Как автоматизировать IT-процессы с n8n: установка, интеграции, AI и практические кейсы

Если нужно автоматизировать работу с клиентами, обработку данных или приём на работу, используют специальные платформы, в которых настраивают сценарии оптимизации бизнес-процессов. Одна из таких платформ — n8n.

В статье рассказываем, как установить n8n и как её настроить. Разбираем интерфейс платформы и пошагово настраиваем подключение AI-агента для взаимодействия с клиентами.

n8n — no-code платформа для автоматизации рабочих процессов, с помощью которой связывают разные приложения или операции. Её можно использовать прямо в браузере, для этого есть облачная версия платформы. Также сервис можно развернуть локально на компьютере или сервере.

В n8n сценарии настраивают с помощью триггеров и узлов. После определённого действия срабатывает правило, которое запускает сценарий, состоящий из нескольких блоков. Например, компании приходят письма на почту — это триггер, запускается сценарий и алгоритм распределяет все письма по сотрудникам, для которых потом создаёт задачи в таск-менеджере.

Почему компании выбирают платформу n8n:

• легко начать работать и можно использовать в России
• можно настраивать автоматизации без технической подготовки
• автоматизировать можно разные процессы: управление проектами, маркетинг, работу с клиентами, сбор аналитики или резервное копирование данных
• открытый исходный код позволяет свободно использовать и модифицировать код

На платформе n8n можно настроить сбор и анализ данных, например, чтобы среди потока отзывов найти негативные и обработать их. Здесь можно фильтровать или сортировать информацию, менять формат данных, преобразовывать их. Допустим, клиент пишет в чат компании, если он делиться своими контактами. алгоритм сохраняет данные в CRM.

У n8n есть интеграции с AI-agent, мессенджерами и соцсетями, базами данных, CRM-системами, приложениями для работы с документами, календарями, таск-менеджерами, мессенджерами и многими другими сервисами. Всего больше 1000 интеграций, которые позволяют настраивать разнообразные сценарии.

На платформе n8n можно подключить разные типы ИИ-агентов для работы с клиентами, обработки данных, создания контента. Для подключения доступны DeepSeek, Gemini, Open AI Grok Lemonade и другие модели.

n8n — no-code платформа для автоматизации рабочих процессов, с помощью которой связывают разные приложения или операции. Здесь пользователи работают в визуальном редакторе, в котором с помощью блоков (узлов) собирают сценарий.

n8n можно использовать прямо в браузере, для этого есть облачная версия платформы. Также сервис можно развернуть локально на компьютере или сервере. Протестировать инструмент можно бесплатно в течение 14 дней.

Почему компании выбирают платформу n8n:

• легко начать работать и можно использовать в России, например, многие компании настраивают все процессы сначала в облаке, а затем переносят на свой сервер
• можно настраивать автоматизации без технической подготовки: есть готовые интеграции и сценарии, визуальный конструктор, который поможет собрать сценарий по блокам
• автоматизировать можно разные процессы: управление проектами, маркетинг, работу с клиентами, сбор аналитики или резервное копирование данных
• открытый исходный код позволяет свободно использовать и модифицировать код

В n8n сценарии настраивают с помощью триггеров, то есть после определённого действия срабатывает правило, которое запускает сценарий. Например, компании приходят письма на почту, запускается сценарий и алгоритм распределяет все письма по сотрудникам, для которых потом создаёт задачи в таск-менеджере.

Для настройки таких сценариев используют несколько основных компонентов:

Визуальный редактор. Это программный инструмент, с помощью которого выстраивают логику автоматизации. Пользователям не нужно писать код — они перетаскивают блоки, соединяют их друг с другом, выстраивая цепочку действий. Ниже — пример того, как с помощью блоков в редакторе собрали сценарий.

Узлы (Nodes). Узлы это и есть блоки, с помощью которых собирают сценарии. Узлы отвечают за определённую операцию. На картинке выше мы видим несколько узлов, объединенных триггером-узлом, который запускает интеграцию.

Интеграции. У n8n есть готовые интеграции с сервисами, чтобы пользователям не приходилось настраивать их самостоятельно. Например, есть интеграции с Telegram, почтовыми сервисами, Open AI, Google Sheets, Slack, Notion, Discord, Trello.

