Как перейти с Microsoft Teams в OkoCRM

В 2024 году Microsoft закрывает облачные сервисы в России. Это значит, что пользователи больше не смогут покупать подписку на Microsoft Teams или Office 365. Когда полностью отключат сервисы Microsoft — неизвестно, но уже стоит искать им замену. Рассказываем, как сохранить данные из MS Teams и перенести их в OkoCRM.

Компания Microsoft разработала много инструментов для командной работы, вот несколько из них:

• Microsoft Project — программа для управления проектами
• Microsoft Office и Excel — софт для работы с текстом и для вычисления данных
• Microsoft Access — программа для управления базами данных
• Microsoft Teams — корпоративная платформа для взаимодействия команд

Microsoft Teams: что это за программа. MS Teams — корпоративный мессенджер, у которого есть интеграции с другими приложениями Microsoft. Основные функции сервиса:

• командные чаты
• личные чаты
• аудио- и видеозвонки
• обмен документами и файлами
• планирование собраний в календаре

Дополнительно к приложению можно подключать другие сервисы Microsoft. Например, планировщик задач, в котором можно составлять списки дел и контролировать дедлайны.

Есть у Microsoft Teams бесплатная версия, но на тарифе Free ограничено время проведения собраний и количество участников. Видеозвонок может длиться до 60 минут, в нём могут участвовать до 100 сотрудников.

Если покупать подписку, то ограничения по времени увеличиваются до 30 часов, в собрании могут участвовать до 300 сотрудников. Сейчас купить подписку на тарифы не получится, так как Microsoft Teams в России перестал работать.

1. Вручную

Чтобы вручную скопировать данные из чатов, откройте нужный чат и прокрутите его в самое начало. С помощью сочетания клавиш Ctrl+A выделите переписку, скопируйте и вставьте в документ, например, в GoogleDocs.

Конечно, такую информацию придётся редактировать: удалять лишнее, расставлять пробелы. Хотя другие методы тоже не дают идеального результата, в любом случае придётся редактировать данные.

В Google Docs информацию удобно копировать, потому что можно создать для каждого чата разделы, выделив их с помощью подзаголовков, вот так ↓

Преимущество ручного переноса данных в том, что вы копируете из чатов все действия, реакции и даже опросы. Файлы нужно будет скачать отдельно. Для этого переходим во вкладку «Файлы», выделяем все документы и скачиваем сразу все файлы из чата ↓

К сожалению, файлы не скачиваются архивом. Нужно будет подтверждать сохранение каждого файла в отдельности. Когда файлов 5–10, это ещё нормально. Когда их 50, 100 или больше, это слишком сложно. Тогда лучше сделать экспорт файлов с помощью третьего способа.

2. С помощью расширения

В Google Chrome есть расширение Microsoft Team Chat Extractor. С его помощью также сохраняют данные из чатов.

Для этого скачиваем и устанавливаем расширение. Открываем нужный чат, прокручиваем его в самое начало. Запускаем расширение и ждём, когда вся информация скопируется. Вставляем данные в документ. Готово.

3. С помощью экспорта данных

Перейдите на страницу «Конфиденциальность учётной записи». Войдите в свой аккаунт Microsoft. В разделе «Данные из других приложений» выберите вкладку Microsoft Teams.

Вы попадёте на страницу экспорта данных. Здесь можно выбрать, какие именно данные хотите сохранить: переписки, задачи, файлы, контакты, встречи, назначенные в календаре. Выберите нужные варианты и нажмите «Отправить запрос».

На экране появится информация о статусе задачи. Пока система будет сохранять данные, статус задачи будет «В ожидании». Когда данные будут полностью экспортированы, появится файл, который можно будет скачать. У пользователей будет месяц на скачивание данных.

Переписки и файлы скачиваются дольше всего. Контакты, задачи, события календаря готовы буквально за пару минут. Если файлов много, то этот вариант идеален для их быстрого скачивания.

OkoCRM — аналог Microsoft Teams, но софт больше направлен на работу с клиентами. Здесь также есть корпоративный чат, планирование и работа с задачами. К этому добавляются другие функции:

• работа со сделками
• ведение клиентской базы
• сбор заявок из всех каналов
• автоматизация продаж
• аналитика
• запуск рассылок

Перенести историю чатов в OkoCRM не получится, но можно перенести задачи из Microsoft Teams. Для этого откройте раздел «Проекты» в OkoCRM. Здесь можно добавлять проекты, а в них настраивать этапы выполнения задач.

Можно перенести все задачи из Microsoft Teams в один проект или разделить на несколько. Последний вариант помогает сортировать задачи по темам. Например, отдельно контролировать задачи по созданию сайта, отдельно — по работе с отчётами.

В разделе «Проекты» нажмите на иконку «плюс» в правом верхнем углу, чтобы добавить новый проект. Введите название проекта → выберите ответственного и участников → нажмите «Создать».

Перед вами появится доска, на которую можно добавить этапы выполнения задач. Например, «В очереди», «В работе», «Задача выполнена». Или «В очереди», «Сегодня в работе», «Завтра в работе», «Задача выполнена». Тут можно построить работу, как удобно команде.

Теперь переходим к созданию задач. Вводим название задачи в нужном столбце и нажимаем на иконку «плюс». Допустим, добавляем задачу «Сдать отчёт 25.05» в колонку «В ожидании» ↓

Задача добавлена, на доске появляется карточка задачи. В неё можно перенести всю информацию из Microsoft Teams и даже добавить больше подробностей. Вот, что можно сделать:

• указать сроки выполнения задачи
• назначить наблюдателей
• прикрепить документы, файлы
• добавить чек-лист с подзадачами
• отслеживать время выполнения задачи
• писать комментарии

Так выглядит заполненная карточка задачи ↓

Дальше данные нужно переносить по этому алгоритму: создали карточку → заполнили → сохранили.

1. С 20 марта Microsoft обещали отключить доступ к своим облачным серверам в России. Компании больше не могут покупать подписки на Microsoft Teams, поэтому спешно ищут альтернативы MS Teams
   
2. Есть 3 способа сохранить данные из приложения Microsoft: скопировать вручную переписки и задачи, использовать расширение для браузера Google Chrome, сделать экспорт с помощью встроенного инструмента. Неизвестно сколько ещё проработают сервисы Microsoft в России. Поэтому стоит сохранить все данные
3. Перенести переписку из MS Teams в мессенджер OkoCRM не получится, но можно перенести задачи. Для этого нужно добавить проект в OkoCRM, настроить этапы его выполнения и добавить карточки задач