Самозанятым: как вести дела в CRM

Иван — самозанятый. Он делает мебель на заказ. Помогает жена — принимает звонки от клиентов. И тесть, занимается сварочными работами.

Иногда происходят авралы. Звонил клиент, а жена отвлеклась и не записала номер. Или Иван сам упустил, что пропитка для дерева закончилась. Пока нашел где купить, пока привезли, работа встала. А как-то тесть заказывал сварочные флюсы, а поставщик не прислал. Оказалось, менеджер неверно заполнил заявку.

Иван чувствует, что надо заняться организацией бизнеса, но не знает как. Заметки на смартфоне, таблицы и ежедневники не помогают. В записях бардак, а в голове все удержать трудно. Ошибки в работе стоят денег и клиентов.

Для Ивана есть выход — начать работать в OkoCRM. Сейчас расскажу, чем полезна CRM для самозанятых и как ему упорядочить работу.

Записывать клиентов. У самозанятых не так много клиентов, раскидываться ими нельзя. Если человек один раз что-то купил, его контакты надо сохранить — вдруг что-то закажет спустя время.

Но бывает, контакты теряются. Записали на листе — листок потеряли. Или занесли в смартфон, а сохранить забыли. Чтобы не терять контакты, удобно собирать их и хранить в одном месте — в CRM-системе.

В CRM для каждого клиента создают карточки. Карточка — как страница в записной книжке, только лучше и заполняется сама. Есть поле для имени, номера телефона, города. Каждому клиенту в карточке можно присвоить тег — закладку, чтобы по ней быстро находить контакт. Это проще, чем листать весь список.

Самозанятый Иван перестал терять контакты клиентов, когда стал заносить их в OkoCRM.

В OkoCRM самозанятый не просто хранит клиентов — тут собирают базу. Если со временем он захочет перейти на ИП, у Ивана уже будет целый список клиентов, не придется набирать их с нуля.

Следить за заказами. Только кажется, что самозанятым проще, чем ИП. На деле все то же самое. Надо перезванивать клиентам, согласовывать детали, брать предоплату, создавать, а потом пересылать готовое изделие. Получается множество шагов, из которых состоит работа. Легко что-то позабыть, особенно, если выполнять несколько заказов параллельно.

Чтобы не запутаться в заказах, Иван стал использовать воронку продаж. Он записал основные этапы, из которых состоит его работа, и разнес по ним заказчиков. Теперь у Ивана все перед глазами — что, когда и для кого делать. В делах наступил порядок.

На воронке продаж видно, какие заказы взял самозанятый и в какой они стадии выполнения.

Планировать работу. Лучше планировать примерно все: кому и какой заказ выполнить, когда надо оформить поставку, когда и что оплатить. Например, надо провести чек через «Мой налог», проверить, по какому вопросу написали на Авито, или заказать дюбеля. Планировать время помогает таск-менеджер. В OkoCRM такой есть.

Таск-менеджер OkoCRM работает по принципу канбан-доски. Есть колонки, в них карточки с задачами. Задачи перемещают между досками. Например, с доски «Задачи для Петра Николаевича» на «Задача выполнена». Всегда видно, что и когда надо выполнить.

По воронкам продаж в OkoCRM самозанятые следят, сколько у них заказов, на какой стадии готовности.

Ставить напоминания. Когда в работе аврал, легко что-то перепутать или забыть. Кто-то ставит напоминания. Но иногда не ясно, на какое время их устанавливать. Например, клиент оплатит в пятницу заказ. Нужна напоминалка: «проведи чек в Мой Налог». Но вдруг клиент оплатит в субботу? А напоминалка-то уже сработала. В итоге про чек может вылететь из головы.

А вот в OkoCRM можно ставить напоминания так, чтобы они приходили, только если выполнится какое-то условие, но никак не раньше. Например, если пришел новый заказ, самозанятый приступил к его исполнению или заказ зафиналился. Один раз устанавливаете такие напоминания, а дальше они работают сами по себе.

❌ Проблема. Клиенты пишут Ивану на Авито, звонят от друзей и прошлых клиентов. Номеров много, но Иван сохраняет их не всегда аккуратно: часть в Экселе, часть в ежедневнике, часть в телефонной книге. Когда надо позвонить клиенту и сказать, что заказ готов, приходится рыться в записях. Это долго.

✅ Выход. Заносить контакты клиентов в OkoCRM, чтобы не терять и быстро находить нужный.

✅ Как сделать. Чтобы записать клиента, заходите в раздел «Контакты» и жмете иконку «+» в правом верхнем углу.

В раздел «Контакты» в OkoCRM легко попасть через иконку с человечком на панели инструментов.

Появляется форма. Это карточка клиента. Заполняете в ней поля:

• фамилию, имя
• тег — это как закладка, по которой потом можно быстро найти клиента в общем списке контактов
• город, куда надо заказ отправить
• номер телефона и электронную почту, если есть
• что хочет клиент
• на какую сумму

В карточке с задачей можно заполнять не все поля. Если какие-то неважные, их можно пропустить.

