Создание робота

Роботы — это набор автоматизаций OkoCRM, которые можно запрограммировать на выполнение определенных действий: автоматизировать входящие и исходящие коммуникации, совершать однотипные задачи (ответы на приветствия, ответы на популярные вопросы, первичная коммуникация с клиентом, обмен информацией с клиентом и другими системами и т.д.). С помощью робота вы можете настроить множество вариантов коммуникаций как с клиентом, так и со своей командой.

ВАЖНО! Робот — инструмент для работы с мессенджерами и социальными сетями. Для настройки автоматизаций внутри системы без мессенджеров используйте инструкции по правилам автоматизации в OkoCRM.

Конструктор робота выглядит как набор блоков (этапов), связанных между собой. Первый блок робота — это всегда «Начало общения», последний — «Остановка робота». Между ними находятся действия которые вы хотите поручить роботу. Все блоки связаны друг с другом.

ВАЖНО! Если функционал роботов OkoCRM кажется вам сложным, попробуйте использовать инструкции по готовым пресетам роботов:

• робот автоответчик
• робот для отдела продаж
• робот для автоматического создания сделки

Создание и настройка робота

1. Откройте раздел «Настройки».

2. Выберите кладку «Роботы».

3. Нажмите кнопку «Создать».

4. Введите название робота.

5. Выберите воронку и ее этап для старта робота. Когда первое сообщение от клиента будет попадать в сделку находящуюся в триггерном этапе, робот будет начинать свою работу.

6. Если вы хотите включить робота для раздела «Входящие лиды», то нажмите на чекбокс «Запускать во входящих лидах». В таком случае робот начнет свою работу при первом сообщении от клиента, попавшем в раздел «Входящие лиды».

7. С помощью функции «Запускать в остальных случаях» вы можете настроить выполнение робота для сценариев не подходящих ни под один робот вашей системы (пункты 5 и 6). В таком случае робот будет работать для всех диалогов в системе не подпадающих под действие других роботов вашей системы, включая диалоги контактов.

8. Нажмите кнопку «Создать».

9. Нажмите на троеточие напротив названия робота.

Здесь вы можете:

10. «Редактировать» — изменить имя робота или триггерный этап.

11. «Удалить» — удалить робота.

12. «Создать» — добавить еще одного робота. Вы можете настроить любое количество роботов для вашей системы, ограничений нет.

13. В окне редактирования робота вам будет доступна масштабируемая область для создания цепочки действий (этапов).

14. С помощью кнопок управления вы можете менять масштаб области создания и центрировать область. Блок управления кнопок находится в левом нижнем углу области создания робота.

15. Блок «Начало общения». С данного этапа начинается вся цепочка вашего робота.

ВАЖНО! Робот начинает свою работу с первого сообщения клиента, попавшего в триггерный этап робота (или в раздел «Входящие лиды»). За ним идет следующий этап робота. На данный момент в системе доступно 9 вариантов действий:

16. Отправить сообщение в мессенджер

17. Отправить сообщение в командный чат

18. Добавить прерыватель

19. Проверить сообщение на условия

20. Проверить сущность на условия

21. Проверить ответ API на условия

22. Выполнить действие

23. Запустить другого робота

24. Остановить робота

25. Соединить с другим блоком

Остановимся на каждом варианте этапа подробнее.

Отправить сообщение в мессенджер

Вы можете автоматически отправлять ответное сообщение для всех диалогов, которые попадают в робота. В окне этапа «Отправить сообщение в мессенджер» вы можете:

26. Написать текст ответного сообщения.

27. Прикрепить к тексту ответного сообщения файл.

28. Прикрепить к тексту ответного сообщения ссылку.

С помощью кнопки «Ответ» вы можете создать варианты ответов для клиента.

29. Нажмите на данную кнопку.

30. Введите один вариант ответа.

31. Также вы можете написать синонимы для ответа клиента. Все подходящие варианты, перечисленные в синонимах, будут восприниматься роботом как правильный результат.

Например клиент напишет «Ваш специалист может нам помочь?». Так как в блоку ответа у нас есть синоним «специалист», то робот засчитает этот ответ за правильный и продолжит цепочку по данному ответу.

32. Удалить ненужные ответы, файлы или ссылки вы можете с помощью кнопки «Удалить».

Создайте нужное количество вариантов ответов (пункт 29).

33. Для каждого варианта ответа, будет создаваться новый этап робота.

