Как выбрать CRM для учебного центра

Если администратор учебного центра все делает руками, то часто попадает в аврал. В таком состоянии легко пропустить звонок, забыть ответить на вопрос клиента, отправить договор или выставить счет. Продажи срываются, а центр теряет прибыль.

Автоматизирует работу учебного центра CRM-система. Сама фиксирует лиды, ставит напоминания, отправляет договоры. Этот материал подскажет, как выбрать CRM для учебного центра и на что смотреть. Сразу протестируйте OkoCRM — это совершенно бесплатно.

Любое частное образовательное учреждение что-то продает: курсы, вебинары, тренинги. CRM-система помогает автоматизировать процесс продажи и общения с клиентами.

✅CRM упрощает работу сотрудников. За счет интеграции с разными каналами заявки автоматически приходят в одно место. Менеджеру нужно только открыть чат и начать переписку. А если клиент звонил по телефону и на звонок почему-то не ответили, система сама поставит администратору задачу перезвонить.

✅Улучшает обслуживание. CRM-система для учебных центров сохраняет клиентские данные. Например, звонит в центр клиент, но линия занята. Чтобы не распереживался, мол, со мной не хотят говорить, CRM отправляет смс-ку: «Без паники, скоро наберем». А если курс уже куплен и вот-вот начнется, система шлет напоминалку что, где, когда. Клиенту удобно — не приходиться все держать в голове

✅Управляет отношениями с клиентами. CRM сохраняет предпочтения клиентов, пройденные курсы, историю звонков. Данные помогают выстраивать отношения с клиентами, например:

• Маркетолог изучает данные, чтобы подготовить персонализированные предложения. Такие не раздражают, а напротив склоняют к покупке
• Методист — чтобы составить обучающие программы, которые полезны клиентам. Люди на курсах достигают целей и приходят учиться снова
• Техподдержка — чтобы собрать список ответов на часто задаваемые вопросы. Ученики быстро разбираются в сложном, а не висят на линии в ожидании оператора

✅Автоматизирует повторяющиеся задачи. Если выставить настройки, CRM берет на себя рутину. Отправляет договоры, записывает учеников на курсы, обрабатывает платежи, заполняет график посещаемости лекций. Нужно меньше персонала — это прямая экономия на зарплатных расходах.

✅Анализирует данные. CRM собирает данные, анализирует и строить отчеты. Можно проверять успеваемость студентов, как идут продажи курсов, на сколько загружены преподаватели и решать, как управлять центром, на основе данных, а не по интуиции.

✅Ведет базу клиентов. Записывает номера телефонов, историю переписок и телефонные разговоры. В дополнительные поля информацию заносит менеджер — может указать город, дату рождения. Сведения хранятся упорядоченно и в одном месте.

CRM в первую очередь инструмент для работы с клиентами и продажами, поэтому мы начнём с этих возможностей. В то же время, для учебного центра важны модули для управления образовательными процессами. Они тоже могут быть встроены в вашу систему.

База клиентов

Хранит информацию о клиентах в специальных карточках. Среди данных могут быть:

• контактные данные
• имена и фамилии
• история покупок
• запись телефонных разговоров
• электронные копии заключенных договоров
• пройденные курсы
• посещения

Через базу можно быстро и в любой момент найти нужные сведения о клиенте. Например, когда в последний раз человек продлевал абонемент или сколько уроков пропустил из-за болезни. База помогает предоставлять превосходный сервис и делать апсейлы — формировать спрос на новые продукты и продавать старым клиентам что-то снова.

Воронка продаж

С помощью воронки процесс продажи курсов (или других продуктов) разбивают на отдельные этапы, каждый из которых можно автоматизировать.

Например, можно взять уникальный процесс в вашем учебном центре, разложить его на понятные шаги продажи и добавить к каждому автоматическое правило, которое система будет выполнять самостоятельно. Допустим, при получении заявки будет автоматически звонить клиентам и соединять с менеджером. Или после разговора будет сама заполнять и отправлять договор.