Триггеры. Узлы, которые выстраивают логику сценария, запуская процесс после конкретного события: сообщения в чате, звонка, наступления определённого времени и т. д.

Для тестирования n8n проще всего подключить облачную версию. Для этого нужно зарегистрироваться на сайте: ввести имя, название компании, email-адрес и придумать пароль.

Дальше нужно ответить на несколько вопросов о команде и компании, но делать это можно рандомно — ответы не влияют на функционал. Дальше в течение пары минут создаётся рабочее пространство и можно переходить к его настройке.

Давайте пройдёмся по интерфейсу главной страницы. Пользователям сразу предлагают два варианта: создать рабочее пространство с помощью ИИ или просто начать использовать инструменты с нуля.

На сайдбаре слева есть:

• Иконка ➕. С её помощью как раз добавляют новый workflow.
• Вкладка «Personal». Здесь хранятся рабочие пространства — workflows, учётные данные — credentials, история запусков и логи — executions, таблицы данных — data tables.
• Вкладка «Chat», для общения с чат-ботом на основе ИИ, взаимодействия с агентами n8n и создания AI-агентов.
• Панель администратора, где можно управлять тарифным планом или менять часовой пояс.
• Вкладка «Templates», в которой можно найти шаблоны. Например, здесь есть готовые шаблоны по созданию SEO-стратегии с помощью ИИ или для публикации постов в несколько соцсетей.
• Вкладка «Insights» со статистикой за последнюю неделю. Здесь можно посмотреть, сколько времени сэкономили настроенные сценарии или какая частота отказов у автоматизаций.

Также в сайдбаре есть раздел с инструкциями, обучающим курсом и форумом для пользователей. В отдельный модуль вынесены настройки, где настраивают роли сотрудников или настраивают SSO-аутентификацию.

Чтобы создать свой первый workflow, нужно на главной странице n8n нажать «Start from scratch». 

Теперь перейдём к тому, как построить сценарий с нуля. Нажимаем на «Add first step» и выбираем триггер — то, что запустит сценарий. Это можно сделать вручную, по расписанию, при отправке формы или получении HTTP-запроса. Допустим, если вы хотите сделать запуск из события в приложении, нужно выбрать «On app event». 

Дальше появится список приложений, которые активируют триггер. Здесь их много: Dropbox, GitHub, Facebook* и другие, но проще всего протестировать сервис с помощью Telegram, поэтому для тестов выберем это приложение. Платформа предложит 9 вариантов триггеров в мессенджере.

После создания триггеров добавляют узлы, то есть что нужно сделать, если пришло сообщение в Telegram. Допустим, сохранить информацию в Google Sheets или сделать что-то ещё. Все эти действия настраивают в визуальном конструкторе.

Триггеры. Узлы, которые запускаются в ответ на определенное правило. То есть после какого-то заданного параметра срабатывает алгоритм, который запускает сценарий. К примеру, компании приходят сообщения в мессенджер — это и есть триггер. А вот что с этим триггером делать дальше настраивают с помощью следующего узла — действия.

Действия. Узлы, которые выполняют заданную команду. Например, после получения сообщения в мессенджер добавляют действие — ответ ИИ-бота. Тогда бот будет реагировать на сообщение, отвечая пользователю, написавшему в мессенджер.

Кластерные узлы. Группы узлов, которые работают вместе и обеспечивают функциональность в рабочем процессе n8n. Вместо одного узла используется корневой узел и один или несколько дочерних узлов, увеличивающих функциональность этого узла.

Реквизиты для входа. Внешним сервисам нужен способ идентификации и аутентификации пользователей. Это может быть ключ API или комбинация электронной почты и пароля, или длинный многострочный закрытый ключ. Пользователи могут сохранить их в n8n в качестве учетных данных.

Другие узлы в n8n могут запросить эту информацию об учётных данных. Для обеспечения безопасности данных они сохраняются в базе данных в зашифрованном виде.

Узлы сообщества. В n8n есть пользовательские узлы, созданные в сообществе. Например, здесь можно найти интеграции, разработанные пользователями.

1. Автоматизация. Автоматизация с n8n позволяет настроить сбор и анализ данных, например, чтобы среди потока отзывов найти негативные и обработать их. На платформе также есть автоматизировать работу техподдержки, создание контента, обмен данными между приложениями, обработку обращений или отправку сообщений.

