В CRM можно не только вести продажи и собирать заявки. Ещё здесь удобно работать с рекламодателями, автоматом заполнять документы или нанимать сотрудников. Рассказываю про 6 неочевидных способов использовать CRM-систему для бизнеса.
1. Нанимать сотрудников в CRM
Если постоянно нужны новые сотрудники, CRM-система для HR упростит их отбор. Допустим, маркетинговое агентство «Твой бизнес» постоянно ищет дизайнеров и копирайтеров. Как это обычно бывает?
❌ Без CRM-системы. Создаём Google форму, пишем вопросы для искателей. Опыт работы, кейсы, чем гордитесь и кем видите себя через 5 лет — вот эти все вещи. Человек заполняет форму, данные падают в таблицу.
Кому-то из сотрудников надо постоянно мониторить таблицу — чтобы смотреть, вдруг кто-то оставил контакты. В таблице нужно делать какие-то пометки: кого приглашаем на собеседование, кого отметаем сразу. А потом ещё надо объяснять шефу, что означают строки, которые выделены красным и зелёным. И почему Иванов не прошёл собеседование.
А если соискатели пишут ещё в соцсети компании или на почту. Тогда нужно завести ещё одну таблицу и в неё вручную вбивать данные соискателей. Главное не забыть про эти отклики.
Соискатели заполняют вот такую форму, информация падает в таблицу. Работать с данными неудобно. В CRM-системе для кадровика информация о соискателе лежит в его карточке, это удобнее.
✅ С CRM-системой. Тут проще. Делаем Oko-форму — анкету для соискателя, и вешаем ссылку на неё где угодно. Отклик попадает в CRM автоматически как новая сделка, пропустить её нельзя. Зато можно настроить так, чтобы ответственному ставилась задача — перезвонить, написать, посмотреть портфолио.
Вот такую форму можно собрать в конструкторе форм OkoCRM.
В CRM-системе можно разложить работу с соискателями на этапы. Допустим, человек заполнил форму и попал на этап «Заявка». Это увидел менеджер, открыл карточку, посмотрел портфолио и делает вывод: подходит человек или нет.
Допустим, нет. CRM перемещает карточку на этап «Не подошел» и отправляет человеку шаблонное: сорри, пока мы не готовы сделать предложение.
Допустим, портфолио понравилось. Ответственный перемещает карточку соискателя на следующий этап «Тестовое», потом «Проверка» И так до трудоустройства.
В CRM-системе работать с соискателями удобно. В OkoCRM в каждой карточке соискателя видно переписку и записи разговоров. Всё просто и понятно — кто подходит, кто не подходит и почему. Всё это можно собрать и в таблицах, но вручную и долго.
В OkoCRM всё прозрачно, разложено по полочкам и ничего не теряется.
2. Работать с рекламодателями
Допустим, вы блогер и у вас много рекламы. Записывать вручную кого и когда рекламировать то ещё удовольствие. А искать свободные места для рекламы или делать какие-то перестановки — удовольствие в кубе. Упростить задачу поможет CRM для блоггеров.
❌ Без CRM-системы. Чаще всего записи ведут в таблицах. Размечают даты, записывают когда и кого рекламировать, делают пометки об оплате. Если вдруг нужно переставить даты, это головная боль. Руками меняем даты, начинается путаница.
Неудобно, если рекламодатели пишут везде: в личку блогеру, на сайт или почту. Если есть помощник — с одной стороны легче: он занимается всеми согласованиями и вносит рекламу в таблицу. С другой стороны — помощнику нужно давать доступы к аккаунтам в соцсетях. Это риск.
Обычно блогер пересылает заявки помощнику, тот работает с рекламодателем и ведёт таблицу. Если поток заявок большой, блогер отвлекается на пересылку заявок.
Чем больше рекламы и площадок, тем больше хаос в таблицах.
✅ С CRM-системой. В CRM-системе для мессенджеров и соцсетей все согласования с рекламодателями и оплаты перед глазами. Хочет человек рекламу → пишет в личку или на почту → заявка попадает в CRM сама, не надо ничего ловить вручную и пересылать.
Согласование рекламы можно вести по этапам воронки от обращения до договора: согласование → бронь → оплата → публикация. А в OkoCRM, есть календарь, где можно отмечать выбранные даты и заполнять график публикаций — когда выложить новый пост или есть ли свободные места на рекламу через 3 недели.
Вся реклама и задачи по ней как на ладони. А ещё можно посмотреть задачи на неделю или день.
Ещё есть напоминания. OkoCRM сообщит, если стоит задача написать пост или на завтра нужно подготовить сторис по такой-то рекламе. Можно обойтись без помощников, только CRM-системой.
Здесь минимум ручной работы, например, согласование с рекламодателями забирает CRM-система для блоггеров. Она составит договор по шаблону и отправит рекламодателю. Или выставит счёт на оплату. А ещё здесь можно посмотреть, сколько денег принесла реклама за неделю, месяц или любой другой промежуток времени.
3. Находить эффективные каналы привлечения клиентов
Чтобы узнать откуда чаще всего приходят клиенты, нужно собирать статистику. Как это обычно работает?
❌ Без CRM-системы. Спрашиваем у клиентов, мол, как вы о нас узнали? Иногда делаем опросы в социальных сетях, бывает, менеджеры сами опрашивают покупателей. Вроде бы легко узнавать о том, откуда чаще всего приходят клиенты. Но подробной статистики нет — опросами всех клиентов не охватим, статистику по конкретной рекламной кампании не отследим.
