Как оформить увольнение сотрудника по собственному желанию

Когда сотрудник хочет уйти из компании, важно правильно его уволить: договориться о сроке отработки, принять заявление, составить приказ. Вместе с экспертами — кандидатом юридических наук Оксаной Васильевой и гендиректором сервиса GdeRabota.ru Екатериной Агаевой, описываем порядок увольнения работника по собственному желанию, делимся шаблонами, примерами заполнения приказа и других документов.

Первый шаг — принять от сотрудника заявление, подписанное вручную или в системе КЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи. От даты подписания заявления нужно отсчитать две недели — это срок отработки, после которого сотрудника увольняют. Двухнедельный срок определяется работодателем. Руководитель и работник могут договориться и о другом сроке, работник может уйти в отпуск после подписания заявления.

Когда срок отработки закончится, нужно выпустить приказ о расторжении трудовых отношений с работником — бланк Т-8, отправить данные об уволенном сотруднике в Социальный фонд России по форме ЕФС-1. Это нужно сделать в день издания приказа или не позже следующего рабочего дня, согласно ст. 11 закона № 27-ФЗ.

Дальше кадровик делает запись в трудовой книжке с пометкой «увольнение по собственному». В книге обычно указывают формулировку «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника» ↓

В последний день на работе сотруднику нужно не только оплатить все положенные выплаты, компенсации, но и отдать документы:

• трудовую книжку или СТД-Р — справку о трудовой деятельности
• расчётный лист
• выписку из ЕФС-1
• выписку из раздела 3 РСВ — формы расчёта по страховым взносам
• выписку из отчёта «Персонифицированные сведения»
• копии документов, которые сотрудник оставлял при приёме на работу: диплом об образовании, СНИЛС и т. д.

Сотрудник может попросить оформить дополнительные документы, например, справку о доходах или копию приказа.

Увольнение сотрудника по собственному желанию состоит из шести шагов:

1. Получить от сотрудника заявление, в котором он написал об уходе по своей инициативе
2. Договориться с работником об условиях: сколько будет длиться отработка — стандартный срок или нет
3. Издать приказ о расторжении договора с работником
4. Отправить данные об уволенном сотруднике в Социальный фонд России, форма ЕФС-1
5. Выдать трудовую книжку работника
6. Рассчитаться с сотрудником, оформить справки, отдать копии документов

Иногда об уволившемся сотруднике нужно дополнительно сообщать в госучреждения. Например, когда из компании по своему желанию уходит военнообязанный сотрудник, об этом нужно сообщить в военкомат. Для этого заполняют специальную форму, её подают в течение пяти рабочих дней, следующих после даты увольнения.

Когда увольняется сотрудник, с которого удерживали алименты, в трёхдневный срок об этом уведомляют судебного исполнителя по месту исполнения решения. Если у работодателя есть информация о новом месте работы или жительства увольняющегося работника, об этом также нужно сообщить. Уведомление можно оформить в произвольной форме.

Сотрудник обязан заранее, за 14 дней до последнего рабочего дня, написать заявление. В нём:

• указывают кто составил заявление и к кому оно обращено — всегда к руководителю компании
• в произвольной форме в заявлении описывают, что причина ухода — желание сотрудника
• указывают дату, сотрудник ставит подпись на заявлении

Заявление работник пишет от руки, обязательных формулировок нет.

Сотрудник должен предупредить работодателя о своём уходе за две недели. Работник пишет заявление, ставит дату, от неё ведут отсчёт двух недель, после чего сотрудник будет уволен. Это стандартные условия, прописанные трудовым кодексом (ст. 80 ТК РФ).

Бывают ситуации, в которых срок предупреждения об уходе другой:

• сотрудник, который находится на испытательном сроке, обязан предупреждать об уходе за 3 дня (ст. 71 ТК РФ)
• сезонный работник должен предупреждать об уходе за 3 дня (ст. 296 ТК РФ)
• любой специалист, заключивший договор до двух месяцев, обязан предупреждать за 3 дня (ст. 292 ТК РФ)
• если собирается уходить руководитель компании, двухнедельную отработку увеличивают, руководитель обязан как можно раньше предупредить о своём решении — не меньше, чем за месяц (ст. 280 ТК РФ)

Есть и другой вариант: работодатель и сотрудник выбирают любую дату, которая устроить обе стороны. Допустим, сотрудника увольняют не через две недели, а через одну.

