Веб-студии сталкиваются с организационными проблемами из-за специфики работы. Обычно они ведут несколько проектов сразу — и каждый из них включает десятки задач, правок и согласований.
Когда информация по проекту не структурирована, это приводит к хаосу. Менеджеры теряют брифы, разработчики получают устаревшие ТЗ, а исполнители перекидывают друг другу задачи, не понимая, кто за что отвечает. В итоге дедлайны горят, заказчик нервничает, студия платит неустойку, а её владелец живёт в бесконечном стрессе.
CRM для веб студий приводит работу в порядок. Она собирает в одном месте все заявки клиентов, а также упорядочивает задачи и коммуникации. Благодаря этому в работе становится больше порядка. Как и за счёт чего всё это происходит — разберём ниже.
Зачем веб-студии CRM-система
Веб-студия зарабатывает на проектах. Каждый включает десятки задач, множество согласований и участие нескольких специалистов. Когда процессы не структурированы, то:
- информация от клиента расползается по чатам и личным перепискам
- из-за этого менеджеры теряют брифы
- дизайнеры получают неполные ТЗ
- разработчики не могут вовремя подхватить работу
- проект-менеджер носится как угорелый, пытаясь привести к порядку работу коллег
В итоге беспорядок в процессах приводит к хаосу, срыву сроков, взаимным претензиям внутри коллектива, раздражению клиента и бесконечным правкам, которых можно было бы избежать, будь в процессах порядок.
Навести порядок помогает CRM для веб студий — система, которая упорядочивает работу внутри компании. Она фиксирует каждый входящий запрос клиента, для каждого нового проекта создаёт карточку, сохраняет историю всех согласований и распределяет задачи между специалистами. Команда работает по чётким этапам:
- бриф клиента
- КП клиенту
- подписание договора
- дизайн проекта
- разработка проекта
- приёмка
В результате каждый участник процесса видит, что именно он должен выполнить и к какому сроку.
Кроме упорядочивания задач CRM в целом снижает операционные расходы. Она автоматически формирует брифы, договоры, КП и счета, подставляя данные клиента в готовые шаблоны.
Можно создать сколько угодно готовых шаблонов документов — CRM будет заполнять их все вместо менеджеров проекта.
Ещё CRM-система спасает сотрудников от рутины. Автоматические уведомления системы напоминают клиентам о согласовании макета, необходимости оплатить счёт или прислать правки. Сотрудникам — о приближающемся дедлайне.
Настройку уведомлений выполняют через правила автоматизации. Нужно выбрать, в какой момент работы уведомление нужно отправить, в какой канал связи и что именно запустит отправку.
Владелец web-студии с помощью CRM может оценивать работу компании. Она показывает загрузку каждого сотрудника, узкие места в проектах, реальную себестоимость работы и рентабельность каждого клиента.
Как работает CRM для веб-студии
Главное, что делает CRM — автоматически фиксирует заявки клиентов на услуги студии. Дальше создаёт карточку и назначает ответственного, который свяжется с клиентом и проведёт первичный бриф.
Также в карточке можно настроить кастомные поля, чтобы информация с лид-формы на сайте сразу подтягивалась в систему. Меньше вопросов нужно будет задавать во время брифования клиента.
Ещё веб-студия перестаёт терять заявки — CRM сразу помещает их в воронку. Команда видит, какой шаг нужно сделать дальше: отправить бриф, позвонить клиенту или подготовить расчёт проекта.
Также главный по проекту — например, проджект — видит, как движется работа: на ком она застревает, где «отваливается», кто и когда из коллег подключается к работе.
Каждой задаче по проекту присваивается срок и ответственные исполнители. В итоге свой фронт работ видят все — и дизайнер, и разработчик, и аккаунты. Это убирает претензии, когда кто-то неверно оценил очередную реперную точку проекта, и исключает параллельную работу нескольких коллег.
Вся коммуникация с клиентом также подтягивается в CRM и хранится в его карточке. Если один сотрудник уходит в отпуск, его коллега открывает проект — и перед глазами вся переписка, согласованные макеты и актуальные правки.
Как выбрать CRM для веб-студии: какие функции в ней должны быть
Чтобы выбрать CRM для web-студии, следует обратить внимание на наличие ряда функций. Для удобства мы все их разобрали ниже.
