Должностная инструкция менеджера по продажам в B2B: что это и зачем нужна

Должностная инструкция — это документ, который описывает работу менеджера по продажам. Помогает определить его обязанности, установить правила работы и избежать недопонимания с начальством. Что в ней должно быть и как ее составить — рассказываем в статье.

Должностная инструкция менеджера по продажам — это локальный документ, который описывает работу продавца. В нем перечислены обязанности, полномочия, ответственность, права, требования к квалификации, а также основания для наказания или поощрения. Документ подписывают две стороны: сотрудник и работодатель.

По большему счету должностная инструкция нужна, чтобы менеджеры отдела продаж понимали:

• какую работу они должны выполнять и по каким стандартам
• как действовать в случае трудовых споров
• какие взыскания могут наступить, если они нарушат правила

Вообще, всегда. Инструкция помогает привести работу менеджеров к единому стандарту, объективно оценивать результаты и контролировать выполнение задач. И все это без личного участия: раз человек инструкцию подписал, то обязан ей следовать.

Без инструкции нужно контролировать каждого продавца. Буквально ходить и проверять, чем он занят, как справляется с задачами. Если компания небольшая, это еще куда не шло — хоть и неудобно. А если предприятие крупное, не хватит ни сил, ни времени. Проще составить должностную инструкцию менеджера по продажам и подписать с каждым сотрудником..

Бывают и другие ситуации, когда полезно иметь под рукой должностные инструкции:

1. Компания создает новую должность — например, «агент по продажам» — и нужно четко определить обязанности, чтобы избежать дублирования функций
2. Бизнес расширяется, и обязанности менеджера меняются. Тогда берут старую инструкцию и переписывают на новый лад
3. Компания проходит реорганизацию. Нужно пересмотреть и зафиксировать обязанности менеджера, чтобы они соответствовали новой оргструктуре. С готовой инструкцией на руках это проще
4. Компания набирает новых менеджеров и их надо обучать. Инструкция поможет людям быстро разобраться в обязанностях и стандартах

Единых требований к содержанию таких документов не существует. Но классический пример должностной инструкции менеджера по продажам содержит следующие разделы.

Заголовок. Он же — название документа — может быть любым: должностная инструкция, регламент, перечень рабочих обязанностей или как-то еще. Каждый называет, как удобно.

Дополнительно в заголовке указывают наименование отдела и категорию работников, для которых пишется инструкция — например, «Сейлз-менеджеры», «Продавцы», «Менеджеры по продажам». А если инструкцию пишут под конкретного человека — то имя, фамилию и отчество.

Общие положения: В этом разделе указываются требования к кандидату на должность менеджера по продажам; кто в организации может его нанимать и увольнять.

Должностные обязанности. Здесь перечисляются задачи, которые продавец обязан выполнять в течение рабочего времени.

Требования к квалификации. Описывают навыки и умения, которыми обязан обладать человек, если занимает должность продавца.

Права. Раздел описывает, на что работник имеет право: например, участвовать в обсуждениях, повышать квалификацию на курсах, знакомиться с отчетами о продажах.

Ответственность. Раздел содержит последствия, которые могут наступить, если продавец нарушит правила компании: разгласит коммерческую тайну, сольет персональные данные в сеть, начнет обсуждать с коллегами свою зарплату.

Взаимодействие. В этой части указывают, к кому в компании продавец может обратиться с вопросами, чьи поручения обязан выполнять, кому подчиняться.

Как оформить инструкцию — тоже на усмотрение руководителя. Можно использовать фирменный бланк и гербовую печать, а можно простой гугл-документ. Главное, не забыть оставить место для подписей работодателя и сотрудника.

Готовую инструкцию нужно распечатать и подписать — сразу после она вступит в силу. Сотрудники и работодатели обязаны ей следовать.

В интернете есть примеры должностной инструкции менеджера по продажам, в которых должностные обязанности прописаны поверхностно. Например, обязанности менеджера по продажам в текстильной компании выглядят так ↓

Здесь нет конкретных задач, не раскрыта специфика работы менеджера в компании. Нужно добавить подробности: откуда поступают заявки, по поводу чего консультировать клиентов и что включено в допродажи.

