HR-менеджеры бывают сильно перегружены задачами, из-за этого могут упускать подходящих кандидатов или работать слишком медленно. Чтобы автоматизировать процесс найма и допускать меньше ошибок, внедряют CRM для подбора персонала. В статье рассказываем, как выбрать подходящее решение и на какие функции обратить внимание.
Как выбрать подходящую CRM-систему для HR
Ключевые параметры выбора
CRM-системы для HR-отдела или рекрутингового агентства должны упростить работу сотрудников. Поэтому важно, чтобы CRM закрывала все потребности конкретной компании или команды.
Чтобы выбрать CRM-систему, в первую очередь нужно ориентироваться на потребности бизнеса. Для этого составляют список всех бизнес-процессов, которые нужно упростить, автоматизировать или улучшить. Дальше выбирают решения, у которых есть подходящие инструменты.
Допустим, в компании N много времени тратят на отбор анкет. Значит, задача CRM-системы автоматизировать этот процесс. Например, отсеивать откровенно неподходящих кандидатов, чей опыт работы, образование или формат работы не подходят компании. Допустим, если у кандидатов нет высшего профессионального образования и они могут работать только удалённо, CRM-система сразу отправляет им отказ, а HR-менеджер не тратит время на изучение анкет.
Функционал и интеграции
CRM для HR, как минимум, должна уметь 5 вещей:
- Автоматизировать поиск и найм: в CRM-системе настраивают автоматические сценарии, которые отправляют соискателям письма и сообщения, отвечают на вопросы, заполняют документы, напоминают о собеседованиях
- Упрощать онбординг: можно выстроить обучение новых сотрудников компании, например, с помощью базы знаний
- Анализировать эффективность рекрутеров: CRM-система собирает статистику, сколько собеседований провёл менеджер, как быстро закрыл позицию
- Снижать количество ошибок: CRM-система напоминает о задачах, собеседованиях и дедлайнах, автоматически рассылает ответы кандидатам, заполняет документы, разгружая сотрудников. Благодаря этому команда делает меньше ошибок
- Вести базу кандидатов: в CRM-системе все данные о кандидатах, их портфолио и резюме хранятся в специальных карточках. Это позволяет создавать кадровый резерв
Такие карточки по каждому кандидату можно вести в OkoCRM для управления базой соискателей.
Ниже — список задач в HR-сфере и инструментов CRM-систем, которые помогут их решить.
| Проблема | Решение в CRM-системе | |
| ❌ Хаос в базе кандидатов | → | ✅ Ведение базы с помощью карточек |
| ❌ Потеря заявок кандидатов | → | ✅ Омниканальный чат, интеграции со всеми нужными мессенджерами, HH.ru |
| ❌ Много рутины и ошибок | → | ✅ Автоматические сценарии, шаблоны |
| ❌ Длинный цикл работы с кандидатами | → | ✅ Омниканальный чат + чат-боты + автоматические сценарии |
| ❌ Низкая эффективность команды, срыв дедлайнов | → | ✅ База знаний, корпоративный чат, таск-менеджер |
| ❌ Кража базы кандидатов | → | ✅ Права доступов для сотрудников, мониторинг активности |
В CRM-системе для HR-агентства важны стандартные интеграции с телефонией, мессенджерами и сервисами рассылок, но также у решения должны быть интеграции с карьерными сайтами. Например, инетграция с HH.ru и SuperJob позволит выкладывать объявления о вакансии прямо из CRM-системы и упростит работу с откликами.
Простота использования
Важно, чтобы команде легко было использовать CRM-систему, тогда внедрение нового инструмента вызовет минимум сопротивлений. Чтобы выбрать простую CRM-систему, нужно оценить:
- удобство интерфейса: как много кнопок и вкладок, насколько легко совершить нужное действие
- гибкость настроек: можно ли добавить кастомные поля в карточки или нужные этапы в воронки
- наличие подсказок в интерфейсе, которые упростят работу
- наличие обучающих материалов: файлов, видео инструкций по работе в CRM-системе
В OkoCRM очень понятный интерфейс и нет нагромождения кнопок, из-за которых не только новички, но и опытные пользователи иногда путаются.
