 дней бесплатно.
На страницу OkoCRM

Заключение

Холодная рассылка помогает продвигать ваши продукты и привлекать новых клиентов. Наши кейсы подтверждают это. Но холодные письма будут работать и приносить результаты только в случае, если сделать рассылку профессионально и правильно.

Важно хорошо подготовиться и пройти все этапы создания холодных писем:

  • правильный сбор контактов
  • сегментация и валидация базы
  • обязательный прогрев домена перед отправкой
  • создание продуманной цепочки и формулировка оферов
  • персонализация в письмах и темах
  • регулярный мониторинг результатов

Соблюдение описанных в статье правил позволит не только избежать попадания в спам, но и достичь высокой открываемости и конверсии ваших холодных рассылок.

Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен