Программа для базы знаний позволяет перенести важные данные из пыльных архивов в электронный вид. Также с ее помощью бизнес может управлять информацией: объединять, хранить, искать и извлекать нужные данные, контролировать к ним доступ, обеспечивать их безопасность. Сегодня рассмотрим популярные сервисы для ведения базы знаний и сравним их между собой.
Что такое база знаний и для чего она нужна бизнесу
Программа для базы знаний — это специальное приложение, которое создает электронное хранилище для всей важной информации. Информация в хранилище упорядочена, структурирована и аккуратно собрана все равно что в библиотеке — каждый может, двигаясь по структуре, найти инструкции, справочные материалы и другие данные.
Системы для создания базы знаний позволяет компаниям:
- централизованно хранить важные данные
- организовывать их в удобном виде
- быстро находить нужные сведения
Также бизнес может использовать базы знаний для внутренних и внешних нужд.
Для внутренних нужд. Платформа для базы знаний используется для передачи знания и сохранять опыт в коллективе. Например, только что нанятые работники могут находить в ней инструкции, описания внутренних процессов, должностные инструкции.
Для внешних нужды. Приложение для базы знаний используют, что обслуживать клиентов и снижать нагрузку на саппорт. Пользователи могут самостоятельно решать простые вопросы через инструкции и подсказки, не дожидаясь ответа операторов.
Так выглядит модуль для создания база знаний в OkoCRM.
ТОП-10 программ для базы знаний в 2025 году
⭐OkoCRM
Цена: от 572 ₽ в месяц за 1 пользователя
Тип базы: личная
Бесплатная версия: ❌
OkoCRM — это CRM-система для автоматизации продаж, внутри которой через отдельный модуль вы можете создать собственную базу знаний. Кроме CRM и базы знаний тут есть:
- таск-трекер для управления проектной работой
- корпоративный мессенджер
- онлайн-чат на сайт
- конструктор форм
- омниканальный чат для мессенджеров и соцсетей
- конструктор чат-ботов
- аналитика продаж
- шикарное мобильное приложение
И за это не нужно доплачивать — всё в одном сервисе.
В корпоративной wiki вы можете хранить инструкции, регламенты, шаблоны и другие текстовые документы. В документы помимо текста добавлять ролики с YouTube, фрагменты кода или изображения.
Удобно, что при старте работы сразу отображается подсказка — окно с инструкций, как создать базу. Все очень просто и сводится к добавлению разделов через значок «+» и последующим заполнением их документами. Так и образуется база знаний для компании.
Стартовое окно при работе с базой знаний в OkoCRM.
Создаются и заполняются документы после перехода в режим «Редактирование». Сразу после можно создать документ, придумать и указать заголовок, при желании прикрепить обложку с иконкой, а дальше заполнить его текстом.
Работа с документами в базе OkoCRM происходит внутри встроенного редактора.
Также есть функционал, который позволяет разграничить доступ пользователей к разным файлам. Например, можно закрывать часть базы от целых отделов или конкретных пользователей. Если выдать доступ материнскому разделу, то они распространятся и на все вложенные документы. Однако если выдать доступ для вложенного файла, на материнский раздел он не распространяется.
Guru
Цена: от $15 в месяц за 1 пользователя
Тип базы: личная
Бесплатная версия: ❌
Guru — это система для базы знаний. Помогает организовать доступ к информации, упрощает совместную работу и повышает продуктивность команд за счет быстрого доступа к данным. Людям не нужно ходить и собирать нужные сведения по отделу — под рукой всегда wiki приложение.
Знания в Guru организована в виде карточек. Каждая карточка — отдельная инструкция, ответ на часто задаваемый вопрос или регламент. К карточке можно прикрепить теги и указать категорию, чтобы тем самым упростить поиск пользователям базы.
Документы создаются внутри встроенного редактора. Помимо текста можно к документам можно прикреплять видео, изображения, фрагменты кода.
Приложение для базы знаний Guru позволяет для каждого важного документа создавать отдельную карточку.
В Guru можно настраивать уровни доступа для разных пользователей. Например, одни сотрудники могут только просматривать информацию, а другие — редактировать и создавать новые карточки.
В Guru можно настраивать уровни доступа для разных пользователей. Например, одни сотрудники могут только просматривать информацию, а другие — редактировать и создавать новые карточки.
Платформа также собирает отчеты о том, какие карточки используются чаще всего, какие поисковые запросы по базе не находят результатов. Это помогает понять, насколько эффективно используется база знаний и какие разделы нужно в нее добавлять.
Yonote
Цена: от 149 ₽ в месяц за 1 пользователя
Тип базы: личная
Бесплатная версия: ✔️
Yonote — это отечественная платформа для создания, хранения и управления корпоративной базой знаний. Система для базы знаний позволяет централизованно хранить корпоративные документацию, инструкции, справочники и другие материалы и выстраивать их иерархически.
