Кадровое планирование в организации: что это и как его запустить

Кадровое планирование — основа стабильной работы бизнеса. Без него компания может столкнуться с отсутствием нужных специалистов, перегрузкой сотрудников и текучкой персонала. Вместе с совладелицей ECOOKNA GROUP Ниной Филоненко разбираемся, зачем бизнесу планировать потребность в кадрах, как делать это с большим выхлопом для компании и какие инструменты для этого использовать.

Кадровое планирование — это процесс, который помогает компании заранее определить, какие специалисты, когда и в каком количестве понадобятся в будущем. Цель планирования — сделать так, чтобы в нужный момент в команде были люди с нужными компетенциями.

Без кадрового планирования организация рискует работать нестабильно. Например, из-за отсутствия нужного специалиста компания может:

• не запустить проект в оговоренную с клиентом дату
• выжечь команду — люди начнут работать на износ из-за отсутствия дополнительных рук
• упустить прибыль, например, из-за того, что в штате не окажется компетентных специалистов, способных выполнить клиентский проект

Работает кадровое планирование следующим образом. Например, компания знает, что через полгода ей предстоит выпустить новый продукт. Тогда уже сейчас она может заложить найм frontend-разработчика, QA-инженера и продуктового аналитика.

Другой вариант: у кого-то из текущих сотрудников через квартал заканчивается контракт. Тогда компания может заранее спланировать нагрузку рекрутеров, пересмотреть ФОТ и запустить поиск — и все ради того, чтобы не остаться в один день без нужных специалистов.

Мораль — кадровое планирование помогает в контроле и в управление штатом. Равномерно распределять задачи между сотрудниками, заранее закладывать нужный бюджет на найм и избегать ситуаций, когда люди уволились, а заменить их некем.

Главная цель кадрового планирования — сделать так, чтобы нужные люди были в штате организации в нужный момент. То есть суть: помочь бизнесу избежать кадрового дефицита, срочного найма и текучки.

Вот главные задачи кадрового планирования:

• определить, сколько сотрудников понадобится в ближайшее время
• понять, каких специалистов нужно искать — по опыту, навыкам и профилю
• заранее подготовиться к увольнениям
• запланировать обучение команды
• посчитать бюджет на найм и фонд оплаты труда

К примеру, если организация выходит на новый рынок, HR-специалист совместно с руководством оценивает, сколько человек понадобится нанять, какие задачи они будут выполнять и во сколько обойдется их поиск. Такое управление планированием помогает избегать авралов и нанимать сотрудников тогда, когда они действительно нужны.

В зависимости от целей и временных рамок различают два вида кадрового планирования: стратегическое и оперативное. Разберемся, как они работают и когда что использовать.

Стратегическое кадровое планирование

Вид долгосрочного планирования. Охватывает от 3 до 10 лет. Его цель — предвидеть и подготовить штат к изменениям внутри бизнеса, отрасли или на рынке труда.

При стратегическом кадровом планировании определяют:

• потребность в перспективных для бизнеса компетенциях
• ключевые направления роста штата
• стратегию найма, развития и удержания сотрудников
• меры по адаптации к демографическим, технологическим и экономическим трендам

Стратегическое планирование помогает компании заранее понять, какие сотрудники и навыки понадобятся ей в будущем, и подготовиться. В результате организация продолжит стабильно работать и конкурировать на рынке.

Оперативное кадровое планирование

Это планирование на ближайшую перспективу: от нескольких дней до года. Его основная функция — обеспечить бесперебойную работу компании здесь и сейчас. Оно фокусируется на текущих потребностях в кадрах и позволяет быстро реагировать на кадровые изменения.

Вот что включает в себя оперативное кадровое планирование:

1. Текущий учет вакансий. Суть: кадровые специалисты отслеживают, какую вакансию нужно срочно закрыть или на какие позиции кандидаты уже проходят собеседования.
2. Календарное планирование. Здесь учитывают, кто и когда из сотрудников берет смену, уходит в отпуск или на больничный. Данные сведения помогают в управлении нагрузкой на штатных работников.
3. Замены и подмены. Эта часть планирования посвящена тому, кто может временно (например, из кадрового резерва или другого отдела) заменить сотрудника, если тот внезапно уволился или заболел.
4. Адаптация новых сотрудников. Чтобы новички быстрее вошли в рабочий ритм, в планировании заранее учитывают обучение и тренинги.
5. Распределение задач и загрузки. Чтобы отделы не работали в аврале или, наоборот, простаивали, в планировании учитывают текущую занятость сотрудников.

