Какого оператора ЭДО выбрать в 2024 году

ЭДО — система электронного документооборота. Сервисы ЭДО используют, чтобы принимать и подписывать электронные накладные или акты от поставщиков и контрагентов. Рассказываем, какой ЭДО выбрать и чем они отличаются. Разбираем особенности популярных сервисов.

Сервисы электронного документооборота, ЭДО — цифровые платформы, которые позволяют обмениваться электронными документами между компаниями и физическими лицами. Они обеспечивают безопасность и надёжность передачи данных, а также автоматизируют процесс обработки документов.

Основные функции сервисов ЭДО:

1. Создание и подписание документов в электронном виде: счетов, накладных, актов выполненных работ. ЭДО позволяет ускорить процесс обмена документами и сократить время их обработки.
2. Упрощенное хранение документов — всё, что нужно, есть в свободном доступе у каждого сотрудника. А не лежит у кого-то на компьютере или в телефоне.
3. Автоматизация обработки документов. Сервисы ЭДО могут автоматически обрабатывать электронные документы, например, проверять их соответствие требованиям законодательства.
4. Интеграция с другими системами. Сервисы ЭДО часто интегрируют с бухгалтерскими программами и CRM-системами. Сотрудники смогут легко обрабатывать документы и подписывать договоры с клиентами.
5. Сервисы ЭДО защищают передаваемые данные от несанкционированного доступа и изменения. Они используют шифрование, аутентификацию и авторизацию для обеспечения безопасности обмена. Можно настраивать доступ к электронным документам, устанавливая права на их чтение, изменение и удаление.

Чтобы работать в сервисах ЭДО, нужна электронная подпись. Без неё подписывать документы не получится.

Рассказываем, как выбрать оператора ЭДО и на какие критерии обращать внимание в первую очередь.

Безопасность

В сервисе компания обменивается документами, в которых содержится конфиденциальная информация. Поэтому важно убедиться в том, что вы выбираете безопасного оператора.

Как это сделать:

• изучить сайт оператора, сертификаты, задать вопросы сотрудникам техподдержки и узнать, как осуществляется шифрование и защита данных
• заказать независимую экспертизу

Например, на сайте оператора ЭДО «Контур» есть сертификаты, подтверждающие безопасность сервиса.

Возможность интеграции

У сервиса должны быть интеграции со всеми инструментами, которые нужны вашим сотрудникам. Это могут быть:

• 1С и CRM-системы
• ERP-системы
• маркетплейсы
• платформы автоматизации документооборота, например, Tessa и т. д.

Прежде чем сделать выбор ЭДО, убедитесь, что в списке интеграций есть нужные сервисы. Допустим, вы работаете с электронными архивами в WSS Docs. Интеграция с этой платформой есть не у всех операторов ЭДО.

Чтобы не пришлось платить за разработку такой интеграции, стоит сразу выбрать сервис, у которого есть связка с WSS Docs.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Многие компании проводят накладные и делают отчёты в 1С, поэтому для них важно объединить этот инструмент с ЭДО. У большинства операторов есть интеграция с 1С, поэтому проблем, скорее всего, не возникнет.

1С-ЭДО — встроенный сервис в 1С

У 1С есть готовое решение для обмена электронными документами. Работает в большинстве версиях программы.

Функции 1С-ЭДО незначительно отличаются от других сервисов. Например, здесь меньше интеграций и не получится хранить документы в облаке. Интерфейс чуть запутаннее, чем у других сервисов, но пользователям 1С, наоборот, может быть более привычным.

Удобство интерфейса

Нет простого ответа на вопрос, какого оператора ЭДО выбрать. Тут нужно смотреть индивидуально, в том числе обратить внимание на интерфейс.

Кому-то супер удобен Сбис или СберКорус, а кто-то считает их самыми неудобными сервисами. Поэтому перед оплатой стоит самостоятельно протестировать несколько платформ с сотрудниками, чтобы определить, какой вариант самый удобный.

Роуминг

Роуминг — это инструмент, который позволяет пользователям разных сервисов обмениваться документами. Допустим, у вас Эвотор ОФД, а у партнёра — Такском. Чтобы не было проблем с передачей данных, подключают роуминг.

Обычно у операторов есть автоматический роуминг с самыми популярными системами ЭДО. К примеру, вот список операторов, с которыми настроен роуминг у Контура.

