Методы приоритизации задач: как всё успевать вовремя

Когда задач гора и все горят, важно правильно расставить приоритеты — чтобы в первую очередь сделать самое важное и не сломать текущую работу. Сегодня мы поговорим про методы приоритизации задач и разберем особенности каждого инструмента на примерах. Полезно, если вы учитесь проектному управлению или просто хотите повысить личную эффективность.

Приоритизация — процесс распределения заданий по степени их важности. Допустим, нам нужно написать статью: выбрать тему, составить план, написать статью и проверить её на ошибки. Если сделать эти дела в другой очерёдности, написать статью уже не получится. Нельзя сначала написать статью, а потом делать к ней план.

Приоритизировать задачи не значит выделить самую важную из них. Нужно расставить их в порядке приоритета, то есть определить очередность выполнения каждого задания.

На простом примере кажется, что система приоритизации задач — это легко. Когда вы делаете большой проект или большой объём работы, выделить приоритетные и менее важные дела, контролировать их выполнение и сроки, уже чуть сложнее.

Процесс приоритизации состоит из нескольких этапов:

1. Определение целей. В первую очередь необходимо понять, каких целей вы хотите достичь. Это может быть завершение проекта, улучшение качества продукта или повышение уровня продаж.

2. Оценка задач. После определения целей нужно оценить каждое задание с точки зрения его важности и срочности. Для этого можно использовать различные методы, такие как матрица Эйзенхауэра, метод ABC или RISE.

3. Распределение приоритетов. На основе оценки проще определить, какие дела нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить или делегировать.

4. Мониторинг и корректировка. Бывает, что в процессе работы одни задачи становятся приоритетнее других. Это нужно отслеживать и при необходимости корректировать приоритетность.

Приоритизация нужна, чтобы

Увеличить продуктивность работы. Команде удаётся сосредоточиться на выполнении наиболее важных и срочных задач в первую очередь. Это главная цель приоритизации — направить фокус на то, что горит-полыхает синим пламенем и отложить то, что может подождать до следующей итерации. Чтобы найти эти самые приоритеты мы с командой в OkoCRM проводим митапы — общие встречи для синхронизации.

Уложиться в сроки. Задачи с ближайшими дедлайнами получают высокий приоритет, их выполняют в первую очередь — и так снижают риск срыва сроков.

Распределить ресурсы. При приоритизации вы распределяете время, бюджет и исполнителей. Каждый сотрудник занят выполнением важного, а не второстепенного задания. Чтобы повысить эффективность команды иногда приходится вмешиваться в планы команды и вручную управлять задачами

Увеличить качество работы. Сосредоточенность на приоритетных задачах позволяет команде уделять больше внимания деталям и качеству выполнения. Когда нет необходимости разрываться между множеством дел, вероятность ошибок снижается.

⭐Важность. Ключевой критерий приоритетности, который определяет, насколько задача влияет на достижение стратегических целей компании. Важные задачи обычно связаны с основными бизнес-процессами или с улучшением качества продукции или услуг.

Например, если цель написать статью, то выбор темы — самая важная задача. А если делаем сайт, то главное — составить техническое задание и понять ожидаемый результат.

⭐Срочность. Срочные дела нужно выполнять немедленно, так как они связаны с текущими проблемами или срочными обязательствами. При этом срочность не всегда означает важность.

⭐Затраты. Финансовые расходы, время, оборудование, которые нужны для выполнения задачи. Если у нас есть два задания, одинаковые по уровню важности и срочности, то в первую очередь выполняют то, на которое получится потратить меньше времени или денег. 

Ожидаемые результаты. Это ожидаемые выгоды от выполнения задания. Результаты могут быть количественными — увеличение продаж, или качественными — улучшение репутации. Ожидаемые результаты помогают определить, насколько каждая задача способствует достижению общих целей.

Эффективность. Это соотношение между затратами и результатами. Эффективные задачи приносят больше результатов при меньших затратах. Этот критерий можно использовать, если только затраты или только ожидаемые результаты не помогают понять, какие дела выполнять в первую очередь.

«Приятно/не приятно». Субъективный критерий, который иногда также используют для оценки. Некоторые дела могут вызывать положительные эмоции, другие могут быть неприятными или даже вызывать стресс. Учёт этого критерия помогает поддерживать мотивацию и эффективность работы.

1. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод, который основан на разделении дел на четыре категории в зависимости от их важности и срочности:

1. Важные и срочные. Это задания, которые нужно сделать немедленно: созвониться с руководителем, перезвонить клиенту, оплатить поставку товара. Сюда также записывают все важные дела с ближайшими дедлайнами

2. Важные, но не срочные. Это ежедневные задачи по проектам: написать статью, провести совещание, выбрать и заказать товар

3. Срочные, но не важные. Это внезапные дела, которые нужно сделать здесь и сейчас, при этом они не влияют на конечные цели. Такие задачи можно делегировать. Например, сломался принтер, а он очень нужен для работы. Следует позвонить помощнику и попросить отвезти принтер в сервис

4. Неважные и несрочные. Это задания, которые не имеют никакого значения для вашей работы. Их можно делегировать или отвести определенное время для выполнения таких дел. Например, в пятницу с 15:00 до 17:00 вы наводите порядок в документах. Эта работа несрочная и неважная, но если её совсем не выполнять, будет хаос.

Допустим, мы планируем рабочие дела на неделю. Вот как поможет модель Эйзенхауэра в расстановке приоритетов.

