Организация кейтеринга с нуля: от планирования до реализации

Кейтеринговая индустрия набирает новые обороты популярности в 2025 году. Растет спрос на корпоративные мероприятия, активно развивается внутренний туризм, особенно в регионах с туристическим потоком.

Согласно исследованию NeoAnalytics, в 2023 году объем российского рынка кейтеринга составил более 800 млрд рублей, увеличившись на 9,3% по сравнению с предыдущим годом. Все это делает кейтеринг интересным направлением для развития собственного бизнеса.

Меня зовут Екатерина Сенюк, я — основатель компании «Элеганс Кейтеринг». Мы с командой 15 лет проводили фуршеты на любых площадках — от тайги в Якутии до дворца в Царском селе. В блоге OkoCRM я расскажу, как организовать кейтеринг с нуля и что важно в этом бизнесе.

Корпоративный кейтеринг традиционно ориентирован на бизнес-мероприятия: конференции, семинары, тренинги, презентации и деловые встречи. Его цель — создать профессиональную атмосферу, где ничего не отвлекает от дел, а в паузу нужно восполнить энергию. Еда напрямую влияет на самочувствие и настроение людей, а значит, может оказать влияние даже на ход переговоров или итоги сделок.

Форматы:

• кофе-брейки: короткие перерывы с подачей кофе, чая, соков и легких закусок
• бизнес-ланчи: полноценные обеды, которые могут быть организованы в формате шведского или сервированного стола
• коктейли: светские мероприятия с подачей напитков и легких закусок

Частный кейтеринг подходит для обслуживания личных мероприятий: дни рождения, юбилеи, свадьбы, семейные праздники.

Событийный кейтеринг охватывает обслуживание различных мероприятий, включая культурные, спортивные, общественные и массовые события.

Событийный кейтеринг требует гибкости и умения адаптироваться к различным форматам и масштабам. Это могут быть официальные мероприятия с четким протоколом стандартов подачи и сервировки блюд или светские события, где можно проявить полет творческой фантазии.

Качественное обслуживание, ресторанный сервис на выезде возможны только благодаря высокому профессиональному уровню компании. Когда вы уже выезжали и в тайгу в Якутии, и и Екатерининский дворец в Царском селе, поработали в в любых условиях и с разной целевой аудиторией. И теперь знаете точно, какое количество еды привезти и как обеспечить необходимое оборудование, мебель и посуду.

Со временем появляются свои лайфхаки, отработанные на собственном опыте.

Как определить потребности клиентов и сформировать предложение

Потребности клиентов во многом можно предугадывать, опираясь на опыт. Обычно все люди хотят какой-то легкости, а еще чтобы было вкусно, чисто и красиво.

Конечно, вкусовые и стилистические представления у каждого свои, и нужно все обсуждать, чтобы понять ожидания.

Выбор целевой аудитории: частные лица, компании, организации

Это может быть камерная свадьба на 15 человек в кругу самых близких или грандиозный корпоратив в честь юбилея компании на 300 персон. К любому мероприятию мы готовимся одинаково тщательно: знакомимся с людьми, разговариваем, пытаемся понять и настроиться на одну волну. От этого зависит, насколько совпадут ожидания с тем, что будет в реальности. Это очень важный этап.

Хорошо, когда переговоры ведутся с одними и теми же людьми.

Это экономит время обеих сторон.

Определение подходящих локаций

За пятнадцать лет работы мы проводили мероприятия в самых разных условиях и локациях. Всегда есть какая-то идеальная картинка в голове, то, чего бы нам хотелось, но реалии вносят свои коррективы, и здорово уметь к ним приспособиться. Нужно работать с тем что есть, и в любых условиях суметь создать людям праздник, обеспечить им комфорт и безопасность.

Хорошо, если будет организован удобный подъезд к месту мероприятия, паркинг для персонала и гостей.

По санитарным нормам и правилам, «чистые» и «грязные» процессы не должны пересекаться, нужно разнести зоны размещения кухни и сбора грязной посуды.

Погода бывает непредсказуемой, и в любой сезон нам важно, чтобы были укрытия для open-air формата, и мероприятие просто продолжилось под навесом.

Кейтеринг можно организовать в любом помещении, подготовить меню и предусмотреть технические моменты в зависимости от его специфики: конференц-залы, старинные усадьбы, лофты, частные дома.

Разработка меню

Обычно кейтеринговые компании уже имеют в своем арсенале разработанное меню. При необходимости туда могут вноситься изменения, но обычно это уже полюбившаяся кухня и востребованные, фирменные блюда. В последнее время становятся очень популярными наши российские продукты, есть большой спрос на них. Блюда из местных продуктов получаются всегда максимально вкусными.

