Вехи проекта: как и для чего их использовать в управлении процессом работ

При планировании проекта нужно не только поставить цели, спланировать нагрузку и контролировать выполнение задач. Ещё нужно определить вехи — контрольные точки проекта. Рассказываем, что это такое и как использовать вехи проекта в управлении работой.

Веха проекта — это контрольная точка, с помощью которой отслеживают выполнение промежуточных целей и этапов работы. Представьте, что вам нужно построить дом. Вы разбиваете весь процесс на этапы и задачи:

1. Подготовительные работы

• Покупка участка
• Разработка проекта
• Согласование плана работ
• Подготовка двора

2. Строительные работы

• Подвод коммуникаций
• Заливка фундамента
• Строительство стен
• Стяжка пола
• Монтаж кровли

3. Черновая отделка

• Подключение электричества
• Разработка вентиляции
• Выравнивание пола
• Выравнивание стен

4. Чистовая отделка

• Установка светильников
• Укладка ламината
• Отделка стен
• Установка натяжных потолков
• Установка мебели

Чтобы в процессе работы контролировать, как продвигается строительство и укладывается ли команда в срок, ставят вехи.

Например, разработка проекта дома может занимать 3–5 месяцев. Веха поможет понять, что этот этап работ окончен и можно переходить к следующей задаче — согласованию плана работ.

Допустим, в нашем примере можно поставить такие вехи:

• Получен паспорт застройщика → веха указывает, что проект дома прошёл согласование
• Утвердили график работ → веха указывает, что мы распланировали этапы строительства
• Завершили строительство коробки → веха указывает, что можно переходить к черновой отделке

Так ключевые вехи проекта помогают контролировать ход работ.

Цели — то, какой результат мы хотим получить. Например, построить дом, разработать мобильное приложение или запустить производство нового товара. В отличие от вех, цели более масштабны.

Этапы — это части проекта, которые определяют, как именно мы будем двигаться к цели. Каждый этап включает в себя набор задач и вех, которые нужно завершить для достижения конкретной цели. В отличие от вех, этапы могут занимать значительное время.

Диджитал-проекты воычно выстраивают этапы в таск-трекерах. Например, вот так это выглядит в OkoCRM.

Вехи — точки отслеживания прогресса, конкретный момент во времени, когда на проекте удается завершить ключевую задачу.

Например, вот чем отличаются цели, этапы и вехи на примере строительства дома ↓

Или другой пример. Допустим, у нас есть этап «Заключение договора», он может длиться несколько недель. В это время с клиентом согласовывают работу и цену, только после этого подписывают договор. Чтобы отследить, что переговоры завершены успешно и договор подписан, ставят веху «Подписание договора».

Вехи — полезный инструмент для менеджеров проектов по нескольким причинам:

1. С помощью вех проще отслеживать прогресс по проекту. Например, у нас может быть этап «Заключение договора» и он может длится несколько недель. Чтобы проконтролировать прогресс, ставят веху. Когда договор подписан, с её помощью понимают, что задача завершена.

2. Основные вехи проекта упрощают обмен информацией в команде. Сотрудникам не нужно дёргать друг друга, чтобы понять, как продвигается работа. Это можно отследить с помощью вех.

3. Благодаря вехам можно вовремя заметить проблемы. Например, если близится срок завершения задачи, а веха ещё не отмечена, есть риск срыва дедлайнов. В этом случае нужно предпринять какие-то действия, чтобы исправить ситуацию.

4. Вехи могут служить индикатором продуктивности команды. С их помощью проще оценивать работу на проекте и делать выводы о том, как в будущем увеличить скорость выполнения задач или правильнее распределить ресурсы.

Если планируете проект на бумаге, можно добавлять вехи рядом со списком задач. Если используете сервисы, вехи добавляют с помощью встроенных инструментов. Дальше рассказываем, как провести планирование вех проекта.

Шаг 1. Описываем проект

Сначала нужно описать сам проект:

• его цели
• необходимые ресурсы: сотрудников, деньги, инструменты
• сроки реализации

Допустим, мы собираемся запустить выпуск нового товара на производстве. Пишем цели запуска нового товара, используя методику SMART.