Чем больше таких операторов в списке, тем лучше. Будет легче работать с партнёрами, даже если все они используют разные системы ЭДО.

Техподдержка

От техподдержки зависит, насколько быстро вы сможете решить возникающие проблемы и разобраться с сервисом. Стоит почитать отзывы, а лучше самостоятельно протестировать техподдержку: написать, позадавать вопросы и посмотреть, как быстро вам отвечают операторы.

Стоимость

У каждого оператора разные тарифы и способы оплаты. Например, в Контур Диадок и Сбис нужно оплачивать тариф, цена которого зависит от количества исходящих документов.

В Калуга-Астрал можно купить пакет с выбранным количеством документов и тратить лимит столько времени, сколько нужно. Если не исчерпали лимит в течение месяца, остаток документов не сгорает.

Выбирайте такой вариант оплаты и стоимости, который будет удобен для вашей компании.

Чтобы понять, какое ЭДО лучше выбрать, проанализируйте рынок. Для этого изучите функции, цены, интерфейс нескольких сервисов. Составьте список важных критериев и оцените, у каких операторов они есть.

К примеру, если вам нужно мобильное приложение, по такому критерию сразу можно отсеять часть сервисов.

1. Контур Диадок

Контур Диадок — сервис электронного документооборота, который позволяет обмениваться электронными документами между контрагентами. Разработчик — компания СКБ Контур.

Основные функции Контур Диадока:

• отправление и получение электронных документов
• контроль статуса документов
• гибкие настройки доступа для сотрудников
• уведомления о получении или отправке документов
• бесплатное хранение документов
• интеграция с бухгалтерскими программами и другими сервисами ЭДО
• создание шаблонов документов

Для работы с Контур Диадоком нужно зарегистрироваться на сайте сервиса, установить клиентское приложение и настроить интеграцию с бухгалтерской программой. После этого можно приступать к обмену электронными документами.

Есть бесплатный тариф — до 25 исходящих документов. Стоимость подписки от 2290 ₽ до 21 600 ₽ в зависимости от количества исходящих документов.

2. Эвотор ОФД

Эвотор ОФД — сервис электронного документооборота, который сокращает время на обработку документов.

В сервисе Эвотор вы сможете:

• отправлять и получать электронные накладные, акты и другие документы
• подписывать документы на кассе
• работать с маркировкой — товарами, о которых нужно отчитываться в «Честный знак»
• контролировать сроки оплаты и исполнение обязательств по документам
• автоматически создавать отчеты о состоянии документооборота
• создавать шаблоны документов для быстрого заполнения

Сервис Эвотор ОФД интуитивно понятен и прост в освоении. Это позволяет командам быстро начать работу с ним, не придётся проводить дополнительное обучение для сотрудников.

Стоимость сервиса для одной компании — 4000 ₽ в год без учета НДС.

3. СБИС

СБИС — сервис, который предоставляет функции для автоматизации документооборота. При подключении к СБИС пользователям предоставляют безлимит на 1 месяц: можно отправлять любое количество документов.

Функции СБИС для быстрого обмена документами:

• интеграция с другими сервисами: 1С, Edisoft, Ростелеком, Сбер Корус
• инструменты для контроля выполнения задач и сроков
• поддержка подписания документов с МЧД — машиночитаемой доверенностью
• автоматическая регистрация операций в нужной системе: ЕГАИС, Меркурий и т. д.

В сервисе можно создавать маршруты согласования документов. Например, чтобы счёт-фактура сначала попадал к юристам, после подписания шёл в бухгалтерию, а затем — к директору.

У оператора СБИС стоимость зависит от региона. Например, в Москве подписка стоит от 4500 ₽ в месяц за 500 документов до 25 000 ₽ в месяц за 5000 документов. В республике Алтай минимальный тариф — 1800 ₽ в месяц, но и документов меньше — 200.

4. Калуга-Астрал

Компания Калуга-Астрал выпускает продукты для бизнеса: для маркировки, 1С и отчетности. В сервисе Астрал.ЭДО можно:

• подписывать документы с помощью электронной подписи в один клик
• работать с УПД — универсальными передаточными документами
• работать с другими операторами ЭДО с помощью роуминга

В сервисе Калуга-Астрал покупать нужно не подписку на месяц, а пакет на определенное число документов. Например, пакет на 100 документов стоит 300 ₽, а на 20 000 — 44 000 ₽.

