Что такое расписание каждый из нас помнит еще со школьной скамьи. Когда приходишь в школу и видишь заветный листок со списком дисциплин и временем, когда ты должен быть на уроках. С одной лишь разницей — в школе его составляла за нас целая команда учителей.
Как грамотно составить расписание самому, чтобы ничего не забыть, и при этом не пытаться оказаться в двух местах одновременно и не загнать себя? В этой статье разбираемся с тонкостями расписания и антирасписания с командой планировщика SingularityApp.
Расписание: как составить, чтобы не пахать как лошадь?
Вне школьных стен расписание используют как полноценный атрибут для планирования своего дня или недели. Это своего рода «прокачанный» список дел, который позволяет максимально продуктивно использовать каждую минуту времени. Однако когда дело доходит до составления расписания, многие заходят в тупик: как правильно распределить нагрузку? С чего начать? А что, если времени на важное не останется?
Давайте начнем составлять расписание по порядку.
1. Выбираем основу: бумага или приложение
Первым делом нужно решить, где вам хочется планировать. Сегодня выбор велик: ежедневник, еженедельник, маркерная доска, заметки в телефоне, электронные планировщики, календари.
У всех вариантов свои плюсы и минусы. Здесь уже дело вкуса: кому-то нравится оформлять расписание в ежедневнике, используя маркеры и наклейки, а кому-то удобно все записывать в планировщик, чтобы можно было открыть свое расписание с любого устройства. Например, в планировщике SingularityApp, есть версия для компьютера, смартфона, часов, а также web, чтобы иметь доступ к своему списку дел с разных устройств.
2. Создаем «жесткий скелет»
В каком бы вы виде не составляли расписание, традиционном или электронном, начинать нужно с самых «жестких» задач. Это те задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, тренировка, планерка у шефа, встреча с клиентом.
В расписании напротив каждой такой задачи лучше написать, сколько времени она займет — 1 час, 30 минут, 2 часа. Так будет проще сориентироваться при расстановке остальных задач.
3. Гибкость во всем
Отдельно составьте список ваших гибких (у которых нет привязки ко времени) задач: это можно сделать на листе или в новом проекте в приложении. Выпишите все, что необходимо сделать в течение недели, но без конкретной даты и времени. Например, зайти в магазин, отправить документы, разобрать полки на балконе. Далее расставьте приоритеты по важности выполнения: что нужно сделать точно, а что — не так важно.
Полезно также записать напротив каждой задачи сколько времени она займет.
4. Проветрили и хватит! — закрываем окна
«Окнами» называют ничем не занятые промежутки времени между задачами. После составления «скелета» из важных задач надо заполнить время между ними. Например, если между завтраком и планеркой у шефа есть полтора часа, туда можно поставить «гибкую» задачу — зайти на почту или погулять с собакой.
5. Сходитесь! Соединяем вместе списки
Теперь нужно перенести все данные в один список: гибкие дела записываем в порядке важности в окна между жесткими задачами. Если какая-то задача не входит в промежуток, ее можно разделить на несколько частей.
В процессе планирования что-то будет корректироваться: время, задачи, промежутки. Это нормально! Составление расписания — творческий и даже медитативный процесс.
Пример расписания в SingularityApp.
Если с расписанием теперь стало более менее понятно, то с антирасписанием пока не совсем.
Антирасписание — это расписание наоборот?
И да, и нет. Антирасписание — это метод планирования, придуманный психологом Нейлом Фьоре. Суть техники проста: нужно планировать не работу, а отдых. Рабочие задачи вставлять в промежутки «свободные от отдыха». Пробелы в расписании при таком методе планирования заполняются работой.
Есть ещё одно отличие: в обычном расписании вы вычеркиваете то, что сделали, в антирасписании — вносите. Это очень мотивирующая техника, поскольку вы видите, сколько всего вы выполнили за день. Даже если этих дел не было изначально в вашем списке задач.
Стану ли я продуктивнее, если буду планировать только отдых?
Согласно теории Фьоре, антирасписание помогает стать продуктивнее за счет психологического воздействия. Основная причина прокрастинации — это давление от слов «надо» и «обязательно». Человек от них бежит, откладывая дела или выбирая из задач те, которые ему делать комфортнее. Как итог, важное может бесконечно переноситься или выполняться не лучшим образом.
Антирасписание помогает избежать этой проблемы. В нем нет никаких «должен» и «надо». Всю работу человек сам распределяет и выполняет в комфортном режиме (разумеется, зная о сроках). Получается гораздо меньше причин от нее прятаться.
