Что такое кассовый разрыв, как избежать и выйти из него

Бывает, надо заплатить за аренду помещения, а денег на счету нет. Клиенты оплатят заказ только через неделю, а пока — надо как-то выкручиваться. В бизнесе эту ситуацию называют кассовым разрывом. Рассказываю, как его избежать и чем поможет банк, если минус на счету всё же случится.

А как избежать упущенных клиентов и пропущенных обращений, знает OkoCRM. С этой системой ни одна заявка не потерятся, а клиенты гораздо чаще будут доходить до оплаты.

Кассовый разрыв — ситуация, когда денег нет, но нужно платить по счетам: выдать зарплату, расплатиться с поставщиком или заплатить налоги. Компания не обанкротилась, а зарабатывает. Денег нет именно сейчас, будут чуть позже, хоть и нужны ещё вчера.

Давайте посмотрим, что такое кассовый разрыв, на примере.

Вот как посчитать кассовый разрыв по формуле.

ДС + П - Р = ОДС 

ДС — сколько денег сейчас есть

П — поступления — сколько денег в этом периоде точно должно прийти

Р — расходы за период

ОДС — остаток денежных средств за период. Если значение отрицательное, оно показывает кассовый разрыв. Если положительное, значит разрыва нет.

Бывает, причины возникновения кассового разрыва, связаны с сезонностью бизнеса. Хорошо раскупают обои в основном зимой, а зарплаты продавцам, аренду и налоги надо платить круглый год. Ещё бывает, предприниматель берёт деньги из кассы, как только нужно поменять резину или купить мебель в дом.

Это всё частные причины, но есть и те, которые встречаются чаще всего.

Дебиторская задолженность

Если клиенты или партнёры платят за товар частями, есть риск получить из-за этого минус на счёте. Например, магазин продаёт технику в рассрочку, не все клиенты платят вовремя, из-за этого денег в кассе не хватает. Когда надо заплатить поставщику и арендодателю, нужной суммы нет.

Бывает по-другому: компания работает с крупными поставщиками и те часто задерживают оплату, в итоге из-за просроченных выплат появляется минус на счету.

Неверное планирование

Очень важно не просто вести учёт доходов и расходов, а планировать какие расходы будут в каждом месяце. Можно вести график, чтобы не забывать об обязательных платежах: аренда, зарплаты, налоги, закупки. А ещё прогнозировать спрос, опираясь на цифры продаж за прошлый месяц или сезон.

Если этого не делать, сложно понять, сколько денег есть сейчас и сколько будет послезавтра, сколько из них можно потратить, чтобы не было разрыва.

Непродуманное расходование предоплаты

Представьте: вы получили предоплату на изготовление мебели. Деньги тут же вложили в рекламу. А через 2 дня пишет заказчик и говорит, мол, срочно верните деньги, я передумал. Придётся скандалить и доказывать кто прав или возвращать из своего кармана. Вот такие ситуации, которые можно назвать кассовым разрывом, проще предотвратить, чем потом искать, где занимать деньги.

Можно перекрывать расходы из своего кармана, но это самый плохой вариант. Лучше использовать 4 проверенных метода, которые советуют предприниматели.

Факторинг

Этот способ подходит тем, у кого кассовый разрыв появляется из-за задолженности партнёров или рассрочки для клиентов. Работает так: предприниматель идёт в банк, оформляет услугу факторинга. После этого он получает деньги от банка, как только клиент что-то покупает. А клиент может заплатить хоть через месяц, но уже банку.

Овердрафт

Овердрафт — кредит на короткий срок, который используют для устранения кассового разрыва. Компания занимает деньги у банка на небольшой срок — несколько дней или неделю. Как только деньги появляются, надо погасить долг и заплатить небольшой процент.

Отсрочка у поставщиков

Если компания никогда не подводила поставщиков, можно попросить войти в положение и немного сдвинуть сроки оплаты. А чтобы поставщик был уверен, что его не пытаются кинуть, можно подписать документы — когда ждать оплату и в каком размере.

Сокращение расходов

Если вести учёт, можно заранее просчитать кассовый разрыв и вовремя сократить расходы. Или перенести их. Допустим, вы посчитали по формуле, что в следующем месяце уйдёте в минус. Тогда нужно успеть сократить часть расходов. Например, закупить новое оборудование не в этом месяце, как планировали, а чуть позже.

Проще всего предотвратить минус на счету, когда есть финансовая подушка. С её помощью можно будет перекрывать кассовый разрыв без овердрафта или факторинга. Но есть ещё 3 варианта.

Управленческий учет

Идеально вести учёт в платёжном календаре. Его можно сделать в Экселе или в готовых сервисах, например, PayBoard. Такой календарь помогает увидеть по дням, когда денег не хватает. Можно пересмотреть траты или занять деньги у банка.

Платёжный календарь нужен не только для борьбы с кассовым разрывом. Это удобный инструмент для бизнеса, если нужно рассчитать расходы. С календарём получается планировать расходы на те дни, когда на счету есть деньги.

Планирование

Нужно составить список всех расходов и назначить за них ответственных. Например, маркетолог считает расходы на рекламу и все платежи на 3–6 месяцев, просчитывает риски, если вдруг не получается уложиться в нужную сумму.

Он передаёт данные о расходах бухгалтеру или руководителю, те вносят их в платёжный календарь. Если расходы превышают доходы, нужно вместе с маркетологом подумать, какие расходы лучше сократить.

Контроль дебиторки и оборотов

Если клиенты часто задерживают оплату, с этим нужно работать. Например, прописывать условия и неустойки в договоре. Когда клиент задерживает оплату больше 10 дней, нужно чтобы кто-то из сотрудников занимался его долгом. Можно подключать юриста, который напишет досудебную претензию.

Если товар долго лежит на складе и не продаётся — это не ок. Деньги, которые вложили в товар, не оборачиваются, хотя должны. Поэтому нужно следить, какой товар популярен и закупать его. Ещё смотреть на какой товар низкий спрос — его не закупать.

Если товар лежит на складе → нет выручки, нет денег на расходы → происходит кассовый разрыв. Анализировать популярные товары, продавать излишки, прогнозировать спрос помогают товароучётные программы.

1. Кассовый разрыв – это простыми словами нехватка денег. Он возникает, когда у предприятия нет нужной суммы на счету, но нужно заплатить за аренду или выплатить зарплаты
   
2. Есть 3 главных причины появления кассового разрыва: клиенты оттягивают с оплатами, не распланировали расходы и доходы, потратили предоплату, а покупатель просит её вернуть
3. Если кассовый разрыв возникает из-за отсроченных платежей или рассрочки, можно использовать факторинг. Бизнес получает деньги тут же, а клиент рассчитывается с банком, правда, банку надо заплатить за услуги
4. Можно взять кредит на короткий срок — овердрафт. И погасить его, когда появятся деньги. Другие варианты — сокращать расходы и просить отсрочку у поставщиков
5. Для профилактики кассовых разрывов нужно вести платёжный календарь и планировать расходы на 3–6 месяцев вперёд