Как управлять производством в 2024 году

Хоть большим, хоть маленьким — производством нужно управлять: вести учет сырья, контролировать брак, планировать работу цехов, управлять задачами команды. Рассказываем, как управлять производством и какие инструменты для этого использовать.

Главная задача управления производством — максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы: трудовые, материальные и финансовые. Каждый из этих ресурсов ограничен, поэтому важно уметь их правильно распределять и контролировать.

Управление производством состоит из:

• планирования работ
• координации действий сотрудников
• контроля выполнения задач
• анализа проблем и поиска их решений
• подбора и размещения оборудования
• мотивации команды

Также важно создать систему взаимодействия отделов внутри предприятия. Сотрудники должны понимать, как их работа влияет на стратегические цели компании. Каждый должен знать свои задачи, понимать сферу ответственности.

Управление производством предполагает постоянное стремление к улучшению процессов, внедрение новых технологий и методов работы. Автоматизация позволяет снизить издержки и укрепить конкурентоспособность компании.

Эти функции выполняет отдел планирования производства, им могут помогать служба производственного контроля, заведующий складом.

Главные принципы управления производством:

Эффективно использовать ресурсы. Нужно планировать, как и в каком количестве сотрудники будут использовать материалы и сырьё, куда потратите деньги и сколько времени уйдёт на выполнение каждой задачи. Это поможет предотвратить риски, когда в конце месяца не хватило материалов или нет денег на зарплату команде.

Разработать систему нормативов и стандартов. Так сотрудники будут понимать, как должны выполнять свою работу или что делать в сложных ситуациях.

Непрерывно улучшать процессы на производстве. Нужно стремиться к постоянному совершенствованию методов работы, чтобы сокращать потери и брак.

Выстроить систему взаимодействия сотрудников. Вся команда, включая руководителей и исполнителей, должна работать слаженно, обмениваться информацией и сотрудничать друг с другом.

Обеспечить безопасность. Сотрудники должны соблюдать правила безопасности. Им важно обеспечить комфортные условия, хорошее оборудование и защитную одежду.

Разработать систему проверки качества. Нужно внедрять тестирование продукции и проверку её качества, постоянно работать над сокращением брака.

Планирование необходимо, чтобы:

1. Распределять задачи по отделам и отдельным сотрудникам
2. Выстроить график работ
3. Добиться, чтобы у одних сотрудников не было перегруза в задачах, а у других — недостатка в них
4. Принимать решения, основываясь на цифрах

Без учёта финансовых затрат, материалов и сырья, трудоёмкости невозможно создать управляемые условия производства. Допустим, компания ведёт примерный учёт, сколько материалов есть на складе. В один момент оказывается, что на складе нет материалов, которые нужны для производства.

Неважно, насколько хорошо распланирована работа всех сотрудников — если материалы закончились, производство встанет на несколько дней. Из-за этого бизнес потеряет деньги, так как зарплаты всё равно нужно платить, а делать сотрудникам нечего. Ещё из-за задержки изделий придётся платить штрафы поставщикам, которые ждут партию товара. Поэтому учёт — основа, первостепенная задача, следующая по важности — планирование.

Вести учёт можно по-разному, всё зависит от масштабов производства и особенностей компании.

Excel или Google Таблицы. Здесь вести учёт придётся вручную, поэтому такой вариант подходит для небольшой компании. Все приходы материалов, изменения в количестве партий готового товара придётся ставить вручную. Можно использовать формулы, чтобы хотя бы частично автоматизировать заполнение данных. В таблицах есть вероятность того, что данные кто-то случайно удалит или изменит.

Специализированные программы. Удобно управлять задачами и процессами в программах для планирования. Например, в OkoCRM можно организовать работу команды с задачами и управлять загрузкой по каждому из проектов производства. Внутри можно каждую задачу разбить на чек-листы, складывать файлы и иллюстрации, оцифровать процессы и следить за их выполнением. Работа будет системной и прозрачной.

Ещё есть более сложные программы — для крупных производств, где нужно автоматизировать сложные производственные процессы и вести учёт. Например, можно поставить приход и количество материала на складе изменится автоматически. Ещё программа соберёт информацию о продажах и спрогнозирует спрос или посчитает зарплату сотрудникам.

На работу в таких программах получится тратить меньше усилий, чем в Excel. И вероятность ошибок тоже меньше. Примеры таких программ: «Мой склад», 1C.

Шаг 1: определить, что нужно произвести, сколько и в каком порядке

Чтобы понять, сколько и каких товаров нужно произвести, проанализируйте спрос и изучите, какие позиции приносят максимальное количество прибыли. В таблицах всё придётся считать вручную. В программах есть готовые отчёты, в которых видно, какие изделия производить и продавать выгоднее всего.

Благодаря аналитике можно спрогнозировать, сколько заказывать сырья, какое оборудование будете задействовать и каких сотрудников нужно привлечь к работе.

Работу с производством легко спланировать в OkoCRM — особенно, если вы работаете с производством на заказ и продаёте силами выездных сотрудников. С OkoCRM выездные замерщики и мастера смогут фиксировать все детали заказа в мобильном приложении.

Шаг 2: составить технологические карты

Технологическая карта — пошаговое описание процесса работы или создания товара. Например, в ресторанах технологическая карта — процесс приготовления блюда, а в мебельной мастерской — процесс создания стула.