34. С помощью пункта «Другой ответ» вы можете настроить цепочку событий на случай, если ни один из ответов клиента не подошел. Используйте пункт «Другой ответ» в том случае, если вы хотите чтобы робот ответил на любой ответ пользователя, после текущего сообщения (пункт 26), либо если ответ клиента не подойдет ни под один подготовленный вариант.

35. Еще в блоке «Отправить сообщение в мессенджер» существует сценарий «После отправки», при котором робот может совершить одно из 9 базовых действий. Действие будет совершено сразу после отправки сообщения (пункт 26).

36. После нажатия на кнопку «+» вы создаете следующий этап робота.

37. А с помощью креста вы можете убрать связь между блоками робота.

Отправить сообщение в командный чат

Вы можете автоматически отправлять сообщение в командные чаты OkoCRM.

38. Введите текст сообщения, которое отправит робот.

39. Выберите получателя сообщения, по умолчанию здесь доступны варианты:

• ответственный — робот отправит сообщение ответственному за сделку в личные сообщения
• сделка — робот отправит сообщение в командный чат сделки
• группа — робот отправит сообщение в групповой чат

40. Если в пункте «Получатель» вы выбрали значение «Группа», в данном пункте необходимо выбрать групповой чат, куда будет отправлено сообщение от робота.

41. В конце этапа робота вы можете также добавить следующим действием один из девяти стандартных этапов робота.

Добавить прерыватель

Это функция, которая временно остановит или скорректирует выполнение цепочки этапов работа.

42. Нажмите на кнопку «Добавить прерыватель».

На данный момент в системе есть следующие прерыватели:

43. Ответ получен — прерыватель сработает в том случае, если клиент ответит на сообщение боту

44. Таймер — прерыватель сработает через заданное время

45. Время — прерыватель сработает в конкретное время (день недели, часы)

Например, с помощью прерывателя вы можете настроить бота для технической или клиентской поддержки.

46. Любой прерыватель является промежуточным этапом робота, и рано или поздно должен сработать. По этой причине для каждого прерывателя необходимо указать следующий этап робота.

Проверить сообщений на условия

Специальная функция робота, которая помогает проверить сообщение от клиента на условия, и в зависимости от ответа клиента скорректировать выполнение цепочки.

47. Нажмите на кнопку «Добавить блок условий».

48. Далее нажмите на кнопку «Добавить условие».

49. В поле «Текст содержит» выберите одно из логических условий:

• равно
• не равно
• содержит
• не содержит
• длина

50. Выберите тип данных по которым будет проведено сравнение:

• значение
• цифры
• буквы
• эл. почта
• номер телефона

В случае, если вы выбирете тип данных «Значение», то дополнительно необходимо ввести само значение для поля.

51. Функция «Проверка сообщений на условия» является промежуточным этапом робота. После каждой проверки данных необходимо указать следующий этап робота, который наступит при успешном выполнении одного из условий.

52. А также этап при невыполнении условий проверки.

Проверить ответ API на условия

Специальная функция робота, которая помогает проверить ответ API на условия, и в зависимости от результата проверки скорректировать выполнение цепочки.

ВАЖНО! Функция «Проверить ответ API на условия» работает вместе с действием робота «Вызвать API» (пункт 73). Выше по цепочке робота должно идти действи «Вызвать API», а после данного действия, ниже по цепочке должен идти этап робота «Проверить ответ API на условия».

Ответ апи поддерживает только json формат. Массив 1 уровня, например:

{

"example": "test",

"body": "test 2",

"text": "Example text",

}

В последующем данные ответа можно использовать, например, в текстовом сообщении или во вставке значения в поле:

• {{apiResponse.example}} - вернет test
• {{apiResponse.text}} - вернет Example text

Также можно в валидации ответа api использовать значения example, body, text из примера ответа выше (без apiResponse).

Например, мы хотим проверить в ответе api, поле text полученного ранее массива.

53. Нажмите на кнопку «Добавить блок условий».

54. Далее нажмите на кнопку «Добавить условие».

55. В поле «Введите название поля» внесите название переменной из ответа api которую вы хотите сравнить.

56. Выберите условие сравнения. Для данного действия доступны следующие типы сравнений:

• равно
• не равно
• содержит
• не содержит
• длина
• больше
• больше или равно
• меньше
• меньше или равно

57. Далее выберите тип поля по которому будет происходить сравнения. Для данного действия доступны следующие типы полей:

• значение
• цифры
• буквы
• email
• телефон

В нашем случае мы выбираем тип «Значение».