В n8n можно не настраивать сценарии с нуля, а найти подходящий вариант в разделе «Templates» и доработать его.

2. Интеграция с внешними сервисами. У n8n есть интеграции с AI-агентами, мессенджерами и соцсетями, базами данных, CRM-системами, приложениями для работы с документами, календарями, таск-менеджерами, мессенджерами и многими другими сервисами. Всего больше 1000 интеграций, которые позволяют настраивать разнообразные сценарии.

3. Обработка и преобразование данных. С помощью платформы n8n можно фильтровать или сортировать информацию, менять формат данных, преобразовывать их. Допустим, клиент пишет в чат компании, если он делиться своими контактами. алгоритм сохраняет данные в CRM.

‍4. Использование искусственного интеллекта. На платформе n8n можно подключить разные типы ИИ-агентов для работы с клиентами, обработки данных, создания контента. Для подключения доступны DeepSeek, Gemini, Open AI Grok Lemonade и другие модели. 

Давайте создадим пошагово workflow. На главной странице нажимаем «Start from scratch» и выбираем триггер «On chat message». Такой триггер позволяет подключить ИИ, когда пользователь отправляет сообщение в чат. Теперь нужно подключить к триггеру узел — AI-агента. Для этого жмём на ➕ рядом с триггером и выбираем «AI» → «AI Agent».

Теперь агента нужно настроить, поэтому перед пользователем появляется окно с настройками. Пока это окно можно закрыть, чтобы выбрать AI-агента. Для этого под надписью «Chat Model» жмём на плюс и выбираем нужного AI-агента.

Появится окно с настройками, в котором нужно создать учётные данные — credentials. Нажимаем «Create new credential» и вводим API-ключ. В случае с Google Gemini ключ будет проставлен автоматически. 

К этому моменту рабочее пространство должно выглядеть так ↓

Мы настроили бота, который будет отвечать в чате, но он не будет помнить историю переписки с человеком. Чтобы это исправить, кликаем по ➕ под надписью «Memory» → выбираем «Simple memory».

Дальше нужно выставить только один параметр — Context Window Length. Это количество сообщений пользователя, которые запомнит ИИ-агент: 10, 15, 20 или любое другое нужное значение. Теперь бот сможет отвечать в чате и запоминать информацию.

По такой же логике можно настроить Tool — инструменты. Например, нейросеть добавит контакт из чата в CRM-систему. 

Есть несколько проблем, с которыми чаще всего сталкиваются компании, когда начинают использовать платформу.

Технические трудности. Хотя в визуальном конструкторе собрать сценарий проще, всё равно нужны знания о том, как соединять узлы, настраивать триггеры и подключать интеграции.

Как упростить настройку и работу на платформе:

• пройти обучение в разделе «Help»
• посмотреть, как настраивают сценарии другие компании — в интернете много инструкций и видеороликов
• использовать шаблоны из библиотеки на официальном сайте платформы

Безопасность. Работая в облаке, не нужно защищать данные, так как они передаются в зашифрованном виде. Но если решите развернуть платформу на собственном сервере, нужно обеспечить безопасность самостоятельно.

Как это сделать:

• проводите аудиты безопасности, чтобы вовремя обнаружить угрозы
• настройте права доступов для сотрудников
• настройте SSL для обеспечения безопасного соединения
• настройте единый вход (SSO) для управления учётными записями пользователей
• подключите двухфакторную аутентификацию
• настройте автоматическое обновление, чтобы получать последние исправления безопасности

Обновления. Иногда после обновления платформы в сценариях могут начаться сбои. Поэтому важно анализировать работу workflow в разделе «Insights». Если количество отказов растёт, нужно проверить, в чём причина. Также можно протестировать работу сценариев вручную.

Совместимость систем. Хотя у платформы больше 1000 интеграций, есть некоторые сервисы, которые не получится подключить напрямую. Особенно это касается российских продуктов.

Чтобы настроить нужную интеграцию, её можно поискать в сообществах. Возможно, кто-то из разработчиков сообщества уже настроил интеграцию с сервисом, который вам нужен. Выберите раздел «Community Nodes» и нажмите «Install», выберите нужный узёл.

