ЭДО — система электронного документооборота. Сервисы ЭДО используют, чтобы принимать и подписывать электронные накладные или акты от поставщиков и контрагентов. Рассказываем, какой ЭДО выбрать и чем они отличаются. Разбираем особенности популярных сервисов.
Основные функции и сервис оператора ЭДО
Сервисы электронного документооборота, ЭДО — цифровые платформы, которые позволяют обмениваться электронными документами между компаниями и физическими лицами. Они обеспечивают безопасность и надёжность передачи данных, а также автоматизируют процесс обработки документов.
Основные функции сервисов ЭДО:
- Создание и подписание документов в электронном виде: счетов, накладных, актов выполненных работ. ЭДО позволяет ускорить процесс обмена документами и сократить время их обработки.
- Упрощенное хранение документов — всё, что нужно, есть в свободном доступе у каждого сотрудника. А не лежит у кого-то на компьютере или в телефоне.
- Автоматизация обработки документов. Сервисы ЭДО могут автоматически обрабатывать электронные документы, например, проверять их соответствие требованиям законодательства.
- Интеграция с другими системами. Сервисы ЭДО часто интегрируют с бухгалтерскими программами и CRM-системами. Сотрудники смогут легко обрабатывать документы и подписывать договоры с клиентами.
- Сервисы ЭДО защищают передаваемые данные от несанкционированного доступа и изменения. Они используют шифрование, аутентификацию и авторизацию для обеспечения безопасности обмена. Можно настраивать доступ к электронным документам, устанавливая права на их чтение, изменение и удаление.
Чтобы работать в сервисах ЭДО, нужна электронная подпись. Без неё подписывать документы не получится.
Критерии выбора оператора ЭДО
Рассказываем, как выбрать оператора ЭДО и на какие критерии обращать внимание в первую очередь.
Безопасность
В сервисе компания обменивается документами, в которых содержится конфиденциальная информация. Поэтому важно убедиться в том, что вы выбираете безопасного оператора.
Как это сделать:
- изучить сайт оператора, сертификаты, задать вопросы сотрудникам техподдержки и узнать, как осуществляется шифрование и защита данных
- заказать независимую экспертизу
Например, на сайте оператора ЭДО «Контур» есть сертификаты, подтверждающие безопасность сервиса.
Возможность интеграции
У сервиса должны быть интеграции со всеми инструментами, которые нужны вашим сотрудникам. Это могут быть:
- 1С и CRM-системы
- ERP-системы
- маркетплейсы
- платформы автоматизации документооборота, например, Tessa и т. д.
Прежде чем сделать выбор ЭДО, убедитесь, что в списке интеграций есть нужные сервисы. Допустим, вы работаете с электронными архивами в WSS Docs. Интеграция с этой платформой есть не у всех операторов ЭДО.
Чтобы не пришлось платить за разработку такой интеграции, стоит сразу выбрать сервис, у которого есть связка с WSS Docs.
Поддержка работы ЭДО в 1С
Многие компании проводят накладные и делают отчёты в 1С, поэтому для них важно объединить этот инструмент с ЭДО. У большинства операторов есть интеграция с 1С, поэтому проблем, скорее всего, не возникнет.
1С-ЭДО — встроенный сервис в 1С
У 1С есть готовое решение для обмена электронными документами. Работает в большинстве версиях программы.
Функции 1С-ЭДО незначительно отличаются от других сервисов. Например, здесь меньше интеграций и не получится хранить документы в облаке. Интерфейс чуть запутаннее, чем у других сервисов, но пользователям 1С, наоборот, может быть более привычным.
Удобство интерфейса
Нет простого ответа на вопрос, какого оператора ЭДО выбрать. Тут нужно смотреть индивидуально, в том числе обратить внимание на интерфейс.
Кому-то супер удобен Сбис или СберКорус, а кто-то считает их самыми неудобными сервисами. Поэтому перед оплатой стоит самостоятельно протестировать несколько платформ с сотрудниками, чтобы определить, какой вариант самый удобный.
Роуминг
Роуминг — это инструмент, который позволяет пользователям разных сервисов обмениваться документами. Допустим, у вас Эвотор ОФД, а у партнёра — Такском. Чтобы не было проблем с передачей данных, подключают роуминг.
Обычно у операторов есть автоматический роуминг с самыми популярными системами ЭДО. К примеру, вот список операторов, с которыми настроен роуминг у Контура.
Чем больше таких операторов в списке, тем лучше. Будет легче работать с партнёрами, даже если все они используют разные системы ЭДО.
Техподдержка
От техподдержки зависит, насколько быстро вы сможете решить возникающие проблемы и разобраться с сервисом. Стоит почитать отзывы, а лучше самостоятельно протестировать техподдержку: написать, позадавать вопросы и посмотреть, как быстро вам отвечают операторы.