58. Так же вводим само значение по которому будет происходить сравнение.

59. Функция «Проверить ответ API на условия» является промежуточным этапом робота. После каждой проверки данных необходимо указать следующие этап робота, которые сработают при успешном и неуспешном выполнении одного из условий этапа робота.

Проверка сущности на условия

Специальная функция робота, которая помогает проверить сущность (сделки, контакты, компании) на условия, и в зависимости от результата проверки скорректировать выполнение цепочки.

Например, мы хотим проверить сделку на условие, то кто в ней является ответственным менеджером, и в зависимости от менеджера клиента, отправлять соответствующий шаблон.

60. Нажмите на кнопку «Добавить блок условий».

61. Далее нажмите на кнопку «Добавить условие».

При добавлении условий, вам будут доступны три типа:

• По полям. Проверка условий будет происходить по полям сделки, контакта или компании
• По тексту сообщения. Проверка условий будет сверять данные сообщения клиента с данными сделки, контакта или компании.
• По источнику сообщения. Проверка условий будет происходить по каналу по которому пришел клиент

62. Выбрав условие «По полям» необходимо из списка полей (сделки, контакты, компании) выбрать нужное поле, по которому будет происходить сравнение.

63. Далее выберите одно из трех условий сравнения:

• равно
• не равно
• содержит

64. Выберите поле сущности или значение, по которому будет выполнено сравнение.

65. Выбрав условие «По тексту сообщения», необходимо выбрать одно из трех условий сравнения:

• равно
• не равно
• содержит

66. Выберите поле сущности или значение по которому будет выполнено сравнение.

67. Выбрав условие «По источнику сообщения» необходимо выбрать одно из двух условий сравнения:

• равно
• не равно

68. Выберите канал коммуникации, по которому будет выполнено сравнение.

69. Функция «Проверить сущности на условия» является промежуточным этапом робота. После каждой проверки данных необходимо указать следующий этап робота, который сработает при успешном выполнении одного из условий этапа робота.

70. А также этап при невыполнении условий проверки.

Выполнить действие

Функция роботов, выполняющая какое-либо действие в системе.

На данный момент в системе реализованы 14 действий:

• отправить webhook
• вызвать API
• назначить ответственного
• отправить письмо
• сменить этап
• добавить примечание
• установить значение поля
• создать задачу
• завершить задачу
• создать сделку
• управление участниками сделки
• управление тегами
• сгенерировать документ
• завершить диалог

Отправить webhook. С помощью данной функции вы можете отправить ваш вебхук.

71. В строку этапа робота вставьте вебхук.

72. После каждого действия этапа вы можете добавить новый этап робота.

Вызвать API. С помощью данной функции вы можете вызвать API стороннего приложения. Используйте данное действие совместно с этапом робота «Проверить ответ API на условие» (пункты инструкции 53 - 59).

73. В строку этапа робота вставьте API адрес.

74. Также вы можете добавить заголовки для запроса.

Назначить ответственного. С помощью данной функции вы можете изменить ответственного у любой сущности (сделка, контакт, компания)

75. Выберите тип сущности у которой необходимо изменить ответственного.

76. И выберите нового ответственного

Отправить письмо. С помощью данной функции вы можете отправить электронное письмо.

77. Выберите отправителя письма.

78. А также выберите шаблон отправляемого письма.

Сменить этап. С помощью данной функции вы можете изменить этап сделки.

79. Выберите новый этап для его смены в карточке сделки.

Добавить примечание. С помощью данной функции вы можете добавить примечание в карточку сделки, клиента или компании.

80. Выберите тип сущности в которой необходимо оставить примечание.

81. Введите текст самого примечания.

Изменить значение поля. С помощью данной функции вы изменить значения полей сущности:

• контакт
• контакт сделки
• сделка
• компания
• компания сделки

82. Выберите тип сущности в которой необходимо изменить значение поля.

83. Выберите поле сущности в котором необходимо изменить значение.

84. Выберите значение которое необходимо записать в изменяемом поле. Вы можете выбрать одну из опций для вставки:

• свое значение
• сообщение клиента
• случайная строка
• случайная короткая строка

Создать задачу. С помощью данной функции вы можете создавать автоматические задачи для сделки.

85. Выберите тип задачи.

86. Выберите ответственного или очередь ответственных.

87. Введите текст задачи.