Карточку клиента можно перенастроить — добавить или убрать некоторые поля. Например, самозанятому нужно указывать рядом с клиентом размер предоплаты. Как это сделать:

1. Жмете три точки вверху открытой карточки клиента. Открывается окно
2. Жмете «Добавить поле». Поле добавилось, заполните его
3. Есть поля не нужны, удаляете. Жмете на крестик рядом с уже заполненным полем

Если в карточке контакта нужны дополнительные поля, просто добавьте их.

Это простой сценарий работы. Если настроить пару автоматизаций, OkoCRM будет сама создавать клиентские карточки из обращений клиентов. Например, человек написал на почту письмо, а оно автоматически превратилось в клиентскую карточку и новую задачу. Система умеет создавать карточки из любых обращений — в мессенджерах, соцсетях или по e-mail.

❌Проблема. Когда приходит крупный заказ и его надо сделать побыстрее, можно забыть о небольших, которые уже в работе. У Ивана такое было: надо было сделать шкаф, кровать и тумбочку в спальню, из-за чего чуть было не забыл о заказе хлебницы.

✅ Выход. Ивану нужен планировщик заказов. Такой, чтобы в нем были видны заказы и на какой они стадии работы. В OkoCRM такое можно — это называется воронка продаж.

✅ Как сделать. Сначала создаете саму воронку. Путь такой: «Настройки» → «Управление воронками» → иконка-фильтр в правом верхнем углу → «Добавить» → Указать название вашей воронки. У Ивана — Мебель на заказ».

Воронка продаж в OkoCRM создается в три клика.

Воронка создана. Теперь добавьте в нее сделки и разнесите по воронке. Для этого перейдите в другой раздел OkoCRM — «Сделки» — и выберите вверху только что созданную воронку.

Чтобы наполнить воронку сделками, кликните иконку со знаком доллара. Вот вы и в разделе «Сделки».

Воронка загрузилась. Делаем сделки. Нажмите иконку «+» в правом верхнем углу. Откроется карточка — заполните ее. Укажите:

• наименование
• этап воронки
• сумму
• если надо — примечание

Готовые карточки перемещайте, когда сделка перейдет на следующий этап работы.

❌Проблема. Бывает, Ивану пришел заказ, и как назло закончились полировальные круги, скобы, мембраны, клеевая нить. Приходится заказ отодвигать, и срочно искать, где купить расходники.

В итоге страдает доход, а Иван выбивается из графика. Берется за заказ позже, а там уже время другую мебель делать. Все накладывается. Приходится работать без выходных.

✅ Выход. Ставить автоматические напоминания в OkoCRM. Например, как только поступает заказ, проверить, все ли в наличии для его выполнения.

✅ Как сделать. Разберем на примере. Есть сделка «‎Журнальный столик»‎. Надо, чтобы когда она переходила на этап «‎Жду предоплату‎»‎, Иван видел напоминание: «‎Проверь, чтобы все было в наличии‎»‎.

В OkoCRM для этого создается автоматическое правило. Сейчас расскажу, как.

Перейдите в раздел «Настройки» → «Управление воронками». Дальше нажмите «+» в том этапе воронки, где надо создать автоматическое уведомление. В случае Ивана — «‎Жду предоплату‎»‎.

В каждый этап воронки продаж можно добавить сколько угодно правил.

Появится окно. Жмите «Создать задачу». Делаем именно задачу, так как после напоминание надо выполнить действие — проверить расходники.

Если надо поставить напоминание, выберите «Создать задачу». Но можно создавать и другие правила. Например, автоматически отправлять смс, если сделка переместилась между этапами воронки. Или сгенерировать счет. Да что угодно можно автоматизировать с помощью правил.

Заполните правило:

1. Добавьте, если надо, условие. Оно определит, в каких конкретно случаях правило сработает. Нам это не нужно. По задумке правило должно работать всегда
2. Укажите, когда будет выполняться правило — «При переходе в этап». То есть, когда сделка перейдет с того этапа, где она есть, на следующий — «‎Жду предоплату‎»‎, правило сработает.
3. Укажите срок выполнения, например, через 1 час. То есть сделка переместиться, пройдет час, правило выполнится
4. Выберите, кто это правило увидит. У нас — сам Иван
5. В поле «Задача» укажите, что надо сделать. В примере — «‎‎Проверить расходники»‎
6. В поле «‎Текст задачи»‎ распишите задачу подробнее

Главное при заполнение карточки с правилом — указать, когда оно сработает.

❌ Проблема. Помимо изготовления мебели Ивану приходится следить за разными вещами. Например, говорить тестю — Петру Николаевичу, что надо обработать сварные швы. Жене напоминать проверить Авито. Или самому не забывать периодически просматривать поставщиков с ценами ниже. Дел много. Нет-нет, да вылетит что-то из головы.