Yonote поддерживает встроенный текстовый редактор. Через него можно набирать и форматировать текст, прикреплять изображения, таблицы и другие элементы. Также можно создавать многоколоночные документы, например, со списком всех сотрудников.
Данные внутри Yonote могут отображаться в иерархическом виде (то есть в виде древа) или в многоколоночном.
Программа для базы знаний имеет функцию поиска по ключевым словам и тегам. Он помогает быстро находить нужную информацию.
Yonote поддерживает коллективное редактирование материалов, включая возможность комментирования и отслеживания изменений. Также позволяет настраивать уровни доступа для отдельных сотрудников или групп.
Яндекс Вики
Цена: 0 ₽
Тип базы: личная
Бесплатная версия: ✔️
Яндекс Вики — это бесплатная программа для базы знаний внутри бизнесовой экосистемы Яндекс 360. Программа предназначен для хранения, систематизации и совместного редактирования информации внутри команды или организации.
Wiki приложение Яндекса реализовано в виде разделов и вложенных в них страниц. Их можно объединять в дерево и таким образом создавать структуру с разделами и подразделами. Сами страницы поддерживают форматирование текста, вставку изображений, ссылок, таблиц и других файлов.
Очень простой в освоении текстовый редактор Яндекс Вики
Платформа поддерживает одновременное редактирование страниц несколькими пользователями. Изменения автоматически сохраняются, а история редактирования позволяет отслеживать, кто и какие правки вносил.
Администраторы могут настроить права доступа к отдельным страницам или разделам. Это позволяет ограничивать доступ к конфиденциальной информации.
Пример настройки прав доступа в базе знаний для сотрудников компании.
Яндекс Вики тесно интегрирована с другими инструментами Яндекс 360, такими как Почта, Диск, Чаты и Календарь. Удобно для тех, кто работает со всеми продуктами Яндекса.
VK Teams
Цена: от 150 ₽ в месяц за 1 пользователя
Тип базы: личная
Бесплатная версия: ❌
В VK Teams база знаний называется «Документы» и встроена в экосистему корпоративного мессенджера. Она предназначена для централизованного хранения и управления информацией целых компаний и отдельных команд.
Системы для создания базы знаний организована в виде разделов с документами, которые можно структурировать по проектам, темам или другим категориям. Все материалы доступны из единого интерфейса VK Teams.
В базе можно хранить таблицы, презентации и прочие файлы в docx и pdf. Также их можно создавать и редактировать прямо внутри рабочего пространства VK Teams.
Рабочее пространство VK Teams.
База знаний для компании предоставляет возможность управлять доступом к файлам: выдавать права на просмотр или редактирование по ссылке. Настроить доступ можно как для всех пользователей, так и отдельных групп..
База знаний отслеживает изменения. Показывает, кто и когда вносил правки. Если нужно, можно восстановить предыдущие версии файлов.
Strive
Цена: от 255 ₽ в месяц за 1 пользователя
Тип базы: личная и публичная
Бесплатная версия: ✔️
Strive — это сервис для командной работы с проектами и регламентами. В нем можно создавать рабочие документы через встроенный текстовый редактор, выстраивать из них иерархию.
Регламент — это по сути обычный текстовый документ, к которому можно прикрепить изображение или ссылку. А также добавить тест с вопросами, чтобы проверить участников пространства на знание важных нюансов.
Пример добавления теста к регламенту.
Отдельно можно создавать и хранить документацию. Фиксировать в ней ключевые цели, этапы работы, важные детали и особенности проекта. Также можно сохранять ссылки на ресурсы, которые понадобятся участникам команды в работе.
Документацию можно форматировать — выделять часть текста крупным шрифтом, добавлять цитаты и буллиты, вставлять изображения, таблицы, фрагменты кода, ссылки на другие документы.
Форматировать внешний вид документов можно через встроенный текстовый редактор.
Доступ к базе можно выдать всем пользователям рабочего пространства. То есть гибко настроить доступ к отдельным документам нельзя — зато можно сделать всю базу публичной. Открыть доступ к какому-то документу, скопировать ссылку и поделиться ею с любыми внешними пользователями.
Teamly
Цена: от 199 ₽ в месяц за 1 пользователя
Тип базы: личная и публичная
Бесплатная версия: ✔️
В Teamly можно организовать единое хранилище и сохранять в ней всю документацию, включая договоры, регламенты, технические задания и внутренние процессы. Сохраненную документацию можно находить по ключевым словам и синонимам, всячески фильтровать и сортировать. Так работает система для базы знаний Teamly.
База знаний для компании Teamly позволяет бизнесу все внутренние документы хранить централизованно, а не по папкам отдельных сотрудников.
В приложение для базы знаний есть удобная фича — шаблоны. Они позволяют не создавать документы с нуля, а использовать заготовки. Заткоговтки открываются в текстовом редакторе — дальше из можно форматировать на свой вкус.