В технологической карте также описано, сколько материала нужно для производства изделия, какое оборудование и инструмент используют, какие есть требования к качеству.

Техкарты составляют только после того, как в предыдущем шаге посчитали, сколько и каких изделий нужно произвести. Чтобы составить техкарту, нужно:

1. Определить этапы работы, подробно описать все задачи. Указать взаимосвязи между задачами
2. Описать, какие ресурсы нужны для каждого действия: материалы, оборудование и инструменты, люди, транспорт
3. Подсчитать общее количество ресурсов
4. Посчитать, сколько времени уходит на каждую задачу и сколько времени займёт весь процесс в целом
5. Проверить, учтены ли все задачи и ресурсы, временные затраты

Шаг 3: смотреть документы по производству

Произведённый товар должен соответствовать ГОСТ. Поэтому у каждой компании должны быть свои нормы и правила для контроля качества и тестирования продукции. Для этих процессов также нужно разработать технологические карты.

Шаг 4: автоматизировать все, что представляется возможным

Чтобы сотрудники меньше времени тратили на рутинные действия, стоит подумать, какие из них можно должным образом автоматизировать. Например, вот, что умеют программы для учёта на производстве:

При получении заказа материалы на его изготовление автоматически будут зарезервированы на складе

Если поставить задачу произвести определённые товары, ответственные сотрудники получат новое задание

В программе можно фиксировать этапы производства, отслеживать время выполнения каждого шага и количество затраченных материалов

Как правильно управлять производством:

1. Вести учёт ресурсов и планировать нагрузку
2. На каждом этапе работ, подсчитывать, сколько ресурсов осталось. В программах, например, можно списывать сырьё или комплектующие на каждом шаге выполнения работ
3. Постоянно отслеживать, сколько ещё материалов планируете потратить и сколько есть на складе
4. Таким же образом контролировать время выполнения работ, загруженность сотрудников

Если не выполнять эти шаги, на производстве будет хаос. Тогда непонятно, сколько сырья есть и сколько ещё нужно на неделю или месяц. Сколько сотрудников нужно на смене, сколько денег необходимо для закупки сырья. С помощью этого алгоритма из четырёх шагов можно развить умение организовать производство и управлять им.

Когда нет работы, на производстве делают заготовки, чтобы цех не простаивал. Из-за этого на складе может накапливаться частично готовый товар, но может не хватать материалов для текущих заказов.

Допустим, в цеху делают заготовки для кожаных сумок — одного из самых популярных товаров. Через несколько дней приходит заказ на партию кошельков — 500 штук. Материала для их изготовления не хватает, его придется заказывать в срочном порядке и задерживать изготовление партии на несколько дней.

Незавершёнка — это дополнительные расходы для компании. На новую партию материала нужно дополнительно тратить деньги. В то же время сумки буду лежать на складе и ждать, когда их доделают. А значит часть денег заморожена, так как компания получит прибыль с такого полуготового товара позже.

Учёт незавершёнки ведут, чтобы понимать, сколько частично готовых изделий есть на складе. Также это необходимо, чтобы понять сколько есть готовых деталей и как в дальнейшем планировать нагрузку.

Можно сделать так: выполнить инвентаризацию → сравнить результат с документами по производству готовых товаров. После этого вычисляют прямые расходы, основываясь на проценте от цены материала. Таким образом незавершённая продукция — это стоимость материалов, к которой добавляют прямые расходы.

Брак влияет на себестоимость товара, поэтому его нужно учитывать, а все случаи анализировать. Это поможет снизить количество брака в будущем. Вести учёт брака можно и в таблицах, и в программах.

В таблицы нужно вручную вносить все основные случаи брака, указывать причины, объём, количество повторов для одинаковых случаев. Программа сама посчитает число повторных случаев брака. Ещё в программах помимо этих данных есть сведения о том, сколько материалов планировали потратить на партию товара, сколько потратили в итоге, из-за чего и на каком этапе возникло несоответствие.

Так как из-за брака растёт себестоимость товара, очень часто компании поднимают цены. Хотя надо работать с причинами брака: улучшать производственный процесс, модернизировать оборудование, мотивировать персонал.

Прогнозировать рентабельность производства и сравнивать с фактическим показателем проще всего в программах. В них можно можно оценить рентабельность, прибыль, себестоимость, средний чек произведённых товаров, получать отчеты по иным важным показателям.

Чтобы посчитать рентабельность вручную, используют формулу:

1. Управление производством состоит из: планирования работ, координации действий сотрудников, контроля выполнения задач, анализа проблем и поиска их решений, мотивации команды
   
2. Главная задача управления производством — максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы: трудовые, материальные и финансовые. Каждый из этих ресурсов ограничен, поэтому важно уметь их правильно распределять и контролировать
3. Без учёта финансовых затрат, материалов и сырья, трудоёмкости невозможно планировать работу производства. Без планирования не получится корректно распределять задачи и нагрузку по отделам и отдельным сотрудникам
4. Вести учёт можно в таблицах или в программах. В таблицах есть вероятность того, что данные кто-то случайно удалит или изменит, вести учёт здесь сложно. Деятельность компании здесь не получится отобразить детально. В программах часть действий автоматизирована, цифры отражают реальную картину на производстве. Ещё есть отчёты по рентабельности продукции, количеству и причинам брака