В 2024 году Microsoft закрывает облачные сервисы в России. Это значит, что пользователи больше не смогут покупать подписку на Microsoft Teams или Office 365. Когда полностью отключат сервисы Microsoft — неизвестно, но уже стоит искать им замену. Рассказываем, как сохранить данные из MS Teams и перенести их в OkoCRM.
Для чего нужна платформа Microsoft Teams
Компания Microsoft разработала много инструментов для командной работы, вот несколько из них:
- Microsoft Project — программа для управления проектами
- Microsoft Office и Excel — софт для работы с текстом и для вычисления данных
- Microsoft Access — программа для управления базами данных
- Microsoft Teams — корпоративная платформа для взаимодействия команд
Microsoft Teams: что это за программа. MS Teams — корпоративный мессенджер, у которого есть интеграции с другими приложениями Microsoft. Основные функции сервиса:
- командные чаты
- личные чаты
- аудио- и видеозвонки
- обмен документами и файлами
- планирование собраний в календаре
Дополнительно к приложению можно подключать другие сервисы Microsoft. Например, планировщик задач, в котором можно составлять списки дел и контролировать дедлайны.
![](/media/images/pOs9Iat6VEt9gtEBhWLA.jpg)
Так выглядит платформа Microsoft Teams. Видеозвонки доступны благодаря Microsoft Teams Meeting.
Есть у Microsoft Teams бесплатная версия, но на тарифе Free ограничено время проведения собраний и количество участников. Видеозвонок может длиться до 60 минут, в нём могут участвовать до 100 сотрудников.
Если покупать подписку, то ограничения по времени увеличиваются до 30 часов, в собрании могут участвовать до 300 сотрудников. Сейчас купить подписку на тарифы не получится, так как Microsoft Teams в России перестал работать.
Как экспортировать данные из MS Teams: 3 способа
1. Вручную
Чтобы вручную скопировать данные из чатов, откройте нужный чат и прокрутите его в самое начало. С помощью сочетания клавиш Ctrl+A выделите переписку, скопируйте и вставьте в документ, например, в GoogleDocs.
![](/media/images/l6ItpeSxZwVfNaEzh9Wv.png)
Примерно так выглядит информация, которую скопировали вручную.
Конечно, такую информацию придётся редактировать: удалять лишнее, расставлять пробелы. Хотя другие методы тоже не дают идеального результата, в любом случае придётся редактировать данные.
В Google Docs информацию удобно копировать, потому что можно создать для каждого чата разделы, выделив их с помощью подзаголовков, вот так ↓
![](/media/images/DwTMikw60aGe7gxljfI9.png)
Преимущество ручного переноса данных в том, что вы копируете из чатов все действия, реакции и даже опросы. Файлы нужно будет скачать отдельно. Для этого переходим во вкладку «Файлы», выделяем все документы и скачиваем сразу все файлы из чата ↓
![](/media/images/BvefwIECHsWbKGNTR9PJ.png)
К сожалению, файлы не скачиваются архивом. Нужно будет подтверждать сохранение каждого файла в отдельности. Когда файлов 5–10, это ещё нормально. Когда их 50, 100 или больше, это слишком сложно. Тогда лучше сделать экспорт файлов с помощью третьего способа.
2. С помощью расширения
В Google Chrome есть расширение Microsoft Team Chat Extractor. С его помощью также сохраняют данные из чатов.
Для этого скачиваем и устанавливаем расширение. Открываем нужный чат, прокручиваем его в самое начало. Запускаем расширение и ждём, когда вся информация скопируется. Вставляем данные в документ. Готово.
![](/media/images/i3h6kecXDcxt4wMT7uA4.png)
Копирование переписки с помощью расширения.
3. С помощью экспорта данных
Перейдите на страницу «Конфиденциальность учётной записи». Войдите в свой аккаунт Microsoft. В разделе «Данные из других приложений» выберите вкладку Microsoft Teams.
![](/media/images/xJ4s5Ia30BY7RNfibGAo.png)
Кликните напротив Microsoft Teams.