Единая система для каналов продаж

Допустим, вы продаете курсы или привлекаете клиентов через сайт, мессенджеры, группы в социальных сетях и по телефону. CRM объединит внутри одной системы все эти каналы:

1. Заявки с сайта будут превращаться в сделки с карточками.

2. Сообщения из разных мессенджеров и соцсетей будут приходить в одно окно и не потеряются.

3. Звонить можно прямо из карточки клиента или сделки. Телефония запишет все разговоры и приложит в нужную карточку.

Так учебный центр не будет терять лиды, не пропустит заявки и всегда будет иметь полноценное досье по работе с каждым клиентом. Не нужно будет где-то искать информацию и что-то запоминать, система сама все запишет и запомнит.

Настройки доступа

Это для центров, где нужно хранить информацию в секрете. Настройки ограничивают сотрудников, например, учителей, администрации, бухгалтеров, менеджеров по продажам в инструментах, настройках, данных. В итоге:

• каждый сотрудник видит только ту информацию, которая нужна для его работы
• исключен риск, что кто-то случайно удалит карточку клиента или задачу
• снижается риск кражи данных со стороны персонала

Управление абонементами

Это набор настроек, который позволяет создавать абонементы по разным ценам. Дальше менеджер может добавлять абонементы в карточки сделок по щелчку.

Как правило, в настройках можно задавать любой тип абонемента — например, по количеству посещений или периоду действия. В некоторых CRM есть шаблоны — не приходится собирать абонементы с нуля.

Настройка скидок

Когда товар стоит дешевле, чем обычно, люди чаще решают купить его, даже если он не нужен прямо сейчас. Поэтому во многих CRM реализованы настройки скидок. Можно создавать разные типы — например, скидки для новых клиентов, семейные скидки или на определенные курсы.

При создании сделки CRM автоматически применяет указанный заранее размер скидки. Это отобразится и в карточке сделки, и в договоре — система сама укажет сниженную цену и отправит документ клиенту на подпись.

Отчеты и аналитика

Система собирает информацию о продажах, сделках, клиентах образовательного центра и автоматически формирует отчеты. Например, может показать

• какие курсы продаются лучше, какие — хуже
• сколько всего клиентов у учебного центра
• сколько сделок ушло в отказ

Отчеты помогают руководству принимать решения, как улучшить работу центра — повысить продажи, привлечь больше клиентов или какие новые курсы разработать.

Учет доходов и расходов

Собирает информацию о выручке с продаж абонементов, курсов и других услуг, а также о расходах на оплату труда преподавателей, аренду помещений, работу методистов.

Некоторые системы даже подсчитывают разницу между доходами и расходами — видно, сколько денег остается у центра после оплаты всех затрат. Можно анализировать, эффективно ли центр использует свои ресурсы или пора менять финансовую стратегию.

Маркетинговые инструменты

Помогают центру привлекать новых клиентов и удерживать старых. Сюда входят:

• настройки для создания рекламных объявлений
• аналитика рекламных кампаний
• настройка массовых email- и смс-рассылок
• верстка лендингов
• сегментация клиентов

Учет посещаемости

Собирает данные о том, кто пришел на занятия, а кто пропустил и по какой причине. На базе данных система может автоматически рассчитать стоимость абонемента для каждого студента или размер поощрений за посещаемость без прогулов.

Расписание занятий

В нем составляют и ведут расписание занятий, планируют нагрузку преподавателей, контролируют посещаемость студентов. Допустим, администратору нужно найти свободный день для вебинара. Он открывает расписание и быстренько находит свободный слот. Или преподаватель заболел — расписание снова выручает. Открыли и смотрите, на какой день можно перенести.

Управление задачами

Перезвонить клиенту — это задача. Подготовить расписание занятий на октябрь — тоже. Составить договор, провести презентацию, выставить счет и выслать коммерческое — это всё задачи для менеджера учебного центра. CRM-система помогает о них не забыть и не забить, составить календарь занятости и контролировать работу. Можно даже настроить так, что задачи будут ставиться автоматически.