Стоимость
У каждого оператора разные тарифы и способы оплаты. Например, в Контур Диадок и Сбис нужно оплачивать тариф, цена которого зависит от количества исходящих документов.
В Калуга-Астрал можно купить пакет с выбранным количеством документов и тратить лимит столько времени, сколько нужно. Если не исчерпали лимит в течение месяца, остаток документов не сгорает.
Выбирайте такой вариант оплаты и стоимости, который будет удобен для вашей компании.
Анализ рынка
Чтобы понять, какое ЭДО лучше выбрать, проанализируйте рынок. Для этого изучите функции, цены, интерфейс нескольких сервисов. Составьте список важных критериев и оцените, у каких операторов они есть.
К примеру, если вам нужно мобильное приложение, по такому критерию сразу можно отсеять часть сервисов.
Общайтесь с клиентами в мессенджерах и соцсетях, а OkoCRM доведет их до продажи. Заявки не потеряются.
ТОП-10 операторов ЭДО
1. Контур Диадок
Контур Диадок — сервис электронного документооборота, который позволяет обмениваться электронными документами между контрагентами. Разработчик — компания СКБ Контур.
Основные функции Контур Диадока:
- отправление и получение электронных документов
- контроль статуса документов
- гибкие настройки доступа для сотрудников
- уведомления о получении или отправке документов
- бесплатное хранение документов
- интеграция с бухгалтерскими программами и другими сервисами ЭДО
- создание шаблонов документов
Для работы с Контур Диадоком нужно зарегистрироваться на сайте сервиса, установить клиентское приложение и настроить интеграцию с бухгалтерской программой. После этого можно приступать к обмену электронными документами.
Есть бесплатный тариф — до 25 исходящих документов. Стоимость подписки от 2290 ₽ до 21 600 ₽ в зависимости от количества исходящих документов.
2. Эвотор ОФД
Эвотор ОФД — сервис электронного документооборота, который сокращает время на обработку документов.
В сервисе Эвотор вы сможете:
- отправлять и получать электронные накладные, акты и другие документы
- подписывать документы на кассе
- работать с маркировкой — товарами, о которых нужно отчитываться в «Честный знак»
- контролировать сроки оплаты и исполнение обязательств по документам
- автоматически создавать отчеты о состоянии документооборота
- создавать шаблоны документов для быстрого заполнения
Сервис Эвотор ОФД интуитивно понятен и прост в освоении. Это позволяет командам быстро начать работу с ним, не придётся проводить дополнительное обучение для сотрудников.
Стоимость сервиса для одной компании — 4000 ₽ в год без учета НДС.
3. СБИС
СБИС — сервис, который предоставляет функции для автоматизации документооборота. При подключении к СБИС пользователям предоставляют безлимит на 1 месяц: можно отправлять любое количество документов.
Функции СБИС для быстрого обмена документами:
- интеграция с другими сервисами: 1С, Edisoft, Ростелеком, Сбер Корус
- инструменты для контроля выполнения задач и сроков
- поддержка подписания документов с МЧД — машиночитаемой доверенностью
- автоматическая регистрация операций в нужной системе: ЕГАИС, Меркурий и т. д.
В сервисе можно создавать маршруты согласования документов. Например, чтобы счёт-фактура сначала попадал к юристам, после подписания шёл в бухгалтерию, а затем — к директору.
У оператора СБИС стоимость зависит от региона. Например, в Москве подписка стоит от 4500 ₽ в месяц за 500 документов до 25 000 ₽ в месяц за 5000 документов. В республике Алтай минимальный тариф — 1800 ₽ в месяц, но и документов меньше — 200.
4. Калуга-Астрал
Компания Калуга-Астрал выпускает продукты для бизнеса: для маркировки, 1С и отчетности. В сервисе Астрал.ЭДО можно:
- подписывать документы с помощью электронной подписи в один клик
- работать с УПД — универсальными передаточными документами
- работать с другими операторами ЭДО с помощью роуминга
В сервисе Калуга-Астрал покупать нужно не подписку на месяц, а пакет на определенное число документов. Например, пакет на 100 документов стоит 300 ₽, а на 20 000 — 44 000 ₽.
Пользоваться любым пакетом можно не месяц, а сколько угодно времени. Например, полгода или год. Если не исчерпали лимит в течение месяца, остаток документов не сгорает.
5. Сбер Корус
СберКорус — платформа электронного документооборота с большим набором функций и возможностей. СберКорус подходит для компаний всех размеров и для любых отраслей.
Для бизнеса здесь есть такие функции:
- ЭДО для работы с маркетплейсами
- получение сертификатов электронной подписи — КЭП
- оценка надежности партнёров: финансовая проверка, участие в тендерах, судебные дела
- создание и администрирование МЧД — машиночитаемой доверенности
Если собираетесь открывать счет для ИП в банке, можно подключить Сбер Корус бесплатно. Можно будет обмениваться документами с юрлицами и ИП, но для работы с физлицами и самозанятыми понадобится покупать расширенную подписку.