Отзывы и тестовый период
У большинства решений есть тестовый период, во время которого можно протестировать все инструменты. Например, вы сможете настроить воронку найма, подключить интеграции с мессенджером и настроить автоматические сценарии.
Это позволит понять, насколько удобно использовать CRM-систему и достаточно ли её возможностей для бизнеса. Также можно оценить работу техподдержки — позадавайте сотрудникам вопросы о настройке и посмотрите, насколько они вовлечены в помощь своим клиентам.
Для оценки удобства и функционала CRM-системы можно оценить отзывы на сайтах-отзовиков и в сторах Apple, Android. По отзывам можно понять нюансы о продукте, которые бывает сложно заметить самостоятельно. К примеру, об интерфейсе или важных функциях.
Если много негативных отзывов, это повод насторожиться. Но и положительные отзывы должны быть содержательными, иначе это может значить, что отзывы написаны на заказ.
Например, такие отзывы об OkoCRM помогают понять, как работает техподдержка и можно ли настроить автоматические сценарии самостоятельно.
Преимущества и недостатки CRM-систем для рекрутинга
Автоматизация процессов
В CRM-системах настраивают автоматические сценарии, и вместо сотрудников работу выполняют алгоритмы. Например:
- отправляют отказы тем, кто не подходит
- приглашают на собеседование тех, кто подходит по навыкам
- после собеседования отправляют результат — готовы или не готовы нанять соискателя на работу
- заполняют договоры с кандидатами, которых взяли на работу
Так можно практически полностью автоматизировать весь цикл найма. Например, вот такие автоматические сценарии доступны в OkoCRM ↓
Алгоритм может назначать задачи сотрудникам, звонить и писать кандидатам, генерировать документы.
Сбор базы кандидатов
Компании часто выкладывают вакансии не только на профильных сайтах, но и в телеграм-каналах, где оставляют ник HR-менеджера или email-адрес. Кандидаты оставляют отклики на нескольких сайтах и в мессенджерах, а эйчарам приходится мониторить сразу несколько каналов. К CRM-системам можно подключить все нужные каналы, чтобы собирать все обращения внутри одного окна.
HR-менеджер в OkoCRM видит сразу все отклики.
Улучшение качества подбора
С CRM-системой сотрудники могут сосредоточиться на работе с соискателями, пока алгоритмы будут заниматься рутиной. CRM-система умеет:
- напоминать сотрудникам о важных задачах
- писать и звонить соискателям
- заполнять документы и отправлять их на подпись
- назначать рекрутеров, ответственных за работу с кандидатами
- отвечать на частые вопросы о процессе поиска, найма или обучения новичков
- сохранять данные и информацию о кандидатах, создавая кадровый резерв
А пока CRM-система занимается этими задачами, сотрудники могут сосредоточиться на анализе анкет, проведении тестов и интервью.
Например, такие автоматические ответы сможет отправлять OkoCRM кандидатам, причём алгоритм может подставить туда имя и другие данные.
Снижение временных затрат
CRM-система для HR автоматически выполняет часть задач. Она генерирует документы, отвечает кандидатам, отправляет им информацию о результатах отбора или уведомления о собеседовании. Сотрудники могут проводить интервью вместо того, чтобы заниматься рутиной.
Представим, что отдел ежедневно получает примерно сотню заявок по вакансиям. Каждую анкету нужно просмотреть, оценить и ответить соискателю, готовы ли перейти на следующий этап работы с ним. Сотрудник оценивает анкеты, а CRM-система автоматически отправляет кандидатам ответы.
Те, кто не подошёл, получают отказ. Те, кто подходят, получают предложение о собеседовании и дальше алгоритм может генерировать ответы кандидатам после интервью, заполнять с ними документы.
В результате сокращается цикл найма.
Возможные недостатки
Неправильный выбор решения. Бывает, компаниям удаётся выбрать подходящий продукт не с первого раза. Чтобы не тратить время и деньги на внедрение неподходящей CRM-системы, стоит протестировать несколько продуктов как минимум в течение недели. И только после этого принимать решение, какой продукт выбрать.