В антирасписании идет и другое психологическое воздействие (не зря же его придумал психолог):
1. Реверсивное воздействие. Человек сопротивляется внешнему давлению. Вспомните, как в детстве вас заставляли есть кашу или суп, а вы не хотели и просили мороженое. Здесь тот же принцип. Вас заставляют делать таблицы, а вы хотите смотреть рилсы с котиками. Антирасписание буквально заставляет людей отдыхать. Из-за этого у них непроизвольно появляется желание работать.
2. Отсутствие награды за работу — еще одна частая причина прокрастинации при классическом методе планирования. Без награды мозг не понимает, зачем делать задачу, и как следствие, не хочет ее выполнять. Возьмем ту же историю из детства с супом. Насколько вы быстро соглашались его съесть, когда мама предлагала шоколадку за “пустую тарелку”? Это и была та самая награда за выполненную работу.
В антирасписании за работой всегда следует награда: отдых или приятный досуг. Благодаря этому мы начинаем по-другому относиться к своим задачам и уже не пытаемся их избежать.
3. Помимо психологии работает и физиология. Когда вы планируете что-то весьма приятное, например, встречу с друзьями или поход в кино, начинает вырабатываться гормон ожидания того самого приятного — дофамин. Он играет огромную роль в процессе обучения, и вместе с окситоцином (это гормон, отвечающий за социальные связи) помогает формировать привязанности. Эта комбинация усиливает эффект от «награды» за продуктивную работу и в мозгу создается цепочка: поработал — наградил себя.
Как составить Антирасписание?
Здесь принцип тот же, что и при составлении расписания – главное не забыть, что нужно работать:) Покажем, как составить антирасписание в электронном планировщике SingularityApp. Спойлер: действует так же как при составлении обычного расписания.
1. Начинаем с азов — подготавливаемся!
В Сингулярити есть удобная календарная сетка, поэтому отдельный бланк для антирасписания не нужен. Но перед тем как составлять антирасписание, потребуется создать три проекта:
- «Отдых и досуг». Сюда помещаем фиксированные блоки отдыха, приемы пищи и различные виды досуга (например сериал или катание на лошади)
- «Обязательные дела». Задачи, которые нужно выполнять каждый день и в одно и то же время (например, утренняя зарядка, прогулка с собакой, ежедневная планерка)
- «Встречи». В этот проект помещаем разовые задачи, жестко привязанные к конкретному времени. Например: встреча с клиентом, посещение врача, выступление с докладом на конференции
Проекты в SingularityApp выводятся отдельно в боковой панели.
Задачи из этих проектов станут «скелетом» антирасписания: вокруг них мы будем выстраивать досуг. Для удобства и наглядности можно обозначить проекты разным цветом. Кстати, настройки в SingularityApp позволяют настроить интерфейс приложения на ваш вкус, в том числе выбрать цвет и эмодзи для каждого проекта.
2. Окей, а какой план?
Цель — объединить наши три проекта, составив единый план. Рабочие задачи в сетку не заносим, а оставляем их в отдельном списке.
Многие задачи в антирасписании у вас будут повторяться. Например, завтракать и гулять с собакой нужно ежедневно, а ездить на работу — каждый будний день. Чтобы всякий раз не создавать эти задачи заново, настраиваем их повторение.
Процесс составления Антирасписания.
3. Это ваша работа
Рабочие задачи выполняем в промежутках между запланированными блоками отдыха, для них удобно использовать таймер Помодоро.
Суть техники в максимальной фокусировке на одной задаче без отвлечения на внешние факторы (поболтать с коллегами, ответить на сообщение в мессенджере и тд). Как следствие, вы погружаетесь в задачу и выполняете ее эффективнее. Таймер можно ставить на комфортное для вас время. После выполнения рабочей задачи — смело отмечайте её выполненной.
Внесение рабочих задач в Антирасписание.
Важно: перед отдыхом и досугом всегда должна идти работа, и наоборот. Отдых и развлечения — это награды, которые помогают сформировать позитивное отношение к работе. Не стоит использовать этот «инструмент» впустую. Даже если до запланированного отдыха еще далеко, иногда нужно сделать хотя бы 5-минутный перерыв.
И где планировать-то?
И расписание, и антирасписание нужны, чтобы помочь человеку грамотно распределить время и быть продуктивным. Советуем попробовать оба метода, чтобы понять, что для вас эффективнее и удобнее. А чтобы ваше расписание всегда было в свободном доступе, советуем все-таки составлять списки дел не на бумаге, а в приложениях для планирования.
Такие программы можно установить не только на компьютер, но и на смартфон. Смартфоны мы носим с собой, поэтому списки дел всегда будут под рукой.
Планировщики помогают упростить работу с любыми списками и помогут легко реализовать весь процесс составления расписания, описанный в статье.