✅ Выход. Записывать все задачи в таск-менеджер OkoCRM. В него можно заносить любые задачи, указывать, кто будет их выполнять и ставить дедлайн — сколько есть на задачу времени.

✅ Как сделать. Перейдите в «‎Проекты»‎ и создайте новый через клик по иконке «+» в правом верхнем углу. Укажите название проекта, загрузите картинку, выберите администратора — можно себя.

В OkoCRM можно создать сколько угодно таск-менеджеров под каждый свой проект или отдел.

Вы попали в ваш таск-менеджер. Тут вы можете планировать ваши дела. Но прежде, надо создать доски и задачи. Доска — это крупный раздел для однотипных задач.

Создать все можно через кнопки «+» в рабочем поле таск-менеджера.

В таск-менеджере создают любые задачи, не только касающиеся сделок.

Когда создаете задачу, сначала укажите ее название, а потом заполните остальную карточку:

• кто выполняет задачу
• сколько дней на нее есть
• если надо — добавить комментарий

Когда будет готово, нажмите кнопку — запустите задачу. Задача поставлена. Теперь вы о ней не забудете.

Если нажать серую иконку «Play» — задача запустится.

Добавили три альтернативы для сравнения — на случай, если OkoCRM по каким-то причинам вам не подошла.

S2 (Salesap)

Стоимость: от 400 ₽ в месяц за 1 пользователя

Версия для смартфона: есть

Бесплатная версия: нет, есть тестовый период 8 дней

S2 — CRM-система с достаточно понятным интерфейсом, здесь нет такого нагромождения функций и кнопок, как в AmoCRM или Битрикс24. Есть тестовый доступ к системе на 8 дней, новый пользователь может попробовать S2 в действии. Есть и приложение для смартфона, если хотите работать с клиентами или задачами с телефона.

Здесь есть все инструменты, которые могут пригодиться самозанятому:

• сделки
• задачи
• контакты
• автоматизация

Разработчики могут настроить систему для себя с помощью кода, для остальных — стандартный внешний вид и функции. В этой CRM-системе есть весь набор функций, которые нужны фрилансеру. Она не тормозит, работать в ней приятно ввиду простого и понятного интерфейса.

ListOk CRM

Стоимость: от 2990 ₽ в месяц

Версия для смартфона: есть

Бесплатная версия: нет, есть тестовый период 14 дней

ListOk CRM — система для небольших команд или пользователей-одиночек. Фишка CRM-системы в возможности вести расписание занятий или посещений клиентов. Например, психолог может составить расписание сессий с клиентами, а онлайн-школа — разработать расписание групповых занятий.

Также здесь можно работать с задачами, отправлять клиентам уведомления о предстоящей встрече или предлагать скидку на повторное обращение. Можно подключить интеграции с мессенджерами или телефонией.

Есть 5 вариантов тарифов, разработчики обозначили их названиями планет. Самозанятым, скорее всего, подойдёт тариф «Земля». На нём доступны такие функции:

• автоматическая запись
• расписание
• рассылки на почту и по смс
• отчёты
• учёт товаров и активности клиентов

Вообще, ListOk CRM не самое доступное по цене решение, и довольно специфичное. Если самозанятый проводит занятия или консультации, ему нужно вести расписание, то эта CRM ему подходит. Если же суть работы в каких-то других услугах, лучше присмотреть другое решение.

WireCRM

Стоимость: от 399 ₽ в месяц за 1 пользователя

Версия для смартфона: нет

Бесплатная версия: тестовый период 14 дней

WireCRM — система, которую каждый пользователь может собрать под свои задачи. Для этого разработчики создали магазин с большим количеством дополнительных модулей. Нужно вести задачи? Загружаем модуль «Задачи» и работаем. Нужно контролировать расходы? Загружаем модуль «Расходы» и контролируем все свои платежи.

В WireCRM много приложений, поэтому систему легко настроить для своих задач. К примеру, самозанятому не нужно вести учёт обращений и заказов, ему не нужен корпоративный мессенджер. Он не выбирает эти модули, а добавляет только необходимые:

• заметки
• документы
• финансы
• платежи

У CRM-системы есть и несколько недостатков. Это устаревший интерфейс и отсутствие приложения для смартфона.

1. Самозанятому проще следить за заказами, клиентами, сроками и другими рабочими делами, если он ведет работу в CRM
   
2. В CRM может сохранять всех клиентов в одном месте — чтобы никого не потерять. Пару настроек, и CRM сама будет вести базу
3. В CRM легко отслеживать, на какой стадии готовности каждый заказ и автоматизировать часть задач
4. В CRM можно составлять список дел и планировать, когда и что выполнять. А еще — ставить автоматические напоминания
5. С OkoCRM меньше путаницы, сорванных сроков и просроченных чеков, а у самозанятого — больше денег и довольных заказчиков