Вы попадёте на страницу экспорта данных. Здесь можно выбрать, какие именно данные хотите сохранить: переписки, задачи, файлы, контакты, встречи, назначенные в календаре. Выберите нужные варианты и нажмите «Отправить запрос».
На экране появится информация о статусе задачи. Пока система будет сохранять данные, статус задачи будет «В ожидании». Когда данные будут полностью экспортированы, появится файл, который можно будет скачать. У пользователей будет месяц на скачивание данных.
![](/media/images/0zGhFWHNgVtCxoRtVSlL.png)
Экспорт данных в Microsoft Teams. Несмотря на отключение MS Teams, эта функция ещё доступна.
Переписки и файлы скачиваются дольше всего. Контакты, задачи, события календаря готовы буквально за пару минут. Если файлов много, то этот вариант идеален для их быстрого скачивания.
![](/media/images/wlyJjy6Z4KLDXRgTZIgv.png)
Так выглядит экспорт задач из Microsoft Teams.
Как перенести данные в OkoCRM
OkoCRM — аналог Microsoft Teams, но софт больше направлен на работу с клиентами. Здесь также есть корпоративный чат, планирование и работа с задачами. К этому добавляются другие функции:
- работа со сделками
- ведение клиентской базы
- сбор заявок из всех каналов
- автоматизация продаж
- аналитика
- запуск рассылок
Перенести историю чатов в OkoCRM не получится, но можно перенести задачи из Microsoft Teams. Для этого откройте раздел «Проекты» в OkoCRM. Здесь можно добавлять проекты, а в них настраивать этапы выполнения задач.
Можно перенести все задачи из Microsoft Teams в один проект или разделить на несколько. Последний вариант помогает сортировать задачи по темам. Например, отдельно контролировать задачи по созданию сайта, отдельно — по работе с отчётами.
В разделе «Проекты» нажмите на иконку «плюс» в правом верхнем углу, чтобы добавить новый проект. Введите название проекта → выберите ответственного и участников → нажмите «Создать».
Перед вами появится доска, на которую можно добавить этапы выполнения задач. Например, «В очереди», «В работе», «Задача выполнена». Или «В очереди», «Сегодня в работе», «Завтра в работе», «Задача выполнена». Тут можно построить работу, как удобно команде.
![](/media/images/1NuzsREwIhPoWNygysAW.png)
Добавляем этапы выполнения задач в OkoCRM — аналог MS Teams в России.
Теперь переходим к созданию задач. Вводим название задачи в нужном столбце и нажимаем на иконку «плюс». Допустим, добавляем задачу «Сдать отчёт 25.05» в колонку «В ожидании» ↓
![](/media/images/ClI3Wc6fGvD0FZCOpAGi.png)
Вводим название и жмём на «плюс».
Задача добавлена, на доске появляется карточка задачи. В неё можно перенести всю информацию из Microsoft Teams и даже добавить больше подробностей. Вот, что можно сделать:
- указать сроки выполнения задачи
- назначить наблюдателей
- прикрепить документы, файлы
- добавить чек-лист с подзадачами
- отслеживать время выполнения задачи
- писать комментарии
Так выглядит заполненная карточка задачи ↓
![](/media/images/aiKX0RIRsObS0KLMNJSl.png)
Внутри карточки есть подробная информация о ходе выполнения работы.
Дальше данные нужно переносить по этому алгоритму: создали карточку → заполнили → сохранили.
Подытожим
- С 20 марта Microsoft обещали отключить доступ к своим облачным серверам в России. Компании больше не могут покупать подписки на Microsoft Teams, поэтому спешно ищут альтернативы MS Teams
- Есть 3 способа сохранить данные из приложения Microsoft: скопировать вручную переписки и задачи, использовать расширение для браузера Google Chrome, сделать экспорт с помощью встроенного инструмента. Неизвестно сколько ещё проработают сервисы Microsoft в России. Поэтому стоит сохранить все данные
- Перенести переписку из MS Teams в мессенджер OkoCRM не получится, но можно перенести задачи. Для этого нужно добавить проект в OkoCRM, настроить этапы его выполнения и добавить карточки задач