Оперативное и стратегическое кадровое планирование удобно вести в таск-менеджерах. Например, в OkoCRM каждый месяц можно представить в виде колонки, а задачи планирования — в карточках. В них можно сразу указать ответственного, установить дедлайн, прикрепить файл и составить список дополнительных задач в чек-листе.

Методы кадрового планирования — это различные способы проанализировать текущую ситуацию с кадрами. Используют их, чтобы прогнозировать будущие потребности в персонале.

Выбор метода кадрового планирования зависит:

• от целей бизнеса
• масштаба компании
• доступных для анализа данных

Ниже рассмотрим методы, которые обычно применяют в организации.

Нормативный метод. Данное направление основано на установленных нормах труда — то есть, на том, сколько сотрудников требуется для выполнения определенного объема работы. К примеру, если по норме один кладовщик обрабатывает 200 коробок в день, а объем поступающего груза составляет 1000 коробок, логично планировать минимум пять сотрудников на смену.

Нормативный метод хорошо работает там, где процессы стандартизированы и легко поддаются измерению:

• на производстве
• в логистике
• в сфере обслуживания

Расчетно-аналитический метод. Применяется в организациях, которые используют аналитику и KPI-системы. Предполагает глубокий анализ текущей и прогнозируемой ситуации: объемов продаж, темпов роста, сезонных колебаний, производительности труда. На основе этих данных составляют план потребностей в персонале.

Допустим, организация планирует увеличить объем продаж на 20%. Тогда можно оценить, сколько дополнительных сотрудников потребуется в отделе продаж, логистике и на складе, чтобы обеспечить выполнение плана.

Экспертный метод. Направление применяется в случаях, когда количественных данных мало либо их вовсе нет. Тогда подключают опытных специалистов — руководителей подразделений, HR-экспертов, топ-менеджеров, — и выслушивают их мнения насчет кадрового плана.

Метод коэффициентов. Здесь кадровые потребности рассчитываются на основе заранее установленных соотношений. Например, в розничной торговле может использоваться правило: один продавец на каждые 15 м² торговой площади. Или — один бухгалтер на каждые 100 клиентов.

Метод удобен для типовых и повторяющихся процессов. Часто применяется в торговле, гостиничном бизнесе, банках и других массовых сервисах.

Имитативное моделирование (сценарный метод). Предполагает создание модели, в которой можно проигрывать различные сценарии развития событий — например, рост заказов, запуск нового продукта, сокращение штата или внешние кризисы.

Имитативное моделирование позволяет заранее увидеть последствия разных решений и выбрать оптимальный вариант с точки зрения затрат и эффективности. Часто применяется в крупных компаниях, особенно в производственном секторе, логистике, финансовых и IT-структурах.

Что выбрать. Методы кадрового планирования можно использовать в комплексе. Например:

• нормативный метод подойдет для оперативных задач
• экспертный — для стратегического уровня
• расчетный или сценарный — для тактического планирования в условиях роста или изменений

Ключевое правило: метод должен соответствовать потребностям организации и помогать в управлении кадрами.

Чтобы организовать кадровое планирование, используйте пошаговую инструкцию ниже. В ней всего три этапа кадрового планирования: определение будущих потребностей, анализ имеющегося кадрового состава, разработка конкретных планов.

1. Определение будущих потребностей

На этом этапе ответьте на вопрос: «Какие специалисты нам понадобятся в будущем и в каком количестве?». Чтобы разобраться с ответом, учитывайте вот что:

• цели и стратегию бизнеса на ближайшие месяцы и годы
• планы по расширению, выходу на новые рынки, запуску новых продуктов
• текущие тренды в отрасли и на рынке труда
• сезонные или циклические изменения в объемах работы

Важно учитывать не только численность, но и о качественный состав команды — навыки, опыт и профессиональные качества.

