Что такое треугольник управления проектами

Треугольник управления проектом — это модель, в которой существует три взаимосвязанных между собой элемента: срок, бюджет и качество. Элементы позволяют контролировать реализацию проекта и влиять на его финальный результата. Как именно работает треугольник проекта, читайте в статье.

Треугольник управления проектом — это модель, которая отображает баланс между тремя параметрами любого проекта: стоимостью, временем и качеством (или объемом работ).

Составляющие связаны между собой и образуют своего рода «треугольник», в котором изменение одного элемента влияет на состояние других.

Что отражают стороны проектного треугольника:

• сторона «время» отражает срок выполнения проекта — конечные дедлайны и промежуточные этапы
• сторона «стоимость» отражает бюджет проекта — оплату труда исполнителей, стоимость материалов, арены, остальных активов и ресурсов
• сторона «качество» отражает требования к результату проекта — его характеристики, функции и ожидаемое качество

Чтобы помогать менеджерам и руководителям находить баланс между основными сторонами проектного треугольника — стоимостью, временем и качеством (объемом работ). Сейчас подробнее.

Так как менеджеры постоянно сосредоточены на данных параметрах и их взаимодействию, то могут принимать более обдуманные решения, если один из параметров меняется. Например, с прикинуть, какой объем работ реально выполнить команды, если время разработки уменьшиться.

Вот с чем еще помогает треугольник проектного управления.

Управлять ожиданиями заказчика и команды. Треугольник параметров проекта помогает наглядно объяснить заказчику, почему изменения одного параметра влияет на другие. Например, как сокращение сроков может привести к увеличению бюджета.

Предотвращать перерасход бюджета и срывы сроков. Умение балансировать между временем, стоимостью и качеством помогает менеджерам избегать перерасхода средств или нарушением дедлайнов. Например, если возникают непредвиденные изменения, модель треугольника помогает оперативно скорректировать план — и без ущерба продолжать выполнять проект.

Треугольник управления проектами состоит из трех ключевых параметров — времени, стоимости и качества (или объема работ). Элементы связаны между собой: любое изменение одного влияет на остальные. Чтобы успешно выполнить проект, нужен баланс между ними.

Разберем подробнее каждый параметр.

Время. Охватывает весь цикл проекта — от начальной подготовки до сдачи готового результата. Сюда также входят сроки выполнения ключевых этапов и общий дедлайн.

Соблюдение сроков критично, так как нарушение дедлайнов может привести к недовольству клиента, финансовым потерям и ущербу репутации. Но если сроки все-таки приходится сдвигать, это влечет необходимость:

• либо увеличить бюджет, чтобы покрыть дополнительные затраты
• либо уменьшить объем работ, чтобы уложиться в новый график

Чтобы было удобнее отслеживать соблюдение сроков по каждой задаче проекта, в таск-трекерах обычно есть специальные инструменты. Например, в OkoCRM в карточке каждой задачи можно поставить дедлайны и использовать трекер времени, который покажет, сколько потрачено на задачу. 

Стоимость. Это общий бюджет проекта. Включает все расходы: оплату труда команды, закупку материалов, аренду оборудования, оплату лицензий и другие издержки.

Качество (объем работ). Описывает конечный результат проекта, его характеристики и функциональность. Включает требования к функционалу, детализации и уровню исполнения. К примеру, чем сложнее функциональные требования, тем выше требования к качеству и объему работ.

Обеспечение высокого качества часто требует больше времени и денег. Если заказчик настаивает на нем, скорее всего, придется увеличить и сроки, и бюджет. Если объем работ нужно уменьшить, вполне реально сократить бюджет и время.

Проектный треугольник можно описать через два принципа — взаимозаменяемости и компромисса.

Принцип взаимозависимости

Суть: три параметра треугольника проекта — время, стоимость и качество — взаимосвязаны. Изменение одного влияет на остальные, и поэтому их нужно рассматривать как единое целое.

Если один из составляющих треугольника проекта меняется, вносить корректировки нужно и в других параметры, чтобы поддерживать баланс. Сейчас объясним на примерах.

Увеличение объема работ. Когда к проекту добавляют новые задачи или увеличивают требования к качеству, команде нужно больше ресурсов и времени. Например, разработка дополнительных фич для приложения отодвигает дату релиза и увеличивает затраты на выполнение, так как понадобится подключить дополнительных исполнителей.

Сокращение сроков. Чтобы завершить проект быстрее, требуется увеличить бюджет — например, нанять больше исполнителей. В противном случае придется уменьшить объем работ или снизить требования к качеству, чтобы уложиться в более сжатые сроки.

Снижение бюджета. Если бюджет режут, это ограничивает ресурсы, что в свою очередь:

• либо приводит к увеличению времени на выполнение так как придется обойтись меньшим числом специалистов
• либо снижает объем и качества работы, так как приходится использовать более дешевое сырье или рабочую силу

Принцип компромиссов

Это приницип треугольника проекта помогает команде принимать решения в условиях ограниченных ресурсов. Его суть: так как невозможно одновременно оптимизировать все три параметра — время, стоимость и качество, необходимо находит приоритеты и баланс.

Дело в том, что при работе над проектом команде часто приходится выбирать, что реально важно заказчику. Если приоритет — строгое соблюдение сроков, команда может сосредоточиться на скорости работе, но это может увеличить бюджет или снизить качество финального результата. Если основная цель — снизить затрат, проект может занять больше времени или потребовать сократить объемы работ и снизить качество.

Приоритеты обычно выбираются в зависимости от стратегии проекта и требований заказчика.

