Какого оператора ЭДО выбрать в 2024 году

Какого оператора ЭДО выбрать в 2024 году

382
Время чтения: 10 минут
Содержание

ЭДО — система электронного документооборота. Сервисы ЭДО используют, чтобы принимать и подписывать электронные накладные или акты от поставщиков и контрагентов. Рассказываем, какой ЭДО выбрать и чем они отличаются. Разбираем особенности популярных сервисов.

OkoCRM помогает бизнесу расти
Эффективно управляйте отделом продаж и клиентской базой, объединяйте вместе мессенджеры и соцсети, общайтесь с клиентами и продавайте больше.
Попробовать бесплатно

Основные функции и сервис оператора ЭДО

Сервисы электронного документооборота, ЭДО — цифровые платформы, которые позволяют обмениваться электронными документами между компаниями и физическими лицами. Они обеспечивают безопасность и надёжность передачи данных, а также автоматизируют процесс обработки документов.

Основные функции сервисов ЭДО:

  1. Создание и подписание документов в электронном виде: счетов, накладных, актов выполненных работ. ЭДО позволяет ускорить процесс обмена документами и сократить время их обработки.
  2. Упрощенное хранение документов — всё, что нужно, есть в свободном доступе у каждого сотрудника. А не лежит у кого-то на компьютере или в телефоне.
  3. Автоматизация обработки документов. Сервисы ЭДО могут автоматически обрабатывать электронные документы, например, проверять их соответствие требованиям законодательства.
  4. Интеграция с другими системами. Сервисы ЭДО часто интегрируют с бухгалтерскими программами и CRM-системами. Сотрудники смогут легко обрабатывать документы и подписывать договоры с клиентами.
  5. Сервисы ЭДО защищают передаваемые данные от несанкционированного доступа и изменения. Они используют шифрование, аутентификацию и авторизацию для обеспечения безопасности обмена. Можно настраивать доступ к электронным документам, устанавливая права на их чтение, изменение и удаление.

Чтобы работать в сервисах ЭДО, нужна электронная подпись. Без неё подписывать документы не получится.

Выбор оператора ЭДО у нас занял неделю. Изучали сервисы и самым удобным оказался Контур Диадок.

После внедрения ЭДО работать стало сильно проще. Раньше нужно было вручную подписать отгрузочные документы, отсканировать их и отправить на почту клиенту. Оригиналы мы отправляли почтой России. Они шли несколько дней.

Теперь ставим подпись и отправляем документы в программе — процесс занимает 5 минут. И никакого мозговыношения с бланками, не нужно бежать к сканеру или на почту.

Ионов Егор Сергеевич
Директор ООО Центр информационных технологий «Вебион»

Критерии выбора оператора ЭДО

Рассказываем, как выбрать оператора ЭДО и на какие критерии обращать внимание в первую очередь.

Безопасность

В сервисе компания обменивается документами, в которых содержится конфиденциальная информация. Поэтому важно убедиться в том, что вы выбираете безопасного оператора.

Как это сделать:

  • изучить сайт оператора, сертификаты, задать вопросы сотрудникам техподдержки и узнать, как осуществляется шифрование и защита данных
  • заказать независимую экспертизу

Например, на сайте оператора ЭДО «Контур» есть сертификаты, подтверждающие безопасность сервиса.

Ищите такие документы, подтверждающие безопасность сервиса, или заказывайте независимую экспертизу.

Возможность интеграции

У сервиса должны быть интеграции со всеми инструментами, которые нужны вашим сотрудникам. Это могут быть:

  • 1С и CRM-системы
  • ERP-системы
  • маркетплейсы
  • платформы автоматизации документооборота, например, Tessa и т. д.

Прежде чем сделать выбор ЭДО, убедитесь, что в списке интеграций есть нужные сервисы. Допустим, вы работаете с электронными архивами в WSS Docs. Интеграция с этой платформой есть не у всех операторов ЭДО.