Управление проектами и сроками. Для веб-студии важно контролировать весь цикл работы: от брифа до приёмки готового проекта клиентом. Поэтому CRM должна работать не просто как система для управления сделками, но и как таск-менеджер. Например:
- позволяет разбивать работу на этапы
- ставить задачи с чёткими сроками
- назначать ответственных
- отслеживать прогресс в реальном времени
В OkoCRM, например, есть отдельный модуль для управления проектами — можно создавать карточки задач, хранить файлы, обсуждать прогресс с коллегами.
Единая клиентская база и история взаимодействий. Работа с клиентами не заканчивается, даже если проект сдан. Они могут возвращаться в web-студию спустя время за доработкой, редизайном или новыми проектами. Поэтому важно, чтобы CRM сохраняла не только всех клиентов в единой базе, но и полную историю взаимодействий с каждым из них — от первого обращения до последнего апдейта проекта.
Самый главный профит CRM — возможность хранить базу клиентов централизовано и упорядочено.
Автоматизация продаж и документооборота. Хорошая CRM избавляет веб-студию от ручной рутины. Брифы, КП, договоры и счета создаются автоматически — система сама подтягивает шаблон нужного документа в карточку сделки и подставляет данные клиента.
Также CRM для веб-студии благодаря автоматизации может брать на себя часть коммуникаций с клиентами: автоматически отправлять письма и уведомления — напоминать об оплате, сообщать, как движется проект.
Ещё CRM может выставлять счета и отправлять их клиенту по ссылке или на почту, создавать договоры по шаблону, фиксировать звонки и даже инициировать их через встроенную телефонию.
Интеграции. Чтобы CRM реально упрощала работу веб-студии, она должна не просто хранить данные, а объединять всё, чем пользуется команда — телефонию, рассылки, аналитику, обучение и документы.
Интеграции превращают CRM в настоящую экосистему. В одном интерфейсе команда может принимать звонки, управлять рассылками, проектами, сделками и аналитикой. Каждый в команде видит, как движется работа над проектом.
Аналитика и отчёты. Для веб-студии важно не просто вести проекты, а понимать, насколько эффективно работает бизнес. Поэтому в CRM должен быть блок с аналитикой, которая покажет, как движется работа над проектом и как идут дела с продажами услуг.
Аналитика помогает руководителю студии быстро оценить, насколько хорошо идут дела у его бизнеса.
Краткий обзор возможностей CRM для веб-студии
Современные веб-студии работают с большим количеством проектов, каждый из которых проходит через ряд этапов: от сбора требований заказчика до реализации. Для эффективной координации всех участников и минимизации рисков срыва сроков нужна не просто система управления задачами, а полноценная CRM-платформа, заточенная под проектную деятельность.
Какие основные возможности должны быть у такой CRM:
👉 Управление проектами по этапам. CRM должна позволять разбивать целый проект на небольшие шаги: брифинг, планирование, дизайн, вёрстка, программирование, тестирование и релиз. Для каждого этапа нужна возможность задать сроки, ответственных и контрольные точки.
👉 Планирование и дедлайны. Также важна возможность ставить задачи с точными сроками исполнения и отслеживать прогресс — это вообще критично для соблюдения графика. Система уведомлений помогает команде не пропустить важные изменения в ходе работы и не сорвать личные дедлайны.
👉 Назначение ответственных. Каждая задача или этап закрепляется за конкретным сотрудником, что повышает прозрачность работы и позволяет проект-менеджеру быстро выявить узкие места в процессе.
👉 Единое хранилище всех клиентских данных. Вся история общения, документы, макеты и комментарии должны храниться в одном месте, что ускоряет принятие решений и снижает риск потери информации.
👉 Аналитика и отчётность. Автоматическая генерация отчётов о ходе проектов, загрузке команды и отклонениях от сроков помогает руководству принимать обоснованные решения.
ТОП-3 лучших CRM для веб-студий
⭐OkoCRM
Триал: 7 дней
Цена: от 572 ₽ в месяц
OkoCRM — облачная CRM-система для веб-студий и команд. Это универсальная система, которую каждая компания может настроить под свои задачи и бизнес-процессы.
