Диаграмма сгорания задач: что это и как с ней работать

Диаграмма сгорания задач — это метод визуализации темпа работы за некий период времени. Помогает отслеживать, как продвигается выполнение задачи, спринта или проекта, успевает ли команда к дедлайну, нет ли задержек или переработок. Как работать с диаграммой и с чем еще она помогает бизнесу, читайте в статье.

Диаграмма сгорания задач — это визуальный инструмент для отслеживания темпа работы. Используется в методологиях вроде Scrum и Agile. Показывает, сколько работы уже выполнено, сколько еще осталось и как вообще обстоят дела с прогрессом.

Диаграмму строят по двум осям — X и Y. На оси Y откладывают задачи в часах или штуках. На оси X — период времени, который заложен для решения этих задач.

• Дальше строят две линии — идеальную и фактическую:
• Идеальная линия прямая. Показывает, как нужно работать команде, чтобы задачи выполнялись в срок
• Фактическая линия ломаная. Отражает реальный темп работы над задачами

Работа над задачами идет в нужном темпе, если реальная линия стремиться к идеальной. Отклонения допустимы, но только при условии, что линия в нужный момент (или вообще когда-нибудь) возвращается к идеалу.

Если линия отклоняется вверх, значит кто-то в команде не успевает выполнять свой фронт работы, на людей накидывают дополнительные задачи либо что-то блокирует работу.

Если линию отклоняется вниз, значит команда слишком торопится. С одной стороны это неплохо, но работа в усиленном режиме обычно приводит к выгоранию. Лучше такого сценария не допускать.

Основная цель диаграммы (по-другому, burndown chart) — показать, как быстро команда движется к завершению работы в рамках спринта или проекта. Оценить темп помогает характер фактической линии. Но прежде ее нужно построить. Как это сделать, ниже.

Шаг 1: соберите задачи и посчитайте время для их решения. Время можно прикидывать на глаз, с помощью трекеров рабочего времени сотрудников или посовещавшись с коллегами. Далее обозначить его в количестве часов или дней, которые нужны одному сотруднику на решение задачи. В конце сложить часы каждого и получить общее время.

Шаг 2: установите дедлайн проекта. Разделите количество человеко-часов (или человеко-дней) на количество исполнителей — и вы получите время, которое займет проект. Отложите это значение по оси X — получится продолжительность проекта. 

Шаг 3: постройте диаграммы. На оси Y отметьте общее количество человеко-дней или часов, которое нужно для выполнения проекта. На оси X — общее время выполнения. Соедините точки, чтобы получить «идеальный» график выполнения задач.

Шаг 4: следите за прогрессом. Ежедневно отмечайте, сколько задач выполнено и сколько работы осталось. Соединяйте точки и стройте фактическую линию. По характеру ее движения судите, насколько реальный темп работы соответствует запланированному.

Scrum-команды работают в коротких, фиксированных периодах времени — так называемых спринтах. Обычно спринты длятся от 1 до 4 недель. Диаграмма помогает отслеживать прогресс работы, плюс насколько быстро или медленно команда движется к финалу.

Наблюдение за ходом проекта

Диаграмма показывает количество выполненных и оставшихся задач в каждом спринте. Она помогает отслеживать прогресс и делать вывод: сколько работы еще предстоит выполнить для завершения всего проекта.

Если фактическая линия снижается по мере выполнения задач, команда движется по плану. Если возрастает, то отстает. Нужно устранять помехи и блокировки, чтобы не сорвать релиз.

Наблюдение за спринтом

Диаграмма также позволяет наблюдать за прогрессом конкретного спринта. В этом случае диаграмма строится не на весь проект, а на задачи по конкретному отрезку времени. Например, на недельный или месячный спринт. 

Если по графику видно, что работа не укладывается в запланированные сроки, можно принять меры — например, подключить к проекту еще одного исполнителя.

Диаграмма также позволяет прогнозировать, когда будет завершен спринт: вовремя, с опозданием, полностью или какие-то задачи из текущего спринта уйдут в бэклог. Это позволяет планировать следующие спринты.

Наблюдение общего прогресса проекта

Команды могут использовать диаграммы сгорания из разных спринтов, чтобы сравнивать темпы работы в разные промежутки времени. Далее находить закономерности — почему где-то команда застревала, а где-то наоборот ускорялась, и использовать их для улучшения производительности людей.

Диаграмма сгорания задач имеет ряд плюсов для команд.

➕ Визуализация. Диаграмма наглядно показывает, как уменьшается объем оставшейся работы по мере прохождения спринта.

➕ Обнаружение проблем. Отклонения реальной линии от идеальной сигнализирует, что в работе какие-то блокировки. Нужно быстро подключиться и постараться их устранить.

➕ Принятие решений. По тому, как ведет себя график на диаграмме, тимлид может решить, как управлять работой команды, нужно ли менять у задач приоритеты, как распределять ресурсы.

➕ Планирование. Помогает команде более точно оценивать сложность задач и обоснованно планировать будущие спринты.

Как, собственно, и минусов.

➖ Нет учета внешних факторов. Диаграмма не учитывает внешние факторы, которые могут влиять на скорость выполнения задач.

➖ Мало данных. Диаграмма показывает только общий объем оставшейся работы, но не указывает на причины блокировок. Эти причины нужно искать самостоятельно.

➖ Не для больших проектов. В больших командах на скорость работы команд влияет множество факторов. Если вдруг фактическая кривая начнет расти, будет не так просто разобраться в причинах.

Зависимость от точности оценок. Качество диаграммы зависит от того, насколько точно тимлид оценит задачи в человеко-часах или днях. Если оценки окажутся неточными, то и кривые на диаграмме покажут недостоверную информацию.

Нельзя учесть внешние события. Диаграмма не учитывает внешние факторы, которые могут влиять на скорость выполнения задач. Например, если в офисе сгорел сервер и все ПО легло, люди не смогут работать минимум несколько часов — темп снизится. Однако предсказать такой вариант на старте было сложно, а значит и заложить в человеко-часы (или дни) дополнительное время нельзя.

Нет учета качества выполненной работы. Диаграмма не отражает, насколько хорошо сделана работа — только сам факт выполнения. То есть формально работа может быть завершена, но с ошибками. По сути, считать ее выполненной нельзя, так как придется переделать.

Также существуют проекты, в которых диаграмма в принципе бесполезна:

1. Проекты с высокой степенью неопределенности. В них сложно дать точные оценки задач
2. Проекты с частыми изменениями требований. Диаграмма будет устаревать слишком быстро

1. Диаграмма сгорания задач помогает отслеживать прогресс по выполненным задачам и корректировать работу команд, если прогресс начал снижаться. Обычно используется в командах Scrum и Agile
   
2. Чтобы работать с диаграммой, нужно по оси X отложить время проекта. По Y — число задач, которое нужно выполнить. Далее построить идеальную линию, а когда запустится работа, начать строить реальную. По отклонению реальной линии от идеальной судить, как движется прогресс
3. Диаграмма подходит не для всех проектов. К примеру, в проектах с высокой степенью неопределенности или с частыми изменениями, диаграмма будет бесполезна