Чтобы не пришлось платить за разработку такой интеграции, стоит сразу выбрать сервис, у которого есть связка с WSS Docs.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Многие компании проводят накладные и делают отчёты в 1С, поэтому для них важно объединить этот инструмент с ЭДО. У большинства операторов есть интеграция с 1С, поэтому проблем, скорее всего, не возникнет.

1С-ЭДО — встроенный сервис в 1С

У 1С есть готовое решение для обмена электронными документами. Работает в большинстве версиях программы.

Список программ, в которых доступна система ЭДО.

Функции 1С-ЭДО незначительно отличаются от других сервисов. Например, здесь меньше интеграций и не получится хранить документы в облаке. Интерфейс чуть запутаннее, чем у других сервисов, но пользователям 1С, наоборот, может быть более привычным.

Удобство интерфейса

Нет простого ответа на вопрос, какого оператора ЭДО выбрать. Тут нужно смотреть индивидуально, в том числе обратить внимание на интерфейс.

Кому-то супер удобен Сбис или СберКорус, а кто-то считает их самыми неудобными сервисами. Поэтому перед оплатой стоит самостоятельно протестировать несколько платформ с сотрудниками, чтобы определить, какой вариант самый удобный.

Роуминг

Роуминг — это инструмент, который позволяет пользователям разных сервисов обмениваться документами. Допустим, у вас Эвотор ОФД, а у партнёра — Такском. Чтобы не было проблем с передачей данных, подключают роуминг.

Обычно у операторов есть автоматический роуминг с самыми популярными системами ЭДО. К примеру, вот список операторов, с которыми настроен роуминг у Контура.

В некоторых сервисах только автороуминг, в других — аннулирование документов с ошибками.

Чем больше таких операторов в списке, тем лучше. Будет легче работать с партнёрами, даже если все они используют разные системы ЭДО.

Техподдержка

От техподдержки зависит, насколько быстро вы сможете решить возникающие проблемы и разобраться с сервисом. Стоит почитать отзывы, а лучше самостоятельно протестировать техподдержку: написать, позадавать вопросы и посмотреть, как быстро вам отвечают операторы.

Стоимость

У каждого оператора разные тарифы и способы оплаты. Например, в Контур Диадок и Сбис нужно оплачивать тариф, цена которого зависит от количества исходящих документов.

В Калуга-Астрал можно купить пакет с выбранным количеством документов и тратить лимит столько времени, сколько нужно. Если не исчерпали лимит в течение месяца, остаток документов не сгорает.

Выбирайте такой вариант оплаты и стоимости, который будет удобен для вашей компании.

Анализ рынка

Чтобы понять, какое ЭДО лучше выбрать, проанализируйте рынок. Для этого изучите функции, цены, интерфейс нескольких сервисов. Составьте список важных критериев и оцените, у каких операторов они есть.

К примеру, если вам нужно мобильное приложение, по такому критерию сразу можно отсеять часть сервисов.

ТОП-10 операторов ЭДО

1. Контур Диадок

Контур Диадок — сервис электронного документооборота, который позволяет обмениваться электронными документами между контрагентами. Разработчик — компания СКБ Контур.

Интерфейс Контур Диадок.

Основные функции Контур Диадока:

  • отправление и получение электронных документов
  • контроль статуса документов
  • гибкие настройки доступа для сотрудников
  • уведомления о получении или отправке документов
  • бесплатное хранение документов
  • интеграция с бухгалтерскими программами и другими сервисами ЭДО
  • создание шаблонов документов

Для работы с Контур Диадоком нужно зарегистрироваться на сайте сервиса, установить клиентское приложение и настроить интеграцию с бухгалтерской программой. После этого можно приступать к обмену электронными документами.

Есть бесплатный тариф — до 25 исходящих документов. Стоимость подписки от 2290 ₽ до 21 600 ₽ в зависимости от количества исходящих документов.

Тарифы Контур Диадок.

2. Эвотор ОФД

Эвотор ОФД — сервис электронного документооборота, который сокращает время на обработку документов.

Интерфейс Эвотор ОФД.