Пользоваться любым пакетом можно не месяц, а сколько угодно времени. Например, полгода или год. Если не исчерпали лимит в течение месяца, остаток документов не сгорает.

5. Сбер Корус

СберКорус — платформа электронного документооборота с большим набором функций и возможностей. СберКорус подходит для компаний всех размеров и для любых отраслей.

Для бизнеса здесь есть такие функции:

• ЭДО для работы с маркетплейсами
• получение сертификатов электронной подписи — КЭП
• оценка надежности партнёров: финансовая проверка, участие в тендерах, судебные дела
• создание и администрирование МЧД — машиночитаемой доверенности

Если собираетесь открывать счет для ИП в банке, можно подключить Сбер Корус бесплатно. Можно будет обмениваться документами с юрлицами и ИП, но для работы с физлицами и самозанятыми понадобится покупать расширенную подписку.

Если платить каждый месяц, цены на Сбер Корус будут чуть ниже.

6. Линк-сервис

Линк-сервис — один из популярных операторов ЭДО с бесшовной интеграцией с продуктами 1С. Его можно интегрировать с любой корпоративной системой по API.

Функции Линк-сервиса:

• интеграции с другими сервисами: CRM, ERP и бухгалтерскими программами
• настройка различных уровней доступа к документам для сотрудников
• возможность отслеживать историю обмена документами и анализировать данные о работе системы
• обмен документами в различных форматах: PDF, XML и других

Линк-сервис можно легко масштабировать в зависимости от потребностей компании. Это позволяет использовать сервис как для небольших компаний, так и для крупных корпораций. Цена подписки — от 1500 ₽.

7. Такском

Такском — сервис, который подходит практически для любого вида бизнеса. В нем могут работать самозанятые, ИП, крупные компании.

Функции Такском:

• работа с документами внутри сервиса 1С
• роуминг с другими операторами
• интеграции с товароучётными программами
• работа с УПД — универсальными передаточными документами

Стоимость подписки на сервис варьируется от 1500 ₽ до 9600 ₽.

8. Точка

Электронным документооборотом от банка Точка могут пользоваться только клиенты банка. Для них ЭДО будет бесплатным, но с некоторыми ограничениями. Например, не получится подписывать документы с физлицами.

Документы можно подписывать с ИП, юрлицами и самозанятыми, но для работы с последними нужно использовать сервис «Бизнес с самозанятыми».

Основные функции:

• конструктор документов с шаблонами
• статусы документов
• контроль оплат по выставленным счетам
• подпись документов КЭП и НЭП

ЭДО не нужно подключать. У клиентов банка автоматически появляется раздел «Документооборот», в котором можно получать и подписывать документы.

9. Финтендер-Крипто

Сервис Финтендер-Крипто подойдёт для компаний, которые участвуют в тендерах. Помимо стандартных инструментов, как у большинства перечисленных операторов в нашем рейтинге, здесь можно вести электронный документооборот в рамках государственных контрактов.

Здесь есть автоматизация документооборота, контроль статуса документов, работа с машиночитаемыми доверенностями и интеграции с бухгалтерскими программами. Стоимость сервиса — от 1990 ₽ в месяц или 17 990 ₽ в год.

Так как отзывов о работе этого оператора мало, его нужно протестировать самостоятельно. Раньше на это давался 1 месяц, как и у большинства других сервисов. Сейчас тест-драйв возможен всего в течение одного дня.

10. НТЦ СТЭК

НТЦ СТЭК — разработчик программного продукта для электронного документооборота. Платформа позволяет автоматизировать работу с документами и хранить их, работать с многосторонними договорами и даже ставить задачи сотрудникам внутри сервиса.

У этого оператора сложная система тарификации. Она зависит не от количества документов, а от режима налогообложения. Стоимость — от 2250 ₽ до 3850 ₽.

В таблице сравнили функции и цены разных операторов.

1. Сервисы электронного документооборота, ЭДО — цифровые платформы, которые позволяют обмениваться электронными документами между компаниями и физическими лицами
   
2. Чтобы понять, какое ЭДО лучше выбрать, проанализируйте рынок. Для этого изучите возможности, цены, интерфейс нескольких сервисов. Составьте список важных критериев и оцените, у каких операторов они есть
3. При выборе оператора обращайте внимание на наличие нужных интеграций, роуминг, стоимость тарифов, качество техподдержки