88. Выберите срок выполнения задачи.

89. Выберите срок напоминания для задачи.

Завершить задачу. С помощью данной функции вы можете завершить все или только некоторые активные задачи сделки.

90. Выберите тип задач необходимых для завершения.

91. Выберите срок исполнения закрываемых задач.

92. Введите текст для комментария в закрытой задаче.

Создать сделку. С помощью данной функции вы можете автоматически создать новую сделку .

93. Выберите воронку и ее этап, где робот будет создавать новые сделки.

94. Выберите ответственного или очередь из ответственных.

95. Выберите поля необходимые для заполнения данных роботом

96. Введите значения заполняемых данных.

97. Выберите поля данных, которые хотите переносить из родительской сделки. Например, в сделке, которая запустила робота, есть поля которые мы хотим перенести и в новую сделку, эта функция нужна именно для такой задачи.

Управление участниками сделки. С помощью данной функции вы можете добавить к сделке участников сделки.

98. Выберите участников сделки из списка пользователей системы.

Управление тегами. С помощью данной функции вы добавить или удалить тег в сущности.

99. Выберите действие. Можно добавить или удалить тег.

100. Выберите сущность в которой будет изменен тег:

• контакт
• контакт сделки
• сделка
• компания
• компания сделки

101. Введите тег.

Сгенерировать документ. С помощью данной функции вы можете сгенерировать документ для сделки по шаблону. Например, сделка попадает на триггерный этап робота, и может автоматически сгенерировать документ по шаблону.

102. Выберите шаблон документа.

Завершить диалог. Вы можете автоматически завершить диалог с клиентом. Если после этого действия клиент напишет вам повторно, то робот начнет свою работу с самого первого этапа, при условии того что сделка еще находится в триггерном этапе робота.

Запустить другого робота. Функция, запускающая другого робота. С ее помощью вы можете создавать более сложные цепочки роботов автоматизаций по общению с клиентом.

103. Выберите из списка необходимого робота для запуска.

Остановить робота

Функция робота с помощью которой вы можете на любом этапе робота остановить его выполнение, при этом диалог с клиентом не завершится. Т.е. робот закончит свою работу, но если клиент напишет еще одно сообщение, то робот не начнет свой цикл работы.

Соединить с другим блоком

Функция, с помощью которой можно соединить свободные этапы робота с другим этапами и настроить гибкие взаимосвязи.

104. Выберите пункт «Соединить с другим блоком»

105. Выберите этап робота, с которым вы хотите соединить текущий блок.

Обратите внимание, что все возможные блоки подсвечиваются ярким цветом, а блоки с которыми образовать связь невозможно — тусклые. После данной операции робот выглядит следующим образом.

Как работают роботы

Триггером для робота является первое сообщение от клиента.

ВАЖНО! Чтобы робот начал выполнять скрипт, диалог с клиентом либо должен быть новым (клиент написал вам в первый раз), либо должен находится в состоянии «Диалог завершен» (пункт 109 или 111).

Рассмотрим на примере выполнение скрипта робота OkoCRM. Клиент пишет новое входящее сообщение, оно попадает в раздел «Входящие лиды». Робот в нашем случае включен для данного раздела (пункт 6).

ВАЖНО! Если у вас включен робот для этапа воронки, то робот начнет выполнение скрипта не в момент попадания сделки на этап, а в момент первого сообщения от клиента по сделке находящейся в триггерном этапе.

Далее робот выполняет заложенный в него скрипт. Выполнив цепочку событий, робот должен дойти до одного из конечных этапов:

106. «Завершить диалог».

107. Или «Остановить робота».

Опция «Завершить диалог» останавливает робота. Если диалог или сделка с диалогом, еще находятся в триггерном этапе робота, то в случае следующего сообщения от клиента, робот вновь начнет выполнение скрипта.

Опция «Остановить робота» также останавливает робота. Если диалог или сделка с диалогом, еще находятся в триггерном этапе робота, то в случае следующего сообщения от клиента, робот уже НЕ начнет выполнение скрипта, до тех пор, пока вы не нажмете кнопку «Завершить диалог».

В чате с клиентом, где есть робот выполняющий скрипт вам также будут доступны кнопки и для завершения диалога и для завершения робота в ручную.

В разделе «Входящие лиды»:

108. «Остановить робота»

109. «Завершить диалог»

В чате сделки или в чате контакта:

110. «Остановить робота»

111. «Завершить диалог»