Универсальность OkoCRM обеспечена благодаря:
- понятному интерфейсу, без нагромождения лишних кнопок
- наличию всех важных функций: воронки продаж, клиентской базы, канбан-досок для управления проектами, командного чата, базы знаний, аналитики, чат-ботов
- автоматизации, которая позволяет уменьшить количество рутинных действий: заполнения документов, ответов клиентам, постановки задач
Благодаря таким возможностям OkoCRM попадает не только в наш рейтинг. Журнал «Компьютерра» также отметил возможности продукта в рейтинге CRM-решений для среднего и малого бизнеса.
В OkoCRM сотрудники студий могут работать с лидами: обрабатывать обращения, создавать сделки, вести их до продажи. CRM-система собирает заявки из разных источников. Например, в OkoCRM попадают email-письма, звонки, сообщения из мессенджеров, Avito. Здесь сотрудники не пропустят ни одного обращения, так как все они собраны в одном окне.
Если есть проблема с потерянными заявками, пропущенными звонками, OkoCRM поможет её решить. Эта CRM для digital-агентства, рекрутинга или работы с недвижимостью.
Менеджер работает с обращениями, создаёт карточки сделок, чтобы в дальнейшем вести клиента по воронке продаж. В OkoCRM удобно работать, если в студии длительный цикл сделки или нужно обеспечить сопровождение клиентов. Для этого в карточках сделок есть блок с информацией о клиенте, с его документами, задачами, чатом и записями разговоров.
Вот такую карточку сделки создают для каждого клиента в OkoCRM.
Это карточки сделок на канбан-доске — воронке продаж. Здесь поэтапно работают с каждым клиентом.
С помощью OkoCRM можно заменить Trello, чтобы вести задачи по проектам клиентов. Например, маркетинговое агентство может вести здесь задачи по продвижению клиента. Какие функции в этом помогут:
- канбан-доска с этапами работы
- чек-листы в карточках задач
- дедлайны, тайм-трекер
- возможность назначать исполнителей и ответственных сотрудников
- возможность хранить файлы, ссылки, комментарии
В CRM для маркетингового агентства удобно вести проектные задачи.
В OkoCRM есть разные возможности для автоматизации работы агентств:
Роботы — конструктор чат-ботов. Робота настраивают так, чтобы он отвечал на вопросы клиентов. Это помогает разгрузить менеджеров. Есть инструкции по настройке, навыки программирования не нужны, всё очень просто. К тому же робота можно подключить бесплатно
Конструктор чат-ботов выглядит сложно, но на самом деле настроить его легко.
Инструкция по настройке автоматизации воронки.
Автоматические сценарии. OkoCRM можно настроить так, чтобы алгоритм сам ставил задачи сотрудника, заполнял документы, отправлял клиентам письма, выставлял счёт на оплату или запускал рассылку. Причём алгоритм может выполнять определённые задачи на каждом этапе воронки продаж. Это позволяет полностью автоматизировать работу агентства
Так можно освободить сотрудников от рутины, пусть занимаются продажами, а OkoCRM поможет с операционкой.
Шаблоны. В OkoCRM есть шаблоны задач, документов, писем и сообщений. Шаблоны задач создают для типовых заданий, которые нужно выполнять регулярно, например, создание отчётов.
Шаблоны документов нужны для заполнения договоров, актов. Шаблоны писем и сообщений используют, чтобы быстро отправить человеку ответ на типовой вопрос. Причём алгоритм сам подтягивает в шаблоны данные о клиентах с помощью макросов
Это шаблон сообщения.
В OkoCRM есть и другие возможности: командный чат, база знаний, интеграции, счета. Есть мобильное приложение, в котором удобно работать с заявками, вести сделки, заполнять документы.
«Дела Идут»
Триал: 7 дней
Цена: от 190 ₽ в месяц
«Дела Идут» — очень простая CRM для студии. Здесь сотрудники могут вести клиентскую базу, подключать телефонию для общения с клиентами, общаться по работе с помощью примечаний.
Продвинутых функций вроде базы объектов, управления проектами, воронки продаж здесь нет. Поэтому «Дела Идут» подходит для небольшого бизнеса, которому важно вести учёт клиентов и задачи по ним.