Можно уменьшить срок отработки и без согласия работодателя, если у сотрудника есть уважительная причина. Уважительные причины работников в соответствии со ст. 80 ТК РФ:

• выход на пенсию
• зачисление в образовательную организацию
• смена места жительства
• направление супруга на работу за границу, к новому месту службы
• работодатель нарушил нормы трудового законодательства, условия заключённого с сотрудником договора

В остальных случаях уменьшить срок можно только по соглашению с работодателем. К примеру, руководитель компании не соглашается отпустить работника раньше. Тот кричит «уволюсь», кладёт заявление на стол и больше не собирается выходить на работу. Это считается дисциплинарным проступком. Работодатель может уволить сотрудника за прогул (в соответствии с пп. «а» п. 6 ч.1 ст. 81 ТК РФ). Работник уже не вправе уволиться самостоятельно.

Как считать срок отработки

Срок начинают считать со следующего дня, который наступает после того, как работник подал заявление. При этом учитывают выходные дни.

Допустим, сотрудник подаёт заявление 16 апреля 2025 года. С 17 апреля отсчитываем 14 дней. 30 апреля 2025 у работника последний рабочий день.

Если 30 апреля был бы праздничным днём, то дату последнего дня работы сотрудника после подачи заявления нужно было бы перенести на ближайший рабочий день: на 5 мая, так как с 1 по 4 мая праздничные и выходные дни.

Больничный или отпуск с последующим увольнением включают в срок отработки. К примеру, если работник написал заявление, а потом взял больничный, двухнедельный срок не увеличивается на количество дней на больничном, а включается в него.

Сотрудник подал заявление 22 апреля, а 23 апреля ушёл на больничный на неделю — 6 мая у него последний рабочий день. С отпуском это работает также. Но если отдых работника длится дольше срока отработки, то дата процедуры увольнения — последний день отпуска. От даты подачи заявления в этом случае ничего не зависит (ст. 127 ТК РФ).

К примеру, работник уходит в отпуск на месяц с 16 мая по 16 июня. 29 мая в отпуске подаёт заявление об уходе. Последний день работы сотрудника будет 16 июня, а не 11 июня, как если бы мы считали от даты подачи заявления. В этом случае работнику не нужно будет выходить из отпуска и что-то отрабатывать.

Обычно работник пишет заявление от руки в свободной форме. Справа вверху на листе указывает адресата — руководителя компании, составителя заявления, то есть себя. Дальше работник пишет в заявлении простую формулировку «Прошу уволить меня по собственному желанию».

Можно сразу подставить дату, отсчитав две недели от даты самого заявления. Если сотрудник пишет заявление перед отпуском, то пишет дату последнего дня отпуска. В конце работник ставит дату, подпись.

Ещё работник может подать заявление через систему КЭДО — кадрового электронного документооборота. Для этого нужно оставить заявку на увольнение по собственному. 

Сотрудник подписывает заявку, заявление с помощью КЭП — квалифицированной электронной подписи. Для этого в форме выполнения задачи работнику нужно указать провайдера, выбрать подпись — сертификат. Дальше работнику нужно пройти проверку, вписав код подтверждения, нажать на кнопку «Подписать заявление». 

Отзыв заявления. Если сотрудник передумает увольняться, он в любой момент вправе отозвать заявление в соответствии со ст. 80 ТК РФ. Для этого работнику не нужно получать согласие работодателя, но есть и причина, по которой тот может отказать в отзыве. Если работодатель уже нашёл нового сотрудника, он в праве отказать увольняющемуся работнику в отзыве заявления. Для этого нужно предоставить подтверждение о найме нового работника в письменном виде.

Например, с новым сотрудником уже заключили трудовой договор. Делаем копию, показываем её увольняющемуся работнику. Отзыв заявления в таком случае невозможен, работника всё равно уволят.

Работник также может подписать заявление на отзыв собственноручно или направить через систему электронного кадрового документооборота.

В отличие от заявления для приказа есть унифицированная форма — бланк Т-8, но компания может разработать свой образец.

В приказе нужно указать:

• дату составления документа, его номер
• полное название организации или ФИО предпринимателя
• дату вступления в силу трудового договора, дату его окончания
• данные работника
• причину расторжения договора, основание — заявление сотрудника на увольнение по собственному желанию

Сотрудник читает приказ, ставит свою подпись. Приказ нельзя подписывать электронной подписью. Министерство труда РФ в письме от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97 по этому поводу даёт такие разъяснения ↓

Нельзя настаивать, чтобы работник ушёл по собственному желанию, написал заявление, если он этого не хочет. За давление на сотрудника работодателя могут оштрафовать по статье 5.27 КоАП.

Суммы штрафов за принуждение уйти по собственному:

• 1000–5000 ₽ — для директора
• 1000–5000 ₽ — для ИП
• 30 000–50 000 ₽ — для компании