Это краткое описание проекта. Вообще его стоит делать в отдельном документе. В нём описать бизнес-план, расходы и прогнозируемые доходы.

Шаг 2. Раскладываем проект на работы и результаты

Нужно выполнить декомпозицию цели: разложить её на этапы. Затем описать результаты, которые хотим получить в конце каждого этапа. Например, при запуске товара есть такие этапы и результаты:

1. Запуск производства → Результат: настроенная производственная линия
2. Выпуск пробной партии → Результат: готовые образцы
3. Расчёт себестоимости → Результат: оценка рентабельности нового товара

Шаг 3. Формулируем задачи

Теперь для каждого этапа составляем список задач, можно сразу описать нужные ресурсы и сроки, назначить исполнителей.

Для первого этапа задачи будут такие:

• Анализ и выбор линии
• Монтаж производственной линии
• Пробный запуск линии
• Поиск и устранение ошибок
• Повторный запуск линии

Их можно перенести в сервис, вот так ↓

Шаг 4. Устанавливаем вехи

Теперь нужно обозначить вехи, которые помогут отслеживать прогресс выпуска нового товара. В нашем примере могут быть такие вехи:

• Настроенная производственная линия
• Первые образцы товара
• Отчёт о рентабельности товара

Вехи добавляют в проект отдельно. Например, в GanttPro для этого нужно нажать «Добавить веху», она появится среди задач, а на карте будет отображена в виде фиолетового ромба.

Неясные формулировки. Иногда вехи описывают абстрактно, это может запутать исполнителей.

Большое количество вех. Не стоит превращать в вехи каждую задачу, так как это должны быть важные моменты в работе, а не все подряд.

Необоснованные сроки. Бывает, вехи назначают с нереалистичными дедлайнами. При их определении нужно взвешивать возможности команды и ресурсы, чтобы не пришлось менять сроки на ходу.

Формулируйте вехи так, чтобы все участники проекта понимали, чего именно вы хотите достичь. Хороший вариант: создать прототип сайта. Не самый понятный вариант: организовать разработку прототипа. Здесь нет конкретного результата, по которому можно понять, что мы выполнили веху.

Обсуждайте с командой, какие вехи нужно установить. Так сотрудники смогут внести свои идеи и поделиться опытом. Такие обсуждения также увеличивают уровень вовлеченности и ответственности членов команды.

Проверяйте, чтобы каждая веха была напрямую связана с целями проекта. Так не придётся тратить время на задачи, которые не помогают достичь поставленных целей.

Устанавливайте реалистичные сроки, чтобы команда не выгорала. Если заложить слишком мало времени на достижение контрольных точек, сотрудникам придётся перерабатывать, а это ни к чему хорошему не приведёт.

Например, если веха «Разработать интеграцию CRM и 1C», нужно заложить столько времени, чтобы его хватило для достижения результата. Если для этого нужно 14 дней, не стоит пытаться сделать всё за 10 дней. Это может привести к срыву сроков, выгоранию или плохому качеству интеграции.

В процессе разработки продукта могут быть такие вехи:

• Утвердить концепт продукта
• Создать MVP — минимально жизнеспособный продукт
• Презентовать MVP инвесторам

Для внедрения CRM-системы вехи могут выглядеть так:

• Составлено ТЗ
• Данные перенесены в CRM
• Настроена автоматизация и шаблоны
• Настроены интеграции
• Настроены права доступов
• Проведено обучение для сотрудников

В процессе создания сайта могут быть такие вехи:

• Составленное ТЗ
• Готовый прототип
• UI/UX дизайн
• Готовый сайт

1. Веха проекта — контрольная точка, с помощью которой отслеживают выполнение промежуточных целей и этапов работы
   
2. С помощью вех проще отслеживать прогресс по проекту или вовремя замечать проблемы: срыв сроков, нехватку ресурсов
3. Чтобы определить вехи, нужно описать проект, поставить цель. Дальше её разбиваем на этапы и задач. После этого обозначаем вехи, которые помогут отслеживать прогресс выпуска нового товара. Это должны быть ключевые моменты в работе, а не все подряд