Настроить отображение информации можно по-разному: в виде таблицы, канбан-доски, интеллект карты, интерактивной доски. Также пользователи могут совместно создавать и редактировать статьи, добавлять комментарии и делиться материалами как внутри команды, так и с внешними участниками. Такой базой могут пользоваться как для сотрудников, так и подрядчики.
TEAMLY сохраняет историю изменений и контролирует версии документов. Также он позволяет анализировать активность пользователей и популярность документов с помощью дашбордов.
Встроенные отчеты покажут, кто из сотрудников какие документы просматривал, обновлял, лайкал и комментировал.
Битрикс24
Цена: от 1990 ₽ в месяц за 5 пользователя в месяц
Тип базы: личная и публичная
Бесплатная версия: ✔️
Битрикс24 — это платформа, которая сочетает в себе CRM, пространство для совместной работы, управления бизнесом и коммуникации, а также базу знаний. База знаний доступна как для всей компании, так и в рамках отдельных групп или проектов.
Сотрудники могут создавать базы знаний с помощью готовых шаблонов. Добавлять информацию через визуальный редактор, заменять текстовые блоки, изображения, видео и другие элементы.
В Битрикс24 доступен графический редактор для оформления корпоративной wiki.
Администраторы могут управлять правами доступа как на уровне всей компании, так и для отдельных пользователей или групп. Участники могут коллективно редактировать страницы, оставлять комментарии и следить за изменениями благодаря системе контроля версий.
Возможна публикация базы знаний в виде сайта, доступного через ссылку на домене .bitrix24.wiki. Это удобно для работы с партнерами и подрядчиками. Они могут также открывать базу и быстро ознакамливаться с нужными документами.
Программа для базы знаний Битрикс24 позволяет делиться информацией как внутренним сотрудникам, так и внешним пользователям.
Для каждой базы знаний можно создать отдельный чат для обсуждения важных вопросов и согласования изменений с коллегами. История переписки автоматически привязывается к статье. Это упрощает ее поиск в будущем.
WikiWorks
Цена: от 495 ₽ в месяц за 5 пользователя
Тип базы: личная и публичная
Бесплатная версия: ❌
WikiWorks — это система для базы знаний, которую используют для адаптации, обучения и управления знаниями сотрудников. Помогает собрать в едином месте всю важную корпоративную информацию, упростить доступ к важным материалам, регламентам и инструкциям.
Простая система редактирования позволяет легко добавлять и обновлять статьи. Она поддерживает текстовые блоки, изображения, файлы и другие медиаформаты.
База знаний для компании внутри WikiWorks в частности используется для онбординга новых сотурднкиов.
В WikiWorks можно создавать учебные курсы, основанные на материалах внутри базы, и собирать тесты для проверки знаний. Также платформа поддерживает гибкие настройки доступа. Права на просмотр и редактирование для разных групп пользователей можно разделять.
WEEEK
Цена: от 572 ₽ в месяц за 1 пользователя
Тип базы: личная и публичная
Бесплатная версия: ✔️
WEEEK — это российская платформа для управления задачами, проектами и корпоративной информацией. Она помогает командам планировать работу, организовывать процессы и хранить документацию в единой базе знаний для компании.
Базы знаний в WEEK можно создавать личные и публичные: то есть:
- для собственных команд
- для пользователей и клиентов
Чтобы корпоративная wiki стала публичной, нужно открыть доступ для внешних пользователей: включить опцию публикации, и система сгенерирует ссылку, по которой содержимое станет доступно кому угодно.
Сама база знаний организована в виде разделов и страниц, которые можно сгруппировать по категориям и создать структуру. Также в тексте можно вставлять ссылки на другие через упоминания — они работают в описании задач, комментариях, сделках и других частях сервиса. Кроме того, с помощью @ можно отмечать конкретных коллег или проекты.
Программа для базы знаний WEEK имеет простой интерфейс и иерархическую структуру хранилища.
Внутри базы знаний находится встроенный редактор. Он поддерживает текст, изображения, таблицы и ссылки. Также можно создавать документы с вложенной структурой и добавлять в избранное.
Сравнительная таблица
Подытожим
- Система для базы знаний — это программа, которая предоставляет электронное хранилище для важной информации. Информация в базе знаний упорядочена и структурирована, что упрощает работу с ней.
- Бизнес может создавать личные и публичные базы. Личными пользоваться сам — например, предоставлять доступ сотрудникам, отделам или целым филиалам. Публичные создавать для клиентов, внешних подрядчиков или пользователей, чтобы снизить нагрузку на саппорт.
- Существует множество систем для создания базы знаний. Они отличаются ценой, возможностями и интерфейсом. Например, если база знаний нужна для отдела продаж, можно воспользоваться OkoCRM или Битрикс24. Для адаптации сотрудников подойдет WikiWorks или Teamly. Есть даже бесплатные варианты как например Яндекс Вики.Однако выбор зависит от нужд, целей и бюджета конкретной компании.