Учет предпочтений клиентов

Сегодня почти в каждое ресторанное меню включены вегетарианские и диетические позиции. Ведь сколько людей, столько и вкусов, и задача кейтеринговой компании - дать им свободу выбора, чтобы каждый смог найти блюдо для себя и разделить стол со всеми. В каждое меню мы включаем вегетарианские блюда, учитываем национальные предпочтения и диетические ограничения, составляем список аллергенов для каждого гостя.

Расчет количества порций

На сайтах кейтеринговых компаниях иногда расположен калькулятор, чтобы заказчику было удобно рассчитать нужное количество еды и напитков. Никому не хочется переплачивать и заказывать больше, чем нужно или тем более оставить гостей голодными. Поэтому у заботливых кейтеринговых служб дополнительно предусмотрено общение с менеджерами, которые все расскажут подробно и посоветуют, как сделать оптимальный заказ.

Для успешного мероприятия нужн целая команда: повара, официанты, менеджеры.

На успех мероприятия влияет все и сразу, и каждое звено в этой цепи имеет свое значение. Хорошо, когда слаженная команда берется за дело, знает, как взаимодействовать друг с другом, понимая с полуслова.

Так происходит, когда встречаешь своих людей и не расстаешься с ними годами. Бывает, повара остаются и работают десятилетиями, как это происходит у нас.

Повара на нашей кухне работали под руководством шеф-поваров со звездами Мишлен, в посольствах и частных домах, обслуживали первых лиц государств и королевских особ.

Специфика работы в кейтеринге такова, что повара должны знать разные кухни мира, помимо основной карты, уметь отдать одновременно 200 и больше порций горячего. Поэтому имеет значение скорость готовки и упаковки блюд, знание технологий, чтобы доставить еду так же, как если бы ее сервировали в ресторане.

Конечно, нужно выбирать поваров с профильным образованием и опытом работы в достойных ресторанах или отелях и подбирать команду под свои задачи, когда у каждого повара своя специализация.

Форматы сервировки

Фуршет (или коктейль) — это мероприятие, где все закуски удобно есть стоя, не используя приборов и тарелок. Этот формат подходит для мероприятий в бутиках одежды или ювелирных изделий, в автосалонах. В этом случае важно, чтобы канапе были аккуратными, на один укус, не пачкали одежду.

Буфет (фуршет или шведский стол) — формат обслуживания, который пришел к нам из Франции. Идеально подходит, когда важна неформальная атмосфера, на выставках, презентациях, корпоративах. Холодные и горячие закуски выставляются на столе, гости свободно передвигаются и общаются.

Кофе-брейк — это незаменимый вариант обслуживания во время конференций и крупных переговоров. На нем гостям подается чай, кофе, выпечка, сэндвичи и небольшие закуски, которые утолят голод и придадут сил.

Ужин — самый торжественный тип обслуживания. Гости рассаживаются за сервированные и декорированные столы, все блюда подаются порционно официантами, сменяя блюда.

Оформление и создания общей атмосферы

Оформление мероприятия — это большая часть работы кейтеринговой компании. Важно учесть тему мероприятия, помещение, где оно будет проходить, индивидуальные вкусы заказчика, соблюдать цветовую гамму.

Тщательное планирование — залог успеха любого мероприятия. Мы всегда выезжаем на площадку заранее. Дел очень много: важно встретиться лично с заказчиками на месте, чтобы обсудить общее видение, подготовить подробную схему тайминга, персонала и задач для поваров, логистов, менеджера площадки, официантов. Дальше все действия на площадке будут происходить по составленному плану.

Соблюдение стандартов приготовления и подачи блюд

Ответственная кейтеринговая компания всегда будет следить за соблюдением санитарных норм и стандартов безопасности. Это правила элементарной гигиены труда, когда просто должно быть так и не может быть иначе.

Сюда входит санитарная обработка поверхностей, оборудования, посуды и приборов, разделение зон для пищи и сервировки с соблюдением температурных режимов, медицинские книжки у сотрудников кейтеринга.

А еще такие компании заказывают продукты у сертифицированных поставщиков, где прозрачно происхождение продуктов, и клиенты могут при желании проверить сертификаты качества. Это контроль качества, когда при приготовлении блюд используются только сертифицированные и безопасные продукты.

Организация безопасных условий работы

Обеспечение пожарной безопасности тоже необходимый пункт: перед мероприятием нужно проверять наличие огнетушителей и доступа для всех к эвакуационным выходам. Зоны приготовления также должны быть проверены на исправность розеток и проводки. Персонал должен обучаться тому, как действовать в чрезвычайных ситуациях, чтобы обеспечить безопасность: свою и гостей.