Мы определили самые срочные и важные дела. Кому-то этого достаточно, другим нужно поставить дедлайны и сделать напоминания, чтобы не забыть о них.

Это можно сделать с помощью таск-менеджера. Например, в OkoCRM в разделе «Проекты» вы можете добавлять задачи на канбан-доску, отмечать их приоритетность с помощью колонок, тегов, сроков. Работать здесь удобнее, чем держать все дела в уме.

2. Метод ABC

Метод ABC — основан на принципе Парето, который гласит, что 20% усилий дают 80% результатов. Метод ABC разделяет задачи на три категории:

• A — важные и срочные, которые нужно сделать здесь и сейчас
• B — важные, но не срочные, которые можно выполнить позже
• C — менее важные, которые можно делегировать или полностью исключить

Сначала вы должны оценить каждое задание по его важности и срочности. Затем вы можете расставить приоритеты в соответствии с этими категориями. Задачи из категории A должны нужно делать в первую очередь, из категории B — во вторую очередь, из категории C — в последнюю очередь.

3. Метод RICE

Метод RICE — это метод приоритизации, который учитывает четыре фактора:

• Reach, охват — количество клиентов или пользователей, которых затронет задача
• Impact, влияние — степень влияния задания на бизнес-цели. Этот показатель оценивают по шкале от 1 до 3
• Confidence, уверенность — вероятность успеха. Этот показатель оценивают в процентах
• Effort, усилия — время и ресурсы, необходимые для выполнения задания. Например, сколько человеко-часов нужно потратить, чтобы выполнить задачу

RICE считают по формуле:

Допустим, нам нужно выбрать приоритетность двух заданий: написания SEO-статьи в блог компании и подготовки рекламного поста для соцсетей. Мы считаем показатель RICE для каждого задания, сравниваем получившиеся значения. Чей показатель выше, та задача приоритетнее.

Статья в блог:

• Охват до 1000 человек
• Влияние — 2
• Уверенность — 75%
• Затраты — 3 человеко-дня

RICE = (1000 x 2 x 0,75) / 3 = 500

Рекламный пост:

• Охват до 1200 человек
• Влияние — 2
• Уверенность — 65%
• Затраты — 2 человеко-дня

RICE = (1200 x 2 x 0,65) / 2 = 780

Получается, что создание рекламного поста приоритетнее создания статьи.

4. Метод MoSCoW

Есть способы приоритизации задач, похожие на матрицу Эйзенхауэра. Например, метод MoSCoW также основан на распределении дел по четырём категориям:

1. Must have, обязательно — дела, которые являются критически важными для бизнеса. Их выполняют в первую очередь
2. Should have, желательно — дела, которые важны, но не критичны. Их можно отложить
3. Could have, возможно — дела, которые желательны, но не обязательны. Их можно исключить, если ресурсы ограничены
4. Won't have, не нужно — дела, которые можно не выполнять. Их исключают из списка

Например, у нас есть четыре задания. По методу MoSCoW мы расставляем их в таком порядке:

• Сдать отчёт в налоговую. Это критические важное дело: если не сдать отчёт вовремя, компания получит штраф
• Провести обучение для сотрудников по работе в CRM. Это также важно сделать, но задачу можно выполнить чуть позже, так как в первую очередь нужно сдать отчёт
• Изменить описание на странице «О компании». Это можно сделать уже после обучения
• Разослать сотрудникам мерч. Это делать вовсе необязательно

5. Метод Айви Ли

Метод Айви Ли позволяет быстро расставить приоритеты по задачам. Вот как он работает:

1. Вечером перед запишите все дела, которые вам нужно выполнить на следующий день
2. Просмотрите список и выберите шесть самых важных задач. Они должны быть самыми важными для вашего проекта
3. Выполните эти шесть заданий в порядке приоритета. Не отвлекайтесь на другие дела, пока не закончите с этими
4. После выполнения шести заданий вы можете вернуться к остальным задачам из списка

Сложно однозначно ответить на вопрос о том, какой метод приоритизации задач наиболее эффективен. Всё зависит от конкретных обстоятельств.

• Если нужно быстро расставить приоритеты, то стоит выбрать матрицу Эйзенхауэра или метод ABC. Это самые простые способы приоритизации
• Если задания касаются клиентов, можно использовать метод RICE. Он учитывает охват — количество пользователей, на которых повлияет выполнение задач
• Метод MoSCoW напоминает матрицу Эйзенхауэра, он также позволяет быстро расставить приоритеты и практически также универсален
• Метод Айви Ли подходит, когда нужно распределить повседневные дела. Если задания сложные, лучше использовать матрицу Эйзенхауэра

1. Приоритизация — процесс распределения дел по степени их важности. Приоритизировать задачи не значит выделить самую важную из них. Нужно расставить их в порядке приоритета, то есть определить очередность выполнения каждого задания
   
2. Приоритизация нужна, чтобы увеличить качество и продуктивность работы, уложиться в сроки, правильно распределить ресурсы: время, деньги, нагрузку на исполнителей
3. Есть несколько критериев приоритетности: важность, срочность, затраты, ожидаемые результаты, эффективность и субъективный критерий — приятно или неприятно выполнять дело
4. Для приоритизации используют матрицу Эйзенхауэра, метод Айви Ли и ABC — это самые простые инструменты. Чуть сложнее, рассчитать показатель RICE. Этот способ подходит, когда нужно оценить приоритетность заданий, касающихся клиентов