2. Анализ имеющегося кадрового состава

Когда понятно, как сотрудники нужны, посмотрите, — а кто уже есть в штате? Другими словами: оцените кадровый разрыв — разницу между текущим составом персонала и будущими потребностями бизнеса. Вдруг, люди, которые потребуются, уже есть в организации.

Что поможет в анализе имеющегося кадрового состава:

• численность сотрудников по подразделениям и должностям
• уровень квалификации и опыта каждого специалиста
• эффективность работы и потенциал развития
• возрастной и гендерный состав коллектива
• текучесть кадров, уровень вовлеченности и удовлетворенности
• кадровый резерв

Также важно учесть кадровые риски: кто из работников может уволиться в ближайшее время, кто готов к повышению, кто нуждается в переквалификации. В результате у вас должна сложиться объективная картина текущего положения, на основе которой можно выстраивать кадровую стратегию и управление.

На этом этапе важно выявленные потребности в персонале нужно превратить в четкий, пошаговый план действий. Этот план должен учитывать как текущую кадровую ситуацию, так и будущие цели компании, плюс охватывать несколько направлений.

План найма новых сотрудников. Определите, какие специалисты, в какие сроки и через какие каналы нужно найти. Например: «Закрыть вакансию бухгалтера к 1 июля через платформы hh.ru и HR-сообщества».

План обучения и повышения квалификации. Обучение должно быть не только для новичков, но и для текущих сотрудников, особенно при изменениях в бизнесе — к примеру, внедрении новых технологий. Также план должен содержать темы курсов, форматы обучения (онлайн, офлайн), группы сотрудников и сроки.

Программы адаптации, наставничества и карьерного роста. Чтобы помочь новым сотрудникам быстрее влиться в работу, составьте адаптационный план, закрепите наставников, продумайте обратную связь. Для текущих сотрудников стоит предусмотреть карьерные треки.

Формирование и развитие кадрового резерва. Определите ключевые должности, под которые нужен резерв. Найдите сотрудников с потенциалом, разработайте индивидуальные планы развития и включите их в проекты или обучение.

План удержания ключевых специалистов. Продумайте, как сохранить ценных сотрудников: пересмотрите мотивацию, предложите гибкие условия, возможности роста, участие в стратегических инициативах.

HR-бюджет. Укажите, сколько средств потребуется на подбор, обучение и адаптацию, мероприятия по удержанию, автоматизацию HR-процессов и другие задачи HR-отдела.

Управление персоналом — это не только подбор и оформление сотрудников в штат. По факту это целая система. Она охватывает весь жизненный цикл сотрудника в компании: от найма до увольнения, от адаптации до карьерного роста.

Получается, система кадрового планирования — это совокупность принципов, процессов, инструментов и регламентов, с помощью которых компания управляет своим человеческим капиталом. Грамотно выстроенная система позволяет:

• эффективно подбирать нужных специалистов
• удерживать ключевых сотрудников
• развивать компетенции персонала
• формировать кадровый резерв
• адаптироваться к изменениям внешней среды

При разработке кадрового планирования могут возникать разные проблемы. Ниже — основные, с которыми чаще всего сталкиваются компании, и советы по их решению.

❌Отсутствие актуальной информации о персонале. Руководство не всегда владеет полной информацией о текущем составе сотрудников — уровне квалификации, готовности к развитию, фактической загруженности. Из-за этого кадровое планирование получается оторванным от реальности.

✅ Решение:

1. Вести базы сотрудников и регулярно обновлять сведения в них — например, кто из персонала получил повышение, а кто — прошел плановое обучение.
2. Использовать HRM-системы для мониторинга компетенций и динамики персонала.
3. Проводить регулярные аттестации, опросы, performance review, чтобы понимать уровень компетенций работников.

❌Недостаточное участие руководителей подразделений. Бывает, кадровое планирование воспринимают как задачу HR-отдела. Из-за этого линейные руководители не вовлечены в процесс. Подобный расклад ведет к проблемам: составленные планы получаются оторванными от реальных задач и потребностей отделов.