Выбор CRM-системы зависит от самого учебного центра. Допустим, один хочет сосредоточиться на продажах, а другому важно тщательно отслеживать посещаемость клиентов. В итоге каждый выбирает по необходимому набору функций. Вот несколько универсальных рекомендаций, как выбрать CRM для учебного центра.

1. Проверить функционал. В любой системе можно работать с базой клиентов, создавать сделки и воронки продаж, настраивать автоматизацию, ставить задачи. Остальные инструменты могут различаться.

Сравнить цены. У каждого центра свой бюджет на внедрение CRM. Поэтому, прежде чем покупать первую систему, хорошо сравнить цены у разных вендоров.

Иногда бывает, что помимо тарифа приходиться платить за расширения, виджеты, интеграции. Если бюджет ограничен, лучше рассматривать CRM без скрытых доплат.

Протестировать интерфейс. Если интерфейс сложный, сотрудники будут долго с ним бодаться. В процессе допустят гору ошибок и завалят саппорт тикетами. Чтобы не мучатся, придется брать у вендора обучение — лишние расходы.

Чтобы освоение не затягивалось, подбирают системы с простым интерфейсом. В таких нет переизбытка кнопок, подменю и рабочих областей. Меню русифицировано, а рядом с инструментами всплывают подсказки.

Оценить интеграции. С их помощью к CRM можно подключить дополнительные платформы и сервисы. В итоге CRM работает с разным ПО как единая экосистема. Хорошо, если интеграции готовые — настраиваются без кода. Тогда справится любой штатный работник. А еще бесплатные: не надо ежемесячно отстегивать за использовании виджета на сайте или расширения внутри CRM.

Проверить техническую поддержку. Хорошо, если саппорт входит в тариф — иначе придется доплачивать.

Вкратце: надо сравнить, как работал центр до внедрения CRM, и как стал работать после. Если стало лучше, CRM-система работает эффективно. А вот как можно проверять.

Считать количество лидов. С внедрением CRM должны расти, поскольку перестают теряться.

Считать конверсии. Они должны расти. Все дело в том, что в CRM видно, на каком этапе воронки продаж находятся клиенты. Можно как-то повлиять на них и приблизить к сделке. Например, предложить курс, который больше подходит, или скидку — чтобы ускорить принятие решения о покупке.

Считать допродажи. Они также должны расти, поскольку менеджер может предложить клиенту персональное предложение на базе истории покупок. Если человек записался на курс по керамике, можно следом предложить курс ручной лепки из глины. Курс будет в тему — человек его купит.

Считать прибыль. Обязана расти, поскольку лиды не теряются, конверсии растут, допродажи растут. Все это влияет на рост прибыли.

OkoCRM

Цена за одного сотрудника: от 385 ₽/мес

Ограничения на тарифах: нет

Интеграции: готовые, бесплатные

Простота интерфейса: ⭐⭐⭐⭐⭐

OkoCRM — это облачная, ориентированная на продажи система с простым интерфейсом. Главная особенность — нет ограничений на тарифах. Сколько бы не заплатили за доступ, пользуетесь всеми инструментами.

В системе можно создавать карточки студентов и сделок, настраивать автоматизации — заполнять договора, поручать задачи сотрудникам, рассылать уведомления без участия администратора. В разделе с аналитикой изучать, сколько сделок в работе, а сколько ушло в отказ.

Чтобы следить за финансами центра, предусмотрен раздел «Счет». А чтобы планировать разработку новых курсов, программ, вебинаров и тренингов — встроенный таск-менеджер.

Большой плюс OkoCRM — готовые интеграции. Можно подключить мессенджеры, соцсети, сайт, онлайн-чат и собирать лиды по всему интернету. Также можно настроить доступ сотрудникам и выставить настройки безопасности — например, скрыть номера телефон или мониторить активность сотрудников.

Параплан CRM

Цена за одного сотрудника: от 802 ₽/мес

Ограничения на тарифах: да

Интеграции: готовые, платные

Простота интерфейса: ⭐⭐⭐⭐⭐

Параплан CRM — это специализированная система для учета клиентов и продаж в детских и образовательных центрах. Из минусов — привязка набора функций к тарифу. Чтобы пользоваться CRM без ограничений, за месяц надо платить от 2 075 ₽ / мес. Дешевле — от 802 ₽/мес, но без интеграций с мессенджерами, IP-телефоний, эквайрингом.

