Что такое приходный кассовый ордер: когда нужно оформлять, как правильно заполнить

Что такое приходный кассовый ордер: когда нужно оформлять, как правильно заполнить

1199
4
Время чтения: 4 минут
Содержание

Нельзя просто положить деньги от продажи или сделки в кассу и забыть. Это надо зафиксировать с помощью приходно-кассового ордера, иначе можно получить штраф. Показываю на примерах что такое приходный кассовый ордер, когда он нужен и как заполнять.

Определение ПКО

Приходный кассовый ордер или ПКО — это бухгалтерский документ, подтверждающий поступление налички в кассу. Заплатил оптовик — делаем ПКО, партнёр вернул деньги — тоже фиксируем с помощью ПКО.

ПКО нужен только тогда, когда фирма обязана вести бухучёт. Например, ИП не обязаны вести бухучёт, а значит и выписывать ПКО не надо. Юрлица обязаны вести бухучёт, фиксировать все движения наличных средств. А значит организациям придётся оформлять ПКО по каждому поводу.

Приходный кассовый ордер — это документ, который создают на каждый чек, выданный покупателю. А можно по-другому: чтобы не делать документ на каждый чек, сделать его один раз в день — на отчёт о закрытии смены.

ПКО нужен в разных случаях:

  • когда принимаем оплату от клиентов или закрываем смену
  • когда взяли деньги из кассы и часть вернули обратно
  • когда контрагенты вернули долг
  • когда клиент разбил товар и оплатил его
  • когда клиент внёс предоплату

Все деньги, которые отдают бухгалтеру или кассиру, он фиксирует в ПКО

Допустим, сотрудник взял из кассы 45 000 ₽, чтобы купить новый принтер в офис. И купил принтер за 37 000 ₽. Остаток — 8000 ₽, он должен положить в кассу. Для этого бухгалтер делает ПКО и вносит туда сумму — 8000 ₽. Сотрудник с документом и деньгами идёт к кассиру.

Контролируйте выручку в OkoCRM
В OkoCRM легко следить за финансами: фиксировать оплаты, наличный и безналичный расчёт клиентов, и даже расходы
Подробнее про OkoCRM

Правила оформления приходно–кассового ордера

Есть установленная форма — КО-1. Она состоит из ордера и квитанции. Форму можно заполнять в бумажном или электронном виде. Но для этого нужна электронная подпись — не только кассира, но и того, кто принёс деньги.

Кассир или бухгалтер заполняет документ, оба его подписывают. Ордер оставляют в фирме — для отчётности. Квитанцию отдают клиенту или тому человеку, который принёс деньги.

! Бланк КО-1

! Образец КО-1

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Шаблон документа можно распечатать и заполнять вручную, это не запрещено. Можно сразу набирать текст в Word, распечатывать и подписывать. Разбираю по шагам как заполнять приходный кассовый ордер.

Заполнение основных полей

Сначала заполняем левую часть документа:

  1. В шапке пишем название компании, указываем номер документа и дату
  2. Теперь в полях «Дебет» и «Кредит» ставим проводки операций
  3. Указываем сумму
  4. Пишем от кого взяли деньги в разделе «Принято от»
  5. Указываем основание — как получили деньги, ещё раз пишем сумму, но уже прописью
  6. Указываем, есть ли НДС
  7. Пишем какой документ подтверждает приход денег

Дальше бухгалтер и кассир ставят свои подписи.

Вот пример, как правильно заполнить приходный кассовый ордер.

Квитанция к приходному кассовому ордеру

Здесь ничего сложного — просто переносим информацию из ордера:

  • название компании
  • дату и номер документа
  • сумму, НДС
  • кто и на каком основании отдаёт деньги
  • документ, который подтверждает приход

В общем, здесь нужно вписать всё кроме проводок.

В квитанции тоже нужны подписи бухгалтера и кассира.

