Калькулятор прибыли: как убедить руководителя поставить CRM-систему

Отдел продаж давно перерос таблицы и блокноты и хочет работать по-человечески в CRM-системе, но руководство почему-то против. Я помогу: расскажу, какие аргументы и расчеты взять на совещание, чтобы убедить начальство поставить CRM.

У руководства могут быть разные причины не верить, что затея с CRM выгорит. Но на каждое сомнение есть аргумент.

❌ «Я не против, чтобы наши сотрудники работали в CRM, но вы видели сколько это стоит? Еще, говорят, нужен интегратор. Это, вроде, 100–200 тысяч сверху. За что?!».

✅ Это доступно. На отечественном рынке CRM есть системы со стоимостью 500-1000 ₽ за пользователя в месяц, а если покупать на год вперед — будет скидка.

Например, в OkoCRM доступ для одного пользователя стоит 712 ₽, если платить за три месяца, а если сразу за год — уже 572 ₽. Экономия около 2000 ₽ на одном пользователе. При этом нет ограничений по инструментам или функционалу. Пользуетесь всем, что есть в системе.

Если бизнес хочет сэкономить на покупке CRM, самое очевидное — оплатить доступ на год вперед по скидочной цене.

Если выбрать систему, которую можно поставить без интегратора, это дополнительная экономия порядка 200-300 тысяч ₽. А если еще и с готовыми интеграциями, не потратитесь на зарплату айтишника.

OkoCRM — пример такой системы. Ставить на компьютер не надо — работаете в облаке. А интеграции настраиваете через инструкции без единой строчки кода. Справится любой сотрудник.

Чтобы настроить готовую интеграцию, надо обладать минимальной компьютерной грамотностью. Поэтому с интеграциями в OkoCRM справится любой человек в офисе, не надо нанимать айтишника.

Если вдруг кажется, что цена на систему все равно высокая, вот еще аргумент. Без CRM клиенты хранятся хаотично: в таблицах, блокнотах, заметках телефона. Случайно потерять или удалить их можно на раз-два.

В CRM все хранится в одном месте, и бизнес не теряет клиентов — сама по себе экономия. Привлекать новых покупателей дорого: надо закупать рекламу, запускать рассылки, нанимать маркетологов для создания коммерческих предложений. А так, работаешь со старыми и не тратишься на рекламу. Кайфово, ага?!

❌ «У нас в продажах 20 менеджеров. Представляете, сколько времени надо, чтобы обучить каждого работать по-новому? А цена? Давайте продавать как продавали и не усложнять жизнь».

✅ Это несложно. С CRM сотрудникам придется разбираться в любом случае. Но если интерфейс интуитивно понятный — кнопки подписаны, меню сгруппированы, нет нагромождения поднастроек — все проще. Есть понятные обучалки, инструкции, гайды. Еще есть консультанты, которые оперативно все объясняют и ведут по системе за ручку. На самом деле все легче, чем кажется.

Интерфейс в OkoCRM можно освоить за неделю. Если что-то непонятно — стучитесь в наш саппорт, он всегда на связи.

Если вендор CRM разместил базу знаний, видеоуроки и настроил техподдержку, учиться еще быстрее. Вот как в OkoCRM — есть и база знаний, и обучающие видеоуроки, и саппорт.

❌ «В целом-то я готов к CRM, но только если это действительно поможет нам в работе. Вот у вас есть уверенность, что CRM будет эффективна конкретно для нашего бизнеса? У меня — нет. Может, продуктивнее не отвлекаться на всякие посторонние вещи?».

✅ Это полезно. Есть рутинные, шаблонные задачи, которые делают сотрудники в любой конторе — оформляют сделки, готовят документы, отправляют уведомления. Времени отнимает прилично, а головой особо работать не надо. Хорошо бы передать работу алгоритмам, а не напрягать сотрудников. Автоматизация CRM это умеет.

В ней можно настроить напоминания, отправку смс и электронных писем, создание документов или сделок, а дальше система будет повторять это автоматически раз за разом. У сотрудников останется больше времени на допродажи, презентации товаров, встречи с партнерами.

Если для убедительности нужны цифры — вот как их посчитать.

Менеджеры могут быть перегружены задачами, недогружены, либо же полностью заняты. Разберем подробно каждую ситуацию:

1. Загружены тютелька в тютельку. Вроде неплохо, но только на первый взгляд. Появятся срочные задачи, и наступит аврал — менеджеры перестанут справляться и сорвут сроки
2. Перегружены. Менеджеры не вывозят. Работу делают абы-кабы, либо регулярно задерживаться в офисе, чтобы все доделать. Так и до выгорания недалеко
3. Недогружены. Тут очевидно — бизнес тратит деньги на зарплату, а менеджеры не отрабатывают ее в полную меру

CRM оптимизирует работу сотрудников минимум на 10-20%, то есть:

• разгружает перегруженных менеджеров
• создает буфер для загруженных тютелька в тютельку
• у недогруженных высвобождает еще больше времени — можно пересмотреть длительность рабочего дня и зарплаты

Tут расчет. Вот готовый калькулятор прибыли онлайн. Подставьте в таблицу свои значения и посмотрите, что будет. А ниже — пример и логика расчета.