✅ Решение:

1. Вовлекать руководителей в обсуждение кадровых потребностей.
2. Делать кадровое планирование частью общей системы управления — на уровне стратегии и тактики.
3. Проводить совместные сессии планирования с HR и руководителями.

❌Слабый прогноз развития бизнеса. Если компания плохо понимает, как будет развиваться в ближайшие годы, кадровое планирование становится реактивным — сотрудники подбираются не заранее, а когда приспичит. Это ведет к спешке, перегрузкам рекрутеров и неэффективному найму.

✅ Решение:

1. Увязывать кадровое планирование с бизнес-стратегией.
2. Включать HR в стратегические сессии и бюджетное планирование.

❌Игнорирование качественного анализа. Иногда внимание уделяется только количеству сотрудников — без учета их компетенций, мотивации, потенциала. В итоге в штате может быть достаточно народа, но из-за слабых скиллов никто не может решить задачи бизнеса.

✅ Решение:

Проводить не только количественный, но и качественный анализ персонала, чтобы понимать, кто на что способен.

1. Внедрять систему оценки компетенций и карьерного потенциала.
2. Использовать матрицы компетенций и индивидуальные планы развития.

❌Высокая текучесть кадров. Даже при скрупулезном планировании система управление кадрами не будет работать, если компания не удерживает сотрудников. Частая смена персонала делает долгосрочное кадровое планирование фактически невозможным.

✅ Решение:

1. Анализировать причины текучести и бороться с ними.
2. Повышать вовлеченность сотрудников, чтобы удерживать их в штате — например, развивать корпоративную культуру.
3. Создавать структуру понятных и доступных карьерных треов — это поможет людям расти внутри компании, а не искать роста у конкурентов.

1. Связывайте кадровое планирование с бизнес-целями. Кадровое планирование в организации должно исходить из общей бизнес стратегии. То есть при разработке плана нужно отвечает не на вопрос: «Сколько человек нам нужно?», — а на вопрос: «Какие задачи мы хотим решить и кто нам для этого нужен». Регулярно синхронизируйте планы HR и бизнеса — особенно, при росте компании, трансформациях внутри отделов, выходе на новые рынки.

2. Анализируйте не только численность, но и компетенции. Мало просто знать, сколько сотрудников работает в компании. Важно понимать, на что они способны — какие у них сильные и слабые стороны, какие навыки устарели, кто готов к продвижению. Используйте, например, матрицы компетенций, чтобы оценивать хард-скиллы сотрудников.

3. Работайте с данными, а не с ощущениями. Решения по персоналу должны опираться на факты. В этом помогает вот что:

• аналитика текучести
• средняя скорость закрытия вакансий
• эффективность адаптации новых сотрудников
• качество внутреннего резерва

Цифры — основа прогнозирования. Поддерживайте актуальные кадровые отчеты, чтобы не приходилось гадать: кого нанимать, кого — увольнять.

4. Планируйте гибко. Мир, рынок, да и сама компания могут резко измениться. Поэтому управление кадровыми планами должно предусматривать несколько сценариев: базовый, оптимистичный, антикризисный.

5. Обеспечьте взаимодействие HR и руководителей. Линейные и функциональные руководители должны участвовать в планировании, так как именно они в курсе реальных задач команд и потребностей своих отделов. Поэтому делите ответственность: HR пусть занимаются методологией и координацией, нанимающее менеджеры — формированием потребностей в кадрах.

1. Кадровое планирование — это не формальность, а стратегический инструмент. Оно помогает компании заранее понять, какие специалисты понадобятся и когда. Планирование снижает риски авралов, текучки и сбоев в бизнес-процессах.
2. Цели кадрового планирования организации заключаются в разработке комплекса мероприятий. Они помогут привлечь специалистов требуемой квалификации, а также раскрыть потенциал текущих сотрудников и избежать связанных с нехваткой или переизбытком работников проблем.
3. Эффективное планирование опирается на данные, а не на интуицию. Поэтому при разработке плана важно учитывать не только количество сотрудников, но и их компетенции, потенциал и мотивацию. Тогда команда будет укомплектована не формально, а согласно потребностям и задачам бизнеса.