Чтобы составить должностную инструкцию менеджера отдела продаж, нужно разобраться в обязанностях менеджера. Но в каждой компании это разный перечень.

Например, если на предприятии менеджеров мало, то они выполняют полный цикл продаж: квалифицируют лиды, проводят презентации, сопровождают сделки, проводят отгрузку, организуют доставку.

Если менеджеров много, то каждый занимается чем-то конкретным. Одни позванивают базу, другие работают с входящими звонками, третьи ведут сделки постоянных клиентов.

По классике в обязанности продавцов входит следующее:

• обработка и квалификация лидов
• обзвон клиентов
• повторные продажи
• демонстрации и тесты продуктов
• отгрузка товара
• подготовка документов
• ведение отчетности по продажам
• сопровождение сделки
• работа с дебиторской задолженностью
• сбор отзывов клиентов

Чтобы составить инструкцию, указывайте в ней ту работу, которую выполняют конкретно ваши сотрудники. При этом используйте четкие и емкие формулировки, иначе люди запутаются. Допустим, если нужно, чтобы менеджер позванивал холодную базу, неправильно указывать — «Работа с потенциальными клиентами». Правильно: «Звонки по холодной базе».

В B2B-продажах полно особенностей, например:

• товар покупают не на эмоциях, а рационально
• решения о покупке принимает группа лиц
• на спрос могут оказывать внешний факторы: инфляция, войны, пандемии

Чтобы продавать в B2B-продавец должен учитывать эти факторы и уметь с ними работать. Например, хорошо разбираться в специфике организаций и отрасли, чтобы находить решения, которые отвечают потребностям клиента.

Еще B2B-продавец должен понимать, кто ЛПР в компании клиента. Если их несколько, подстраиваться под каждого: находить потребности и закрывать их аргументами.

Требования к особенным навыкам и умениям также нужно вносить в инструкцию. Главное, чтобы это были только деловые качества работника. Нельзя, например, указать, что менеджер обязан быть чутким и внимательным к запросам клиентов. Но можно: «Должен уметь проводит когортный анализ, психографический и 5W для анализа целевой аудитории». 

Чтобы вам не придумывать инструкцию с нуля, подготовили шаблон должностной инструкции менеджера по продажам, которая пригодится в 2024.

Скачайте его и адаптируйте для своей компании: уберите лишние разделы и пункты, добавьте нужные.

Есть несколько типов менеджеров по продажам, у каждого свои права и обязанности, которые нужно прописать в инструкции.

Менеджер по поиску клиентов — хантер. Это сотрудник, который ищет клиентов, прозванивает потенциальных покупателей, делает им предложение. Может работать на выставках, обзванивать холодную базу. Эти задачи перечисляют в инструкции. Также в ней можно прописать регламент работы с клиентами: где их искать, как с ними работать, кому передавать для заключения сделки.

Менеджер по работе с ключевыми клиентами. Он работает с вип-клиентами, осуществляет допродажи, подбирает дополнительные услуги. Должен хорошо знать продукт, работать в 1C и CRM, вести базу, формировать индивидуальные предложения.

Менеджер по продажам в компании с длительным циклом сделки. Допустим, компания занимается монтажом лифтов. От обращения клиента до заключения сделки проходит 3–5 недель. Это длительный цикл сделки.

Всё это время менеджер должен работать с клиентом: изучать его требования, составлять коммерческое предложение, рассказывать о нюансах услуги, отрабатывать возражения. Это следует отразить в должностной инструкции.

1. Должностная инструкция — это локальный документ, в котором компания описывает права, обязанности, опыт и ответственность менеджера по продажам. Чтобы инструкция вступила в силу, ее обязаны подписать сотрудник и руководитель
   
2. Для должностной инструкции нет единых стандартов: составить ее можно в свободной форме. По классике используют следующие разделы: заголовок, общие положения, должностные обязанности, требования к квалификации, права, ответственность, взаимодействие
3. Должностная инструкция наводит порядок в работе сотрудников, помогает описывать новые должности, быстро менять обязанности менеджеров в случае реорганизации фирмы и обучать новичков