Допустим, есть компания «Полезный рацион» — бизнес по доставке готовых завтраков, обедов и ужинов. Рабочая обстановка в компании такая:

• 10 менеджеров на телефонах
• 20 сделок в день обрабатывает каждый
• рабочий день длится 8 часов
• норматив на одну сделку строго 30 минут

Производительность одного сотрудника считаем по формуле:

Количество сделок * Норматив на одного клиента в часах / Длительность рабочей смены в часах * 100% = 20 * 0,5 / 8 * 100% = 125%

Многовато. Каждый менеджер в офисе перегружен, штат не справляется. Тут либо набирать дополнительный персонал, либо делать длиннее рабочий день. Все это — расходы, поэтому есть третий вариант: передать рутину алгоритмам, чтобы на сделку тратить не меньше времени.

«Полезный рацион» ставит в офисе CRM. Она оптимизирует загрузку менеджеров на 20%. Теперь их производительность такая:

20 * 0,5/ 100 / 8 * 100% – 20% = 100%

Неплохо. Теперь менеджеры будут справляться. Если максимально автоматизировать воронку продаж, эффект будет сильнее и оптимизация достигнет 30% или больше. Можно будет поручить менеджерам допродажи, чтобы увеличить средний чек.

Так выглядит расчет производительности сотрудников до и после внедрения CRM в нашем калькуляторе.

За счет автоматизации работа в CRM происходит быстрее. Сотрудникам надо меньше рабочих часов, чтобы справиться с тем же объемом работы.

Если рассчитать среднюю стоимость работы в час и оптимизированное через CRM количество рабочих часов в месяц, то можно посчитать фонд оплаты труда.

Тут расчет. Вот готовый калькулятор, подставьте свои значения. А ниже — логика и сам расчет.

Компания по доставке готовых завтраков, обедов и ужинов «Полезный рацион» до CRM работала так:

1. Зарплата менеджеров 50 000 ₽
2. Количество рабочих часов в день — 8
3. Количество рабочих дней в неделю — 5

Средняя стоимость работы сотрудника в час считается так:

Зарплата / ( Количество рабочих часов в день * ( Количество рабочих дней в неделю * 4 + 2)) = 50 000 / ( 8 * ( 5 * 4+2)) = 284,09 ₽

Без CRM работникам в месяц надо 176 часов, а после CRM, которая оптимизирует рабочее время на 20%, уже 140,8 часов.

Теперь считаем, какая будет зарплата в месяц у сотрудника, если ему поручить делать туже работу, за те часы и количество рабочих дней, плюс с той же платой за час, но с CRM:

Средняя стоимость работы сотрудника в час * Количество рабочих часов в месяц после CRM = 284,09 * 140,8 = 40 000 рублей

Получается, бизнес справедливо платит прежнюю оплату за час, но так как количество рабочих часов сократилось, то общая заработная плата уменьшилась. CRM оптимизировала Расходы на зарплату.

Так выглядит расчет зарплаты сотрудников после внедрения CRM.

Существует показатель рентабельности инвестиций ROI. По нему судят, окупаются ли инвестиции. Его можно использовать и для расчета окупаемости инвестиций на внедрение CRM.

Если после расчета ROI больше 100% — инвестиции в CRM принесли прибыль. Если показатель меньше 100% — инвестиции оказались нерентабельны. Если равен 100% — инвестиции окупились, но прибыли пока не принесли.

Тут расчет. Вот калькулятор для ROI после внедрения CRM. А ниже — пример расчета.

У компании «Полезный рацион» дела обстоят так:

• Средняя прибыль компании в месяц до внедрения CRM — 120 000 ₽
• Затраты на внедрение CRM — 20 000 ₽

После внедрения CRM прибыль выросла на 20%, до 144 000 ₽. Тогда ROI:

ROI = (Прибыль бизнеса после внедрения CRM — Прибыль бизнеса без CRM) / Затраты на внедрение CRM * 100 % = ( 144 000 — 120 000) / 20 000 * 100% = 120%

Результат расчета показывает, что бизнес не зря потратил деньги, внедрение CRM окупилось.

Так выглядит расчет ROI от внедрения CRM.

1. Чтобы убедить руководство поставить CRM, есть аргументы. Например, что можно сэкономить на внедрении, если выбрать систему, для которой не нужны интеграторы, а вендор дает скидку за годовую подписку
   
2. С CRM фирма теряет меньше клиентов, а значит уже экономит. Не надо тратить деньги на привлечение новых
3. Если начальник боится сложного обучения, надо выбрать системы с простым интерфейсом, саппортом, видеоуроками и базой знаний. Тогда сотрудники сами разберутся по ходу работы
4. Если руководитель сомневается, принесет ли CRM пользу, то надо собрать все рутинные процессы. Если процессов много, система будет полезна — она их автоматизирует
5. Чтобы быть убедительным, можно показать эффективность на цифрах. Калькуляторы мы приложили