Интерфейс CRM «Дела Идут». Источник: it-world.ru
В CRM «Дела идут» есть гибкая система настройки прав доступа для сотрудников. Это позволяет ограничивать доступ к данным в зависимости от должностных обязанностей, что способствует повышению безопасности внутри команды.
В CRM «Дела идут» можно устанавливать связи между различными объектами, например, между контактами и задачами.
В CRM-системе есть аналитические инструменты для отслеживания активности и продуктивности сотрудников. Агентства могут получать отчёты по взаимодействию с клиентами.
Так выглядит статистика в CRM.
Преимущество CRM «Дела Идут» в том, что в ней легко разобраться, ну а недостаток в том, что она чуть более функциональна, чем Excel. CRM не поможет обеспечить омниканальность, тут не получится контролировать воронку продаж и вести работу по проектам клиентов.
«Мегаплан»
Триал: 14 дней
Цена: от 649 ₽ в месяц
«Мегаплан» — универсальная CRM-система, которая подойдёт для агентского бизнеса. Здесь нет встроенных инструментов для ведения базы объектов, но есть клиентская база, воронка продаж, финансовый учёт, документооборот.
Для удобства после регистрации в системе вы можете выбрать готовый шаблон аккаунта. Например, так легко настроить готовую CRM для веб-студий.
В «Мегаплане» вы можете не только работать с клиентами, но и контролировать работу сотрудников агентства: ставить задачи, управлять сроками, считать зарплату. С помощью триггеров можно делегировать рутинные задачи сотрудников. Например, алгоритм будет формировать отчёты, заполнять документы, ставить задачи.
В CRM можно сформировать, например, такие отчёты.
Чтобы контролировать основные метрики бизнеса, в «Мегаплане» есть рабочий стол. Здесь можно настроить виджеты, на которых сотрудники будут видеть нужную статистику работы.
Рабочий стол в этой CRM можно настраивать.
Сотрудники агентства могут общаться в командном чате, проводить собрания прямо внутри CRM. Интерфейс «Мегаплана» можно настраивать: убирать сайдбары, добавлять и удалять поля из карточек сделок или контактов.
Подытожим
- Если веб-студия тонет в хаосе, рутине и склоках между коллег, CRM поможет навести порядок. Она разнесет контакты клиентов по карточкам, поможет в управлении задачами и сделками, сама заполнит документы и отправит их клиентам, а также напомнит ответственным о близящемся дедлайне.
- Автоматизация рутинных процессов позволяет студии работать быстрее и с меньшими затратами. CRM берёт на себя всё, что раньше требовало ручного участия. Освободив время от мелких операций, команда может сосредоточиться на главном — качестве проектов и удовлетворённости клиентов.
- Для руководителя CRM становится спасением от микроменеджмента. Система показывает загрузку сотрудников, прибыльность проектов и узкие места в работе. Можно быстро принимать управленческие решения.
Часто задаваемые вопросы
1. Зачем веб-студии нужна CRM. Система упорядочивает работу: хранит заявки и переписку, распределяет задачи, контролирует дедлайны и автоматизирует рутину. Это снижает хаос, экономит время и повышает качество проектов.
2. Какие функции CRM критичны для веб-студии. Главное: управление проектами по этапам, контроль сроков, назначение ответственных, централизованная база клиентов, автоматизация документооборота и коммуникаций, аналитика и отчёты.
3. Как CRM помогает с рутиной и автоматизацией. Система сама создаёт брифы, договоры, КП и счета, отправляет уведомления клиентам и сотрудникам, запускает автоматические сценарии работы с задачами и письмами.
4. Что выбрать веб-студии: OkoCRM, «Дела Идут» или «Мегаплан».
- OkoCRM — универсальная CRM с управлением проектами, задачами, аналитикой и автоматизацией. Идеальная система для веб-студий.
- «Дела Идут» — простая CRM для ведения клиентской базы и задач небольших студий.
- «Мегаплан» — CRM для агентств с воронкой продаж, задачами, документооборотом и финансовым учётом.
5. Можно ли работать с CRM без специальных навыков. Да. Современные CRM имеют интуитивный интерфейс, шаблоны документов и задач, конструктор чат-ботов и инструкции, так что команда быстро адаптируется без сложного обучения.