Также можно настроить интеграцию через сервис-прокладку. К примеру, вы хотите передать данные из 1C в CRM, но 1С не подключается к n8n. Тогда настройте выгрузку данных из 1C в Google Docs, а уже выгрузку из таблиц в CRM можно создать на платформе n8n.

Сравнили возможности нескольких платформ в таблице.

Автоматическая обработка запросов в Delivery Hero

Delivery Hero — платформа для локальной доставки, работающая более чем в 70 странах. Такой большой штат сотрудников сопряжен с проблемами, одна из которых — блокировка доступа к учетным записям.

В случае блокировки сотруднику необходимо связаться с ИТ-отделом, который подтвердит его личность и восстановит доступ в Okta и Google Workspace. Компания получала около 800 таких запросов в месяц, и в среднем процесс восстановления занимал 35 минут. Это приводило к тому, что большое количество сотрудников проводили время без доступа к своим учетным записям и не могли работать.

Команда решила устранить ИТ-подразделение как препятствие в процессе. Они перевели процесс восстановления учётных записей на утверждение непосредственного руководителя сотрудника, вместо того чтобы этим занималась ИТ-команда. Они также настроили автоматизированные вызовы API к системам Okta, Jira и Google, чтобы запускать фактическое восстановление учётных записей сразу после авторизации руководителя. Все это было реализовано в рамках единого рабочего процесса n8n.

Благодаря автоматической обработке запросов на восстановление учетных записей системой n8n и утверждению их менеджерами, среднее время блокировки сократилось с 35 до 20 минут. Это означало, что сотрудники были заблокированы в общей сложности на 200 часов в месяц меньше.

ИИ-агент для работы с отзывами на Wildberries

Селлерам нужно быстро отвечать на вопросы и отзывы клиентов, под это можно нанять сотрудников, а можно разработать автоматизацию. Так, например, автор на Хабре Алерон75 настроил такой сценарий для селлера:

• Платформа подключается к API нужного маркетплейса, чтобы отслеживать появление вопросов и отзывов.
• Когда появляется новый запрос, текст анализирует ИИ-агент. Он понимает контекст и генерирует ответ: благодарит за хороший отзыв, отвечает на плохой или даёт развёрнутую информацию по вопросу покупателя.
• Информация публикуется от имени селлера.

Если сотрудники могут отвечать на отзывы и вопросы несколько часов, то ИИ-агент делает это за пару минут. Покупатели тут же получают ответы на вопросы и могут заказать товар, а не уйти с платформы и забыть про него или просто передумать.

Как установить n8n: требования

Платформу можно использовать прямо в браузере, зарегистрировавшись на официальном сайте. Также можно устанавливать локально на собственном сервере. Для этого нужно выбрать подходящий хостинг. Рекомендуется выбирать такую конфигурацию: 2 ядра, 4 Гб памяти, 30 Гб дискового пространства.

Компания n8n рекомендует использовать Docker для большинства задач, связанных с самостоятельным размещением. Он обеспечивает чистую, изолированную среду, позволяет избежать несовместимости операционных систем и инструментов, а также упрощает управление базами данных и средой.

Сколько стоит платформа

Стоимость зависит от выбранного тарифа и решения. Облачная версия стоит от 20 € до 50 € ежемесячно, при оплате за год. Самостоятельно размещение для компаний до 100 человек стоит 667 € ежемесячно, при оплате за год. Компании со строгими требованиями к корпоративному управлению могут уточнить цену по запросу.

Что умеет n8n

На платформе можно настроить сбор и анализ данных, например, чтобы среди потока отзывов найти негативные и обработать их. У n8n есть интеграции с AI-агентами, мессенджерами и соцсетями, базами данных, CRM-системами, приложениями для работы с документами, календарями, таск-менеджерами, мессенджерами и многими другими сервисами. Всего больше 1000 интеграций, которые позволяют настраивать разнообразные сценарии.

С помощью платформы можно фильтровать или сортировать информацию, менять формат данных, преобразовывать их. Допустим, клиент пишет в чат компании, если он делиться своими контактами. алгоритм сохраняет данные в CRM.

На платформе можно подключить разные типы ИИ-агентов для работы с клиентами, обработки данных, создания контента. Для подключения доступны DeepSeek, Gemini, Open AI Grok Lemonade и другие модели.

*Принадлежит Meta, организация признана экстремистской и запрещена в России.