OkoCRM заполнит ваши документы
OkoCRM умеет заполнять шаблоны. Она автоматом поставит проводки, внесёт суммы, основание, НДС. Останется только распечатать и подписать документ.
Подробнее про OkoCRM

Печать на приходном кассовом ордере

Бывает, штамп ставят по старым правилам — на разрыве, чтобы одна часть была на ордере, а вторая — на квитанции. Это неправильно. Сейчас печать нужно ставить только на второй части — на квитанции. Там, где стоит надпись «М.П.»

Вот как оформить приходный кассовый ордер правильно — поставить печать в нужном месте.

Примеры заполнения приходного кассового ордера

Вот как заполнять ПКО, когда деньги принесли в кассу по разным причинам.

ПКО по выручке за день.

ПКО по возврату суммы, которую взяли из кассы.

Вот как сделать приходный кассовый ордер по вкладу в уставной капитал.

Проводки в приходном кассовом ордере

В табличной части документа нужно вписать проводку — цифры, которые показывают, кто и зачем принёс деньги. Например, если покупатель расплатился наличкой, в колонку «Дебет» пишем 50, а в колонку «Корреспондирующий счёт» — 62. Спойлер: в колонке «Дебет» всегда будет 50, а вот вторая цифра меняется.

Вот шпаргалка, чтобы всегда ставить правильные проводки.

Штрафы, если не оформить приходный кассовый ордер

Если ПКО нет или они оформлены неправильно, компанию могут оштрафовать (ст. 15.1 КоАП РФ). Если найдут нарушения:

  • юрлицу могут выписать штраф от 40 000 ₽ до 50 000 ₽
  • руководителю или бухгалтеру — от 4000 ₽ до 5000 ₽

Компания обязана хранить ПКО 5 лет. То есть в 2023 году в архиве должны лежать документы за 2018 год. Иначе накажут.

Часто задаваемые вопросы

Отвечу на 3 самых распространённых вопроса, которые касаются ПКО.

Когда применяется приходный кассовый ордер?

Его используют всегда, когда принимают деньги в кассу. Не только, когда клиент оплатит товар или услугу наличными. Даже если брали деньги из кассы, а потом вернули. Или поставщик заплатил неустойку, или внесли вклад в уставной капитал. Любой приход надо фиксировать с помощью ПКО.

Что если неправильно заполнить ПКО?

За ошибки в заполнении документа можно получить штраф. Поэтому идеальный вариант — ничего не исправлять, а сделать новый ордер. Если это невозможно, не нужно исправлять документ. Лучше сделать бухгалтерскую справку.

Зачем нужен ПКО?

Приходный кассовый ордер, как и расходный, используют, чтобы отразить движение денежных средств. ПКО и РКО — как две половинки одного целого. ПКО показывает, что деньги положили в кассу, РКО — что их оттуда взяли. Это помогает контролировать, как деньги появляются и куда деваются из кассы. Это удобно компании — чтобы следить за финансами. И конечно, это удобно налоговой — чтобы тоже следить за финансами компании. =)

Подытожим

  1. Приходный кассовый ордер показывает кто и зачем принёс деньги в кассу. Например, покупатель оплатил заказ или контрагент отдал долг
  2. Документ складывается из двух частей: ордера и квитанции. Бухгалтер или кассир заполняет их, затем подписывает. Ставит печать на квитанции, отдаёт тому, кто принёс деньги. К ордеру прикрепляет подтверждающий документ: чек, договор. И оставляет документ в архиве фирмы
  3. В ПКО вносят название компании, дату и номер документа, сумму, НДС. Указывают кто, зачем и на основании какого документа принёс деньги. А ещё пишут проводки — они зависят от причины поступления денег
  4. Если неправильно заполнять документ или просто забить — налоговики выпишут штраф. Юрлицам — 40000–50000 ₽. Бухгалтеру чуть поменьше — 4000–5000 ₽
Управляйте бизнесом в OkoCRM
Аналитика воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация рассылок, шаблоны документов и многое другое для вашего бизнеса в одной OkoCRM.
Узнать подробнее
Получайте статьи почтой. Самое важное и дважды в месяц. Иногда смешно, но не сильно
Наверх
Мы используем cookie для вашего удобства. Используя сайт, вы соглашаетесь с этим. Подробнее - в политике конфиденциальности.
Я согласен