Как управлять гибридной командой: кейс студии «Бред»

У нашей студии графического дизайна «Бред» и стартапа «Умный стикер» гибридная команда. Часть сотрудников работает в офисе, часть — разбросана по миру. Меня зовут Даниил Бредихин, я пришел в блог OkoCRM рассказать о способах управления гибридной командой в своей студии.

Считаю, что для успеха бизнеса важны люди, работающие в команде. И от степени лояльности сотрудников зависит, как быстро они подстраиваются под новые реалии, переключаются на другие бизнес-модели, решают экстренные задачи.

В нашей гибридной команде нет правила, что только удаленщики вносят задачи в таск-трекер, а звонки — в календарь. Правила едины для всех.

Вот ряд преимуществ, которые мы видим в едином цифровом пространстве:

• удаленные сотрудники в курсе, что происходит в офисе и над каким проектом ведется работа
• офисные сотрудники знают, чем заняты удаленщики
• руководитель и тим-лиды легко контролируют задачи
• сотрудник, планируя созвон, видит, насколько удобное время выбрал для других участников встречи
• офисные сотрудники безболезненно переходят на удаленную работу, если это необходимо
• у каждого работника заполнен профиль, где указаны часовые пояса, чтобы легко планировать созвоны

СЕО следит за выполнением задач в режиме реального времени, даже если пришлось отлучиться в командировку

Вот пример, как выглядит канбан одного из сотрудников.

Что касается сиюминутного общения, то здесь лучше использовать корпоративный мессенджер. Например, Яндекс, Slack или MS Teams.

Преимущества корпоративного мессенджера для гибридной команды студии «Бред»:

• не смешиваем личное общение с рабочим: исключаем риск отправить сообщение «не в тот чат»
• создаем разные чаты по проектам, не обсуждаем все в одном канале
• используем эмодзи и быстрые реакции для оперативной обратной связи

сохраняем баланс личной жизни и работы: в выходные отключаем уведомления на деловых чатах. Если у сотрудника возникла срочная потребность поделиться мыслями, то работник смело пишет, зная, что не потревожит других.

Мы встречаемся на отчетной видеоконференции раз в неделю. Можно раз в месяц, в зависимости от необходимости. Цель такой конференции не решать вопросы в моменте, а делиться итогами, результатами. Каждый сотрудник, или руководитель команды готовит речь на 2-3 минуты. На видеоконференции рассказывает, как прошла неделя или месяц, что успели сделать, с чем были трудности.

Таким образом, команда в курсе происходящего, поддерживает победы коллег, мотивирует, видит результаты.

Финалим совместный созвон планами на будущий период.

Три золотых правила совместных отчетов, которые мы соблюдаем:

• не спорим. Столкновения мнений выносим в отдельные встречи
• общаемся позитивно и доброжелательно
• благодарим. Частые благодарности создали в компании климат, где обратная связь от коллег имеет заведомо радушный характер. У ребят не возникает мысли, что на созвоне придется обороняться от претензий, неудобных вопросов. Таким образом формируется привычка высказываться, делиться результатами без страха быть высмеянным или поруганным на глазах у коллег

Для нашей творческой команды неформальное общение важно в течение рабочего дня.

Вот наша идея для гибридной команды: поставьте на кухню или в зону для отдыха в офисе ноутбук или телефон. Откройте на нем виртуальную комнату, куда удаленные работники могут подключиться в обед и пообщаться с офисом, поделиться новостями.

Еще один вариант - совместные игры. Например, можно вместе поиграть в конце рабочего дня в пятницу с помощью онлайн-сервиса Steam.

Я считаю, что руководитель не всегда должен следить за моральным состоянием сотрудников и их уровнем удовлетворенности. Поэтому в нашей команде есть директор по счастью. Это условный психолог внутри коллектива. Его задача — сделать так, чтобы все работали с удовольствием. Это относится и к удаленным сотрудникам, и к офисным.

Сломался стул, тормозит принтер, камера работает с помехами — иди к директору по счастью. Не нравится коммуникация, претензии к организации созвонов, хочешь, чтобы компания оплатила курсы повышения квалификации — выходи на директора по счастью.

Зачастую в маленькой компании, например, как наша — до 20 человек, эту роль на себя берет исполнительный директор. Важно, чтобы человек обладал достаточным количеством скиллов и компетенций для решения задач. 

Не буду останавливаться на премиях, подарках к праздникам и другим распространенных методов поощрения и мотивации. Вот, на мой взгляд, необычные идеи, которые внедрили для укрепления корпоративного духа:

1. Фирменный стикерпак. Мы отрисовали себе стикеры для мессенджеров с нашим фирменным персонажем. Плюсы корпоративного стикерпака в том, что дизайн можно адаптировать под любой коллектив: сделать с фотографиями и любимыми фразами сотрудников. Стилизовать под праздники и мероприятия.

Можно нанести на одежду и сделать мерч. Более того, стикеры для мессенджеров можно анимировать. Заряд позитива в рабочих чатах гарантирован. Вот примеры стикеров, которые мы отрисовывали себе и нашим клиентам.

А вот корпоративный мерч, который сделали к новому году.

2. Корпоративные наклейки. Отрисованные стикеры мы напечатали в своей же студии. Стикерпак легко отправить удаленному сотруднику в любую часть мира, куда долетит транспортная компания или Почта России. Заказной конверт не ударит по бюджету в отличие от доставки футболки или толстовки.

Так, в декабре 2023 года мы отправляли письмо со стикерами нашему контент-менеджеру Полине на Балканский полуостров. Стоимость составила 450 рублей. Несмотря на то, что Полина далеко от офиса, корпоративная наклейка теперь красуется у нее на смартфоне. Посмотрите на этого довольного человека.

1. Единое цифровое пространство для гибридной команды упрощает общение, делает задачи наглядными
   
2. Совместные отчеты и личное общение усиливают привязанность к команде и повышают корпоративный дух
3. Директор по счастью собирает обратную связь от сотрудников регулярно, своевременно выявляет проблемы и не допускает скопления негатива
4. Корпоративная культура для гибридной команды — это про физические носители и виртуальную среду. Стикеры для бизнеса решают эту задачу