Если платить каждый месяц, цены на Сбер Корус будут чуть ниже.
6. Линк-сервис
Линк-сервис — один из популярных операторов ЭДО с бесшовной интеграцией с продуктами 1С. Его можно интегрировать с любой корпоративной системой по API.
Функции Линк-сервиса:
- интеграции с другими сервисами: CRM, ERP и бухгалтерскими программами
- настройка различных уровней доступа к документам для сотрудников
- возможность отслеживать историю обмена документами и анализировать данные о работе системы
- обмен документами в различных форматах: PDF, XML и других
Линк-сервис можно легко масштабировать в зависимости от потребностей компании. Это позволяет использовать сервис как для небольших компаний, так и для крупных корпораций. Цена подписки — от 1500 ₽.
7. Такском
Такском — сервис, который подходит практически для любого вида бизнеса. В нем могут работать самозанятые, ИП, крупные компании.
Функции Такском:
- работа с документами внутри сервиса 1С
- роуминг с другими операторами
- интеграции с товароучётными программами
- работа с УПД — универсальными передаточными документами
Стоимость подписки на сервис варьируется от 1500 ₽ до 9600 ₽.
8. Точка
Электронным документооборотом от банка Точка могут пользоваться только клиенты банка. Для них ЭДО будет бесплатным, но с некоторыми ограничениями. Например, не получится подписывать документы с физлицами.
Документы можно подписывать с ИП, юрлицами и самозанятыми, но для работы с последними нужно использовать сервис «Бизнес с самозанятыми».
Основные функции:
- конструктор документов с шаблонами
- статусы документов
- контроль оплат по выставленным счетам
- подпись документов КЭП и НЭП
ЭДО не нужно подключать. У клиентов банка автоматически появляется раздел «Документооборот», в котором можно получать и подписывать документы.
9. Финтендер-Крипто
Сервис Финтендер-Крипто подойдёт для компаний, которые участвуют в тендерах. Помимо стандартных инструментов, как у большинства перечисленных операторов в нашем рейтинге, здесь можно вести электронный документооборот в рамках государственных контрактов.
Здесь есть автоматизация документооборота, контроль статуса документов, работа с машиночитаемыми доверенностями и интеграции с бухгалтерскими программами. Стоимость сервиса — от 1990 ₽ в месяц или 17 990 ₽ в год.
Так как отзывов о работе этого оператора мало, его нужно протестировать самостоятельно. Раньше на это давался 1 месяц, как и у большинства других сервисов. Сейчас тест-драйв возможен всего в течение одного дня.
10. НТЦ СТЭК
НТЦ СТЭК — разработчик программного продукта для электронного документооборота. Платформа позволяет автоматизировать работу с документами и хранить их, работать с многосторонними договорами и даже ставить задачи сотрудникам внутри сервиса.
У этого оператора сложная система тарификации. Она зависит не от количества документов, а от режима налогообложения. Стоимость — от 2250 ₽ до 3850 ₽.
Сравнение возможностей провайдеров ЭДО: таблица
В таблице сравнили функции и цены разных операторов.
| Оператор | Мобильное приложение | Роуминг | Цена |
| Контур Диадок | ➕ | ➕ | от 2290 ₽ до 21 600 ₽ |
| Эвотор ОФД | ➕ | ➕ | 4000 ₽ |
| СБИС | ➕ | ➕ | от 4500 ₽ до 25 000 ₽ |
| Калуга-Астрал | ➖ | ➕ | от 300 ₽ до 70 000 ₽ |
| СберКорус | ➖ | ➕ | от 696 ₽ до 64 800 ₽ |
| Линк-сервис | ➖ | ➕ | от 1500 ₽ до 25 000 ₽ |
| Такском | ➕ | ➕ | от 1500 ₽ до 9600 ₽ |
| Точка | ➕ | ➕ | бесплатно, только для клиентов банка |
| Финтендер-Крипто | ➖ | ➕ | от 1990 ₽ в месяц |
| НТЦ СТЭК | ➖ | ➕ | от 2250 ₽ до 3850 ₽ |
Подытожим
- Сервисы электронного документооборота, ЭДО — цифровые платформы, которые позволяют обмениваться электронными документами между компаниями и физическими лицами
- Чтобы понять, какое ЭДО лучше выбрать, проанализируйте рынок. Для этого изучите возможности, цены, интерфейс нескольких сервисов. Составьте список важных критериев и оцените, у каких операторов они есть
- При выборе оператора обращайте внимание на наличие нужных интеграций, роуминг, стоимость тарифов, качество техподдержки