Стоимость внедрения и использования. Цена подписки на CRM-систему и стоимость её внедрения зависит от самого продукта и от потребностей компании. Иногда настроить CRM-систему можно самостоятельно, в этом случае расходы минимальные.
Например, клиенты OkoCRM часто внедряют продукт своими силами, с помощью готовых инструкций в базе знаний и на Youtube-канале. Стоимость внедрения OkoCRM с помощью команды интеграторов в среднем ниже, чем внедрение более сложных продуктов вроде Bitrix24. Но многое зависит от потребностей бизнеса. Если нужно разработать индивидуальные интеграции или сделать какие-то тонкие настройки, стоимость внедрения увеличивается.
Сопротивление команды. Новый инструмент может вызвать недовольство у сотрудников. Чтобы этого не произошло, команде объясняют, почему им будет удобнее работать в CRM-системе, а после внедрения проводят обучение.
Интеграции CRM-систем с внешними сервисами
Чтобы расширить возможности системы, настраивают интеграции. Например, для сбора заявок из мессенджеров сначала нужно подключить их к CRM-системе с помощью интеграций. Какие интеграции нужны в CRM для HR-агентства:
- телефония — позволит общаться с соискателями по телефону
- мессенджеры, почта и job-порталы — позволят собирать отклики внутри CRM-системы в режиме одного окна
- календари — помогают планировать собеседования
- сервисы для видеоконференций — позволяют проводить интервью внутри CRM-системы
- сервисы рассылок — позволяют запускать рассылки по базе кандидатов
Например, в OkoCRM доступны такие интеграции.
Безопасность и соответствие требованиям законодательства
Рекрутеры работают с персональными данными: ФИО, контактами, адресами кандидатов. Правила обработки и хранения такой информации регулируются федеральным законом № 152-ФЗ.
Собирая анкеты кандидатов, важно получить их согласие на обработку их персональных данных. Значит, в CRM-системе нужно создать шаблон сообщения с соответствующим документом, чтобы автоматически собирать у соискателей согласие на обработку данных.
Также персональные данные должны хранится в российских дата-центрах, поэтому нельзя выбирать иностранные продукты с серверами за границей. Нужно российское решение.
CRM-система OkoCRM учитывает все ключевые требования к безопасности:
- OkoCRM входит в реестр отечественного ПО
- Сервера расположены на территории России. Данные хранятся в нескольких дата-центрах, распределённых территориально
- Данные передаются по защищенному протоколу SSL, шифруются 128-битным ключём, как в крупных банках
- Для усиления безопасности каждый день создаются резервные копии данных
Топ-5 CRM-систем для рекрутинга
OkoCRM
Возможности: сбор заявок кандидатов, ведение базы, рассылки и уведомления, автоматизация, онбординг
Цена: от 572 ₽ в месяц за сотрудника
В OkoCRM можно упростить отбор, найм и обучение сотрудников. OkoCRM умеет:
- собирать анкеты соискателей из соцсетей, мессенджеров, почты — HR не упустят ни одного кандидата
- сохранять данные в базе для создания кадрового резерва
- отвечать кандидатам на частые вопросы: важно ли профильное образование, какая зарплата, можно ли работать удалённо
- собирать данные о соискателях с помощью ОкоФорм и сохранять их в карточки
- генерировать документы, подтягивая в них данные кандидата из карточки
- напоминать соискателям и сотрудникам о собеседовании
- отправлять кандидатам ответы о том, прошли ли они отбор
- проводить онбординг новичков с помощью модуля «База знаний»
В OkoCRM можно поставить на поток работу с соискателями с помощью воронки подбора персонала.
Кандидаты, которые прошли первичный отбор, попадают на канбан-доску и дальше все тесты и интервью фиксируются в системе. Не надо держать всю информацию в голове, не будет проблем с тем, что сотрудники что-то напутали и забыли кому-то перезвонить.