Если приоритет — качество. Команда может направить больше ресурсов на реализацию, но за больший бюджет, либо сроки.

Если приоритет — время. Чтобы уложиться в дедлайны, могут возникнуть дополнительные расходы. Другой вариант — снизить объем задач, чтобы не снижать скорость работы.

Если приоритет — стоимость. Скорее всего, проект придется выполнять дольше или упрощать часть требований, чтобы сохранить бюджет.

На старте определяют, какой из параметров треугольника управления проектами — приоритетный. Для этого выясняют, на что важнее для заказчика.

Например, при разработке нового продукта может оказаться, что сроки выполнения — первоочередная цель. В таких случаях проектная команда жертвует качеством или попросит увеличить бюджет, чтобы уложиться в сроки.

Когда приоритеты ясны, определяет, какая сторона проектного треугольника будет гибкой, чтобы проще найти компромисс.

При этом в ходе выполнения проекта могут возникнуть непредвиденные изменения — например, перерасход бюджета. Треугольник проекта помогает управлять такими изменениями через оценку их влияния на время, стоимость и качество.

➕ Простота и наглядность. Проектный треугольник — простая модель. Даже новички в управлении могут быстро освоить принципы взаимодействия времени, стоимости и качества.

➕ Определение приоритетов и компромиссов. Если заказчику важны сроки, команда может согласовать, какие требования к качеству или бюджету реально снизить для достижения цели. Это облегчает переговоры с заказчиком и помогает избежать разногласий между ним и исполнителями в процессе работы.

➕ Управление ожиданиями заказчика. Треугольник проекта помогает команде наглядно объяснить заказчику последствия тех или иных решений. Например, если заказчик настаивает на сокращении сроков, менеджер проекта может показать, как это скажется на бюджете и качестве. В итоге становится проще избежать недопонимания, так как заказчик заранее осознает, как выбранные приоритеты влияют на финальный результат.

➕ Контроль за ресурсами. Проектный треугольник помогает управлять бюджетом и временными рамками. Это снижает вероятность перерасхода ресурсов.

➕ Гибкость и адаптация к изменениям. Когда возникает необходимость в изменениях, например, добавлении новых функций или пересмотре бюджета, модель позволяет быстро оценить, какие корректировки и куда вносить. Проект становится более устойчивым к непредвиденным обстоятельствам.

➖ Ограниченность параметров. Треугольник проекта учитывает лишь три параметра: время, стоимость и качество. В крупных и сложных проектах этого бывает недостаточно. Они требуют учета других факторов, например, риски.

➖ Недостаточная гибкость для динамичных проектов. Модель треугольника не всегда подходит для гибких методологий, таких как Agile, где приоритеты, объем работ и требования могут часто меняться. В условиях, когда цели и задачи корректируются на каждом этапе, жесткие взаимосвязи треугольника могут быть неудобными для управления.

➖ Нет учета долгосрочные последствия решений. Треугольник параметров проекта может подталкивать к компромиссам, которые в долгосрочной перспективе окажутся неэффективными. Например, сокращение бюджета или времени ради завершения проекта может привести к снижению качества. В впоследствии негативно скажется на удовлетворенности клиентов, репутации и прибыльности.

➖ Упрощенное понимание качества. В треугольнике управления проектами качество часто представляется в обобщенном виде, как параметр, который можно снижать или увеличивать. Однако в реальности качество имеет множество составляющих, таких как пользовательский опыт, надежность, безопасность, долговечность. Упрощение качества может приводит к недостаточному вниманию к этим факторам.

Находить приоритеты. На старте проекта важно решить, какая составляющая треугольника проекта приоритетна для выполнения задач. Это помогает выстроить стратегию управления и избежать ненужных затрат ресурсов.

Чтобы выбрать приоритеты, нужно разобраться в ожиданиях заказчика. Например, если заказчику важен быстрый запуск продукта, основной приоритет — сроки.

Также полезно зафиксировать конечные цели в виде конкретных и измеримых показателей. Четко сформулированные цели помогут команде сфокусироваться на приоритетах и определить, какие параметры можно менять случись что.

Еще на старте определите, какие параметры могут быть более гибкими, а где нужно придерживаться жестких границ. В дальнейшем это позволит избежать сюрпризов, когда, например, команда предложит увеличивать бюджет, хотя лишних денег на проект попросту не запланировано.

Эффективная коммуникация с командой и заказчиком. При работе по модели треугольника проекта постоянное взаимодействие с командой и заказчиком помогает согласовывать компромиссы в ходе работы. Можно проводит регулярные, например, еженедельные встречи и обсуждать на них текущий прогресс, риски, необходимые изменения и как они влияют на проекта.

Регулярный пересмотр составляющих треугольника проекта. Проекты редко идут строго по плану: что-то может пойти не так на любом этапе. Поэтому важно регулярно сверяться с параметрами треугольника, чтобы вовремя реагировать на отклонения, и сохранить баланс.

1. Треугольник проекта — это модель, отображающая баланс между стоимостью, временем и качеством проекта. Сторона «время» отражает сроки выполнения проекта, «стоимость» — бюджет проекта, «качество» — требования к результату проекта
2. Проектный треугольник помогает находить баланс между тремя ключевыми параметрами любого проекта, управлять ожиданиями заказчика и команды, предотвращать перерасход бюджета и срывы сроков
3. Чтобы применять треугольник управления проектами в управлении проектами на практике, нужно определить приоритетный параметр и найти гибкий параметр для компромиссов. Дальше нужно настроить взаимодействие с командой и заказчиком, чтобы согласовывать изменения и компромиссы