Отправлять клиентам такие анкеты или опрашивать лично — это долго и не каждый захочет заполнять опросники.
✅ С CRM-системой. CRM для рекламы фиксирует все лиды и здесь сразу видно откуда пришёл клиент: из ВК или Телеграм, написал на сайте или кликнул по контекстной рекламе, позвонил. А ещё в CRM-системах можно отслеживать UTM-метки, чтобы понимать какая конкретно реклама привела клиента на сайт или в блог.
В CRM всё чётко: у каждого клиента есть метка, по ней видно откуда пришёл клиент. Например, здесь человек из ВК.
4. Помнить о задачах и клиентах
Чтобы помнить про все задачи, нужны какие-то напоминания. Как это обычно бывает?
❌ Без CRM-системы. У сотрудников все напоминания в календаре на смартфоне или записаны от руки в блокноте. Кому из клиентов написать, когда перезвонить или отправить договор. Можно что-то забыть? А забить? Бывает, так даже сделки срываются, а руководитель вообще не в курсе.
Задачи где-то записаны, но их нужно постоянно мониторить, чтобы ничего не забыть.
✅ С CRM-системой. В CRM проще: тут по каждому клиенту и проекту есть задачи. Их может ставить руководитель, сотрудник или сама CRM-система автоматом. А потом CRM напоминает сотрудникам: надо отправить бриф клиенту, выставить счёт, перезвонить, написать письмо. Не надо ничего записывать в блокнот и мониторить. CRM-система сама менеджеру: сделай то-то.
В OkoCRM можно подключить чат-бот в Телеграм, который будет сообщать обо всём, что происходит в делах: о каждой новой задаче или изменении в старых, о сделках или сообщениях от клиента. Представьте, все задачи приходят в мессенджер, а из него можно перейти в CRM.
Вот так OkoCRM напоминает о задачах.
5. Контролировать оплаты и деньги
Компании, которые продают услуги повторно, должны постоянно контролировать оплаты. Например, в фитнес клубе примерно раз в месяц покупают абонемент, а обучающий центр продаёт курсы в рассрочку — надо контролировать платежи. Как это обычно бывает?
❌ Без CRM-системы. Оплаты в рассрочку менеджер фиксирует в таблице. Когда клиентов 20, ещё можно всем напоминать об оплатах, записывать в таблицу: Иванов заплатил, Петров не берёт трубку. Значит перекрываем доступ к обучению. Когда клиентов 100, в таблице легко кого-то потерять, забыть об оплате. Люди будут учиться и не будут платить.
А повторные оплаты, как в фитнес клубе, чаще всего вообще никто не контролирует. Купят ещё раз и хорошо, ну а если нет — ничего. Так деньги утекают из кассы, а предприниматель и не в курсе.
✅ С CRM-системой. OkoCRM можно настроить так, чтобы она сама собирала и фиксировала оплаты. А потом пропускала или не пропускала клиента на обучение.
Повторные оплаты здесь легко контролировать. В CRM-системе на каждого клиента есть карточка, в карточках видно все оплаты. Здесь легко отслеживать повторные продажи и оплаты. Если человек не покупает абонемент, ему можно написать или позвонить, предложить бонус или узнать, что не так.
А можно настроить автоматизацию: клиент не продлевает абонемент → CRM отправляет ему напоминание об оплате. Если неделю нет оплаты, CRM-система напомнит менеджеру → надо связаться с клиентом.
6. Работать с документами
С клиентами и партнёрами нужно подписывать кипу документов. Как это обычно работает?
❌ Без CRM-системы. Открываем документ, вручную вносим реквизиты, отправляем на подпись. Если договоров, актов оказания услуг или счетов много — на это уходит уйма времени. Менеджеры тратят пару часов в день на то, чтобы заполнять документы, а обрабатывать новые заявки не успевают.
✅ С CRM-системой. OkoCRM умеет заполнять документы вместо сотрудников. Она подтягивает данные о клиенте или партнёре по ИНН через интеграцию с Dadata. Вбиваем ИНН клиента, DaData подтянет данные, а CRM сама заполнит типовой документ и отправит его нужному человеку. Вот такая магия.
Подытожим
- В CRM-системе удобно нанимать сотрудников: человек заполняет форму на сайте, пишет на почту или в соцсети → CRM фиксирует заявку. Дальше можно работать с соискателем прямо в программе: писать, звонить, подписывать документы
- Точно также в CRM можно собирать заявки на рекламу, вести работу с рекламодателями. А ещё в OkoCRM есть удобный календарь, в котором видно когда есть свободные места на рекламу и какие задачи по рекламе есть: запросить пост, взять оплату, подписать договор
- В CRM-системе легко фиксировать откуда пришли клиенты. Здесь сразу видно — человек обратился с сайта или пришёл по рекламной кампании в соцсетях
- Ещё в CRM удобно работать с задачами: есть напоминания и статистика, чтобы ничего не забыть. А у OkoCRM подключён чат-бот, который будет присылать в Телеграме уведомления о новых задачах и изменениях по текущим
- CRM-система сама выставляет счета на оплату, собирает деньги и фиксирует кто сколько заплатил или наоборот чего-то должен. А ещё умеет напоминать об оплате
- CRM-система умеет заполнять и отправлять документы. Например, у OkoCRM есть интеграция с DaData: сервис подтягивает данные о ваших партнёрах и клиентах по ИНН. Дальше CRM сама заполнит и отправит документ