В сервисе Эвотор вы сможете:

  • отправлять и получать электронные накладные, акты и другие документы
  • подписывать документы на кассе
  • работать с маркировкой — товарами, о которых нужно отчитываться в «Честный знак»
  • контролировать сроки оплаты и исполнение обязательств по документам
  • автоматически создавать отчеты о состоянии документооборота
  • создавать шаблоны документов для быстрого заполнения

Сервис Эвотор ОФД интуитивно понятен и прост в освоении. Это позволяет командам быстро начать работу с ним, не придётся проводить дополнительное обучение для сотрудников.

Стоимость сервиса для одной компании — 4000 ₽ в год без учета НДС.

3. СБИС

СБИС — сервис, который предоставляет функции для автоматизации документооборота. При подключении к СБИС пользователям предоставляют безлимит на 1 месяц: можно отправлять любое количество документов.

Интерфейс СБИС.

Функции СБИС для быстрого обмена документами:

  • интеграция с другими сервисами: 1С, Edisoft, Ростелеком, Сбер Корус
  • инструменты для контроля выполнения задач и сроков
  • поддержка подписания документов с МЧД — машиночитаемой доверенностью
  • автоматическая регистрация операций в нужной системе: ЕГАИС, Меркурий и т. д.

В сервисе можно создавать маршруты согласования документов. Например, чтобы счёт-фактура сначала попадал к юристам, после подписания шёл в бухгалтерию, а затем — к директору.

У оператора СБИС стоимость зависит от региона. Например, в Москве подписка стоит от 4500 ₽ в месяц за 500 документов до 25 000 ₽ в месяц за 5000 документов. В республике Алтай минимальный тариф — 1800 ₽ в месяц, но и документов меньше — 200.

Цена зависит от количества исходящих документов и региона.

Попробуйте OkoCRM бесплатно
Мощная система для автоматизации продаж и общения с клиентами, которую можно настроить под ваш бизнес. Забирает рутину и превращает заявки в продажи.
Больше про OkoCRM

4. Калуга-Астрал

Компания Калуга-Астрал выпускает продукты для бизнеса: для маркировки, 1С и отчетности. В сервисе Астрал.ЭДО можно:

  • подписывать документы с помощью электронной подписи в один клик
  • работать с УПД — универсальными передаточными документами
  • работать с другими операторами ЭДО с помощью роуминга

Интерфейс Калуга-Астрал.

В сервисе Калуга-Астрал покупать нужно не подписку на месяц, а пакет на определенное число документов. Например, пакет на 100 документов стоит 300 ₽, а на 20 000 — 44 000 ₽.

Пользоваться любым пакетом можно не месяц, а сколько угодно времени. Например, полгода или год. Если не исчерпали лимит в течение месяца, остаток документов не сгорает.

Тарифы в Калуга-Астрал.

5. Сбер Корус

СберКорус — платформа электронного документооборота с большим набором функций и возможностей. СберКорус подходит для компаний всех размеров и для любых отраслей.

Для бизнеса здесь есть такие функции:

  • ЭДО для работы с маркетплейсами
  • получение сертификатов электронной подписи — КЭП
  • оценка надежности партнёров: финансовая проверка, участие в тендерах, судебные дела
  • создание и администрирование МЧД — машиночитаемой доверенности

Интерфейс СберКорус.

Если собираетесь открывать счет для ИП в банке, можно подключить Сбер Корус бесплатно. Можно будет обмениваться документами с юрлицами и ИП, но для работы с физлицами и самозанятыми понадобится покупать расширенную подписку.

Стоимость подписки при предоплате.

Если платить каждый месяц, цены на Сбер Корус будут чуть ниже.

6. Линк-сервис

Линк-сервис — один из популярных операторов ЭДО с бесшовной интеграцией с продуктами 1С. Его можно интегрировать с любой корпоративной системой по API.

Функции Линк-сервиса:

  • интеграции с другими сервисами: CRM, ERP и бухгалтерскими программами
  • настройка различных уровней доступа к документам для сотрудников
  • возможность отслеживать историю обмена документами и анализировать данные о работе системы
  • обмен документами в различных форматах: PDF, XML и других

Линк-сервис можно легко масштабировать в зависимости от потребностей компании. Это позволяет использовать сервис как для небольших компаний, так и для крупных корпораций. Цена подписки — от 1500 ₽.