У системы интуитивно понятный интерфейс. Можно создавать программу учета посещений, записей и абонементов. Запускать сделки и настраивать автоматизации. А еще собирать тарифные сетки и абонементы.

Для продаж предусмотрены:

• воронки продаж
• карточки с задачами
• клиентская база
• аналитика
• раздел с финансами

В разделе «Настройки» можно раздать сотрудникам доступ, выбрать статусы для студентов вроде «Болел», «Посетил», «Пропустил», настроить интеграции, которые, к слову, платные.

Мой Класс

Цена за одного сотрудника: от 590 ₽/мес

Ограничения на тарифах: да

Интеграции: готовые, бесплатные

Простота интерфейса: ⭐⭐⭐⭐

«Мой класс» — это CRM-система для учебных центров с онлайн-расписанием занятий. Администраторы могут контролировать абонементы и посещения, рассчитывать зарплату преподавателей, оповещать учеников и сотрудников о начале занятий или изменении в расписании, принимать онлайн-платежи.

У системы простой интерфейс. Через боковую панель можно получить доступ к разделам с:

• лидами
• клиентами
• задачами
• воронками продаж
• автоматизацией
• отчетами

Особенность системы — виджет «Мой Класс». Его можно разместить на сайте или в группе Вконтакте и в онлайн-режиме показывать актуальные курсы и занятия. Через виджет ученики могут записаться на обучение и сразу оплачивать курсы без участия администраторов.

Brizo

Цена за одного сотрудника: от 799 ₽/мес

Ограничения на тарифах: нет

Интеграции: готовые, бесплатные

Простота интерфейса: ⭐⭐⭐⭐⭐

Brizo автоматизирует бизнес-процессы, наведет порядок в финансах, автоматизирует рутину. Из инструментов стандартный набор:

• воронка продаж
• карточки сделок
• раздел с финансами
• база клиентов

В разделе «Аналитика» можно строить отчеты по сделкам, финансам, задачам, контрагентам, активности менеджеров, звонкам. Можно выдавать права и настраивать доступ сотрудникам. А еще настраивать готовые интеграции.

Альфа CRM

Цена за одного сотрудника: от 1 456 ₽/мес

Ограничения на тарифах: нет

Интеграции: готовые, платные

Простота интерфейса: ⭐⭐⭐⭐

ALFACRM — это система для управление учебным центром или школой. Система автоматизирует основные процессы: собирает лиды, создает карточки клиентов, выставляет счета.

Из инструментов:

• база клиентов
• задачи
• сделки
• аналитика
• автоматизация

Также CRM сама рассчитывает абонементы, хранит историю взаимодействий с учащимся — оплаты, уроки, списания, договоры. Еще учитывает доходы и расходы центра. В CRM можно настраивать доступ, выдавать роли и подключать интеграции с 30 разными сервисами.

Особенность Альфа CRM — личные кабинеты клиентов. Через них ученики могут просматривать свое расписание онлайн, скачивать домашнее задание и файлы по урокам, оплачивать счета, знакомиться с новостями и получать обратную связь от педагогов.

1. CRM-система в образовательном учреждении автоматизирует продажи, сохраняет клиентов в единой базе, заполняет расписание занятий и ведет журнал посещений учеников
   
2. Еще систему используют, чтобы улучшить обслуживание и отношения с клиентами, строить отчеты и автоматизировать повторяющиеся задачи
3. Основные инструменты — расписание занятий, управление абонементами, настройки доступа, скидок, отчеты и аналитика, финансовый учет, база клиентов, учет посещаемости, маркетинговые инструменты
4. Чтобы выбрать CRM для учебного центра, нужно оценить функционал, посчитать финальную стоимости, процитировать интерфейс, оценить интеграции и качество техподдержки
5. Если после внедрения CRM-системы у центра растут лиды, конверсии в покупку, допродажи, прибыль, значит система эффективна