Битрикс24
Возможности: сбор заявок кандидатов, ведение базы, рассылки и уведомления, автоматизация, онбординг
Цена: от 2490 ₽ в месяц за 5 сотрудников
Битрикс24 — CRM-система, которую можно развернуть на сервере компании или использовать в облаке. Битрикс24 позволяет:
- создать воронку подбора сотрудников
- планировать интервью в календаре и автоматически отправлять напоминания соискателям
- вести базу кандидатов
- контролировать статусы вакансий на дашбордах
- анализировать конверсии источников кандидатов, причины отказов с помощью отчетов
Так выглядит воронка подбора персонала. Источник: webformat.ru
На минимальном тарифе пользователям недоступны некоторые функции, например, автоматизация бизнес-процессов или онлайн-работа с документами.
Хантфлоу
Возможности: ИИ-инструменты, заявки на подбор персонала, воронка подбора, совместная работа с заявками для рекрутеров и заказчиков
Цена: от 5500 ₽ в месяц за рекрутера
Хантфлоу — платформа, которая помогает публиковать вакансии, автоматизировать отбор кандидатов и распределять вакансии по HR-менеджерам, основываясь на их интересах.
Основные возможности Хантфлоу:
- публикация вакансий на job-сайтах
- ИИ для анализа базы кандидатов и подбора подходящих соискателей
- совместная работа HR-менеджеров над одной вакансией
- напоминания соискателям и сотрудникам о собеседовании
- отправка кандидатам ответов о том, прошли ли они отбор
- заказчики могут создавать заявки на подбор сотрудников и отслеживать статистику по вакансиям
Так выглядят заявки в Хантфлоу, которые могут рассматривать и рекрутеры, и заказчик
Talantix
Возможности: база резюме, оценка и согласование кандидатов, воронка подбора, массовые приглашения и отказы, автоматизация
Цена: от 28 000 ₽ в год
Talantix — специализированная CRM-система для рекрутмента с готовыми интеграциями для сбора заявок с job-сайтов.
Основные возможности Talantix:
- импорт вакансий и откликов с job-сайтов
- подключение мессенджеров, почты, телефонии и сервисов для видеосвязи для общения с кандидатами — есть интеграции с Яндекс Телемост и Zoom
- автоматическое получение согласий на обработку персональных данных
- напоминания соискателям и сотрудникам о собеседовании
- созданий форм вакансий и размещение их в соцсетях, рассылках
- создание воронок подбора персонала
- массовая отправка кандидатам ответов о том, прошли ли они отбор
- заказчики могут создавать заявки на подбор сотрудников
Работа с кандидатами в Talantix
LPTracker
Цена: от 13 ₽ в день за сотрудника
LPTracker — CRM-система, которая собирает все отклики соискателей в одно окне и позволяет работать с кандидатами
Основные возможности LPTracker:
- сохраняет данные в базе для создания кадрового резерва
- квалифицирует заявки с помощью чат-бота
- автоматизирует взаимодействие с кандидатами: собирает заявки, запускает автообзвон с помощью робота, запускает рассылки, собирает обратную связь
- напоминать соискателям и сотрудникам о собеседовании
- отправлять кандидатам ответы о том, прошли ли они отбор
- собирает аналитику по подбору персонала
Интерфейс CRM-системы для рекрутинга LPTracker.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как можно сэкономить на покупке CRM-системы для HR?
Обычно подписка на CRM-систему на год стоит дешевле, чем подписка на месяц или на три. Поэтому можно сэкономить, если оплатить CRM-систему сразу на год. Например, при оплате OkoCRM на год стоимость подписки для одного сотрудника — 572 ₽ в месяц, а при оплате за 3 месяца подписка стоит 715 ₽ в месяц.
Сколько времени займет внедрение CRM-системы в работу HR-службы?
Длительность внедрения системы зависит от потребностей компании. Если настройки стандартные, внедрение занимает 1-2 недели. Если нужны какие-то индивидуальные доработки или компания хочет развернуть продукт на своем сервисе, подготовка и внедрение может занять 3-4 недели и даже больше.
Чем можно заменить CRM-систему для HR?
CRM-систему заменить сложно, так как у этого продукта много полезных функций: база кандидатов, автоматизация, чат-боты, таск-менеджер, омниканальный чат, база знаний для онбординга. Но иногда компании используют HRM — платформы, в которых можно собирать отклики и работать с ними, оценивать и обучать персонал. Такие решения часто ориентированы на крупные команды и стоят дорого.