7. Такском

Такском — сервис, который подходит практически для любого вида бизнеса. В нем могут работать самозанятые, ИП, крупные компании.

Функции Такском:

  • работа с документами внутри сервиса 1С
  • роуминг с другими операторами
  • интеграции с товароучётными программами
  • работа с УПД — универсальными передаточными документами

Интерфейс Такском.

Стоимость подписки на сервис варьируется от 1500 ₽ до 9600 ₽.

8. Точка

Электронным документооборотом от банка Точка могут пользоваться только клиенты банка. Для них ЭДО будет бесплатным, но с некоторыми ограничениями. Например, не получится подписывать документы с физлицами.

Документы можно подписывать с ИП, юрлицами и самозанятыми, но для работы с последними нужно использовать сервис «Бизнес с самозанятыми».

Интерфейс мобильной версии ЭДО от Точки.

Основные функции:

  • конструктор документов с шаблонами
  • статусы документов
  • контроль оплат по выставленным счетам
  • подпись документов КЭП и НЭП

ЭДО не нужно подключать. У клиентов банка автоматически появляется раздел «Документооборот», в котором можно получать и подписывать документы.

OkoCRM — идеальная система для отдела продаж
И не только для продаж. Здесь чаты с клиентами, аналитика, задачи, календарь, автоматизация и много чего ещё.
Узнать подробнее

9. Финтендер-Крипто

Сервис Финтендер-Крипто подойдёт для компаний, которые участвуют в тендерах. Помимо стандартных инструментов, как у большинства перечисленных операторов в нашем рейтинге, здесь можно вести электронный документооборот в рамках государственных контрактов.

Здесь есть автоматизация документооборота, контроль статуса документов, работа с машиночитаемыми доверенностями и интеграции с бухгалтерскими программами. Стоимость сервиса — от 1990 ₽ в месяц или 17 990 ₽ в год.

Так как отзывов о работе этого оператора мало, его нужно протестировать самостоятельно. Раньше на это давался 1 месяц, как и у большинства других сервисов. Сейчас тест-драйв возможен всего в течение одного дня.

10. НТЦ СТЭК

НТЦ СТЭК — разработчик программного продукта для электронного документооборота. Платформа позволяет автоматизировать работу с документами и хранить их, работать с многосторонними договорами и даже ставить задачи сотрудникам внутри сервиса.

У этого оператора сложная система тарификации. Она зависит не от количества документов, а от режима налогообложения. Стоимость — от 2250 ₽ до 3850 ₽.

Тарифы сервисов НТЦ СТЭК.

Сравнение возможностей провайдеров ЭДО: таблица

В таблице сравнили функции и цены разных операторов.

ОператорМобильное приложениеРоумингЦена
Контур Диадокот 2290 ₽ до 21 600 ₽
Эвотор ОФД4000 ₽
СБИСот 4500 ₽ до 25 000 ₽
Калуга-Астралот 300 ₽ до 70 000 ₽
СберКорусот 696 ₽ до 64 800 ₽
Линк-сервисот 1500 ₽ до 25 000 ₽
Такском от 1500 ₽ до 9600 ₽
Точкабесплатно, только для клиентов банка
Финтендер-Криптоот 1990 ₽ в месяц
НТЦ СТЭКот 2250 ₽ до 3850 ₽

Подытожим

  1. Сервисы электронного документооборота, ЭДО — цифровые платформы, которые позволяют обмениваться электронными документами между компаниями и физическими лицами
  2. Чтобы понять, какое ЭДО лучше выбрать, проанализируйте рынок. Для этого изучите возможности, цены, интерфейс нескольких сервисов. Составьте список важных критериев и оцените, у каких операторов они есть
  3. При выборе оператора обращайте внимание на наличие нужных интеграций, роуминг, стоимость тарифов, качество техподдержки
Беспорядок в задачах и проектах?
OkoCRM — ваш источник повышения производительности. Проекты, доски, списки, тэги, фильтры тайм-трекинг и много чего еще.
Подробнее
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен